Besprechungsprotokoll – Anwenderhandbuch
Programm: emis.besprechungsprotokoll Version: 2026.7.1 Stand: 04.08.2026
1. Überblick
Mit dem emis.besprechungsprotokoll halten Sie die Ergebnisse Ihrer Projektbesprechungen fest. Zu jedem Besprechungsprotokoll erfassen Sie die Rahmendaten (zugehöriges Projekt, Kunde, Besprechungstag, Thema und einen ausführlichen Protokolltext) sowie die Teilnehmer und die daraus entstandenen Besprechungspunkte.
Ein Besprechungspunkt ist eine einzelne Aufgabe oder Vereinbarung aus der Besprechung. Zu jedem Punkt legen Sie einen Bearbeiter, eine Fälligkeit und eine Beschreibung fest und können den Bearbeiter direkt per E-Mail oder Wiedervorlage benachrichtigen.
Das Programm unterstützt Sie über den gesamten Ablauf einer Besprechung:
- Besprechungsprotokolle zu einem Projekt anlegen, ändern und löschen
- Teilnehmer der Besprechung vermerken
- Besprechungspunkte (Aufgaben) erfassen, ändern und als erledigt kennzeichnen
- Bearbeiter eines Besprechungspunktes per E-Mail oder Wiedervorlage benachrichtigen
- Besprechungspunkte in ein anderes Protokoll verschieben oder kopieren
- offene Besprechungspunkte projektübergreifend nachverfolgen
- Wiedervorlagen zum Protokoll setzen
- Dokumente an ein Protokoll hängen
- Besprechungsprotokolle und -listen drucken
Das emis.besprechungsprotokoll teilt sich das Programm mit der emis.projektsteuerung; welche Sicht Sie sehen, bestimmt der Aufruf aus dem emis.auswahlmenü.
2. Programmstart
Das emis.besprechungsprotokoll wird – wie alle emis-Module – über das emis.auswahlmenü gestartet. Wählen Sie dort die Kachel Besprechungsprotok. Das Hauptfenster öffnet sich anschließend automatisch und zeigt die offenen Besprechungsprotokolle.
3. Das Hauptfenster
Das Hauptfenster ist in mehrere Bereiche gegliedert:
- Menüleiste (oben): Die Menüs Datei, Datensatz und Hilfe (siehe Abschnitt 5.1).
- Symbolleiste: Die zentralen Funktionen liegen auf Schaltflächen mit Funktionstasten: F1 Hilfe, F2 Suchen, F3 Selektion, F4 Neu, F5 Löschen, F6 Drucken, F7 Offene POS, F8 Tabelle sowie rechts F9 WV setzen und F12 Beenden (siehe Abschnitt 5.2).
- Reiter „1 Besprechungsprotokoll" und „2 Besprechungspunkte": Über die beiden Reiter wechseln Sie zwischen den Rahmendaten eines Protokolls und seinen Besprechungspunkten.
- Statuszeile (unten): Zeigt Programmname und Version, den angemeldeten Benutzer und das aktuelle Datum.
Reiter „1 Besprechungsprotokoll"
Auf diesem Reiter sehen und bearbeiten Sie die Rahmendaten des aktuell ausgewählten Protokolls: Nummer, Projekt, Besprechungstag, Kunde, Thema, Protokolltext, das Kennzeichen Abgeschlossen und die Teilnehmerliste. Rechts unten verknüpfen Sie über Dokumente Dateien mit dem Protokoll. Über die Navigationspfeile rechts oben blättern Sie zum ersten, vorherigen, nächsten oder letzten Datensatz. Die vollständige Feld- und Schaltflächenübersicht finden Sie in Abschnitt 5.3.
Reiter „2 Besprechungspunkte"
Auf diesem Reiter pflegen Sie die einzelnen Punkte (Aufgaben) der Besprechung. Oben stehen Nummer und Beschreibung des Protokolls, darunter die Liste der Besprechungspunkte. Im unteren Bereich bearbeiten Sie den markierten Punkt und benachrichtigen den Bearbeiter per E-Mail oder Wiedervorlage. Die vollständige Übersicht finden Sie in Abschnitt 5.4.
Auf dem Reiter „2 Besprechungspunkte" ändert sich die Symbolleiste: F2 Suchen, F3, F6 Drucken, F7 Offene POS und F8 Tabelle sind auf diesem Reiter gesperrt. Besprechungspunkte bearbeiten Sie direkt in den Feldern unterhalb der Liste.
4. Arbeitsabläufe
4.1 Neues Besprechungsprotokoll anlegen
-
Wechseln Sie auf den Reiter 1 Besprechungsprotokoll.
-
Klicken Sie in der Symbolleiste auf F4 Neu. Es öffnet sich die Projektauswahl Bitte Projekt auswählen….
-
Wählen Sie das Projekt, zu dem die Besprechung gehört, und bestätigen Sie mit F4 – Weiter. Das Programm legt ein neues Protokoll an und übernimmt die Projektnummer sowie – sofern beim Projekt hinterlegt – den Kunden.
-
Erfassen Sie Besprechungstag, Beschreibung (Thema) und den Protokolltext unter Bemerkungen. Prüfen Sie die Teilnehmer.
-
Die Angaben werden beim Verlassen des Datensatzes bzw. beim Reiterwechsel automatisch gespeichert.
Ein Besprechungsprotokoll ist immer einem Projekt zugeordnet. Brechen Sie die Projektauswahl mit F3 – Abbruch ab, wird kein neues Protokoll angelegt.
Ein Kunde ist dagegen nicht zwingend erforderlich. Ist beim gewählten Projekt kein Kunde hinterlegt, bleibt die EMISNummer leer und der Cursor steht direkt in diesem Feld. Sie können den Kunden dort über die Schaltfläche … nachtragen oder das Feld leer lassen.
4.2 Besprechungspunkte erfassen
- Wählen Sie das gewünschte Protokoll aus und wechseln Sie auf den Reiter 2 Besprechungspunkte.
- Klicken Sie auf F4 Neu. Es wird ein neuer, leerer Punkt angelegt.
- Erfassen Sie in den Feldern unter der Liste Besprechungspunkt (Kurzbeschreibung), Bemerkung, Bearbeiter und Fällig bis.
- Um einen vorhandenen Punkt zu bearbeiten, markieren Sie ihn in der Liste und ändern die Felder darunter. Erledigte Punkte kennzeichnen Sie über das Häkchen Abgeschlossen in der Liste oder über das Datum Abgeschlossen am.
4.3 Bearbeiter benachrichtigen
- Markieren Sie auf dem Reiter 2 Besprechungspunkte den Punkt und tragen Sie Fällig bis, Besprechungspunkt, Bemerkung und Bearbeiter ein.
- Klicken Sie auf via Email benachrichten – es öffnet sich die emis-E-Mail-Maske mit der vorbereiteten Aufgabenbeschreibung (Abschnitt 5.18). Alternativ setzen Sie über via Wiedervorlage benachrichten eine Wiedervorlage für den Bearbeiter (Abschnitt 5.17).
- Nach dem Versand fragt das Programm bei der E-Mail nach, ob die Nachricht wirklich versendet wurde. Bestätigen Sie mit F4 – Ja, trägt es Gesendet am ein und setzt den Punkt auf Benachrichtigt.
- Bei der Wiedervorlage entfällt diese Rückfrage: Sobald Sie die Wiedervorlage in der Maske Wiedervorlage setzen anlegen (F2 bzw. F4), trägt das Programm ebenfalls Gesendet am ein und setzt den Punkt auf Benachrichtigt. Schließen Sie die Maske dagegen mit F3 – Abbruch, bleibt der Besprechungspunkt unverändert.
Fehlt eines der Felder Fällig bis, Besprechungspunkt, Bemerkung oder Bearbeiter, weist Sie das Programm vor dem Versand darauf hin.
4.4 Besprechungspunkt verschieben oder kopieren
Rechts neben dem Feld Bemerkung liegen zwei Schaltflächen, mit denen Sie den markierten Besprechungspunkt in ein anderes Besprechungsprotokoll verschieben bzw. kopieren.
- Markieren Sie den Punkt in der Liste.
- Klicken Sie auf die obere Schaltfläche (verschieben…) bzw. die darunterliegende (kopieren…).
- Es öffnet sich die Maske Besprechungsprotokoll suchen… (Abschnitt 5.5), zunächst mit dem Status „Alle offene".
- Suchen Sie das Zielprotokoll, markieren Sie es und bestätigen Sie mit F4 – Weiter.
Beim Verschieben wechselt der Punkt in das Zielprotokoll, beim Kopieren bleibt er zusätzlich im aktuellen Protokoll erhalten.
4.5 Teilnehmer und Wiedervorlage
Auf dem Reiter 1 Besprechungsprotokoll setzen Sie in der Liste Teilnehmer je Mitarbeiter das Häkchen J/N, um festzuhalten, wer an der Besprechung teilgenommen hat. Die Liste wird beim ersten Aufruf eines Protokolls automatisch mit allen aktiven Benutzern vorbelegt, die das Recht für Besprechungsprotokolle besitzen.
Mit F9 WV setzen legen Sie eine Wiedervorlage zum gesamten Protokoll an; Kunde, Projektnummer und der Betreff „Besprechungsprotokoll Nr.:<Nummer>" werden dabei automatisch vorbelegt (Abschnitt 5.17).
4.6 Dokumente an ein Besprechungsprotokoll hängen
- Wechseln Sie auf den Reiter 1 Besprechungsprotokoll und wählen Sie das Protokoll aus.
- Klicken Sie auf Dokumente. Es öffnet sich die Maske Angehängte Dokumente… (Abschnitt 5.12).
- Fügen Sie über Hinzufügen → F12 – Datei hinzufügen eine Datei an. Die Datei wird in die emis-Ablage kopiert und in der Liste angezeigt; rechts sehen Sie eine Vorschau.
- Mit F4 – Weiter schließen Sie die Maske.
Sind Dokumente vorhanden, erhält die Schaltfläche Dokumente einen Auswahlpfeil. Darüber öffnen Sie ein angehängtes Dokument direkt, ohne die Dokumentmaske aufzurufen.
4.7 Drucken
- Klicken Sie in der Symbolleiste auf F6 Drucken (nur auf dem Reiter 1 Besprechungsprotokoll verfügbar).
- Wählen Sie im Dialog Druckauswahl den gewünschten Report:
- BESPRECHUNGSPROTOKOLL – das einzelne Protokoll mit seinen Besprechungspunkten
- BESPRECHUNGSPROTOKOLL_LISTE – eine Liste mehrerer Protokolle
- Legen Sie den Umfang (Aktueller, Alle, Alle Offenen, Alle Abgeschlossenen), die Anzahl Kopien, das Ausgabeziel (Drucker, Vorschau, PDF-Datei speichern, PDF-Datei öffnen, via Email versenden, Dokumentenverw.) und den Drucker fest.
- Starten Sie die Ausgabe mit der Schaltfläche unten rechts. Ihre Beschriftung richtet sich nach dem gewählten Ausgabeziel (z. B. F6 – Vorschau, F6 – Drucken, F6 – emis.dms).
Beim Ausgabeziel Vorschau öffnet sich das Vorschaufenster (Abschnitt 5.11):
5. Masken-Referenz
5.1 Hauptfenster – Menüleiste
| Menü | Menüpunkt | Bedeutung |
|---|---|---|
| Datei | Fensterposition speichern | Merkt sich Größe und Position des Fensters für den nächsten Programmstart |
| Datei | Beenden (F12) | Beendet das Besprechungsprotokoll |
| Datensatz | erster Datensatz (Shift+F1) | Springt auf dem Reiter 1 zum ersten Protokoll, auf dem Reiter 2 zum ersten Besprechungspunkt |
| Datensatz | vorheriger Datensatz (Shift+F2) | Blättert einen Datensatz zurück |
| Datensatz | nächster Datensatz (Shift+F3) | Blättert einen Datensatz vor |
| Datensatz | letzter Datensatz (Shift+F4) | Springt zum letzten Datensatz |
| Datensatz | Selektion aufheben | Verwirft eine über Suche oder Selektion gesetzte Einschränkung und zeigt wieder alle offenen Besprechungsprotokolle |
| Datensatz | Suchen (F2) | Öffnet die Maske Besprechungsprotokoll suchen… (Abschnitt 5.5); auf dem Reiter 2 gesperrt |
| Datensatz | Tabelle (F8) | Öffnet die Maske Besprechungsprotokoll Tabelle… (Abschnitt 5.6); auf dem Reiter 2 gesperrt |
| Datensatz | Wiedervorlage setzen (F9) | Öffnet die Maske Wiedervorlage setzen zum aktuellen Protokoll (Abschnitt 5.17) |
| Hilfe | – | Der Eintrag Hilfe ist kein Untermenü, sondern ruft direkt die Seite „Besprechungsprotokoll" im emis-Wiki in Ihrem Internetbrowser auf (wie F1 Hilfe) |
5.2 Hauptfenster – Symbolleiste
| Schaltfläche | Wirkung |
|---|---|
| F1 Hilfe | Öffnet die Seite „Besprechungsprotokoll" im emis-Wiki im Browser |
| F2 Suchen | Öffnet die Maske Besprechungsprotokoll suchen… (Abschnitt 5.5). Nur auf dem Reiter 1 Besprechungsprotokoll aktiv |
| F3 Selektion | Reiter 1: öffnet die Maske Besprechungsprotokoll – Selektion (Abschnitt 5.8). Auf dem Reiter 2 ist die Schaltfläche gesperrt – Besprechungspunkte werden direkt in den Feldern unter der Liste bearbeitet |
| F4 Neu | Reiter 1: öffnet Bitte Projekt auswählen… (Abschnitt 5.9) und legt danach ein neues Protokoll an. Reiter 2: legt sofort einen neuen, leeren Besprechungspunkt an |
| F5 Löschen | Reiter 1: löscht nach Sicherheitsabfrage das aktuelle Protokoll – nur wenn ihm keine Besprechungspunkte mehr zugeordnet sind. Reiter 2: löscht nach Sicherheitsabfrage den markierten Besprechungspunkt |
| F6 Drucken | Öffnet die Druckauswahl (Abschnitt 5.10). Nur auf dem Reiter 1 aktiv |
| F7 Offene POS | Öffnet die Liste Offene Besprechungspunkte… (Abschnitt 5.7). Nur auf dem Reiter 1 aktiv |
| F8 Tabelle | Öffnet die Übersichtstabelle aller Protokolle (Abschnitt 5.6). Nur auf dem Reiter 1 aktiv |
| F9 WV setzen | Öffnet die Maske Wiedervorlage setzen zum aktuellen Protokoll (Abschnitt 5.17) |
| F12 Beenden | Beendet das Besprechungsprotokoll |
5.3 Reiter „1 Besprechungsprotokoll"
| Feld / Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Nummer | Fortlaufende Protokollnummer, wird beim Anlegen automatisch vergeben und kann nicht geändert werden |
| Projektnummer | Nummer des zugeordneten Projekts |
| … (neben Projektnummer) | Öffnet die Maske Bitte Projekt auswählen… (Abschnitt 5.9) und übernimmt die dort gewählte Projektnummer |
| Projektbeschreibung | Beschreibung des zugeordneten Projekts (wird automatisch gefüllt) |
| Besprechungstag | Datum der Besprechung; über die Kalender-Schaltfläche im Feld wählbar |
| EMISNummer | Adressnummer des Kunden, zu dem die Besprechung gehört |
| … (neben EMISNummer) | Öffnet die Maske Adresse suchen … (Abschnitt 5.13) und übernimmt die gewählte EMISNummer |
| Firmenbezeichnung | Firmenname zur EMISNummer (wird automatisch gefüllt) |
| Beschreibung | Thema bzw. Titel der Besprechung. Auswahlliste, die Sie auch frei ausfüllen können; über den Listeneintrag Einträge bearbeiten pflegen Sie die Vorschläge (Abschnitt 5.16) |
| Bemerkungen | Der eigentliche Protokolltext als mehrzeiliger Freitext |
| Rechtschreibprüfung (obere Schaltfläche rechts neben Bemerkungen) | Prüft den Protokolltext auf Rechtschreibfehler (Abschnitt 5.15) |
| Autotext (untere Schaltfläche rechts neben Bemerkungen) | Öffnet die Autotext-Auswahl und fügt den gewählten Baustein an der Cursorposition ein (Abschnitt 5.14) |
| Abgeschlossen | Häkchen, wenn das Protokoll vollständig abgearbeitet ist. Abgeschlossene Protokolle erscheinen in der Standardansicht nicht mehr |
| Teilnehmer (Anwender / J/N) | Liste der Mitarbeiter mit Häkchen, wer an der Besprechung teilgenommen hat |
| Angelegt am / Angelegt von | Zeitpunkt und Benutzer der Neuanlage (wird automatisch gefüllt) |
| Geändert am / Geändert von | Zeitpunkt und Benutzer der letzten Änderung (wird automatisch gefüllt) |
| Navigationspfeile (rechts oben) | Springen zum ersten, vorherigen, nächsten bzw. letzten Besprechungsprotokoll |
| Dokumente | Öffnet die Maske Angehängte Dokumente… (Abschnitt 5.12). Sind Dokumente vorhanden, öffnet der Auswahlpfeil der Schaltfläche ein Menü mit den angehängten Dateien zum direkten Öffnen |
5.4 Reiter „2 Besprechungspunkte"
| Feld / Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Nummer | Nummer des Besprechungsprotokolls, zu dem die Punkte gehören (nur Anzeige) |
| Beschreibung (oben) | Thema des Besprechungsprotokolls (nur Anzeige) |
| Liste Besprechungspunkte | Alle Punkte des Protokolls mit den Spalten Beschreibung, Bearbeiter, Benachrichtigungsart, Benachrichtigt und Abgeschlossen. Die Häkchen Benachrichtigt und Abgeschlossen lassen sich direkt in der Liste setzen |
| Tabellenlayout löschen (linkes Symbol über der Liste) | Verwirft das gespeicherte Spaltenlayout; die Änderung wirkt erst nach einem Neustart |
| Tabellenlayout speichern (rechtes Symbol über der Liste) | Speichert Spaltenbreiten und -reihenfolge der Liste |
| Besprechungspunkt | Kurzbeschreibung des markierten Punktes. Auswahlliste, die Sie auch frei ausfüllen können; über den Listeneintrag Einträge bearbeiten pflegen Sie die Vorschläge (Abschnitt 5.16) |
| Rechtschreibprüfung / Autotext (rechts neben Besprechungspunkt) | Rechtschreibprüfung (Abschnitt 5.15) bzw. Autotext-Auswahl (Abschnitt 5.14) für dieses Feld |
| verschieben… (obere Schaltfläche rechts neben Bemerkung) | Verschiebt den markierten Besprechungspunkt in ein anderes Protokoll; das Ziel wählen Sie in der Maske Besprechungsprotokoll suchen… (Abschnitt 5.5) |
| kopieren… (zweite Schaltfläche rechts neben Bemerkung) | Kopiert den markierten Besprechungspunkt in ein anderes Protokoll |
| Bemerkung | Ausführliche Beschreibung des Punktes als mehrzeiliger Freitext |
| Rechtschreibprüfung / Autotext (untere Schaltflächen rechts neben Bemerkung) | Rechtschreibprüfung (Abschnitt 5.15) bzw. Autotext-Auswahl (Abschnitt 5.14) für die Bemerkung |
| Bearbeiter | Mitarbeiter, der den Punkt bearbeiten soll (Auswahl aus den emis-Benutzern). Ist zum Benutzer eine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird sie in das Feld Email übernommen |
| Ansprechpartner aus emis.crm holen (Schaltfläche neben Bearbeiter) | Öffnet die Maske Adresse suchen … (Abschnitt 5.13). Der gewählte Ansprechpartner wird als Bearbeiter eingetragen, seine E-Mail-Adresse übernommen und die Benachrichtigungsart auf „Email" gesetzt |
| E-Mail-Adresse, an die die Benachrichtigung geht | |
| Gesendet am | Zeitpunkt der letzten Benachrichtigung (wird automatisch gefüllt) |
| Fällig bis | Termin, bis zu dem der Punkt erledigt sein soll; über die Kalender-Schaltfläche im Feld wählbar |
| Abgeschlossen am | Datum der Erledigung; über die Kalender-Schaltfläche im Feld wählbar |
| Benachrichtigungsart | „Email" oder „Wiedervorlage" – wird vom Programm gesetzt und kann nicht direkt eingegeben werden |
| Angelegt am / von, Geändert am / von | Anlage- und Änderungsangaben des Besprechungspunktes |
| Navigationspfeile (rechts oben) | Springen zum ersten, vorherigen, nächsten bzw. letzten Besprechungspunkt |
| via Email benachrichten | Öffnet die E-Mail-Maske mit vorbereitetem Aufgabentext (Abschnitt 5.18) |
| via Wiedervorlage benachrichten | Öffnet die Maske Wiedervorlage setzen mit vorbereitetem Aufgabentext (Abschnitt 5.17) |
5.5 Besprechungsprotokoll suchen (F2)
Über F2 Suchen öffnen Sie die Suche. Dieselbe Maske erscheint, wenn Sie einen Besprechungspunkt verschieben oder kopieren; dort wählen Sie damit das Zielprotokoll aus.
| Menü | Menüpunkt | Bedeutung |
|---|---|---|
| Datei | Fensterposition speichern | Merkt sich Größe und Position der Maske |
| Datei | Abbruch (F3) | Schließt die Suche ohne Änderung |
| Datei | Weiter (F4) | Übernimmt den markierten Treffer und schließt die Suche |
| Datei | Suche starten… (F6) | Führt die Suche aus |
| Datensatz | erster / vorheriger / nächster / letzter Datensatz | Blättert in der Trefferliste |
| Feld / Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Trefferliste | Gefundene Protokolle mit Nummer, Projektnummer, Beschreibung, Abgeschlossen und Besprechungstag. Ein Doppelklick auf eine Zeile übernimmt sie sofort |
| Nummer | Suche nach der Protokollnummer (exakt) |
| Projektnummer | Suche nach der Projektnummer (Beginn) |
| Beschreibung | Suche nach dem Thema (Beginn der Beschreibung) |
| Status | Einschränkung der Treffer. Wirksam sind die Einträge Alle, Alle offene und Alle abgeschlossene |
| Treffer: | Anzeige der gefundenen Datensätze rechts unter der Liste |
| F6 – Suche starten | Führt die Suche aus |
| F3 – Abbruch | Schließt die Suche ohne Änderung |
| F4 – Weiter | Übernimmt die Auswahl und schließt die Suche |
| Selektion übernehmen | Erscheint erst nach einer Suche mit Suchbegriff: Übernimmt das Suchergebnis als dauerhafte Auswahl in das Hauptfenster, sodass Sie nur noch in den Treffern blättern |
| Tabellenlayout löschen / speichern (Symbole rechts oben) | Verwirft bzw. speichert Spaltenbreiten und -reihenfolge der Trefferliste |
| Navigationspfeile (rechts unten) | Blättern in der Trefferliste |
Lassen Sie alle Suchfelder leer und starten die Suche, werden alle Besprechungsprotokolle aufgelistet.
Verwenden Sie in der Auswahlliste Status die Einträge Alle, Alle offene oder Alle abgeschlossene – nur diese schränken die Suche nach Besprechungsprotokollen ein.
5.6 Besprechungsprotokoll Tabelle (F8)
F8 Tabelle zeigt alle Protokolle der aktuellen Auswahl in einer Übersichtstabelle.
| Menü | Menüpunkt | Bedeutung |
|---|---|---|
| Datei | Fensterposition speichern | Merkt sich Größe und Position der Maske |
| Datei | Abbruch (F3) | Schließt die Tabelle ohne Änderung |
| Datei | Weiter (F4) | Springt zum markierten Protokoll und schließt die Tabelle |
| Datensatz | erster / vorheriger / nächster / letzter Datensatz | Blättert in der Tabelle |
| Feld / Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Tabelle | Spalten Nummer, Projektnummer, Beschreibung, Abgeschlossen und Besprechungstag. Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert die Tabelle, ein Doppelklick auf eine Zeile übernimmt sie |
| Tabelle drucken (Drucker-Symbol rechts oben) | Druckt die vollständige Tabelle. Es erscheint zunächst das Fenster Seite einrichten, danach der Windows-Druckdialog |
| Export dieser Tabelle nach Excel (CSV) (Symbol rechts oben) | Fragt nach einem Zielverzeichnis und legt dort die Tabelle als CSV- und als HTML-Datei ab |
| Tabellenlayout löschen / speichern (Symbole rechts oben) | Verwirft bzw. speichert Spaltenbreiten und -reihenfolge |
| Navigationspfeile (links unten) | Blättern in der Tabelle |
| F3 – Abbruch | Schließt die Tabelle |
| F4 – Weiter | Springt zum markierten Protokoll und schließt die Tabelle |
5.7 Offene Besprechungspunkte (F7)
F7 Offene POS öffnet eine projektübergreifende Liste der offenen Punkte, zu denen bereits eine Benachrichtigung versendet wurde.
| Menü | Menüpunkt | Bedeutung |
|---|---|---|
| Datei | Tabelle automatisch starten | Legt fest, ob diese Liste beim Programmstart automatisch geöffnet wird (Häkchen im Menü zeigt den Zustand) |
| Datei | Fensterposition speichern | Merkt sich Größe und Position der Maske |
| Datei | Abbruch (F3) | Schließt die Liste ohne Änderung |
| Datei | Weiter (F4) | Übernimmt den markierten Eintrag und schließt die Liste |
| Datensatz | erster / vorheriger / nächster / letzter Datensatz | Blättert in der Liste |
| Feld / Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Liste | Spalten PS Nr. (Protokollnummer), Projektnummer, Beschreibung Kopf, Bearbeiter, Beschreibung Pos., Gesendet am, Fällig bis, Benachrichtigungsart, Abgeschlossen, Abgeschl., Tage und Tage überfällig |
| Selektion – Alle Positionen | Zeigt alle benachrichtigten Punkte, auch die bereits abgeschlossenen |
| Selektion – Alle offene Positionen | Zeigt nur die noch offenen Punkte offener Protokolle (Vorgabe) |
| Tabelle drucken (Drucker-Symbol rechts oben) | Druckt die vollständige Liste |
| Export dieser Tabelle nach Excel (CSV) (Symbol rechts oben) | Fragt nach einem Zielverzeichnis und legt dort die Liste als CSV- und als HTML-Datei ab |
| Tabellenlayout löschen / speichern (Symbole rechts oben) | Verwirft bzw. speichert Spaltenbreiten und -reihenfolge |
| Navigationspfeile (links unten) | Blättern in der Liste |
| F3 – Abbruch | Schließt die Liste |
| F4 – Weiter | Übernimmt den markierten Eintrag und schließt die Liste |
Die Liste ist nicht auf Besprechungsprotokolle beschränkt: Sie zeigt auch die benachrichtigten offenen Tätigkeiten aus der emis.projektsteuerung.
5.8 Selektion (F3, Reiter Besprechungsprotokoll)
Über F3 Selektion legen Sie fest, welche Protokolle im Hauptfenster angezeigt werden.
| Menü | Menüpunkt | Bedeutung |
|---|---|---|
| Datei | Fensterposition speichern | Merkt sich die Position der Maske |
| Datei | Abbruch (F3) | Schließt die Maske ohne Änderung |
| Datei | Weiter (F4) | Übernimmt die gewählte Einstellung |
| Feld / Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Alle Besprechungsprotokolle | Zeigt sämtliche Protokolle |
| Alle 'offenen' Besprechungsprotokolle | Zeigt nur die noch nicht abgeschlossenen Protokolle (Vorgabe beim Programmstart) |
| F3 – Abbruch | Schließt die Maske ohne Änderung |
| F4 – Weiter | Übernimmt die gewählte Einstellung |
5.9 Bitte Projekt auswählen (F4 Neu)
Diese Maske erscheint beim Anlegen eines neuen Protokolls und über die Schaltfläche … neben der Projektnummer.
| Feld / Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Baumstruktur (links oben) | Ordner, in die die Projekte einsortiert sind |
| Suchen nach Projektnr. / Projektbes. / Projektleiter / Such. EMIS# o. Firma | Filterfelder für die Projektliste |
| Nur offene | Blendet abgeschlossene Projekte aus |
| Projektliste | Gefundene Projekte mit P. Nr., Projektbeschreibung, Projektleiter, EMISNummer und Firmenbezeichnung |
| Projektstart / Projektende / Projektleiter / Projektstatus | Angaben zum markierten Projekt (nur Anzeige) |
| EMISNummer / Firmenbezeichnung | Kunde des markierten Projekts (nur Anzeige) |
| Projektbeschreibung (links unten) | Ausführliche Beschreibung des markierten Projekts |
| Sonstiges 1–6 / Projektverzeichnis | Weitere Angaben zum Projekt |
| Tabelle drucken / Export / Tabellenlayout (Symbole über der Liste) | Druck, CSV-Export und Layout-Verwaltung der Projektliste |
| Ändern / Hinzufügen / Löschen | Pflege der Projektstammdaten; die Masken dahinter gehören zur emis.projektverwaltung und sind in deren Handbuch beschrieben |
| Ordner-Schaltfläche (neben Löschen) | Öffnet das Projektverzeichnis im Windows-Explorer |
| F3 – Abbruch | Schließt die Maske, ohne ein Projekt zu übernehmen – es wird kein Protokoll angelegt |
| F4 – Weiter | Übernimmt das markierte Projekt |
5.10 Druckauswahl (F6)
| Menü | Menüpunkt | Bedeutung |
|---|---|---|
| Datei | Fensterposition speichern | Merkt sich die Position der Maske |
| Datei | Weiter (F4) | Schließt die Druckauswahl ohne Ausgabe |
| Datei | Drucken (F6) | Startet die Ausgabe |
| Feld / Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Druckreports | Auswahl des Berichts: BESPRECHUNGSPROTOKOLL (das einzelne Protokoll mit seinen Punkten) oder BESPRECHUNGSPROTOKOLL_LISTE (Liste mehrerer Protokolle) |
| Aktueller | Druckt nur das aktuell angezeigte Protokoll |
| Alle | Druckt alle Protokolle |
| Alle Offenen | Druckt alle nicht abgeschlossenen Protokolle |
| Alle Abgeschlossenen | Druckt alle abgeschlossenen Protokolle |
| Anzahl Kopien | Anzahl der Ausdrucke |
| Verfügbare Drucker | Auswahl des Druckers für das Ausgabeziel Drucker |
| Drucker | Gibt den Bericht direkt auf dem gewählten Drucker aus |
| Vorschau | Zeigt den Bericht im Vorschaufenster (Abschnitt 5.11) |
| PDF-Datei speichern | Legt den Bericht als PDF-Datei an einem wählbaren Ort ab |
| PDF-Datei öffnen | Erzeugt die PDF-Datei und öffnet sie sofort |
| via Email versenden | Erzeugt die PDF-Datei und hängt sie an eine neue E-Mail (Abschnitt 5.18) |
| Dokumentenverw. | Übergibt den Bericht an emis.dms |
| F6 – … | Startet die Ausgabe; die Beschriftung richtet sich nach dem gewählten Ausgabeziel |
| F4 – Zurück | Schließt die Druckauswahl ohne Ausgabe |
5.11 Druckvorschau
Beim Ausgabeziel Vorschau öffnet sich das Vorschaufenster emis – CRViewer.NET.
| Feld / Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Bericht drucken | Gibt den Bericht auf einem Drucker aus |
| Bericht exportieren | Speichert den Bericht als Datei, z. B. als PDF |
| Kopieren | Kopiert den markierten Bereich in die Zwischenablage |
| Seitenbereich ein-/ausblenden | Blendet die Bereichsübersicht des Berichts ein und aus |
| Suchfeld | Sucht einen Text im Bericht |
| Zur vorherigen Seite wechseln / Zur nächsten Seite wechseln | Blättert zwischen den Seiten; das Eingabefeld daneben zeigt die aktuelle Seite und die Gesamtseitenzahl |
| 100 % / 150 % / 200 % / Ganze Höhe / Ganze Breite | Zoomstufen der Anzeige |
| Informationen zum Beleg | Zeigt Zusatzinformationen zum ausgegebenen Beleg |
| Fensterposition zurücksetzen / Fensterposition speichern | Verwirft bzw. speichert Größe und Position des Vorschaufensters |
| Statuszeile unten | Aktuelle Seite und Berichtsname; rechts zwei Schaltflächen zum Anpassen der Anzeige an die Fensterbreite bzw. auf die ganze Seite sowie Zoomfaktor und Zoom-Schieberegler |
5.12 Angehängte Dokumente
Die Maske öffnen Sie über die Schaltfläche Dokumente auf dem Reiter 1 Besprechungsprotokoll. Der Fenstertitel nennt die Protokollnummer, z. B. „Angehängte Dokumente… (ProjSt-1)".
| Feld / Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suche nach… (Betreff, Bemerkung, Kategorie u. Kennzeichnung) | Filtert die Dokumentliste nach einem Suchbegriff |
| Selektieren nach… Angelegt von / Kennzeichnung / Status / Kategorie / Versions Nr. | Schränkt die Liste über die jeweilige Auswahlliste ein |
| Dokumentliste | Betreff, Anwender, Datum, Sortierung, Kennzeichnung, Status, Gültig bis, Berechtigungsstufe, Link und Dateiname |
| Vorschau (rechts) | Anzeige des markierten Dokuments mit eigener Symbolleiste (Drucken, Drehen, Zoom, Suchen, Seitennavigation) |
| Hinzufügen | Öffnet ein Menü mit den Einträgen F1 – emis.mobile.scanner, F2 – Scannen, F12 – Datei hinzufügen, F6 – Link hinzufügen, Neue Excel-Datei hinzufügen, Neues Word Dokument hinzufügen, Neue TXT-Datei hinzufügen und Aus Zwischenablage hinzufügen |
| F7 – Löschen | Entfernt das markierte Dokument |
| F8 – Öffnen | Öffnet das markierte Dokument im zugehörigen Programm |
| F3 – Speichern | Speichert das markierte Dokument an einem wählbaren Ort |
| F11 – Email | Versendet das markierte Dokument als E-Mail-Anhang |
| F9 – Thumbnails | Schaltet die Vorschaubilder ein und aus |
| Export | Exportiert die Dokumentliste nach Excel |
| Geo-Daten | Zeigt bzw. speichert die Geokoordinaten zum Dokument |
| Drag&Drop Export | Legt die markierten Dokumente zum Ziehen in ein anderes Programm bereit |
| F4 – Weiter | Schließt die Maske |
Die Maske Angehängte Dokumente… ist die gemeinsame Dokumentablage von emis. Die Masken hinter Scannen, Link hinzufügen und den Menüpunkten für neue Office-Dateien sind im Handbuch von emis.dokumentenverwaltung beschrieben.
5.13 Adresse suchen
Die Maske ist die emis-Standard-Adresssuche. Sie öffnen sie über die Schaltfläche … neben der EMISNummer (Reiter 1) und über die Schaltfläche Ansprechpartner aus emis.crm holen neben dem Feld Bearbeiter (Reiter 2).
| Menü | Menüpunkt | Bedeutung |
|---|---|---|
| Datei | Fensterposition speichern | Merkt sich Größe und Position der Maske |
| Datei | Suchfelder speichern | Merkt sich die Belegung der Suchfelder |
| Datei | Sprungfeld bei erweiterte Suche | Legt fest, in welchem Feld der erweiterten Suche der Cursor beim Öffnen steht |
| Datei | Abbruch | Schließt die Suche |
| Datei | Weiter | Übernimmt die markierte Adresse |
| Datei | Suche starten… | Führt die Suche aus |
| Datei | KI-Suche beim Start | Legt fest, ob die Maske mit der KI-Suche geöffnet wird |
| Datei | KI-Suche (An/Aus) | Schaltet zwischen KI-Suche und erweiterter Suche um |
| Datensatz | erster / vorheriger / nächster / letzter Datensatz | Blättert in der Trefferliste |
| Feld / Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchbegriffe (getrennt durch Leerzeichen) | Suchbegriffe für die KI-Suche. Gesucht wird u. a. in EMISNummer, Kundennummer, Lieferantennummer, Firmenbezeichnung 1–3, Matchcode, PLZ, Ort, Straße, Adressgruppe, Anrede, Vorname, Nachname, Telefon, Telefax, Stamm-Rufnummer, Mobiltelefon, E-Mail und URL. Der Joker * vor dem Begriff sucht auch innerhalb eines Wortes, _ steht für ein Leerzeichen |
| Trefferliste | Gefundene Adressen und Ansprechpartner |
| Firmenlogo / Ansprechpartner Bild | Bilder zur markierten Adresse |
| F6 – Suche starten | Führt die Suche aus |
| neue Adresse anlegen | Legt eine neue Adresse an |
| neuen Ansprechpartner anlegen | Legt zur markierten Adresse einen neuen Ansprechpartner an |
| F7 – Erweiterte Suche | Schaltet auf die Suche mit einzelnen Feldern um |
| Hilfe | Öffnet die Hilfe zur Adresssuche |
| F3 – Abbruch | Schließt die Suche, ohne eine Adresse zu übernehmen |
| F4 – Weiter | Übernimmt die markierte Adresse |
| Tabellenlayout / Export / Drucken (Symbole über der Trefferliste) | Druck, CSV-Export und Layout-Verwaltung der Trefferliste |
| Navigationspfeile (rechts) | Blättern in der Trefferliste |
Die Masken hinter neue Adresse anlegen, neuen Ansprechpartner anlegen und F7 – Erweiterte Suche gehören zur Adressverwaltung und sind im Handbuch von emis.crm beschrieben.
5.14 Autotexte
Über das Autotext-Symbol neben einem Textfeld öffnen Sie die Bausteinverwaltung.
| Feld / Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Baumansicht (links) | Gruppierung der Autotexte; Alle zeigt sämtliche Bausteine |
| Liste (Beschreibung, Autotext, KurzBez., Gruppe, KZ) | Vorhandene Textbausteine |
| Textfeld (unten) | Vollständiger Text des markierten Bausteins |
| Hinzufügen | Legt einen neuen Textbaustein an |
| Ändern | Bearbeitet den markierten Textbaustein |
| Löschen | Entfernt den markierten Textbaustein |
| Suchen | Filtert die Liste nach dem eingegebenen Begriff |
| Tabelle drucken / Export / Tabellenlayout (Symbole rechts oben) | Druck, CSV-Export und Layout-Verwaltung der Bausteinliste |
| F3 – Abbruch | Schließt die Maske, ohne einen Baustein einzufügen |
| F4 – Weiter | Fügt den markierten Baustein an der Cursorposition des Feldes ein |
5.15 Rechtschreibprüfung
Über das Rechtschreib-Symbol neben einem Textfeld prüfen Sie dessen Inhalt. Enthält der Text keine unbekannten Wörter, passiert nichts Sichtbares. Andernfalls öffnet sich die Prüfmaske.
| Feld / Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Zu prüfender Text | Der Feldinhalt; das aktuell beanstandete Wort ist markiert |
| Vorschläge | Korrekturvorschläge zum markierten Wort |
| F5 – Nächster | Springt zum nächsten beanstandeten Wort |
| F1 – Ändern | Ersetzt das markierte Wort durch den gewählten Vorschlag |
| F2 – Alle ändern | Ersetzt alle Vorkommen des Wortes im Text |
| F6 – Ignorieren | Lässt das Wort unverändert |
| F7 – Hinzufügen | Nimmt das Wort in das Benutzerwörterbuch auf |
| Sprache | Wörterbuch, gegen das geprüft wird |
| F3 – Nicht übernehmen | Verwirft die Korrekturen und schließt die Maske |
| F4 – Übernehmen | Schreibt den korrigierten Text in das Feld zurück |
5.16 Auswahlliste bearbeiten (Beschreibung, Besprechungspunkt)
Wählen Sie in einem der Felder Beschreibung (Reiter 1) oder Besprechungspunkt (Reiter 2) den letzten Listeneintrag Einträge bearbeiten aus. Es öffnet sich die Pflegemaske der jeweiligen Auswahlliste.
| Feld / Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Sortierung | Reihenfolge, in der der Eintrag in der Auswahlliste erscheint |
| Gruppenname | Der Text, der in der Auswahlliste angezeigt wird |
| Neue Zeile (Sternchen am linken Rand) | Legt einen neuen Eintrag an |
| Tabelle drucken (Symbol rechts oben) | Druckt die Liste der Einträge |
| Export (Symbol rechts oben) | Exportiert die Liste nach Excel (CSV) |
| F4 Weiter | Übernimmt die Änderungen und schließt die Maske |
Nach dem Schließen der Pflegemaske ist das Feld, aus dem Sie sie geöffnet haben, leer. Wählen Sie anschließend den gewünschten Eintrag aus der Liste aus oder tragen Sie den Text erneut ein.
5.17 Wiedervorlage setzen (F9 bzw. „via Wiedervorlage benachrichten")
Es öffnet sich die emis-Standardmaske Wiedervorlage setzen. Kunde, Firmenbezeichnung, Projektnummer und der Betreff „Besprechungsprotokoll Nr.:<Nummer>" sind bereits vorbelegt. Beim Aufruf über via Wiedervorlage benachrichten kommen zusätzlich der Aufgabentext des Besprechungspunktes in der Bemerkung, der Bearbeiter als Empfänger und das Datum Fällig am hinzu.
| Menü | Menüpunkt | Bedeutung |
|---|---|---|
| Datei | Fensterposition speichern | Merkt sich Größe und Position der Maske |
| Datei | Lesebestätigung standardmäßig anfordern | Schaltet die Vorbelegung des Kontrollkästchens „Lesebestätigung anfordern" ein bzw. aus |
| Datei | Speichern (F2) | Legt die Wiedervorlage an, die Maske bleibt geöffnet |
| Datei | Abbruch (F3) | Schließt die Maske ohne Wiedervorlage |
| Datei | Speichern + Weiter (F4) | Legt die Wiedervorlage an und schließt die Maske |
| Hilfe | Hilfe | Öffnet die Hilfe zur Wiedervorlage im emis-Wiki |
| Feld / Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Symbolleiste (Ausschneiden, Kopieren, Einfügen) | Zwischenablage-Funktionen für das Feld Bemerkung |
| Datum / Uhrzeit | Anlagezeitpunkt der Wiedervorlage (automatisch) |
| Von Mitarbeiter / An Mitarbeiter | Ersteller und Empfänger der Wiedervorlage |
| EMIS Nummer / Firmenbezeichnung / Ansprechpartner | Kundenbezug, aus dem Besprechungsprotokoll übernommen |
| Betreff | „Besprechungsprotokoll Nr.:<Nummer>", änderbar |
| Kategorie / Aufgabe | Einordnung aus einer erweiterbaren Auswahlliste |
| Bemerkung | Ausführlicher Text der Wiedervorlage |
| Erinnern am / um / Fällig am | Erinnerungszeitpunkt und Fälligkeitsdatum; über Sofort setzen Sie beides mit einem Klick |
| Projekt Nr. / Projekt Beschreibung | Projektbezug, aus dem Besprechungsprotokoll übernommen |
| Termine von … | Termine des Empfängers am Erinnerungstag |
| „An Mitarbeiter" auch via Email informieren | Verschickt zusätzlich eine Informations-E-Mail an den Empfänger |
| Hoch / Normal / Niedrig | Priorität der Wiedervorlage |
| F3 – Abbruch | Schließt die Maske ohne zu speichern |
| F2 – Neue WV anlegen | Legt die Wiedervorlage an, die Maske bleibt geöffnet |
| F4 – Neue WV anlegen + Weiter | Legt die Wiedervorlage an und schließt die Maske |
Dieselbe Maske erreichen Sie über die Kachel Quick-WV des emis.auswahlmenüs. Eine ausführliche Beschreibung aller Funktionen finden Sie im Handbuch von emis.quick.wv.
5.18 E-Mail-Maske („via Email benachrichten")
Es öffnet sich die emis-Standardmaske Email versenden … mit vorbereitetem Betreff und Text. Der Text enthält die Protokollnummer, das Fälligkeitsdatum, den Besprechungspunkt und dessen Bemerkung.
| Feld / Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Senden | Versendet die E-Mail |
| Entwurf | Legt die E-Mail als Entwurf ab |
| Priorität | Setzt die Priorität der Nachricht |
| Scannen | Fügt ein eingescanntes Dokument als Anhang hinzu |
| Anhänge | Hängt Dateien an die E-Mail an |
| Weiteres | Enthält weitere Funktionen zur Nachricht |
| An… / CC… / BCC… | Empfängerfelder; über die Symbole daneben wählen Sie Adressen bzw. E-Mail-Gruppen aus |
| Betreff | „Projektsteuerung Nr.:<Protokollnummer>" |
| Firma / 2. Firma / 2. EMISNummer | Zuordnung der Nachricht zu einer Adresse |
| Versenden am / Um | Zeitpunkt des Versands |
| B.Stufe | Berechtigungsstufe der Nachricht |
| Bemerkungen | Interne Notiz zur Nachricht |
| Anhänge (Feld) | Liste der angehängten Dateien |
| Textbereich mit Formatierleiste | Der vorbereitete Aufgabentext; er lässt sich vor dem Versand frei bearbeiten |
Nach dem Schließen der Maske fragt das Besprechungsprotokoll nach, ob die E-Mail versendet wurde. Nur wenn Sie mit F4 – Ja bestätigen, werden Gesendet am und Benachrichtigt gesetzt.
6. Häufige Fragen / Hinweise
- Ein Besprechungsprotokoll lässt sich nicht löschen. Solange einem Protokoll noch Besprechungspunkte zugeordnet sind, meldet das Programm „Sie müssen zuerst alle Positionen löschen!". Löschen Sie zunächst auf dem Reiter 2 Besprechungspunkte alle Punkte, danach lässt sich das Protokoll entfernen.
- Löschen ist endgültig. Gelöschte Datensätze gehen unwiederbringlich verloren. Das Programm fragt vor dem Löschen sicherheitshalber nach.
- Neuanlage ohne Projekt ist nicht möglich. Jedes Besprechungsprotokoll gehört zu einem Projekt. Beim Anlegen wählen Sie zuerst das Projekt aus.
- Warum sehe ich nicht alle Protokolle? Beim Start werden nur die offenen Protokolle angezeigt. Über F3 Selektion → Alle Besprechungsprotokolle oder die Suche mit leeren Feldern sehen Sie den gesamten Bestand.
- „Offene POS" ist leer oder enthält fremde Einträge. In der Liste der offenen Besprechungspunkte erscheinen nur Punkte, zu denen bereits eine Benachrichtigung (E-Mail oder Wiedervorlage) versendet wurde und die noch nicht abgeschlossen sind. Die Liste zeigt außerdem die entsprechenden Tätigkeiten der emis.projektsteuerung.
- Wie ändere ich einen Besprechungspunkt? Besprechungspunkte werden direkt in den Feldern unterhalb der Liste bearbeitet: Punkt in der Liste markieren und die Felder darunter anpassen.
- Die Benachrichtigungsart lässt sich nicht eingeben. Das Feld wird vom Programm gefüllt: „Wiedervorlage", wenn der Bearbeiter ein emis-Benutzer ist, „Email", wenn Sie über Ansprechpartner aus emis.crm holen einen externen Ansprechpartner gewählt haben.
- Welche Status-Einträge sind für die Suche relevant? Verwenden Sie im Feld Status der Suche die Einträge Alle, Alle offene oder Alle abgeschlossene – nur diese wirken auf die Suche nach Besprechungsprotokollen.