emis – Schnittstellen (Übersicht)

Stand: 10.08.2026

1. Überblick

emis tauscht Daten mit einer Reihe von Fremdprogrammen aus: mit Artikeldiensten, Versandsoftware, Banking- und Buchhaltungsprogrammen, mit Exchange/Outlook, mit einem Dokumentenmanagementsystem und mit Microsoft Office.

Dieses Dokument ist das Verzeichnis dieser Schnittstellen. Es beantwortet zwei Fragen:

1. Welche Schnittstellen gibt es und wofür sind sie da?
2. Wo ist die Schnittstelle ausführlich beschrieben – meist in der Dokumentation des Moduls, in dem Sie damit arbeiten.

Eine Ausnahme bildet die DMS-Anbindung an DokuBit: Sie verteilt sich über mehrere Module und hat deshalb in Abschnitt 3 ein eigenes, ausführliches Kapitel.

Die meisten Schnittstellen müssen einmalig freigeschaltet und eingerichtet werden. Das geschieht in der emis.konfiguration; einige sind zusätzlich kostenpflichtig und werden von Karg EDV freigeschaltet. Wo das der Fall ist, steht es beim jeweiligen Eintrag.

2. Schnittstellen auf einen Blick

2.1 Artikeldaten und Beschaffung

Schnittstelle	Wofür	Beschrieben in
EGIS (Microtrend)	Artikeldaten, Preise, Lieferanten und Verfügbarkeiten abfragen und importieren, Bestellungen auslösen	emis.artikelstamm, Abschnitte 5.80 (EGIS-Abfrage) und 5.81 (EGIS-Artikelimport); Einrichtung: emis.konfiguration, Abschnitte 4.7, 5.10 und 5.25
Webshop (Shopware)	Artikel, Warengruppen und Kataloge an den Onlineshop übergeben	emis.artikelstamm, Abschnitt 5.7 (Reiter „7 WEB-Shop"); emis.katalogverwaltung, Abschnitt 4.7
GAEB	Ausschreibungspositionen einlesen und Angebote im GAEB-Format ausgeben	emis.auftragsverwaltung, Abschnitt 5.36 (GAEB-Import); emis.angebot (Ausgabeformat D83)

2.2 Versand und Logistik

Die Versandschnittstellen arbeiten nach demselben Muster: emis erzeugt eine Sendungsdatei, die Software des Paketdienstes liest sie ein, druckt das Etikett und meldet die Paketschein-/Trackingnummer zurück.

Schnittstelle	Wofür	Beschrieben in
Paketaufkleber und Sendungsdaten (DHL, DPD, GLS, UPS, TNT, Deutsche Post, Swiss Post, Bizerba/PSS, V-Log, ExpoVit)	Versandetiketten drucken, Sendungsdaten an die Versandsoftware übergeben, Trackingnummern zurückholen	emis.auftragsverwaltung, Abschnitte 3.5 und 5.5 (Reiter „5 Logistik"), 5.5.2 (Paketscheinnummern) und 5.5.3 (Paketaufkleber)
Etiketten aus der Adresse heraus	Adress- und Versandetiketten direkt zu einer Adresse drucken	emis.crm, Abschnitte 4.6 (Menü „Logistik") und 5.11 (Etikettendruck F7)
EasyLog (Deutsche Post / DHL)	Sendungen erfassen, Gewichte und Produkte wählen, Paketaufkleber über EasyLog drucken	emis.easylog; zusätzlich emis.auftragsverwaltung, Abschnitt 5.5.7
Deutsche Post E-Porto (Internetmarke)	Briefe und Päckchen frankieren; das Etikett wird in der Korrespondenz des Kunden abgelegt (eigene Lizenz erforderlich)	emis.crm, Abschnitt 7.83; emis.auftragsverwaltung, Abschnitt 5.5.3
Versandvorbereitung	versandbereite Aufträge sichten und abarbeiten	emis.versandmodul
Einrichtung aller Versanddienstleister	Pfade zu den Sendungsdateien, Programmpfade, Standardprodukte	emis.konfiguration, Abschnitte 4.6 und 5.9 (Reiter „6 Logistik")

Hinweis: Welche Paketdienste in Ihrer emis-Umgebung angeboten werden, hängt davon ab, was auf dem Reiter 6 Logistik der emis.konfiguration freigeschaltet ist. Die Einrichtung der Fremdsoftware selbst (z. B. der Importassistent des Paketscheindruckprogramms) beschreibt der jeweilige Hersteller.

2.3 Finanzen

Schnittstelle	Wofür	Beschrieben in
FIBU / DATEV	Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassenbuch, Spesen und Zahlungseingänge an die Finanzbuchhaltung übergeben; Buchungen aus DATEV zurücklesen	emis.fibu.schnittstelle
windata (Banking)	Kontoauszüge für den Abgleich der offenen Posten einlesen	emis.opverwaltung, Abschnitte 4.1, 4.5 und 5.5
windata (Banking)	erfasste Zahlungen an die Banking-Software übergeben, Bankkonten aus windata übernehmen	emis.zahlungsverkehr, Abschnitte 4.4, 4.8 und 5.10
E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung)	elektronische Eingangsrechnungen einlesen, mit Lieferant und Bestellung abgleichen und zur Zahlung übergeben	emis.e-rechnung.einlesen

Die windata-Anbindung schalten Sie je Arbeitsplatz in der emis.konfiguration auf dem Reiter 3 Sonstiges / Telefon mit dem Häkchen WinData (Version 9) installiert J/N frei (Abschnitte 4.3 und 5.6). Danach tragen Sie dort den WinData-EXE-Pfad, den WinData-Datenpfad und die WinData-Serveradresse ein. Der Datenpfad muss mit dem Pfad übereinstimmen, der in der Mandantenverwaltung von windata hinterlegt ist. Welche Bankkonten emis verwendet, legen Sie anschließend im emis.zahlungsverkehr über Datei → Konten einrichten fest (Abschnitte 4.8 und 5.10).

2.4 Kommunikation

Schnittstelle	Wofür	Beschrieben in
Exchange / Outlook	E-Mails, Termine, Wiedervorlagen, Adressen und Ansprechpartner abgleichen	emis.exchangesync
TOBIT / David (DvISE)	Telefaxe und E-Mails über den David-Server versenden	emis.konfiguration, Abschnitte 4.13, 5.7 (Reiter „4 Drucker / Fax") und 5.8 (Reiter „5 Email"); Zuordnung des Reports KURZ FAX zum Faxdrucker: emis.dienstprogramme, Abschnitt 5.3
TAPI (Telefonanlage)	eingehende Anrufe anzeigen, Rufnummern wählen, Gespräche protokollieren	Einrichtung: emis.konfiguration, Abschnitte 5.18 (TAPI-Konfiguration) und 5.19 (Yealink / FreePBX); Auswertung: emis.anrufmonitor; Anrufleiste, Gesprächsprotokollierung und emis.phonecenter: emis.tapi
KlickTel	Adressen gegen das Telefonverzeichnis prüfen und übernehmen (nur bei eingerichtetem KlickTel-Server)	emis.crm, Abschnitte 4.9 und 7.79

2.5 Dokumente und Office

Schnittstelle	Wofür	Beschrieben in
DMS / DokuBit	Belege und Dokumente aus emis in ein Dokumentenmanagementsystem übergeben und dort archivieren (kostenpflichtig)	Abschnitt 3 dieses Dokuments
Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)	emis-Funktionen direkt in Office nutzen, Dokumente in emis ablegen	emis Office-AddIns. Die Installation stoßen Sie in der emis.konfiguration auf dem Reiter 1 Allgemeines an (Abschnitt 5.4)
Scannen	Papierdokumente einlesen und einer Adresse, einem Beleg oder einem Vorgang zuordnen	emis.scanner; Zuordnung im emis.crm, Abschnitt 7.69

3. DMS-Anbindung (DokuBit)

3.1 Was die Schnittstelle macht

Die DMS-Schnittstelle übergibt Belege und Dokumente aus emis an das Dokumentenmanagementsystem DokuBit der Firma arcusoft. DokuBit verschlagwortet die Dokumente anhand der von emis mitgelieferten Angaben und archiviert sie. Anschließend finden Sie ein Dokument sowohl in DokuBit selbst als auch über Schaltflächen direkt aus emis heraus wieder (Abschnitt 3.7).

Die Übertragung läuft einmal je Nacht und vollautomatisch – Sie müssen dafür nichts starten und nichts bestätigen. Zuständig ist der Windows-Dienst emis Server; er beginnt den Lauf um 21:35 Uhr.

Die Schnittstelle ist kostenpflichtig und wird zusätzlich zu emis erworben. Sie wird von Karg EDV für Ihre Installation freigeschaltet.

DokuBit selbst ist ein Produkt eines Drittanbieters. Die Dokumentation zu DokuBit erhalten Sie beim Hersteller arcusoft; dieses Kapitel beschreibt ausschließlich die emis-Seite.

3.2 Voraussetzungen

Voraussetzung	Erläuterung
Freischaltung	Die DMS-Übertragung ist in Ihrer emis-Installation freigeschaltet
Dienst	Der Windows-Dienst emis Server läuft (siehe emis.dienstemanager, Abschnitt 7)
Datenbank-Trigger	Der Trigger auf der Tabelle korrespondenz meldet neue Belege zur Übertragung an. Er wird vom emis-Update eingerichtet; nach einem Trigger neu anlegen in der emis.konfiguration ist er wieder vorhanden
Verzeichnisse	Das Übergabeverzeichnis DMS\ im WAV-Verzeichnis legt emis bei Bedarf selbst an. Das Scann-Verzeichnis muss erreichbar sein – fehlt es, meldet der Dienst „'SCANNPFAD' wurde nicht gefunden!"
PDF-Dateien	Die Belege müssen als PDF-Datei vorliegen. Belege, die emis nur als Report-Datei archiviert hat, wandelt der Dienst emis Server nachts um 20:05 Uhr automatisch nach PDF um (Systemvariable emis_server_RPT2PDF)

3.3 Welche Belege übertragen werden

Aus der Korrespondenz (Druckhistorie) übergibt emis diese Belegarten:

Kennzeichen	Belegart in DokuBit
RE	Rechnung
SR	Schlußrechnung
GS	Gutschrift
LI	Lieferschein
AB	Auftragsbestätigung
KV	Kostenvoranschlag
ZV	EC-Kartenterminal
M1, M2, M3, M4	1. bis 4. Mahnung
A1, A2, A3, A4	1. bis 4. Akontoforderung
AG	Angebot
BB	Bestellung
FF	Telefax
AR	Gescanntes Dokument
DO	Dokument aus Angebot, Auftrag oder Bestellung
AH	Angehängte Datei
SP	Servicereport

Für drei Belegarten überträgt emis nur bestimmte Dateiformate:

• Telefax (FF) wird nur übertragen, wenn das Fax als PDF vorliegt.
• Gescanntes Dokument (AR) wird nur übertragen, wenn die Datei die Endung .TIF, .DOC, .PDF, .JPG, .BMP oder .PNG hat.
• Dokument aus Angebot, Auftrag oder Bestellung (DO) wird nur übertragen, wenn die Datei die Endung .TIF, .DOC, .PDF, .JPG, .BMP, .PNG oder .MSG hat.

Zusätzlich zu den Belegen aus der Korrespondenz übergibt derselbe nächtliche Lauf:

• alle Dokumente aus der emis.dokumentenverwaltung – also Dateien, die an eine Adresse, einen Auftrag, ein Angebot, eine Bestellung oder an einen anderen Bereich (z. B. Ticket, Servicereport, Projekt, Schulung, Produktionsauftrag, Preisanfrage, Mandant) angehängt wurden;
• abgeschlossene Postmappen-Vorgänge aus emis.postmappe;
• die PDF-Dateien der Servicereports.

Zu jedem Dokument liefert emis die Angaben mit, nach denen DokuBit später sucht: Belegnummer, Belegart, Belegdatum, Auftragsnummer, Kundennummer, Suchname (Firmenbezeichnung), Betreff, Status, Betrag, „Korrespondenz von" und „an", Sicherheitsstufe und Ort. Ist zu einem Dokument keine Adresse hinterlegt, trägt emis die Kundennummer 999999999 ein.

3.4 Ablauf einer Übertragung

1. Beim Drucken oder Archivieren eines Belegs trägt emis den Beleg automatisch in eine Warteschlange ein. Das übernimmt ein Datenbank-Trigger; Sie merken davon nichts.
2. Nachts um 21:35 Uhr arbeitet der Dienst emis Server die Warteschlange ab. Für jeden Eintrag holt er die Angaben zum Beleg aus der emis-Datenbank.
3. Für jedes Dokument legt emis im Verzeichnis DMS\ unterhalb des WAV-Verzeichnisses zwei Dateien ab: die Belegdatei selbst (PDF oder das jeweilige Originalformat) und eine gleichnamige .TXT-Datei mit den Suchbegriffen aus Abschnitt 3.3.
4. DokuBit übernimmt das Dokument aus diesem Verzeichnis, archiviert es und verschlagwortet es anhand der .TXT-Datei.
5. Ist die Übergabe erfolgreich, entfernt emis den Eintrag aus der Warteschlange. Der Beleg wird also einmal übertragen.
6. Was dabei passiert ist, steht in den Meldungen des Dienstes: jede übertragene Belegnummer, jede nicht gefundene Datei und jeder Fehler. Sie sehen die Meldungen im emis.dienstemanager (Abschnitt 5.4) und im Logbuch-Viewer der emis.konfiguration (Abschnitt 5.15).

3.5 Alte Belege nachträglich übertragen

Belege, die vor der Einrichtung der Schnittstelle entstanden sind, stehen noch nicht in der Warteschlange. Sie holen sie so nach:

1. Starten Sie die emis.konfiguration und bleiben Sie auf dem Reiter 1 Allgemeines.
2. Klicken Sie in der mittleren Spalte auf Alte Dokumente an DokuBit übertragen.
3. Geben Sie das Von-Datum ein (voreingestellt ist 01.01.1999) und bestätigen Sie.
4. Geben Sie das Bis-Datum ein (voreingestellt ist der heutige Tag) und bestätigen Sie.
5. emis meldet, wie viele Dokumente vorbereitet wurden. Übertragen werden sie mit dem nächsten nächtlichen Lauf.

Achtung: Ein großer Zeitraum bedeutet viele Dokumente und damit einen langen nächtlichen Lauf. Gehen Sie bei einer Erstübernahme lieber jahresweise vor.

3.6 Pfade und Einstellungen pflegen

Einstellung	Wo	Bedeutung
DokuBit EXE Pfad	emis.konfiguration, Reiter 3 Sonstiges / Telefon (Abschnitte 4.3 und 5.6)	Pfad zur DokuBit-Anwendung DokuBitC3.exe. Nur wenn hier ein gültiger Pfad steht, erscheinen in emis die Schaltflächen aus Abschnitt 3.7. Die Einstellung gilt je Arbeitsplatz
Übergabeverzeichnis	fest: Unterverzeichnis DMS\ im WAV-Verzeichnis	Hier legt emis Belegdatei und .TXT-Datei ab; DokuBit liest sie von dort ein. Das Verzeichnis legt emis bei Bedarf selbst an
Scann-Verzeichnis	emis.service.ini (Eintrag SCANNPFAD), gepflegt im emis.dienstemanager, Bereich Verbindungseinstellungen	Quelle für eingescannte Dokumente. Ist der Pfad falsch, überspringt der Dienst diese Dokumente und meldet es

Findet emis den DokuBit-Pfad nicht in der Konfiguration, sucht es die DokuBitC3.exe zusätzlich an den üblichen Installationsorten unterhalb von Programme bzw. Program Files (x86) auf Laufwerk C: und D:. Bei einer abweichenden Installation tragen Sie den Pfad von Hand ein.

3.7 Belege aus emis heraus in DokuBit öffnen

Ist der DokuBit-Pfad hinterlegt, blendet emis in vier Modulen eine zusätzliche Schaltfläche ein. Sie öffnet DokuBit und zeigt dort direkt die passenden Dokumente:

Modul	Schaltfläche zeigt
emis.crm	alle Belege zur aktuellen Adresse
emis.auftragsverwaltung	alle Belege zum aktuellen Auftrag
emis.angebot	alle Belege zum aktuellen Angebot
emis.bestellungen	alle Belege zur aktuellen Bestellung

Ist kein DokuBit-Pfad hinterlegt, fehlt die Schaltfläche vollständig.

3.8 emis.dms – archivierte Dokumente recherchieren

emis.dms ist eine schlanke Recherche-Oberfläche für das Dokumentenarchiv; Sie starten sie über die gleichnamige Kachel im emis.auswahlmenü. Sie dient ausschließlich dem Suchen und Ansehen archivierter Dokumente – abgelegt und verschlagwortet werden die Dokumente weiterhin über die nächtliche Übertragung aus Abschnitt 3.4.

Wie Sie darin nach Adresse, Belegnummer, Vorgangsnummer, Belegart oder Belegdatum suchen, steht im Anwenderhandbuch von emis.dms.

3.9 Wenn ein Dokument nicht ankommt

• Ein einzelner Beleg fehlt. Sehen Sie in den Meldungen des Dienstes emis Server nach. Meldet er „Datei … nicht vorhanden!", fehlt die PDF- bzw. Originaldatei physisch – dann liegt die Ursache nicht in der Schnittstelle, sondern in der Archivierung des Belegs.
• Ein Fax oder ein gescanntes Dokument fehlt. Prüfen Sie das Dateiformat: Fax nur als PDF, gescannte Dokumente nur in den in Abschnitt 3.3 genannten Formaten.
• Gar nichts wird übertragen. Prüfen Sie der Reihe nach: Läuft der Dienst emis Server? Ist die Schnittstelle für Ihre Installation freigeschaltet? Ist der Trigger auf der Tabelle korrespondenz vorhanden (nötigenfalls Trigger neu anlegen in der emis.konfiguration)? Ist das Scann-Verzeichnis erreichbar?
• Die Schaltflächen zum Öffnen von DokuBit fehlen. In der emis.konfiguration ist an diesem Arbeitsplatz kein gültiger DokuBit EXE Pfad hinterlegt (Abschnitt 3.6).

4. Häufige Fragen und Hinweise

• Wo richte ich eine Schnittstelle ein? In aller Regel in der emis.konfiguration: Versanddienstleister auf dem Reiter 6 Logistik, EGIS auf dem Reiter 7 EGIS, windata, KlickTel und DokuBit auf dem Reiter 3 Sonstiges / Telefon, Fax und E-Mail auf den Reitern 4 Drucker / Fax und 5 Email. Feineinstellungen liegen oft zusätzlich in den Systemvariablen (Reiter 8).
• Nach dem Ändern einer Schnittstellen-Einstellung passiert nichts. Viele Schalter der emis.konfiguration werden erst beim Programmstart gelesen. Speichern Sie mit F7 und starten Sie emis neu.
• Eine Schnittstelle ist bei mir nicht sichtbar. Manche Schnittstellen sind kostenpflichtig und müssen von Karg EDV freigeschaltet werden – zum Beispiel die DMS-Anbindung an DokuBit und die Deutsche-Post-Internetmarke. Andere blenden sich erst ein, wenn der zugehörige Programmpfad gesetzt ist, etwa die DokuBit-Schaltflächen (Abschnitt 3.7).
• Wer richtet die Fremdsoftware ein? emis liefert die Daten in der vereinbarten Form an – die Konfiguration des Fremdprogramms (Importassistent, Polling, Feldzuordnung) nehmen Sie nach der Anleitung des jeweiligen Herstellers vor.
• Die Sendungsdatei wird erzeugt, das Etikett kommt aber nicht. Prüfen Sie, ob die Versandsoftware auf dasselbe Verzeichnis zeigt, das auf dem Reiter 6 Logistik der emis.konfiguration eingetragen ist, und ob sie im Automatik- bzw. Polling-Betrieb läuft.
• Wo sehe ich, ob eine nächtliche Übertragung gelaufen ist? In den Meldungen des Dienstes emis Server im emis.dienstemanager (Abschnitt 5.4).

5. Verwandte Dokumentation

• emis.konfiguration – Freischaltung und Einrichtung fast aller Schnittstellen
• emis.dienstemanager – Dienste, Verbindungseinstellungen, Meldungen der nächtlichen Läufe
• emis.exchangesync – Abgleich mit Exchange/Outlook
• emis Office-AddIns – emis-Funktionen in Word, Outlook, Excel und PowerPoint
• emis – Administration – Werkzeuge für die Betreuung einer emis-Installation
• emis.fibu.schnittstelle – Übergabe an die Finanzbuchhaltung
• emis.easylog – Versand über EasyLog
• emis.artikelstamm – EGIS-Abfrage und EGIS-Artikelimport
• emis.opverwaltung und emis.zahlungsverkehr – windata
• emis.e-rechnung.einlesen – ZUGFeRD und XRechnung