EMIS-CRM – Anwenderhandbuch

Programm: emis.crm Version: 2026.7.6 Stand: 10.08.2026

1. Überblick

Das emis.crm ist die zentrale Kundenakte von emis. Hier verwalten Sie Ihre Adressen (Kunden, Lieferanten, Interessenten) mit allen Ansprechpartnern – und sehen zu jeder Adresse auf einen Blick die komplette Vorgangshistorie:

• Gesprächsnotizen und Tickets
• die gesamte Korrespondenz (Briefe, E-Mails, Faxe, Belege wie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen)
• die Telefonstatistik (ein- und ausgehende Telefonate)
• Besuchsberichte des Außendienstes
• Aufträge, Angebote und Bestellungen
• Termine und Wiedervorlagetermine

Aus dem emis.crm heraus setzen Sie Wiedervorlagen, schreiben Briefe und E-Mails, drucken Adresslisten und Etiketten und legen per Tastenkombination direkt neue Angebote, Aufträge, Bestellungen oder Tickets zum aktuellen Kunden an. Das emis.crm ist damit der Ausgangspunkt für die tägliche Arbeit mit Kundenkontakten.

2. Programmstart

Das emis.crm wird – wie alle emis-Module – über das emis.auswahlmenü gestartet. Klicken Sie dort auf die Kachel EMIS-CRM. Das Hauptfenster „emis - CRM" öffnet sich anschließend automatisch.

Läuft das emis.crm bereits, wird beim Öffnen einer Adresse aus einem anderen emis-Modul (z. B. aus dem Anrufmonitor oder der Auftragsverwaltung) das vorhandene Fenster verwendet und direkt zur gewünschten Adresse gewechselt.

3. Das Hauptfenster

Das Hauptfenster gliedert sich in fünf Bereiche:

• Titelzeile: Programmname, aktive Datenbank-Konfiguration, angemeldeter emis-Benutzer und Datenbank-Benutzer.
• Menüzeile: Die Menüs Datei, Datensatz, Favoriten, Korrespondenz, Wiedervorlagen/Termine, Logistik, Telefax/Email und Hilfe (vollständige Referenz in Abschnitt 4).
• Symbolleiste: Die zentralen Funktionen auf den Funktionstasten F1 bis F12; die Belegung wechselt je nach aktivem Reiter (Abschnitt 5).
• Reiter 1–10: Die Kundenakte. Reiter 1 Adresse und 2 Ansprechpartner enthalten die Stammdaten, die Reiter 3–10 die Vorgänge zur aktuell angezeigten Adresse.
• Statuszeile (unten): Programmversion, Hinweise (z. B. „Selektion! Treffer: …"), angemeldeter Benutzer sowie Datum und Uhrzeit.

Je nach Reiter sind einzelne Menüpunkte und Schaltflächen gesperrt (grau). Nicht angezeigte Reiter oder gesperrte Funktionen können außerdem an Benutzerrechten liegen.

4. Die Menüs des Hauptfensters

Die folgende Referenz zeigt alle Menüs mit sämtlichen Menüpunkten (Stand: Reiter „1 Adresse"; auf anderen Reitern sind einzelne Punkte gesperrt). Einträge mit ▸ öffnen ein Untermenü.

4.1 Menü „Datei"

Menüpunkt	Bedeutung
Fensterposition speichern	Speichert die aktuelle Fensterposition/-größe als Standard
Adresse in Zwischenablage kopieren… (Umsch+F8)	Kopiert die aktuelle Adresse als Text in die Zwischenablage
Adressgruppe 3 verwalten ▸	Alle Adressen – Pflege der Adressgruppen 3 (startet das WordModul); Aktuelle Adresse – Zuordnung der aktuellen Adresse zur Adressgruppe 3 (Abschnitt 7.3); ActiveSync-Liste / 'Meine Kontakte'-Liste verwalten – Liste für den Handy-Abgleich pflegen (Abschnitt 7.78)
Umsätze Kunden	Umsatzauswertung über die Kunden (Abschnitt 7.2)
Sonstiges ▸	DSGVO-Auskunft des markierten Ansprechpartners (nur bei aktivierten DSGVO-Modulen sichtbar; druckt nach drei Eingabedialogen zu Datenkategorie, Datenherkunft und Datenempfänger die DSGVO-Auskunft für den auf Reiter 2 markierten Ansprechpartner über den Druckdialog), DSGVO-Datenbank-Log (Änderungsprotokoll, Abschnitte 7.74 und 7.75), Offene Lieferungen zum Kunden… (Abschnitt 7.45), Projektzeiten zum Kunden (Abschnitt 7.46), Warengruppenrabatte (Umsch+F7, Abschnitt 7.47), Seriennummern zum Kunden (startet die emis.seriennummernverwaltung mit den Seriennummern des Kunden), Werkstattaufträge zum Kunden (Abschnitt 7.5), Kunden Projektauswertung (Abschnitt 7.48), Wiederkehrende Rechnungen zum Kunden (Abschnitt 7.49), Bestellung / Angebot / Auftrag / Ticket anlegen… (Strg+G, Abschnitt 7.14), Maschinenstamm (Umsch+F5, Abschnitt 7.39), Fahrzeugverwaltung (Umsch+F9, Abschnitt 7.40), Verträge (Strg+B, Abschnitt 7.4), EMIS - Explorer (Adressbaum, Abschnitt 7.44)
Ticket ▸	Ticketstatistik zum Kunden (Umsch+Strg+F2, Abschnitt 7.50), Tickets zum Kunden (öffnet die Tickettabelle – eigenes Modul)
Anlagenverwaltung ▸	Anlagenverwaltung (Umsch+F6, Abschnitt 7.41), Anlagenverwaltung Suche (Abschnitt 7.42), TK-Anlagenverwaltung (Umsch+Strg+F1, Abschnitt 7.43)
Quick View ▸	Schaltet die Schnellansicht unten auf dem Adress-Reiter um: Wiedervorlagetermine des aktuellen Kunden (Standard), Ihre Wiedervorlagetermine, Ihre heutigen Termine, Ihr Posteingang; außerdem Tabellenlayout speichern und Tabellenlayout zurück setzen
Service-Reports ▸	Servicereportverwaltung – öffnet die Service-Reports des Kunden im emis.servicereport (eigenes Modul); Tabelle – Übersicht aller erfassten Service-Reports mit ihren Positionen (Abschnitt 7.76); Service-Reports erstellen – Druckauswahl, mit der Sie einen Service-Report zur aktuellen Adresse ausgeben (Abschnitt 7.77)
Suchen ▸	KI-Suche aktiviert (Häkchen: intelligente Suche der Adresssuche ein/aus), Besuchsberichte, Gesprächsnotizen und Korrespondenz (alle Adressen) (Strg+K, Abschnitt 7.51), … (aktuelle Adresse) (Strg+H, Abschnitt 7.52), nach Tel, Fax u. Email … (Abschnitt 7.53), nach Bemerkung (Abschnitt 7.54), Word Dokumentennummer (Eingabedialog: springt zum Korrespondenzeintrag mit dieser Dokumentennummer), Abweichenden Liefer- und Rechnungsadressen (Abschnitt 7.55), Erweiterte MatchCode Suche… (Abschnitt 7.56), Korr. Nummer (Strg+Q, Eingabedialog: springt zum Korrespondenzeintrag mit dieser Nummer)
Drucken ▸	Drucken… (Druckauswahl wie F6), Kunde-Artikel Statistik (startet das WordModul), Eingangsrechnungen (Abschnitt 7.57), Tourliste drucken… (Abschnitt 7.58), Druck selektierter Adressen… (startet den Routenplaner – emis.routenplaner), Mitarbeiter Auswertung (Abschnitt 7.59), Artikelverkaufsübersicht (startet emis.verkaufszahlen) sowie je Vorgangsart ein Untermenü: Gesprächsnotizen zur aktuellen Adresse ▸ Alle Gesprächsnotizen, Korrespondenz … ▸ Komplette Korrespondenz, Telefonstatistik … ▸ Komplette Telefonstatistik, Besuchsberichte … ▸ Alle Besuchsberichte, Aufträge … ▸ Offene Aufträge / Alle Aufträge, Angebote … ▸ Offene Angebote / Alle Angebote, Bestellungen … ▸ Offene Bestellungen / Alle Bestellungen, Termine … ▸ Offene Termine / Alle Termine, Wiedervorlagetermine … ▸ Offene Wiedervorlagetermine / Alle Wiedervorlagetermine, Reklamationen … ▸ Reklamationen zum Kunden / Reklamationen zum Lieferant
Export ▸	Nach Outlook (startet das Outlook-Exportprogramm mit den angezeigten Adressen), Export (Excel) (Abschnitt 7.60), Kundenakte via EMail versenden… (Abschnitt 7.61), Preisliste Lieferanten (startet den Excel-Export der Lieferantenpreisliste), Produktkatalog (Kunde), Produktkatalog (Allgemein) (starten das WordModul; nur bei entsprechender Einrichtung aktiv)
Import ▸	Adressen (Abschnitt 7.62), Von Outlook (startet das Outlook-Importprogramm), EMIS Userliste (liest eine Userlisten-Datei über die Dateiauswahl ein), vCard (übernimmt eine vCard-Datei über die Dateiauswahl), Preisliste Lieferanten (startet den Excel-Import der Lieferantenpreisliste); zusätzlich erscheint hier CardReader, sobald die Visitenkarten-Software „Cardiris" installiert ist (Abschnitt 7.80)
ReOrg / Einstellungen ▸	Verwaiste Datensätze löschen (Direktfunktion: entfernt Datensätze ohne zugehörige Adresse, meldet „Fertig!"), EMISNummer ändern… (Eingabedialog: vergibt eine neue, noch freie EMIS-Nummer für die aktuelle Adresse), Massenaktualisierung (Abschnitt 7.63), Artikellieferant aktualisieren (Direktfunktion: überträgt die aktuelle Firmenbezeichnung in die Artikel-Lieferant-Zuordnungen), Korrespondenz für bestimmte Anwender sperren (startet das WordModul)
Minimieren J/N	Häkchen: legt fest, ob F12 das Programm minimiert (statt zu beenden)
Minimieren (F12)	Minimiert bzw. beendet das Programm (je nach Einstellung „Minimieren J/N")

4.2 Menü „Datensatz"

Menüpunkt	Bedeutung
Aktualisieren (Strg+R)	Liest den aktuellen Datenbestand neu ein
erster Datensatz (Umsch+F1)	Springt zur ersten Adresse
vorheriger Datensatz (Umsch+F2)	Blättert eine Adresse zurück
nächster Datensatz (Umsch+F3)	Blättert eine Adresse vor
letzter Datensatz (Umsch+F4)	Springt zur letzten Adresse
Suchen (F2)	Öffnet die Adresssuche (Abschnitt 6.1)
Selekt (F3)	Öffnet die Adress-Selektion (Abschnitt 6.2)
Selektieren nach Geburtstag	Selektion der Adressen nach Geburtstagen der Ansprechpartner (Abschnitt 7.64)
Selektion aufheben (Strg+A)	Zeigt wieder alle Adressen an
Neu (F4)	Legt eine neue Adresse an (Abschnitt 7.1)
Löschen (F5)	Löscht die aktuelle Adresse (mit Sicherheitsprüfungen)
Drucken (F6)	Öffnet die Druckauswahl (Abschnitt 6.4)
Etikett (F7)	Startet den Etikettendruck (Abschnitt 5.11)
Tabelle (F8)	Öffnet die Adresstabelle (Abschnitt 6.3)
Weitere Info´s - 1	Zusatzfelder der Adresse (Abschnitt 7.9); auf dem Reiter 2 die Zusatzfelder des Ansprechpartners (Abschnitt 7.24)
Weitere Info´s - 2 (F10)	Zweite Zusatzfeld-Maske (Abschnitt 7.10)
Zählen (Strg+O)	Zeigt die Anzahl der angezeigten Adressen
Duplikate suchen	Sucht doppelt angelegte Adressen (Abschnitt 7.65)
Adressen zusammenführen	Führt zwei Adressen zu einer zusammen (Abschnitt 7.66)
Ansprechp. und Gesprächsnotizen duplizieren	Kopiert Ansprechpartner und Gesprächsnotizen auf eine andere Adresse (Abschnitt 7.66)
Kunden - Artikelpreise	Kundenspezifische Artikelpreise pflegen (Abschnitt 7.67)
RMA Aufträge zum Kunden	Zeigt die Reklamationsvorgänge (RMA) des Kunden (Abschnitt 7.68)

4.3 Menü „Favoriten"

Menüpunkt	Bedeutung
Zu Favoriten hinzufügen	Nimmt die aktuelle Adresse in Ihre Favoritenliste auf; gespeicherte Favoriten erscheinen anschließend in diesem Menü
Favoriten verwalten	Öffnet die Pflege der Favoritenliste (Abschnitt 7.16)

4.4 Menü „Korrespondenz"

Menüpunkt	Bedeutung
Word mit aktuellen Kunden starten (Strg+W)	Erstellt einen Word-Brief an die aktuelle Adresse
Kurzfax (Strg+F)	Erstellt ein Kurz-Telefax (Abschnitt 7.81)
Anwählen (Strg+U)	Wählt die Telefonnummer der Adresse an
Kurzwahlnummer ▸	Ihre hinterlegten Kurzwahlen; Kurzwahl einrichten pflegt die Liste (Abschnitt 7.17)
E-Mail versenden (Strg+E)	Erstellt eine E-Mail an die Adresse; zuvor wählen Sie die Empfänger-Adresse aus (Abschnitt 7.15)
SMS versenden (Strg+S)	Versendet eine SMS an den markierten Ansprechpartner
Projektübersicht	Öffnet die Projektverwaltung mit den Projekten der Adresse (eigenes Modul mit eigener Dokumentation)
Email Verteilerliste	Pflegt E-Mail-Verteilerlisten zur Adresse (Abschnitt 7.18)

4.5 Menü „Wiedervorlagen/Termine"

Menüpunkt	Bedeutung
Wiedervorlage setzen (F9)	Öffnet den Dialog „Wiedervorlage setzen" (Abschnitt 6.5)
Wiedervorlage Ansehen (F11)	Öffnet die Wiedervorlagentabelle (startet das Modul Wiedervorlagen – siehe dessen eigene Dokumentation)
Alle Kunden ohne Wiedervorlage	Listet Adressen ohne offene Wiedervorlage (Abschnitt 7.20)
Wiederkehrende Wiedervorlagetermine	Pflege wiederkehrender Wiedervorlagen (Abschnitt 7.21)
Terminplaner starten…	Öffnet den emis.terminplaner
EMIS Termin setzen… (Strg+T)	Legt einen Termin im emis.terminplaner an

4.6 Menü „Logistik"

Menüpunkt	Bedeutung
Deutsche Post E-Porto	Frankierung über Deutsche Post E-Porto: kauft eine Internetmarke aus Ihrer Portokasse und druckt das Etikett (Abschnitt 7.83)
Deutsche Post Etikett	Versandetikett Deutsche Post
DPD Etikett	Versandetikett DPD
DHL Etikett	Versandetikett DHL
DHL Versenden	DHL-Versandauftrag anlegen
Sendungsverfolgung	Sendungsverfolgung aufrufen
GLS Etikett	Versandetikett GLS
Zweckform 4743 Etikett	Adressetikett auf Zweckform-4743-Bogen (wie F7 in der Standardeinstellung)
Standard Etikett ▸	Legt fest, welches Etikett F7 Etikett druckt: Deutsch Post, DPD Etikett, DHL Etikett, DHL Versenden, GLS Etikett, Zweckform 4743 (Standard)

4.7 Menü „Telefax/Email"

Menüpunkt	Bedeutung
Zugeordnete Telefaxnummern	Zeigt/pflegt die der Adresse zugeordneten Faxnummern (Abschnitt 7.19)
Zugeordnete Telefonnummern	Zeigt/pflegt die zugeordneten Telefonnummern (Abschnitt 7.19)
Zugeordnete EMail Adressen	Zeigt/pflegt die zugeordneten E-Mail-Adressen für die automatische Zuordnung eingehender Nachrichten (Abschnitt 7.19)

4.8 Menü „Hilfe"

Menüpunkt	Bedeutung
Allgemeine EMIS Hilfe	Öffnet die allgemeine emis-Hilfe
Hilfe zu EMIS - CRM (F1)	Öffnet die CRM-Hilfe
Über EMIS…	Programminformationen (Version, Lizenz)

4.9 Menü „Klicktel" (nur bei eingerichtetem KlickTel-Server)

Dieses Menü wird nur angezeigt, wenn in Ihrer emis-Umgebung ein KlickTel-Server eingerichtet ist. Ist kein KlickTel-Server eingerichtet, fehlt das Menü vollständig. Beide Einträge stehen nur auf dem Reiter 1 Adresse zur Verfügung.

Die Abbildung stammt aus einer älteren emis-Version; die beschriebenen Menüpunkte sind unverändert.

Menüpunkt	Bedeutung
Adresse überprüfen	Gleicht die angezeigte Adresse mit KlickTel ab (Abschnitt 7.79). Steht im Feld Land ein anderes Kürzel als DE, meldet emis „Diese Überprüfung ist nur bei deutschen Adressen möglich!"
Adressen importieren…	Liest eine aus KlickTel exportierte Adressdatei ein (Abschnitt 7.79)

Unabhängig von diesem Menü nutzt auch die Adressanlage den KlickTel-Server: Im Fenster „Neue Adresse anlegen…" ist dann der Reiter 2 - KlickTel CD anwählbar (Abschnitt 7.1).

5. Masken-Referenz: die Reiter der Kundenakte

Die Symbolleiste passt sich dem aktiven Reiter an. Grundbelegung auf dem Reiter 1 Adresse:

Taste	Funktion
F1 Hilfe	Ruft die CRM-Hilfe auf (Rechtsklick: allgemeine Hilfe)
F2 Suchen	Öffnet die Adresssuche
F3 Selekt	Öffnet die Adress-Selektion
F4 Neu	Legt eine neue Adresse an (Abschnitt 7.1)
F5 Löschen	Löscht die aktuelle Adresse
F6 Drucken	Öffnet die Druckauswahl
F7 Etikett	Druckt ein Adressetikett (Abschnitt 5.11)
F8 Tabelle	Öffnet die Adresstabelle
F9 WV setzen	Wiedervorlage anlegen (auf allen Reitern verfügbar)
F11 WV anseh.	Wiedervorlagen ansehen (auf allen Reitern verfügbar)
F12 Minimieren	Minimiert das Programm; Rechtsklick beendet es

Abweichende Belegung auf den Vorgangs-Reitern: F3 Ändern (öffnet den markierten Datensatz zum Bearbeiten; auf den Reitern 7–9 ordnet F3 dem markierten Vorgang eine Projektnummer zu, Abschnitt 7.38), auf Reiter 3 F7 Selektion und F8 Statistik, auf Reiter 4 F4 Scannen, F7 Anzeigen und F8 Anhang. Nicht anwendbare Tasten sind je Reiter gesperrt.

Auf fast allen Reitern wiederkehrende Symbol-Schaltflächen (rechts über den Tabellen):

Symbol	Funktion
Filter/Trichter mit rotem X	Hebt die Selektion/Filterung der Tabelle wieder auf
Blitz	Selektions-/Filterfunktionen der Tabelle
Drucker	Tabelle drucken…
Excel-Symbol	Export dieser Tabelle nach Excel (CSV)
Rotes X auf Tabelle	Löscht das gespeicherte Tabellenlayout (wirksam nach Neustart)
Diskette	Speichert das Tabellenlayout (Spaltenbreiten/-reihenfolge)
Kalender	Terminplaner (mit markiertem Tag) öffnen

5.1 Reiter „1 Adresse"

Stammdaten der Adresse (Screenshot in Abschnitt 3): EMIS-Nummer, Match-Code, Kunden-/Lieferantennummer, GLN, Firmenbezeichnung 1–3, Kennzeichen Privat (Keine Firmenadr.), Land/PLZ/Ort (mit Nachschlage-Schaltflächen „…"), Straße 1/2, Postfach (mit Postfach verw.), Bundesland, Telefon, Telefax, Stammtelefonnummer, E-Mail, Internetadresse, Wie kam Kontakt zustande, Anz. Mitarbeiter, Adressart, Branche, Vertreter, Kundenart, Kundenstatus, Eigene Abteilung/BU, Adressgruppe, Unteradressgruppe, Chance sowie Bemerkung zur Adresse. Rechts die Ansprechpartner-Schnellübersicht, unten die Quick-View-Liste (standardmäßig Wiedervorlagetermine zum Kunden).

Schaltflächen auf diesem Reiter:

Schaltfläche	Funktion
Pfeile rechts oben (gelb/blau)	Zur letzten angezeigten Adresse zurück/vor; erster/vorheriger/nächster/letzter Datensatz
„…" neben Land/PLZ/Ort/Straße	Nachschlagen (Länderliste, PLZ-/Ortssuche)
i-Symbol neben Bundesland	Infos zum Bundesland
Telefonhörer neben Telefon/Stammtelefonnr.	Telefonnummer anwählen
Fax-Symbol neben Telefax	Ein Telefax erstellen (Abschnitt 7.81)
Brief-Symbol neben Email	Eine E-Mail erstellen
Weltkugel neben Internetadresse	Internetseite aufrufen
Symbolspalte rechts außen	Bild/Firmenlogo verwalten, Home-Verzeichnis der Adresse öffnen, Nebenadressen…, Hauptansprechpartner löschen (rotes X)
ABC-Symbol / Textbaustein-Symbol an der Bemerkung	Rechtschreibprüfung durchführen; Autotext einfügen
Rotes X / Diskette über der Ansprechpartner-Tabelle	Tabellenlayout löschen/speichern
Strg + G - Bestellung / Angebot / Auftrag / Ticket anlegen…	Legt einen neuen Vorgang zum Kunden an (Abschnitt 7.14; Rechtsklick: kundenbezogene Auftragsdaten, Abschnitt 7.34)
Beleg-Chat	Öffnet den Beleg-Chat zur Adresse
Symbolreihe unten (v. l. n. r.)	Dokumente zum Kunden im DMS dokubit (nur bei eingerichtetem dokubit nutzbar), letzte 200 Aktivitäten zum Kunden (Abschnitt 7.6), Werkstattaufträge des Kunden (Abschnitt 7.5), E-Mail zur Adressüberprüfung an den Kunden senden (Adresscheck, Abschnitt 8.9), Route zur Adresse in Google-Maps anzeigen (Abschnitt 7.13), offene Tickets zum Kunden (öffnet die Tickettabelle – eigenes Modul), Service-Reports (startet emis.servicereport – eigenes Modul), Fernwartungsdatenbank (Abschnitt 7.11), Adressgruppe 3 verwalten (Abschnitt 7.3; Linksklick = aktuelle Adresse, Rechtsklick = alle Adressen), Erweiterte MatchCode Funktion (Abschnitt 7.12), Dokumente zum Kunden (Abschnitt 7.7)
Symbolreihe unten rechts (v. l. n. r.)	Nebenadressen (Abschnitt 7.8), Home-Verzeichnis der Adresse im Windows-Explorer öffnen, Projektverwaltung (eigenes Modul), Kundenzusatzinformationen „Weitere Infos - 1" (Abschnitt 7.9)

Tipp: In der Ansprechpartner-Tabelle gilt: Doppelklick auf Vorname = Weitere Infos, Nachname = SMS erstellen, Telefon/Mobil = anwählen, Telefax = Telefax erstellen, Email = E-Mail erstellen.

5.2 Reiter „2 Ansprechpartner"

Oben die Liste aller Ansprechpartner, darunter die Detailfelder des markierten Ansprechpartners: Anrede, Vorname (mit JN-Häkchen „Vorname verwenden"), Nachname, Titel, Funktion, Abteilung, Hauspostcode, Anrede Brief, Telefon, Telefax, Mobil, Email, Geburtstag („Skorpion"-Feld mit Kalender), Priorität, Sortierung, Bemerkung und Bild. Kennzeichen Inaktiv blendet ausgeschiedene Ansprechpartner aus, Sort. steuert die Reihenfolge.

Schaltflächen:

Schaltfläche	Funktion
Kopfzeile: Telefonhörer / Drucker / rotes Filter-X / Skype	Zentrale anwählen; Tabelle drucken; Selektion aufheben (zeigt auch inaktive Ansprechpartner); Skype-Anruf
Drucker/Excel/rotes X/Diskette über der Tabelle	Tabelle drucken, Excel-Export (CSV), Tabellenlayout löschen/speichern; daneben Import von Ansprechpartnern aus einer Excel-Datei
Telefonhörer an Telefon/Mobil	Telefon- bzw. Mobilnummer anwählen
Fax-/Brief-Symbol	Telefax bzw. E-Mail an den Ansprechpartner erstellen
Symbol an Email	DSGVO-Status verändern (Einwilligungsverwaltung)
ABC / Textbaustein an der Bemerkung	Rechtschreibprüfung; Autotext einfügen
Bild-Symbolreihe	Bild aus dem Internet holen (Xing.de), Bild im Vollbild anzeigen, Datei öffnen, Bild löschen

Bild zum Ansprechpartner suchen: Das Symbol Bild aus dem Internet holen öffnet das Fenster „Bilder in Xing suchen…". Dort starten vier Schaltflächen die Suche mit unterschiedlichen Suchbegriffen: Xing VN + NN (Vor- und Nachname), Xing VN + NN + PLZ, Xing FB + PLZ (Firmenbezeichnung 1 und PLZ) und Xing FB + NN; jede Variante hat eine eigene Schaltfläche Start. Ein Klick auf ein Bild in der Trefferleiste speichert es beim Ansprechpartner („Bild wurde beim Ansprechpartner gespeichert."); ein neu gewähltes Bild überschreibt das bisherige. F1 - Hilfe ruft die Hilfe auf, F4 - Beenden schließt das Fenster. | Emails zum ASP | Gesamte E-Mail-Korrespondenz mit dem markierten Ansprechpartner (öffnet emis.comcenter – eigenes Modul) | | SMS | SMS an den Ansprechpartner versenden | | Kontakt -> Outlook | Adresse mit Ansprechpartner in Outlook anlegen (Abschnitt 7.25) | | Weitere Infos | Zusatzfelder des Ansprechpartners (Abschnitt 7.24) |

Die Felder Geändert von/am und Angelegt von/am unten links dokumentieren die Pflegehistorie. Über F4 Neu legen Sie einen neuen Ansprechpartner an (Abschnitt 7.22), F3 Ändern hängt den markierten Ansprechpartner an eine andere Adresse um (Abschnitt 7.23), F5 Löschen leert bzw. löscht ihn (mit Sicherheitsabfrage).

Skype-Korrespondenz zum Ansprechpartner: Die Schaltfläche Skype in der Kopfzeile öffnet zum markierten Ansprechpartner das Fenster „emis.Skype Ansprechpartner". Es zeigt Anrede, Vor- und Nachnamen, die beim Ansprechpartner hinterlegte Skype Adresse und im Feld Verlauf die bisherige Skype-Korrespondenz. Über In Skype suchen wählen Sie den passenden Skype-Kontakt aus; F4 - Weiter übernimmt dessen Skype-Namen dauerhaft in den Ansprechpartner, sodass weitere Chats automatisch dort abgelegt werden. Aus dem Fenster heraus starten Sie mit F5 - Sprachanruf, F6 - Videoanruf bzw. F7 - Chat die jeweilige Skype-Funktion; F3 - Abbruch schließt es. Voraussetzung ist eine installierte Skype-Anwendung – beim ersten Aufruf weist emis darauf hin, dass Sie in Skype den Zugriff für das emis-Skype-Programm erlauben müssen.

5.3 Reiter „3 Gesprächsnotizen / Tickets"

Oben die Gesprächsnotizen der Adresse (Datum, Betreff, Gesprächsnotiz, Gesprächsart, Ansprechpartner, Anwender, Kennzeichen SE/Dok./Status/N.Aktion/SP/Projekt#/B.Stufe/Bewertung), darunter der vollständige Text der markierten Notiz und die Tickettabelle mit dem vollständigen Ticket-Text.

Bedienelemente:

Element	Funktion
Filter nach Gesprächsart / Filter nach Betreff und Notiz	Grenzen die Notiz-Tabelle ein; das Stift-Symbol öffnet die Bearbeitung der Gesprächsnotiz-Hinweise (Abschnitt 7.29)
Symbolleiste über der Tabelle	Selektion aufheben, Selektions-/Filterfunktionen (Blitz), Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout löschen/speichern
Buch-Symbol an der Notiz	Notiz vorlesen lassen (nur markierter Text, falls markiert)
Lippen-Symbol	Sprachnachricht wiedergeben
Drucker an der Notiz	Notiz drucken
Brief-Symbol	Gesprächsnotiz via E-Mail versenden…
Bemerkung bearbeiten…	Interne Bemerkung, die beim manuellen Anlegen eines Tickets angedruckt wird
Dokument öffnen	Öffnet ein mit der Notiz verknüpftes Dokument

F4 Neu legt eine Gesprächsnotiz an (Voraussetzung: mindestens ein Ansprechpartner) und F3 Ändern bearbeitet sie – beide in derselben Maske (Abschnitt 7.26). F7 Selektion filtert die Notizen (Abschnitt 7.27), F8 Statistik öffnet die Gesprächsnotizen-Statistik (Abschnitt 7.28).

5.4 Reiter „4 Korrespondenz"

Die komplette Korrespondenz: Briefe, E-Mails, Faxe und alle archivierten Belege (Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen, Wareneingangsbelege usw.). Spalten u. a. Datum, Betreff, Anwender, Ansprechpartner, Kez: (Belegart), A: (Ausgabeart), Anhang, E-Mail-Status/-Ordner, Projekt#, Bemerkung. Im unteren Bereich wird der markierte Beleg als Vorschau angezeigt (PDF/HTML).

Bedienelemente:

Element	Funktion
Korr-Nr.-Feld (oben)	Direktsprung über die Korrespondenznummer
Drag&Drop	Dateien aus dem Windows-Explorer oder E-Mails aus Outlook auf diese Schaltfläche ziehen und dort fallen lassen – sie werden in die Korrespondenz dieser Kundenakte übernommen (Outlook-Mails als MSG-Datei)
Legende	Erklärt alle Kürzel der Spalten „Kez:" (z. B. AG = Angebot, RE = Rechnung, LI = Lieferschein, BB = Bestellung, BW = Wareneingangsbeleg, EA/EE = EMISMail Aus-/Eingang, WB = Wordbrief) und „A:" (z. B. D = Drucken, E = via Email, S = nur gespeichert)
Selekt	Filterfunktionen für die Korrespondenz
Filter-X / Drucker / Excel / rotes X / Diskette	Selektion aufheben, Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout löschen/speichern
Antworten / Weiterleiten / Wiederholen / Erneut senden	E-Mail beantworten/weiterleiten; Beleg erneut ausgeben
OCR Texterkennung	Texterkennung für eingescannte Dokumente
Drucker-Symbol an der Vorschau	E-Mail drucken (linker Mausklick = Vorschau, rechter Mausklick = Direktdruck)
Buch-/Lippen-Symbol	Dokument vorlesen; Sprachnachricht wiedergeben
PDF-Leiste über der Vorschau	Blättern (erste/vorherige/nächste/letzte Seite), Zoomen (vergrößern/verkleinern, Fensterbreite/-höhe), PDF drucken, PDF drehen

F4 Scannen archiviert ein Papierdokument über die Maske „emis.scanner" (Abschnitt 7.69), F7 Anzeigen öffnet den Beleg, F8 Anhang archiviert eine Datei als Anhang (Abschnitt 7.31), F3 Ändern ändert die Zuordnung des markierten Eintrags (Abschnitt 7.30). Belege aus Auftrags-, Angebots- und Bestellverwaltung können hier nicht gelöscht werden.

5.5 Reiter „5 Telefonstatistik"

Alle ein- und ausgehenden Telefonate zur Adresse: Datum, Uhrzeit, Nebenstelle, Rufnummer, Ansprechpartner, Bemerkung, Anwender, Dauer, Richtung (AN = eingehender Anruf), Verbindungsstatus, Notizen, Erledigt-Häkchen. Der vollständige Notiztext erscheint im unteren Bereich.

Element	Funktion
Filter-X / Blitz / Drucker / Excel / rotes X / Diskette	Selektion aufheben, Filterfunktionen, Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout löschen/speichern
Archiv-Funktion (Blitz-Menü)	Zeigt die gesamte Telefonstatistik inkl. der archivierten Daten

5.6 Reiter „6 Besuchsberichte"

Die Besuchsberichte des Außendienstes: Besucht am, Betreff, Besuchsbericht, Anwender, Ansprechpartner, Dokument, Kennzeichen (Erstbesuch, X'er, Anfrage, Auftrag), Abteilung, Projektnr., B.Stufe. Der vollständige Bericht steht im unteren Feld.

Element	Funktion
Buch-Symbol	Besuchsbericht vorlesen lassen
Lippen-Symbol	Sprachnachricht wiedergeben
Brief-Symbol	Besuchsbericht via E-Mail versenden…
Dokument öffnen	Öffnet das verknüpfte Dokument
Drucker / Excel / rotes X / Diskette	Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout löschen/speichern

F4 Neu legt einen Besuchsbericht an (setzt einen Ansprechpartner voraus) und F3 Ändern bearbeitet ihn – beide in derselben Maske (Abschnitt 7.32). F8 Statistik öffnet die Besuchsberichts-Statistik (Abschnitt 7.33).

5.7 Reiter „7 Aufträge"

Alle Aufträge zum Kunden. Kopfbereich: Offene Forderungen, Mahndurchschnitt, Zahlungsgewohnheiten, Warenumsätze (Vorjahr/lfd. Jahr/gesamt), ABC Kunde, Zusatztext für die Auftragsverwaltung sowie die Schnellsuche (Kopf und Positionen). Über Auftragsdaten zum Mandant wählen Sie bei mehreren Mandanten den Datenbestand („Alle" = alle Mandanten). Tabelle: Auftrag Nr., Rng Nr., Mahnstufe, Auftragstext, Netto, Brutto, Mitarbeiter, Angelegt am, Rng. Datum, Liefertag, Status-Häkchen (Abgeschlossen, Berechnet, Bezahlt, Geliefert), Trackingnummer u. a.

Schaltfläche	Funktion
Auftrags-/Angebots-/Bestelldaten	Kundenbezogene Auftragsdaten pflegen (Abschnitt 7.34)
Artikelhistorie	Alle vom Kunden gekauften Artikel (Abschnitt 7.35)
OP zum Kunden	Offene Posten des Kunden drucken (Abschnitt 7.36)
Neu berechnen	Auftragsdaten neu berechnen
Selekt / Filter-X	Aufträge filtern (u. a. nach Berechnet/Geliefert/Bezahlt); Selektion aufheben
Kundenumsätze-Symbol	Kundenumsätze anzeigen… (Abschnitt 7.2)
Verkaufsübersicht / Artikelauswertung	Verkaufsübersicht startet emis.verkaufszahlen; Artikelauswertung öffnet die Druckauswahl der Artikelauswertung (Abschnitt 7.70)
Produktionsaufträge-Symbol	Tabelle der Produktionsaufträge zu diesem Kunden (Abschnitt 7.71)
Drucker / Excel / rotes X / Diskette	Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout löschen/speichern
Stift-Symbol (unten)	Auftrags-Hinweise bearbeiten (Bemerkung, die beim Anlegen von Angebot/Auftrag/Bestellung angezeigt wird)
Ausführen	Führt die gewählte Aktion zur markierten Zeile aus

5.8 Reiter „8 Angebote"

Alle Angebote zum Kunden: Nummer, Bemerkung, Ansprechpartner, Verloren-/Abgeschlossen-Häkchen, Angelegt am, Gültig bis, Netto, Brutto, Wertung, Projektnr., Angelegt von. Kopfbereich mit Tour/Gebiet, Alle X Tage besuchen, Letzter/Nächster Besuch am, Letzter Besuch von, Attraktivfaktor, ABC (Tourenplanung des Außendienstes) und der Schnellsuche (Kopf und Positionen). Unten: Umsatz-Jahreswerte (Netto 2023–2026, Soll, geplante Steigerung, Ist/Soll-Prognose), Zusatzbemerkungen und der Offene Angebotswert.

Schaltfläche	Funktion
Angebotstatistik	Kuchendiagramme: gewonnene/offene/verlorene Angebote (Abschnitt 7.37)
Auftrags-/Angebots-/Bestelldaten	Kundenbezogene Auftragsdaten pflegen (Abschnitt 7.34)
Artikelhistorie	Alle gekauften Artikel des Kunden (Abschnitt 7.35)
Offene anzeigen / Verlorene anzeigen / Abgeschlossene anzeigen / Alle anzeigen	Filtert die Angebotstabelle
Lupe neben Tour/Gebiet	Tour hinzufügen…
Entsperren	Aktiviert die Felder Zusatzbemerkungen und Beschreibung zur Bearbeitung
Drucker / Excel / rotes X / Diskette	Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout löschen/speichern

5.9 Reiter „9 Bestellungen"

Ist die Adresse ein Lieferant, sehen Sie hier alle Bestellungen bei diesem Lieferanten: Bestell #, Beschreibung, Netto, Brutto, Status (Bestellt, Angeliefert, Abgesch.), Bestelldatum, Zusatztext, Projektnr., Netto/Brutto in Lieferantenwährung. Kopfbereich: Warenumsätze (VJ, LJ, gesamt) und die Schnellsuche (Kopf und Positionen).

Schaltfläche	Funktion
Artikel	Tabelle aller Artikel dieses Lieferanten (Abschnitt 7.73)
Auftrags-/Angebots-/Bestelldaten	Kundenbezogene Auftragsdaten pflegen (Abschnitt 7.34)
Artikelhistorie	Alle gekauften Artikel (Abschnitt 7.35)
Zahlungen anzeigen	Zahlungen an den Lieferanten anzeigen (Abschnitt 7.72)
Bestelldaten neu berechnen	Summen der Bestellungen neu ermitteln
Drucker / Excel / rotes X / Diskette	Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout löschen/speichern

5.10 Reiter „10 Termine / Wiedervorlagetermine"

Oben die Termine zum Kunden aus dem emis.terminplaner (Datum, Von, Bis, Anwender, Betreff, Ort, Ansprechpartner, Bemerkung), unten die Wiedervorlagetermine zum Kunden (Für den, Prio, Erledigt, Vom, Fällig bis, Betreff, Bemerkung, Kategorie/Aufgabe, Ansprechpartner, Von, An, Projekt).

Schaltfläche	Funktion
Kalender-Symbol / Drucker (Kopf)	Terminplaner öffnen; Termine drucken
Neuer Termin	Legt einen Termin zum Kunden an (Terminplaner mit markiertem Tag)
Ändern	Bearbeitet den markierten Eintrag
Alle anzeigen / Alle offenen anzeigen	Blendet erledigte Wiedervorlagen ein/aus
Drucker / Excel / rotes X / Diskette (je Tabelle)	Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout löschen/speichern

5.11 Etikettendruck (F7)

F7 Etikett druckt ein Adressetikett über das eingestellte Etikettenprofil (Standard: Zweckform 4743, einstellbar über Logistik → Standard Etikett). Vor dem Druck bestätigen Sie zwei Masken:

1. Ansprechpartner auswählen… – Sie wählen, an welchen Ansprechpartner das Etikett adressiert wird. Schaltflächen: Anlegen (neuen Ansprechpartner anlegen), F3 - Ohne ASP (Etikett ohne Ansprechpartner), F4 - Weiter (Auswahl übernehmen). Menüs: Datei (Beenden), Datensatz (Navigation).

2. Etikettenauswahl… (Zweckform 4743) – Sie klicken die Position(en) auf dem 12er-Etikettenbogen an, an denen gedruckt werden soll; angeklickte Positionen zeigen die Adressvorschau. F3 - Abbruch bricht ab, F4 - Weiter startet den Druck auf dem hinterlegten Etikettendrucker.

6. Masken-Referenz: zentrale Dialoge

6.1 Adresse suchen (F2)

1. F2 Suchen drücken (Reiter 1 Adresse).
2. Im Feld Suchbegriffe einen oder mehrere Begriffe eingeben – gesucht wird in EMISNummer, Kundennummer, Lieferantennummer, Firmenbezeichnung 1–3, Matchcode, PLZ, Ort, Straße, Adressgruppe, Anrede, Vorname, Nachname, Telefon, Telefax, Stamm-Rufnr., Mobiltelefon, Email und URL.
3. F6 – Suche starten; die Treffer erscheinen in der Liste (je Ansprechpartner eine Zeile), rechts die Trefferzahl sowie Firmenlogo und Ansprechpartner-Bild.
4. Treffer markieren und mit F4 – Weiter übernehmen.

Element	Bedeutung
Auch im Feld 'Bemerkungen' suchen	Bezieht das Bemerkungsfeld in die Suche ein
F6 – Suche starten	Führt die Suche aus
F7 – Erweiterte Suche	Zusätzliche Suchfelder (u. a. Ansprechpartner-Kombinationen)
als Selektion übernehmen	Macht das Suchergebnis zur aktiven Selektion des Hauptfensters
F3 – Abbruch / F4 – Weiter	Schließt die Suche ohne/mit Übernahme
Pfeil-Schaltflächen	Blättern in der Trefferliste
Drucker / Excel / rotes X / Diskette	Trefferliste drucken/exportieren, Tabellenlayout löschen/speichern
Menü Datei / Datensatz	Fensterposition speichern, Beenden; Navigation in der Trefferliste

Hinweise: Mehrere Suchbegriffe (durch Leerzeichen getrennt) werden kombiniert. Gesucht wird am Feldanfang – Joker * voranstellen, wenn der Begriff nicht am Anfang steht; Joker _ steht für ein Leerzeichen im Suchbegriff (z. B. findet „K@rg_EDV" die Firma „K@rg EDV").

6.1.1 Erweiterte Suche (F7)

F7 – Erweiterte Suche schaltet den unteren Bereich der Adresssuche von der KI-Suche auf einzelne Suchfelder um; F7 – KI Suche schaltet wieder zurück. Die Trefferliste und die Schaltflächen bleiben unverändert.

Bereich / Element	Bedeutung
Direkt-Suche	Suche nach EMIS-Nummer, Kundennummer, Lieferantennummer oder GLN
Diffuse-Suche (Kombinationen möglich)	Suchfelder Match-Code, Firmenbezeichnung 1 (die Schaltfläche „123" daneben bezieht Firmenbezeichnung 2 und 3 in die Suche ein; die Feldbeschriftung wechselt dann auf „Firmenbezeichnung 1, 2 und 3:". Die Einstellung bleibt für den nächsten Aufruf erhalten), Land, PLZ, Ort, Straße, Bemerkung, Branche, Adressgruppe
Suche nach Ansprechpartner	Nachname und Vorname (kombinierbar)
Suchparameter	Vergleichsart der Suche (z. B. Enthält…)
Alle Felder leeren	Setzt alle Suchfelder zurück

6.2 Adressen selektieren (F3)

Filtert den Adressbestand nach frei wählbaren Kriterien (Feld, Vergleich, Wert; mehrere Zeilen kombinierbar).

Schaltfläche	Funktion
Selektieren nach… (Zeilen)	Selektionskriterien zusammenstellen
Sortieren nach…	Sortierung der Treffer festlegen
Gespeicherte Selektionen / Durchsuchen	Gespeicherte Selektionen wiederverwenden
Umkreissuche…	Adressen im Umkreis eines Ortes suchen
Alle Felder leeren	Setzt den Dialog zurück
F3 - Abbruch	Schließt ohne Selektion
F5 - Speichern / F6 - Löschen	Selektion speichern bzw. gespeicherte löschen
F7 - Selektion aufheben	Zeigt wieder alle Adressen
Treffer anzeigen	Zeigt die Trefferliste an
Selektionsstring anzeigen	Zeigt die erzeugte Abfrage
geo.pins	Zeigt die Treffer auf der Karte
F2 / F4 - Selektion ausführen und zurück	Führt die neue bzw. gespeicherte Selektion aus; die Statuszeile meldet „Selektion! Treffer: …"

Selektion für später aufheben: F5 - Speichern fragt zuerst nach einer Bezeichnung für die Selektion. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen – er muss eindeutig sein, ein bereits vorhandener Name wird mit einem Hinweis abgelehnt. Danach steht die Selektion in der Liste der gespeicherten Selektionen und lässt sich jederzeit markieren und mit F4 - Selektion ausführen und zurück erneut anwenden. Unvollständige Selektionen lassen sich nicht speichern. Nicht mehr benötigte Einträge markieren Sie in der Liste und entfernen sie mit F6 - Löschen.

6.2.1 Umkreissuche

Die Schaltfläche Umkreissuche… öffnet einen kleinen Dialog, mit dem Sie alle Adressen im Umkreis einer Postleitzahl selektieren.

Element	Bedeutung
Land / PLZ	Ausgangspunkt der Umkreissuche
Umkreis km	Radius in Kilometern
F3 - Abbrechen	Schließt den Dialog ohne Suche
F4 - Weiter	Übernimmt die Umkreissuche als Selektionskriterium

6.2.2 Treffer anzeigen (Adressentabelle)

Treffer anzeigen zeigt das Ergebnis der eingegebenen bzw. gespeicherten Selektion als Tabelle (Fenstertitel „Adressentabelle"), ohne die Selektion in das Hauptfenster zu übernehmen. Ohne vollständige Kriterien erscheint die Meldung „Unvollständige Selektion!".

Element	Bedeutung
Tabelle	Treffer mit EMIS Nr., Firmenbezeichnung 1–3, Straße, Land, PLZ, Ort, Adressgruppe, Branche, Telefon, Telefax, E-Mail u. a.
Pfeil-Schaltflächen (unten links)	Erster/vorheriger/nächster/letzter Datensatz
Anzahl Adressen	Zeigt die Trefferzahl
geo.pins	Zeigt die Treffer auf der Karte
F4 - Weiter	Schließt die Tabelle
Menü Datei / Datensatz	Beenden; Navigation in der Tabelle

6.3 Adresstabelle (F8)

Alle Adressen (bzw. die Treffer der aktiven Selektion) als sortierbare Tabelle mit Firmenbezeichnung 1–3, Straße, Land, PLZ, Ort, Adressgruppe, Branche, Telefon, Telefax, EMail, Matchcode, Kundennr., Lieferantennr., FIBU Nr. u. a.

Element	Funktion
Drucker / Excel / rotes X / Diskette (oben rechts)	Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout löschen/speichern
Pfeil-Schaltflächen (unten links)	Erster/vorheriger/nächster/letzter Datensatz
Anzahl Adressen	Zeigt die Zeilenzahl
geo.pins	Zeigt die Adressen auf der Karte
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Schließt die Tabelle ohne/mit Sprung zur markierten Adresse
Menü Datei / Datensatz	Fensterposition speichern, Beenden; Navigation

6.4 Druckauswahl (F6)

Element	Funktion
Auswahl der Selektion	Aktueller Datensatz drucken, Selektion drucken oder Alle Datensätze drucken
Druckreports	Liste der Adress-Reports (z. B. Adressliste mit Bemerkungen, Kundenstammdatenblatt, Kurzliste mit Telefon)
Anzahl Kopien	Zahl der Ausdrucke
Ausgabeziel	Drucker, Vorschau, PDF-Datei speichern, PDF-Datei öffnen, via Email versenden, Dokumentenverw.
Verfügbare Drucker	Druckerauswahl
Bemerkungen	Freitext für den Ausdruck
F6 - Vorschau	Startet die Ausgabe
F4 - Zurück	Schließt die Druckauswahl
Menü Datei	Beenden

6.5 Wiedervorlage setzen (F9)

Datum, Uhrzeit, Von Mitarbeiter, EMIS Nummer und Firmenbezeichnung sind vorbelegt. Sie wählen An Mitarbeiter und Ansprechpartner, erfassen Betreff, Kategorie / Aufgabe und Bemerkung, legen Erinnern am/um, Fällig am und die Dringlichkeit (Sofort-Liste) sowie optional Projekt Nr. fest.

Element	Funktion
Prioritäten-Optionen (Hoch/Normal/Niedrig)	Priorität der Wiedervorlage
„An Mitarbeiter" auch via Email informieren	Sendet zusätzlich eine E-Mail an den Empfänger
Termine von:	Zeigt die Termine des Empfängers zur Terminabstimmung
Symbolleiste oben	Ausschneiden/Kopieren/Einfügen; Navigation; rotes X = Verwerfen
Symbolspalte an der Bemerkung	Excel-Import, Einfügen aus Zwischenablage, Rechtschreibprüfung, Autotext
SMS	Wiedervorlage zusätzlich als SMS senden
F3 - Abbruch	Schließt ohne Speichern
F2 - Neue WV anlegen	Speichert und lässt den Dialog für weitere Wiedervorlagen offen
F4 - Neue WV anlegen + Weiter	Speichert und schließt
Menü Datei / Hilfe	Beenden; Hilfe

7. Masken-Referenz: Masken hinter Menüpunkten und Schaltflächen

Die folgenden Masken erreichen Sie über die in den Abschnitten 4 und 5 aufgeführten Menüpunkte und Schaltflächen. Menüpunkte, die ein anderes emis-Modul starten (z. B. Terminplaner, Tickettabelle, Wiedervorlagen, Projektverwaltung, emis.comcenter, emis.servicereport, Angebots-/Auftrags-/Bestellmodule, Word/Outlook), sind hier nicht beschrieben – sie sind in der Dokumentation des jeweiligen Moduls erklärt.

7.1 Neue Adresse anlegen (F4)

F4 Neu (Reiter 1) öffnet das Fenster „Neue Adresse anlegen…". Sie erfassen die Grunddaten; nach F4 - Adresse anlegen vergibt emis die EMIS-Nummer und zeigt die neue Adresse im Hauptfenster an.

Element	Bedeutung
Reiter 1 - Adresse anlegen	Manuelle Erfassung (Felder siehe unten)
Reiter 2 - KlickTel CD / 3 - Aus Zwischenablage / 4 - Google.de / 5 - GelbeSeiten.de	Adresse aus einer Quelle übernehmen (nur bei eingerichteter Quelle aktiv). Der Reiter 2 - KlickTel CD ist nur bei eingerichtetem KlickTel-Server anwählbar – siehe unten
Firmenbezeichnung 1/2, Privat Adr.	Firmenname; Kennzeichen für Privatadressen (Firmenbezeichnung 1 dann leer lassen)
Land, PLZ, Ort, Straße	Anschrift (mit Nachschlage-Schaltflächen „…")
Telefon, Telefax, Mobil, Email, Internet	Kommunikationsdaten
Kundenstatus, Vorname, Anrede, Titel, Nachname	Kundenstatus und erster Ansprechpartner
MatchCode, Vertreter, Adressgruppe, Kundenart	Ordnungsbegriffe der Adresse
Bemerkung / Nicht Zugeordnet	Freitext zur Adresse
Alle Felder leeren	Setzt die Maske zurück
Groß-, Kleinschreibung automatisch korrigieren	Korrigiert die Schreibweise bei der Eingabe
F1 - Hilfe / F3 - Abbruch / F4 - Adresse anlegen	Hilfe; schließen ohne Anlage; Adresse speichern

Adresse aus einer Quelle übernehmen: Auf den Reitern 2–5 durchsucht emis die jeweilige Quelle mit den Angaben, die Sie auf dem Reiter 1 Adresse anlegen eingetragen haben – ausgewertet werden Firmenbezeichnung 1 und 2, PLZ, Ort und Straße, ersatzweise Telefon- bzw. Telefaxnummer, E-Mail-Adresse oder Internetadresse. Am ergiebigsten sind die Kombinationen Firmenbezeichnung + PLZ, Nachname + PLZ oder eine Telefonnummer allein. Markieren Sie in der Trefferanzeige die gewünschten Daten und klicken Sie unten rechts auf Markierte Adresse übernehmen – emis wechselt zurück zum Reiter 1 und füllt die passenden Felder aus. Die Daten lassen sich dort vor dem Anlegen noch beliebig ändern. Alle Felder leeren entfernt sämtliche Eingaben aus der Maske.

Dublettenprüfung beim Anlegen: Nach F4 - Adresse anlegen prüft emis, ob es bereits vergleichbare Adressen gibt. Verglichen werden Firmenbezeichnung 1 + PLZ, Straße + PLZ, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Internetadresse sowie E-Mail-Adresse, Telefon- und Mobilnummer der Ansprechpartner. Wird etwas gefunden, blendet emis die Tabelle Ähnliche bzw. gleiche Adressen ein (Spalte „Suche nach:" zeigt, welches Kriterium angeschlagen hat) und fragt, ob Sie abbrechen und die Treffer überprüfen möchten:

• Ja – es wird keine Adresse angelegt; Sie können die aufgeführten Adressen in Ruhe prüfen und die Maske anschließend mit F3 - Abbruch schließen.
• Nein – die Adresse wird trotzdem angelegt und erhält eine eigene EMIS-Nummer.

Reiter „2 - KlickTel CD" (nur bei eingerichtetem KlickTel-Server)

Der Reiter 2 - KlickTel CD durchsucht das Telefon- und Branchenverzeichnis KlickTel. Er ist nur anwählbar, wenn in Ihrer emis-Umgebung ein KlickTel-Server eingerichtet ist (Voraussetzungen siehe Abschnitt 7.79). Fehlt der Server, bleibt der Reiter dauerhaft grau – so wie in der Abbildung oben. Die übrigen Reiter der Maske arbeiten unabhängig davon.

So übernehmen Sie eine Adresse aus KlickTel:

1. Tragen Sie auf dem Reiter 1 Adresse anlegen die bekannten Angaben ein. Für die KlickTel-Suche wertet emis Firmenbezeichnung 1, Vorname, Nachname, PLZ (ersatzweise Ort) und Straße aus – oder allein die Telefonnummer. Ist eine Telefonnummer eingetragen, sucht emis ausschließlich nach dieser Nummer (Rückwärtssuche); sie muss mindestens vier Stellen haben.
2. Achten Sie darauf, dass im Feld Land DE steht. Über die KlickTel-Daten lassen sich nur deutsche Adressen suchen; andernfalls meldet emis „Über die KlickTel DVD können Sie nur nach deutschen Adressen suchen!" und bleibt auf dem Reiter 1.
3. Klicken Sie auf den Reiter 2 - KlickTel CD. emis startet die Suche sofort. Links oben steht Treffer in KlickTel gefunden…:, rechts daneben der Suchstatus: „Suche… bitte warten…", „n Einträge gefunden…" bzw. „Keine Einträge gefunden!". Haben Sie auf dem Reiter 1 nichts eingetragen, erscheint stattdessen „Nach was wollen Sie suchen? Bitte geben Sie auf der ersten Seite entsprechende Suchbegriffe ein!".
4. Die Trefferliste zeigt je Eintrag Anrede, Name, Vorname, Zusatz, Straße, H.Nr., PLZ, Ort, Ortsteil, Vorwahl, Telefon, Name Vorsatz, Name Zusatz und Titel. Über die Symbole rechts oben speichern bzw. löschen Sie das Tabellenlayout, exportieren die Tabelle nach Excel (CSV), drucken sie oder blenden das Logbuch der Serverabfrage ein (nur zur Fehlersuche).
5. Markieren Sie den gewünschten Eintrag und klicken Sie unten rechts auf Markierte Adresse übernehmen.

emis wechselt daraufhin zurück auf den Reiter 1 Adresse anlegen. Achtung: Die Maske wird dabei zuerst vollständig geleert – bereits eingetragene Angaben gehen verloren und werden durch die KlickTel-Daten ersetzt:

Feld der Adressmaske	Inhalt aus KlickTel
Land	immer DE
PLZ, Ort, Straße	Postleitzahl, Ort sowie Straße und Hausnummer des Eintrags
Privat Adr., Anrede, Vorname, Nachname	Lautet die Anrede des Eintrags „Herr" oder „Frau", setzt emis das Kennzeichen Privat Adr. und füllt Anrede, Vorname und Nachname
Firmenbezeichnung 1 / 2	Bei Firmeneinträgen Name und Zusatz des Eintrags; bei Privatadressen „Nachname Vorname" in Firmenbezeichnung 1
MatchCode	die ersten 50 Zeichen der Firmenbezeichnung 1
Telefon	Vorwahl und Rufnummer des Eintrags
Telefax bzw. Mobil	Führt KlickTel zu derselben Adresse eine zweite Nummer, trägt emis sie je nach Kennzeichnung als Telefax („Telefax", „Tel/Fax") oder als Mobil („D1", „D2", „E-Plus", „E2") ein
Bemerkung / Nicht Zugeordnet	Ortsteil des Eintrags sowie weitere Rufnummern, die weder Telefax- noch Mobilnummer sind

Prüfen und ergänzen Sie die übernommenen Daten anschließend auf dem Reiter 1 und legen Sie die Adresse mit F4 - Adresse anlegen an.

Kommt keine Verbindung zum KlickTel-Server zustande, meldet emis „Fehler beim Verbindungsaufbau! Bitte überprüfen Sie die IP-Adresse und den Port in der EMIS-Konfiguration und überprüfen Sie ob der KlickServer installiert ist und der Dienst gestartet ist!". Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren emis-Ansprechpartner.

7.2 Umsätze Kunden

Datei → Umsätze Kunden (bzw. das Kundenumsätze-Symbol auf Reiter 7) zeigt die Umsatzübersicht aller Kunden.

Element	Bedeutung
Vertreter	Filtert die Liste auf einen Vertreter („Alle" = alle Kunden)
Tabelle	EMISNummer, Firmenbezeichnung, Vertreter, Umsatz/Marge laufendes Jahr, Auftragsbestand mit Marge, Umsatz/Marge Vorjahr
Anzahl	Zeilenzahl der Liste
Drucker / Excel / rotes X / Diskette	Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout löschen/speichern

7.3 Adressgruppe 3 verwalten (aktuelle Adresse)

Datei → Adressgruppe 3 verwalten → Aktuelle Adresse ordnet die Ansprechpartner der aktuellen Adresse den Adressgruppen 3 zu (z. B. Newsletter-Verteiler).

Element	Bedeutung
Adressgruppen	Liste der definierten Adressgruppen 3 („Alle" zeigt alle Zuordnungen)
Nicht Zugeordnet / Zugeordnet	Ansprechpartner per Doppelklick zwischen den Listen verschieben
Hilfe / F4 - Weiter	Hilfe aufrufen; Fenster schließen

Die Adressgruppe 3 hängt – anders als die Adressgruppen 1 und 2 – am einzelnen Ansprechpartner, und ein Ansprechpartner kann beliebig viele Adressgruppen 3 haben. Das ist vor allem für Serienschreiben nützlich: Hat eine Adresse z. B. zwanzig Ansprechpartner und sollen nur einige davon den Newsletter erhalten, kennzeichnen Sie diese mit einer Adressgruppe 3. Im emis.serienassistenten sind die passenden Ansprechpartner bei einer Selektion nach Adressgruppe 3 dann bereits vormarkiert.

Über Datei → Adressgruppe 3 verwalten → Alle Adressen (bzw. Rechtsklick auf das Symbol „Adressgruppe 3 verwalten" auf dem Reiter 1) öffnen Sie die adressübergreifende Verwaltung „Adressgruppe 3 verwalten…". Dort sehen Sie alle Ansprechpartner aller Adressen, denen die gewählte Adressgruppe 3 zugeordnet ist, und können Zuordnungen entfernen. Die Schaltfläche Adressgruppe 3 setzen für.. weist die gewählte Adressgruppe 3 in einem Schritt allen Ansprechpartnern zu, deren Adresse eine bestimmte Adressgruppe 1 hat („Alle" = alle Ansprechpartner) – so erhalten z. B. alle Ansprechpartner der Adressgruppe „Kunde" die Adressgruppe 3 „Newsletter".

7.4 Verträge zum Kunden (Strg+B)

Datei → Sonstiges → Verträge (Strg+B) zeigt und pflegt die Verträge der Adresse (z. B. Wartungsverträge).

Element	Bedeutung
Tabelle „Verträge"	Vertragsnummer, Beginn, Ablauf, Produktpartner, Betrag, Einlage, Ansprechpartner, Inaktiv, Zahlweise, Vertragsart, Wartungsintervall, Störungsbeseitigung, Reaktionszeit, Wiederherstellzeit, Ersatzteile, Leihgerät, Vertragsstrafe
Detailfelder darunter	Daten des markierten Vertrags zum Bearbeiten (inkl. Kennzeichen Ersatzteile, Leihgerät, Inaktiv, Vertragsstrafe)
Bemerkungen / Bemerkungen 2	Freitexte zum Vertrag
Plus / Papierkorb	Vertrag anlegen bzw. löschen
F6 - Dokumente	Dokumente zum Vertrag
F3 - Seriennummern	Zuordnung von Seriennummern zum Vertrag
F7 - Verschieben zu Kunde	Vertrag einer anderen Adresse zuordnen
F6 - Kosten ermitteln	Ermittelt die im Vertragszeitraum angefallenen Kosten
Drucker / Excel / rotes X / Diskette	Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout löschen/speichern
F4 - Zurück / Menü Datei	Schließt das Fenster

7.5 Werkstattaufträge zum Kunden

Datei → Sonstiges → Werkstattaufträge zum Kunden (bzw. das Schraubenschlüssel-Symbol auf Reiter 1) listet die Werkstattaufträge der Adresse.

Element	Bedeutung
Tabelle „Werkstattaufträge"	Nummer, Annahmedatum, Fehlerbeschreibung, Firmenbezeichnung, Kennzeichen Abgeschlossen und Auftrag
Fehlerbeschreibung / Tätigkeiten	Vollständige Texte des markierten Werkstattauftrags
Werkstattauftrag öffnen…	Öffnet den markierten Vorgang im emis.werkstattauftrag (eigenes Modul)
Drucker / Excel / rotes X / Diskette	Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout löschen/speichern
F4 - Weiter	Schließt das Fenster

7.6 Letzte 200 Aktivitäten zum Kunden

Das Symbol mit Brief und Stift (Reiter 1) zeigt die letzten 200 Aktivitäten der Adresse: Termine (TP), Wiedervorlagen (WV), Gesprächsnotizen (GN), Besuchsberichte (BE), Belege (AG, RE, LI, BB, BW, WB …) und E-Mails (EE/EA) in einer Liste.

Element	Bedeutung
Tabelle „Einträge im Prokoll"	Datum, Anwender, Ansprechpartner, Typ (Kürzel der Vorgangsart), Betreff
Textfeld unten	Vollständiger Inhalt des markierten Eintrags
?-Symbol	Erklärt die Typ-Kürzel
Drucker / Excel / rotes X / Diskette	Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout löschen/speichern
F5 - Öffnen	Öffnet den markierten Vorgang in seiner Maske
F4 - Weiter	Schließt das Fenster

7.7 Dokumente zum Kunden (Angehängte Dokumente)

Das gelbe Ordner-Symbol (Reiter 1) öffnet die Dokumentenverwaltung „Angehängte Dokumente… (ADRESSE-…)". Hier legen Sie Dateien und Links direkt zur Adresse ab – unabhängig von der Korrespondenz.

Element	Bedeutung
Suche nach… / Selektieren nach…	Filtert die Liste nach Betreff/Bemerkung/Kategorie/Kennzeichnung bzw. nach Angelegt von, Kennzeichnung, Status, Kategorie, Versions Nr.
Tabelle	Betreff, Anwender, Datum, Sortierung, Kennzeichnung, Status, Gültig bis, B.Stufe, Link, Link/Datei, Versions Nr.
Vorschau rechts	Zeigt das markierte Dokument (PDF) mit Blätter-/Zoom-Leiste
Symbolleiste oben rechts	u. a. Dokument scannen, Eintrag bearbeiten, Dokument in die Korrespondenz übernehmen, Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout löschen/speichern
Hinzufügen (mit Pfeil)	Datei oder Link hinzufügen
F7 - Löschen	Löscht den markierten Eintrag
F8 - Öffnen (mit Pfeil)	Öffnet das Dokument mit dem verknüpften Programm
F3 - Speichern	Speichert das Dokument unter einem anderen Pfad
F11 - Email	Versendet das Dokument via E-Mail
F9 - Thumbnails	Vorschaubilder statt Tabelle
Export / Drag&Drop Export	Dokumente exportieren
F4 - Weiter	Schließt das Fenster

7.8 Nebenadressen

Das Nebenadressen-Symbol (rechts unten auf Reiter 1) verknüpft die aktuelle Adresse mit anderen Adressen (z. B. Filialen, Lager, Zweigstellen).

Element	Bedeutung
Tabelle „Nebenadressen"	EMISNr., Firmenbezeichnung 1/2, Straße, Land, PLZ, Ort und die Beziehung (frei wählbare Bezeichnung)
Plus / Papierkorb	Nebenadresse hinzufügen (über die Adresssuche) bzw. Verknüpfung löschen
Beziehung bearbeiten	Öffnet „Bezeichnung bearbeiten…" (siehe unten)
Pfeil hoch / Pfeil runter	Schaltet die Tabelle zwischen den übergeordneten und den untergeordneten Adressen der aktuellen Adresse um
Struktur-Symbol / Pfeil	Zeigt die Hierarchie im Nebenadressen-Explorer (siehe unten); springt zur markierten Nebenadresse
Drucker / Excel / rotes X / Diskette	Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout löschen/speichern
Hilfe / F4 Zurück	Hilfe; Fenster schließen

Wozu Nebenadressen: Über die Nebenadressen bilden Sie beliebig tiefe Beziehungsketten zwischen Adressen ab. Beispiel: Die Hauptadresse ist der Hersteller eines Produktes; vertrieben wird das Produkt über mehrere Vertriebsfirmen, die wiederum freie Handelsvertreter beschäftigen. Sie ordnen dem Hersteller beliebig viele Vertriebsfirmen als Nebenadressen zu – und jeder Vertriebsfirma wiederum beliebig viele Handelsvertreter. Eine Adresse kann sich nicht selbst zugeordnet werden, und eine bereits bestehende Verknüpfung lehnt emis mit einem Hinweis ab.

Beziehung bearbeiten: Die Schaltfläche öffnet das Fenster „Bezeichnung bearbeiten…" mit den beiden Feldern Beziehung (von): und Beziehung (zu):. Damit halten Sie fest, in welchem Verhältnis die beiden Adressen zueinander stehen – und zwar für jede Blickrichtung getrennt (z. B. „Händler" in der einen und „Lieferant" in der anderen Richtung). Die Spalte Beziehung der Nebenadressen-Tabelle zeigt anschließend die Bezeichnung der gerade angezeigten Richtung: bei den untergeordneten Adressen die eine, bei den übergeordneten die andere. Beide Felder sind Auswahllisten; über den Eintrag Einträge bearbeiten ergänzen Sie die Liste um weitere Beziehungsbezeichnungen, die anschließend allen Anwendern zur Auswahl stehen. F4 - Weiter übernimmt die Bezeichnungen, F3 - Abbruch verwirft sie.

Nebenadressen-Explorer: Das Struktur-Symbol öffnet den „Nebenadressen Explorer". Er zeigt die aktuelle Adresse zweimal als Wurzel – einmal mit allen übergeordneten und einmal mit allen untergeordneten Adressen – und baut daraus die gesamte Baumstruktur der miteinander verknüpften Adressen auf (in Klammern jeweils die hinterlegte Beziehung). Ein Rechtsklick auf einen Eintrag öffnet ein kleines Menü, mit dem Sie direkt zu dieser Adresse wechseln.

7.9 Kundenzusatzinformationen (Weitere Info's - 1)

Datensatz → Weitere Info's - 1 bzw. das Info-Symbol rechts unten auf Reiter 1 öffnet die Kundenzusatzinformationen.

Element	Bedeutung
Gruppe / Verfügbare Adressgruppen / Adressgruppe 2	Zuordnung der Adresse zu Adressgruppen 2 (Pfeile ordnen zu/entfernen; „Einträge bearbeiten" pflegt die Liste)
Telefon 1–3	Zusätzliche Telefonnummern (mit Anwählen-Symbol)
Bemerkung, Synaxon Kdn. Nr., Firmenschalter, Sonstiges (3 Felder)	Freie Zusatzfelder
Firmenlogo	Logo anzeigen/laden/löschen
Geändert von/am, AG geändert am, Angelegt von/am, Letzte Aktion von/am	Pflegehistorie der Adresse (zu „Letzte Aktion" siehe unten)
B.Stufe	Berechtigungsstufe der Adresse (1 = niedrig bis 9 = hoch, siehe unten)
Zeitverschiebung	Zeitverschiebung des Kunden in Stunden (für Telefonate)
Home - Verzeichnis	Ablageverzeichnis der Adresse (Ordner-Symbol öffnet es)
Öffentliche Adresse JN	Kennzeichen für die Sichtbarkeit der Adresse
WEB - Anmeldename / WEB - Kennwort	Anmeldedaten für die im Feld Internetadresse hinterlegte Seite
F3 - Weitere Infos - 2	Öffnet die zweite Zusatzfeld-Maske (Abschnitt 7.10)
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Schließt ohne/mit Speichern

Letzte Aktion von/am: Diese beiden Felder setzt emis automatisch, sobald zur Adresse eine Aktivität stattfindet – bei Schriftverkehr in Form von Telefax, E-Mail, Word-Brief oder SMS, beim Anlegen einer Gesprächsnotiz oder eines Besuchsberichts, beim Versenden der E-Mail zur Adressüberprüfung (Abschnitt 8.9) sowie beim Anwählen einer Telefonnummer aus dem emis.crm heraus.

B.Stufe (Berechtigungsstufe): Über dieses Feld schränken Sie den Zugriff auf die Adresse ein. Ein Anwender sieht die Adresse nur dann, wenn seine eigene Sicherheitsstufe mindestens so hoch ist wie die hier eingetragene Stufe – Adressen mit höherer Stufe erscheinen bei ihm weder in der Kundenakte noch in Suche, Selektion oder Tabelle. Die Sicherheitsstufe der Mitarbeiter wird im emis.personalstamm gepflegt (eigenes Modul).

7.10 Zusatzinformationen (Weitere Info's - 2, F10)

Datensatz → Weitere Info's - 2 (F10) öffnet die Maske „Zusatzinformationen…" mit weiteren, frei belegbaren Zusatzfeldern der Adresse (Auswahllisten, Kennzeichen, Datums- und Memofelder). Die Feldbezeichnungen werden über die Schaltfläche Konfiguration an den eigenen Bedarf angepasst; die abgebildete Belegung ist die Standardauslieferung.

Dieselbe Maske erreichen Sie mit F10 auch auf dem Reiter 2 Ansprechpartner – dann für den markierten Ansprechpartner. Die Zusatzfelder werden je Datenart getrennt geführt und verwaltet; dieselbe Maske gibt es außerdem im emis.artikelstamm und in der emis.auftragsverwaltung (dort für Artikel bzw. Aufträge).

Zur Verfügung stehen jeweils

• zehn Kombinationsfelder (Textfelder mit Auswahlliste),
• zehn Ja/Nein-Kennzeichen,
• zehn Memofelder, von denen die letzten sechs zusätzlich eine Funktion erhalten können (siehe Konfiguration),
• bei der Adresse zusätzlich fünf Datumsfelder.

Element	Bedeutung
Auswahllisten und Textfelder	Frei konfigurierbare Zusatzfelder der Adresse
Kennzeichen-Spalte (SonstigesJN…)	Frei konfigurierbare Ja/Nein-Kennzeichen
Datumsfelder rechts	Frei konfigurierbare Datumsfelder
Konfiguration	Feldbezeichnungen und Feldanordnung anpassen (siehe unten)
Hilfe / F3 - Abbruch / F4 - Zurück	Hilfe; schließen ohne Speichern; schließen

Konfiguration: Die Schaltfläche Konfiguration öffnet das Fenster „Zusatzinformationen Konfigurieren…" neben der Zusatzinformationen-Maske. Sie wählen im Feld Feldname ein Feld aus und ändern dessen Eigenschaften – die Zusatzinformationen-Maske dahinter zeigt die Änderung sofort an.

Eigenschaft	Bedeutung
Feldname	Das zu ändernde Feld
Von links / Von oben	Position des Feldes in der Maske
Breite	Breite des Feldes
TAB Index	Reihenfolge, in der der Cursor die Felder anspringt
Titel	Beschriftung des Feldes
Sichtbar	Blendet das Feld ein bzw. aus
Funktion	Nur für die letzten sechs Memofelder: Datei (Pfad hinterlegen und die Datei öffnen), Telefon (hinterlegte Nummer anwählen – nur in den Zusatzinformationen zu Adressen und Ansprechpartnern), Internet (Internetadresse im Browser öffnen), Email (E-Mail an die hinterlegte Adresse), Projektnummer (Projekt auswählen) oder Keine
Tabelle (Nr., G.Nr., Gruppenname)	Die Einträge der Auswahlliste des gewählten Feldes (bei Kombinations- und Datumsfeldern); hier pflegen Sie die zur Auswahl stehenden Werte
F4 - Weiter	Speichert die Konfiguration – zusammen mit Größe und Position des Zusatzinformationen-Fensters
F3 - Abbruch	Verwirft die Änderungen und stellt die gespeicherte Konfiguration wieder her

Hinweis: Die Konfiguration wird zentral abgelegt und gilt damit für alle emis-Anwender.

7.11 Fernwartungsdatenbank

Das Satelliten-Symbol (Reiter 1) öffnet die Fernwartungsdatenbank mit den Fernwartungszugängen des Kunden.

Element	Bedeutung
Kunde / Suche	Aktuelle Adresse; Suche nach Einträgen (mit Enter starten)
Liste links / Eintrag suchen…	Fernwartungszugänge des Kunden
EMISNummer, Fernwartungsverzeichnis	Adressnummer und Ablageverzeichnis (Ordner-Symbol öffnet es)
Bezeichnung, Fernwartungart / Aktion, IP Adresse, Kennwort	Daten des markierten Zugangs
Eigene IP-Adresse ermitteln (Link oben rechts)	Öffnet die Seite checkip.dyndns.org im Browser. Damit ermittelt der Kunde die IP-Adresse, unter der sein Anschluss im Internet erreichbar ist
Historie	Protokoll der Fernwartungen (Tabellen-Symbol: Eintrag hinzufügen)
Beschreibung	Freitext zum Zugang
Kundenstatus / Branche	Anzeige aus den Stammdaten
F4 - Hinzufügen / F5 - Löschen	Zugang anlegen/löschen
F8 - Eigener Router / F7 - Verbinden…	Router-Verwaltung; startet die Fernwartung zum markierten Zugang
F1 - Hilfe / F12 - Beenden	Hilfe; Fenster schließen

Fernwartungsart / Aktion: Die Auswahlliste bestimmt, womit die Verbindung aufgebaut wird. Mit der Auswahl wechseln zugleich die Beschriftung des Feldes darunter und die Beschriftung der Schaltfläche F7:

Fernwartungart / Aktion	Feld darunter	Schaltfläche
VNC	IP-Adresse	F7 - Verbinden…
TeamViewer	ID	F7 - Verbinden…
Router Konfiguration	URL	F7 - Öffnen…
Internetseite	URL	F7 - Öffnen…
Remote Desktop	Link (die Verbindungsdatei muss im Fernwartungsverzeichnis liegen); zusätzlich erscheinen die Optionen /Console bzw. /Admin und die Schaltfläche Verbindungsdatei anlegen bzw. Verbindungsdatei ändern	F7 - Verbinden…
Microsoft VPN	IP-Adresse / DynDNS-Adresse; zusätzlich erscheint die Schaltfläche VPN Verbindung anlegen, die die Verbindung in Windows einrichtet	F7 - Verbinden…
Wake on LAN	MAC - Adresse; das Kennwortfeld entfällt	F7 - PC einschalten…
Programm	Programm inkl. Pfad (mit Dateiauswahl)	F7 - Starten…

Wake on LAN: Damit schalten Sie einen Rechner im Netzwerk des Kunden ein. Tragen Sie dazu die MAC-Adresse des Zielrechners ein und lösen Sie F7 - PC einschalten… aus. Die Lupe hinter dem Feld liest nach einer Rückfrage die MAC-Adresse des Rechners aus, auf dem emis gerade läuft – für einen fremden Rechner müssen Sie die Adresse dort ermitteln und hier von Hand eintragen.

Tipp bei wechselnden IP-Adressen: Vergibt der Internetanschluss des Kunden keine feste IP-Adresse, tragen Sie statt der IP-Adresse einen DynDNS-Namen ein (im Router des Kunden zu hinterlegen). Der Zugang bleibt dann dauerhaft unter demselben Namen erreichbar, ohne dass Sie vor jeder Sitzung nach der aktuellen IP-Adresse fragen müssen.

7.12 Erweiterte MatchCode Funktion

Das Lupen-Symbol (Reiter 1) ordnet der Adresse zusätzliche Suchbegriffe zu, über die sie in der Adresssuche gefunden wird.

Element	Bedeutung
Vergebene Suchbegriffe	Der Adresse zugeordnete Suchbegriffe
Verfügbare Suchbegriffe	Alle definierten Suchbegriffe; Pfeile ordnen zu bzw. entfernen
Suchbegriff suchen	Filtert die Liste; die Symbole rechts legen Suchbegriffe an, löschen sie und benennen sie um
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Schließt ohne/mit Übernahme

7.13 Route in Google-Maps anzeigen

Das Karten-Symbol (Reiter 1) öffnet den Dialog „Google Maps" und ruft anschließend die Route im Browser auf.

Element	Bedeutung
Von (Start)	Startadresse (Straße, Hausnr., PLZ, Ort, Land); Diskette speichert sie als Standard
Adr. suchen / Büro	Startadresse über die Adresssuche wählen; Firmenanschrift übernehmen
Nach (Ziel)	Zieladresse (vorbelegt mit der aktuellen Adresse)
Hilfe / F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Hilfe; abbrechen; Route in Google-Maps anzeigen

Büroadresse einmalig speichern: Solange Sie noch keine Büroadresse gespeichert haben, ist als Start Ihre Firmenanschrift vorbelegt. Klicken Sie vor der ersten Änderung der Startadresse auf das Diskettensymbol rechts neben dem Feld Hausnr. – damit merkt sich emis die aktuelle Startadresse als Ihre Büroadresse. Danach holen Sie diese Adresse jederzeit mit der Schaltfläche Büro zurück, auch wenn Sie zwischendurch eine andere Startadresse gewählt haben. Ist noch keine Büroadresse gespeichert, meldet emis beim Klick auf Büro „Sie haben die Büroadresse noch nicht gespeichert!". Die Büroadresse gilt je Windows-Anwender.

Als Startadresse können Sie über Adr. suchen auch jede beliebige andere Adresse aus der emis-Datenbank übernehmen. Mit F4 - Weiter öffnet emis die Route in Google Maps in Ihrem Browser; die weitere Anzeige (Kartenausschnitt, Routenvarianten, Wegbeschreibung, Drucken) übernimmt Google Maps.

7.14 Bestellung/Angebot/Auftrag/Ticket anlegen (Strg+G)

Die Schaltfläche Strg + G (Reiter 1) bzw. Datei → Sonstiges → Bestellung / Angebot / Auftrag / Ticket anlegen… legt ohne Umweg über die Module einen neuen Vorgang zum aktuellen Kunden an. Nach der Wahl des Ansprechpartners öffnet sich das jeweilige Modul mit dem neuen Vorgang.

Element	Bedeutung
Kunde / Ansprechpartner-Liste	Aktuelle Adresse; Ansprechpartner für den neuen Vorgang markieren
Bild-Symbole rechts	Bild des Ansprechpartners anzeigen/verwalten
F2 - Ansprechpartner anlegen	Legt zuvor einen neuen Ansprechpartner an (Abschnitt 7.22)
F4 - Bestellung / F5 - Angebot / F6 - Auftrag / F7 - Ticket / F11 - Werkstattauftrag	Legt den jeweiligen Vorgang an
F12 - Angebotsvorlage / F9 - Auftragsschnellerfassung / F8 - Servicefall	Weitere Vorgangsarten (F8 nur bei eingerichteter Serviceverwaltung)
F3 - Abbruch	Schließt ohne Anlage
Menüs Datei / Anlegen / Datensatz	Beenden; die Anlege-Funktionen als Menüpunkte; Navigation

7.15 E-Mail-Adresse auswählen (E-Mail versenden)

Korrespondenz → E-Mail versenden (Strg+E), das Brief-Symbol neben dem E-Mail-Feld sowie „EMIS Termin setzen" öffnen zuerst die Empfängerauswahl „Email Adresse auswählen…". Nach F4 - Weiter öffnet sich das E-Mail-Fenster des emis.comcenter (eigenes Modul) bzw. beim Termin der emis.terminplaner.

Element	Bedeutung
EMISNummer / Kunde / E-Mail Adresse (Zentrale)	Aktuelle Adresse und ihre zentrale E-Mail-Adresse
Ansprechpartner-Tabelle	E-Mail-Adressen der Ansprechpartner; die Zeile bestimmt den Empfänger
Suchen	Filtert die Tabelle
Projekt Nr. / Projekt Beschreibung	Ordnet die E-Mail einem Projekt zu
Email-Adresse eines Ansprechpartners/der Zentrale verwenden	Legt fest, welche Adresse als Empfänger übernommen wird
Plus-Symbol	Legt einen neuen Ansprechpartner an
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Bricht ab; übernimmt den Empfänger
rotes X / Diskette	Tabellenlayout löschen/speichern
Menü Datei / Datensatz	Beenden; Navigation

7.16 Favoriten bearbeiten

Favoriten → Favoriten verwalten zeigt Ihre Favoritenliste. Favoriten erscheinen als Direkteinträge im Favoriten-Menü.

Element	Bedeutung
Tabelle	Sortierung und Gruppenname (Firmenbezeichnung) der Favoriten; Einträge lassen sich direkt bearbeiten oder mit Entf löschen
F4 Weiter	Schließt das Fenster und lädt das Favoriten-Menü neu

7.17 Kurzwahl-Nummern einrichten

Korrespondenz → Kurzwahlnummer → Kurzwahl einrichten pflegt bis zu zwölf Kurzwahlen. Die belegten Kurzwahlen erscheinen im Untermenü Kurzwahlnummer und werden dort per Klick (bzw. Strg+F1 für die Kurzwahl 1) angewählt.

Element	Bedeutung
Kurzwahl 1–12: Name, Telefonnummer, EMIS Nummer	Bezeichnung, Rufnummer und zugehörige Adresse („…" öffnet die Adresssuche)
F4 Weiter / Menü Datei	Speichert die Kurzwahlen und schließt das Fenster

7.18 Email Verteilerliste

Korrespondenz → Email Verteilerliste pflegt E-Mail-Verteilerlisten der aktuellen Adresse. Die Verteilergruppen werden zentral definiert (Eintrag „Einträge bearbeiten" in der Gruppenliste).

Element	Bedeutung
Gruppe	Wahl der Verteilerliste
Tabelle „Emailadresse"	E-Mail-Adressen der gewählten Verteilerliste
Plus / Papierkorb	E-Mail-Adresse hinzufügen bzw. entfernen
F4 - Weiter	Schließt das Fenster

7.19 Zugeordnete Telefax-/Telefon-/E-Mail-Nummern

Die drei Menüpunkte im Menü Telefax/Email öffnen dieselbe Zuordnungsmaske (Fenstertitel „emis - Zuordnung Email-Adresse:" bzw. entsprechend für Telefon- und Faxnummern). Über sie erkennt emis eingehende Nachrichten und Anrufe automatisch als zu dieser Adresse gehörend.

Element	Bedeutung
Tabelle	Zugeordnete Nummern bzw. E-Mail-Adressen mit Ansprechpartner; Eingabe direkt in der leeren Zeile
F3 - Hinzufügen	Legt eine neue Zeile an
rotes X / Diskette	Tabellenlayout löschen/speichern
F4 - Weiter / Menü Datei	Schließt das Fenster

7.20 Alle Kunden ohne Wiedervorlage

Wiedervorlagen/Termine → Alle Kunden ohne Wiedervorlage listet alle Adressen, zu denen keine offene Wiedervorlage existiert – z. B. um vernachlässigte Kunden zu erkennen.

Element	Bedeutung
Tabelle	EMISNummer, Firmenbezeichnung 1 und 2
Pfeil-Schaltflächen	Navigation in der Liste
rotes X / Diskette	Tabellenlayout löschen/speichern
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Schließt ohne/mit Sprung zur markierten Adresse
Menü Datei / Datensatz	Beenden; Navigation

7.21 Wiederkehrende Wiedervorlagetermine

Wiedervorlagen/Termine → Wiederkehrende Wiedervorlagetermine legt Wiedervorlagen an, die sich automatisch wiederholen. Ein Assistent führt in vier Seiten durch die Einrichtung.

Element	Bedeutung
Wöchentlich / Monatlich / Jährlich	Wiederholungsrhythmus (Seite 1)
Pfeil-Schaltflächen	Blättern zwischen den Assistent-Seiten (Zeitpunkt, Inhalt und Empfänger der Wiedervorlage)
F4 - Zurück	Schließt den Assistenten (mit Sicherheitsabfrage)

7.22 Ansprechpartner anlegen (F4, Reiter 2)

F4 Neu auf dem Reiter 2 legt einen neuen Ansprechpartner an. Telefon, Telefax und E-Mail sind mit den Werten der Adresse vorbelegt.

Element	Bedeutung
Vorname, Anrede, Nachname, Titel	Personendaten (Anrede und Nachname sind Pflicht)
Telefon, Telefax, Mobil, Email	Kommunikationsdaten
Funktion, Abteilung	Einordnung im Unternehmen
F2 - aus Zwischenablage…	Übernimmt eine kopierte Signatur/Adresse als Ansprechpartner
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Schließt ohne/mit Anlage
Menü Datei	Beenden

7.23 Ansprechpartner ändern (F3, Reiter 2)

F3 Ändern auf dem Reiter 2 hängt den markierten Ansprechpartner an eine andere Adresse um (die Felder des Ansprechpartners selbst bearbeiten Sie direkt auf dem Reiter 2).

Element	Bedeutung
EMIS #	Ziel-Adresse; die Lupe öffnet die Adresssuche
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Bricht ab; hängt den Ansprechpartner um
Menü Datei	Beenden

7.24 Weitere Infos zum Ansprechpartner

Die Schaltfläche Weitere Infos (Reiter 2) bzw. Datensatz → Weitere Info's - 1 auf dem Reiter 2 öffnet die Zusatzinformationen des markierten Ansprechpartners.

Element	Bedeutung
Gruppe / Verfügbare Adressgruppen / Adressgruppe 3	Zuordnung des Ansprechpartners zu Adressgruppen 3 (z. B. Verteiler)
Sperren	Sperrt einzelne Kontaktwege (Telefon, Telefax, Brief, E-Mail, SMS) für diesen Ansprechpartner
Individuelle Anrede / Individuelle Grußformel	Abweichende Anrede und Grußformel für Anschreiben
emis WEB-Shop (WEB-Shop Kennwort, Veyton Shop Referenznummer)	Zugangsdaten für den Web-Shop
Outlook Sync DB / Phonebook (ActiveSync-Liste)	Nimmt den Ansprechpartner in den Handy-/Outlook-Abgleich auf
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Schließt ohne/mit Speichern
Menü Datei	Beenden

7.25 Outlook-Kontakt anlegen

Die Schaltfläche Kontakt -> Outlook (Reiter 2) bietet zwei Wege, den Ansprechpartner nach Outlook zu übernehmen.

Element	Bedeutung
Kontakt in Ihrem Outlook anlegen	Legt den Kontakt im Outlook-Unterordner „EMIS" an
Kontakt via Email an Outlook senden	Sendet den Kontakt als E-Mail an einen anderen Outlook-Benutzer

7.26 Gesprächsnotiz anlegen/ändern (F4/F3, Reiter 3)

F4 Neu legt eine Gesprächsnotiz an, F3 Ändern öffnet die markierte Notiz in derselben Maske „Gesprächsnotiz / Projektnotiz hinzufügen …".

Element	Bedeutung
Grund des Gesprächs	Gesprächsart aus der Auswahlliste
Betreff	Betreff der Notiz (mit Rechtschreibprüfung und Autotext)
Gesprächsnotiz	Der eigentliche Notiztext
Gesprächsnotiz zusätzlich in folgende Kundenakten ablegen	Legt die Notiz zugleich bei bis zu sieben weiteren Adressen ab
Symbolleiste oben	Ausschneiden/Kopieren/Einfügen; Navigation; rotes X = Verwerfen
Symbolspalte rechts	u. a. Excel-Import, Einfügen aus Zwischenablage, Ansprechpartner-Info, Diktat/Sprachnachricht, Rechtschreibprüfung, Autotext
Ansprechpartner / Nächste Aktion durch / Projektstatus	Zuordnung und Folgeaktion
Ticketnummer (mit Ordner-Symbol)	Verknüpft die Notiz mit einem Ticket
EMISNummer / Mitarbeiter / Datum / Uhrzeit / B.Stufe	Vorbelegte Kopfdaten
Projekt Nr. / Projekt Beschreibung	Ordnet die Notiz einem Projekt zu
Bewertung	Bewertung des Gesprächs (z. B. neutral)
Terminplaner öffnen / Dokumente / Wiedervorlage setzen	Terminplaner; Dokumente zur Notiz; direkt eine Wiedervorlage anlegen
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Schließt ohne/mit Speichern
Menü Datei	Beenden

7.27 Nach Gesprächsnotizen selektieren (F7, Reiter 3)

F7 Selektion filtert die Gesprächsnotiz-Tabelle des Reiters 3.

Element	Bedeutung
Projekt Nr. / Projekt Beschreibung	Filter auf ein Projekt („…" öffnet die Projektsuche)
Projektstatus	Filter auf den Projektstatus
Grund des Gesprächs	Filter auf die Gesprächsart
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Bricht ab; wendet den Filter an
Menü Datei	Beenden

7.28 Gesprächsnotizen-Statistik (F8, Reiter 3)

F8 Statistik wertet die Gesprächsnotizen aller Adressen über einen Zeitraum aus.

Element	Bedeutung
Datum von / Datum bis	Auswertungszeitraum
Anwender	Filter auf einen Anwender („Alle" = alle)
Tabelle	EMIS#, Firmenbezeichnung, Betreff, Datum, Anwender, Gesprächsnotizart (Anzahl Treffer in der Überschrift)
Textfeld unten	Vollständiger Text der markierten Notiz
F4 - Weiter	Schließt das Fenster

7.29 Hinweise bearbeiten (interner Editor)

Die Stift-Symbole „Gesprächsnotiz-Hinweise bearbeiten…" (Reiter 3) und „Auftrags-Hinweise bearbeiten…" (Reiter 7) öffnen den internen Texteditor. Der dort erfasste Hinweis erscheint automatisch, sobald zu dieser Adresse eine neue Gesprächsnotiz bzw. ein neues Angebot, ein Auftrag oder eine Bestellung angelegt wird.

Element	Bedeutung
Editorfläche	Der Hinweistext (formatierbar)
Symbolleisten	Schriftart/-größe, Ausschneiden/Kopieren/Einfügen, Word-Übernahme, Fett/Kursiv/Unterstreichen, Rückgängig/Wiederholen, Drucken, Rechtschreibprüfung, Suche, Überschriften, Textfarbe, Links, Bilder, Tabellen, Listen, Ausrichtung, Einzug, Sonderfunktionen (F11/F12: Bausteine)
F7 - Löschen	Löscht den gesamten Hinweistext
F3 - Abbrechen / F4 - Weiter	Schließt ohne/mit Speichern

7.30 Korrespondenz-Zuordnung ändern (F3, Reiter 4)

F3 Ändern auf dem Reiter 4 ändert die Zuordnung und die Kopfdaten des markierten Korrespondenz-Eintrags.

Element	Bedeutung
Betreff / B.Stufe	Betreff und Bearbeitungsstufe des Eintrags
Ansprechpartner	Zuordnung zu einem Ansprechpartner
Projekt Nr. / Projekt Beschreibung	Zuordnung zu einem Projekt
EMIS Nr.	Zuordnung zu einer anderen Adresse („…" öffnet die Adresssuche)
Datum / Uhrzeit	Zeitstempel des Eintrags
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Schließt ohne/mit Speichern

7.31 Anhang hinzufügen (F8, Reiter 4)

F8 Anhang archiviert eine beliebige Datei in der Korrespondenz (Kennzeichen „AH"). Zuerst wählen Sie die Datei im Windows-Dialog „Bitte Datei auswählen!", dann erfassen Sie die Zuordnung.

Element	Bedeutung
Betreff	Betreff des Korrespondenz-Eintrags (vorbelegt mit dem Dateinamen)
Ansprechpartner	Zuordnung zu einem Ansprechpartner
Projekt Nr. / Projekt Beschreibung	Zuordnung zu einem Projekt
B.Stufe	Bearbeitungsstufe (Sicherheitsstufe) des Anhangs
Dokument öffnen	Zeigt die gewählte Datei an
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Bricht ab; archiviert die Datei

7.32 Besuchsbericht anlegen/ändern (F4/F3, Reiter 6)

F4 Neu legt einen Besuchsbericht an, F3 Ändern öffnet den markierten Bericht in derselben Maske „Besuchsbericht hinzufügen/ändern…".

Element	Bedeutung
Betreff / Besuchsbericht	Betreff und Berichtstext (mit Rechtschreibprüfung und Autotext)
Symbolspalte rechts	u. a. Einfügen aus Zwischenablage, Diktat/Sprachnachricht, Rechtschreibprüfung, Autotext
Ansprechpartner / Abteilung	Zuordnung des Besuchs
Erstbesuch / X'er Besuch / Anfrage erh. / Auftrag erhalten	Kennzeichen zum Besuch
Besucht am, EMIS #, Datum Uhrzeit	Zeitpunkt und Adresse
Tour / Gebiet, B.Stufe, Projekt Nr. / Projekt Beschreibung	Tourenplanung, Bearbeitungsstufe und Projekt
Letzter Besuch von, Alle X Tage besuchen, Nächster Besuch am	Besuchsrhythmus des Außendienstes
Kundenart, Themenart, Berichtsart, Branche	Klassifizierung des Berichts
Besuchsbericht zusätzlich in folgende Kundenakten ablegen	Legt den Bericht zugleich bei weiteren Adressen ab
Für folgende Produkte hat sich dieser Kunde interessiert…	Artikelliste zum Bericht (Plus/Papierkorb: hinzufügen/entfernen)
Terminplaner öffnen / Wiedervorlage setzen / Dokumente / E-Mail	Terminplaner; Wiedervorlage anlegen; Dokumente zum Bericht; Bericht per E-Mail senden
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Schließt ohne/mit Speichern
Menü Datei	Beenden

7.33 Besuchsberichts-Statistik (F8, Reiter 6)

F8 Statistik wertet die Besuchsberichte aller Adressen über einen Zeitraum aus.

Element	Bedeutung
Datum von / Datum bis	Auswertungszeitraum
Anwender	Filter auf einen Anwender („Alle" = alle)
Tabelle	Besucht am, Anwender, Bemerkungen, Firmenbezeichnung, Ansprechpartner, Kennzeichen (Erstbes., X. Bes. …)
Textfeld unten	Vollständiger Text des markierten Berichts
F4 - Weiter	Schließt das Fenster

7.34 Kundenbezogene Auftragsdaten

Die Schaltfläche Auftrags-/Angebots-/Bestelldaten (Reiter 7–9) pflegt alle kaufmännischen Stammdaten der Adresse für Verkauf und Einkauf.

Bereich / Element	Bedeutung
Verkauf	MwSt, Steuerschlüssel, UStId-Nummer, Steuer-Nr., Rabattgruppe, Lieferantennr. beim Kunden, Sammelrechnungs-Intervall, Rabatt, Skonto/Netto Tage, Transportvers. %, Nachnahme %, Zollnr., Kreditlimit, Kundenart, Währung, Mindestverkaufswert, GLN, Zahlungs-/Lieferbedingungen, Lieferart, Preisgruppe, Sprache, Telefax Buchhaltung, Porto, Zeitkontingent, E-Mail-Adressen je Belegart, EORI-Nummer, Leitweg ID (zugFeRD), Hinweistexte sowie Kennzeichen (Rng/AB/LS bevorzugt via Email, E-Rechnung nur XML/PDF, Nicht Kreditwürdig, Mindermengen Zusch., End of Life, Sammelrng., Gesperrt)
Einkauf	Eigene KdnNr. bei Lieferant, Porto, Lieferantenrabatt, Skonto/Netto Tage, Mindestbestellwert, Zahlungs-/Lieferbedingungen, Lieferart, Preise gültig bis, zentrale Bestell-E-Mail, Aufwandskonto, generelle Wareneingangs-Kontrolle, Kennzeichen Dienstleister/End of Life
Bankdaten Einkauf / Verkauf	BIC, Bank, IBAN, Mandantreferenz (SEPA), Gläubiger Id, Kreditkarte, Zahlungsziel, Kontodaten
Druckkopien	Anzahl Kopien je Belegart (AB, Liefersch., Rechnung, Gutsch.)
UPS	UPS-Kundennummer und Benachrichtigungs-E-Mail
Abweichende Liefer- und Rechnungsanschriften	Tabelle der abweichenden Anschriften; F2 - Hinzufügen, F6 - Kopieren, F7 - Ändern, F5 - Löschen, Lupe = Anzeigen
F8 - MDR	Öffnet die MDR-Daten der Adresse (Abschnitt 7.82); die Schaltfläche erscheint nur, wenn das Zusatzmodul emis.mdr freigeschaltet ist
F3 - Abbruch / F4 Weiter	Schließt ohne/mit Speichern

USt-IdNr. prüfen: Die Schaltfläche im Feld UStId-Nummer startet das Fenster „UStId Check…" und lässt die eingetragene ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer online beim Bundeszentralamt für Steuern prüfen. Als eigene USt-IdNr. verwendet emis dabei die in der emis.konfiguration hinterlegte Nummer Ihres Unternehmens – ohne diese Angabe ist keine Abfrage möglich. Das Prüfergebnis wird im Klartext angezeigt; eine korrigierte Nummer kann direkt in die Adresse übernommen werden.

Rabattgruppe: Im Feld Rabattgruppe ordnen Sie den Kunden einer von 25 Rabattgruppen zu. Wirksam wird das erst zusammen mit der Rabattmatrix aus dem emis.artikelstamm:

1. In der emis.konfiguration muss der Schalter KdnGrp / WarenGrp Rabatt gesetzt sein (systemweite Einstellung; erst dann erscheint im emis.artikelstamm der zugehörige Menüpunkt).
2. Hier in den kundenbezogenen Auftragsdaten weisen Sie dem Kunden eine Rabattgruppe von 1 bis 25 zu.
3. Im emis.artikelstamm tragen Sie unter Datei → Warengruppen / Kundengruppen Rabatt je Warengruppe und Rabattgruppe den Rabattsatz in Prozent ein.

Bestellt ein Kunde anschließend einen Artikel aus einer rabattierten Warengruppe, zieht emis den hinterlegten Rabatt in Angebot, Auftrag und Rechnung automatisch ab und weist ihn aus. Kundenspezifische Rabatte je Warengruppe – unabhängig von den Rabattgruppen – pflegen Sie stattdessen über Datei → Sonstiges → Warengruppenrabatte (Abschnitt 7.47).

E-Mail-Adresse für Rechnungen und Mahnungen: Im Bereich Verkauf gibt es getrennte Felder E-Mail Adresse (To) für Rechnungen und E-Mail Adresse (To) für Mahnungen. Ist nur eines der beiden gefüllt, verwendet emis diese Adresse für beide Belegarten. Sind beide gefüllt, geht die Rechnung an die Rechnungs- und die Mahnung an die Mahnungsadresse.

7.35 Artikelhistorie (Kunden-Artikelstatistik)

Die Schaltfläche Artikelhistorie (Reiter 7–9) zeigt alle vom Kunden gekauften Artikel.

Element	Bedeutung
Kumuliert (Summe/Min/Mittelwert/Max/Anzahl)	Obere Tabelle: je Artikel kumulierte Werte nach der gewählten Rechenart
Tabelle „Gesamt"	Alle Positionen mit Auftragsnr., Rng.Nr., Angelegt am, Artikelnr., Artikelbezeichnung, Netto EK/VK, Menge, Rng.Datum, Liefertag, Rabatt, Angebotsnr.
Artikelnummer / Rechnungsnr. / Auftragsnr. / Rechnungsdatum von-bis	Filterfelder; F6 - Selektion ausführen wendet sie an
Stückliste / Verbrauch / Belege	Stückliste des Artikels; Verbrauchsauswertung; zugehörige Belege
Drucker / Excel / rotes X / Diskette (je Tabelle)	Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout löschen/speichern
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Schließt das Fenster
Menü Datei	Beenden

7.36 OP zum Kunden (Druck OP-Liste)

Die Schaltfläche OP zum Kunden (Reiter 7) druckt die offenen Posten des Kunden. Im Dialog „Druck OP-Liste…" erfassen Sie die Begleittexte; nach F4 - Weiter wird die Liste über die Druckausgabe ausgegeben.

Element	Bedeutung
Einleitungstext / Endtext	Texte vor und nach der OP-Aufstellung (mit Rechtschreibprüfung und Autotext)
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Bricht ab; startet den Druck

7.37 Angebotstatistik (Reiter 8)

Die Schaltfläche Angebotstatistik (Reiter 8) zeigt als Kuchendiagramme, wie viele Angebote des Kunden in den letzten 4 Wochen bis 48 Monaten gewonnen, verloren oder noch offen sind.

Element	Bedeutung
Sechs Diagramme	Zeiträume: letzte 4 Wochen, 3, 12, 24, 36 und 48 Monate
Legende	Rot = Verlorene, Grün = Gewonnene, Blau = offene Angebote
F4 - Beenden	Schließt das Fenster

7.38 Projektnummer auswählen (F3, Reiter 7–9)

F3 Ändern auf den Reitern 7–9 ordnet dem markierten Auftrag, Angebot bzw. der Bestellung eine Projektnummer zu.

Element	Bedeutung
Projekt Nr. / Projekt Beschreibung	Projekt wählen („…" öffnet die Projektsuche)
F4 - Weiter	Übernimmt die Projektnummer und schließt

7.39 Maschinenstamm (Umsch+F5)

Datei → Sonstiges → Maschinenstamm (Umsch+F5) verwaltet die beim Kunden vorhandenen Maschinen (Fenstertitel „Maschinenstamm / Firma '…'").

Element	Bedeutung
Selektion (Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Kategorie, Hersteller, Jahr)	Filterfelder; die Listen Kategorie und Hersteller werden zentral gepflegt
Aktuelle Adresse / Alle Adressen	Legt fest, ob nur die Maschinen des aktuellen Kunden oder alle Maschinen gesucht werden
F6 - Selektion ausführen	Wendet die Filter an
Tabelle	Datum, Hersteller, Kategorie, Artikelnummer („…" öffnet die Artikelsuche), Artikelbeschreibung, Anzahl, Standort, Preis, Seriennummer, Bemerkungen (Zeilenzahl in „Anzahl:" über der Tabelle)
Bemerkungen	Vollständiger Bemerkungstext der markierten Maschine
Drucker / Excel / rotes X / Diskette	Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout löschen/speichern
Pfeil-Schaltflächen	Navigation in der Tabelle
F2 - Hinzufügen	Legt eine neue Maschinenzeile zum Kunden an (Bearbeitung direkt in der Tabelle)
F4 - Weiter	Schließt das Fenster

7.40 Fahrzeugverwaltung (Umsch+F9)

Datei → Sonstiges → Fahrzeugverwaltung (Umsch+F9) verwaltet die Fahrzeuge des Kunden in vier Reitern.

• Reiter 1 - Kunde: Zeigt EMISNummer und Anschrift der aktuellen Adresse. F2 - Suchen wechselt über die Adresssuche zu einem anderen Kunden.

• Reiter 2 - Fahrzeugtabelle: Alle Fahrzeuge des Kunden (Nummer, Modell, Modelljahr, Fahrzeuggestellnummer, Erstzulassung, Kennzeichen). F5 - Hinzufügen legt ein Fahrzeug an, Löschen entfernt das markierte Fahrzeug, Drucken gibt die Fahrzeugdaten aus (Pfeil: Druckvarianten).

• Reiter 3 - Fahrzeug: Detaildaten des markierten Fahrzeugs: Nummer, Modell, Modelljahr, Fahrzeuggestellnummer, KM-Leistung, Erstzulassung (mit Kalender), Kennzeichen, Status, HU, AU, VK Netto/Brutto, EK-Preis, Bemerkungen sowie die Pflegefelder Geändert/Angelegt von/am.
• Reiter 4 - Bestellungen, Angebote und Aufträge zum Fahrzeug: Zeigt die mit dem Fahrzeug verknüpften Belege (erst aktiv, wenn entsprechende Belege existieren).

F3 - Abbruch schließt ohne Speichern, F4 - Weiter speichert und schließt.

7.41 Anlagenverwaltung (Umsch+F6)

Datei → Anlagenverwaltung → Anlagenverwaltung (Umsch+F6) pflegt die beim Kunden installierten Anlagen (Fenstertitel „Anlagen Verwaltung für: …"). Die Feldbezeichnungen sind frei konfigurierbar (zentrale Pflege über die Auswahllisten); die Abbildung zeigt die Standardauslieferung.

Element	Bedeutung
Liste links oben	Alle Anlagen der Adresse (Anlagentyp, Standort)
Haken / rotes X	Anlage anlegen bzw. löschen
Verzeichnis	Öffnet das Ablageverzeichnis der Adresse
Bereich „Allgemein"	Frei belegbare Auswahlfelder zur Anlage (z. B. Watt, Telefonanlage, Drucker, E-Mail …) mit zugehörigen „Res.:"-Feldern
Feldspalten unten	Weitere frei belegbare Auswahl- und Textfelder sowie das Bemerkungsfeld
Drucker / F6 - Drucken	Druckerauswahl und Ausdruck der Anlagendaten
F2 - Suchen	Öffnet die Suche der Anlagenverwaltung (Abschnitt 7.42)
F4 - Weiter	Speichert und schließt

7.42 Anlagenverwaltung Suche

Datei → Anlagenverwaltung → Anlagenverwaltung Suche sucht adressübergreifend in den Feldern der Anlagenverwaltung (Fenstertitel „Suche - Anlageverwaltung").

Element	Bedeutung
Allgemein / Zusatzinfos	Legt fest, in welchem Feldbereich gesucht wird
Suche in Feld / Suche nach	Suchfeld und Suchbegriff (leerer Suchbegriff listet alle Adressen)
F6 - Suche starten	Führt die Suche aus; die Treffer erscheinen mit EMISNr., Firmenbezeichnung 1/2, PLZ und Ort
F2 - Selektion	Übernimmt die Treffer als Selektion in das Hauptfenster
F4 - Weiter	Springt zur markierten Adresse und schließt

7.43 TK-Anlagenverwaltung (Umsch+Strg+F1)

Datei → Anlagenverwaltung → TK-Anlagenverwaltung (Umsch+Strg+F1) erfasst die Telekommunikations- und Netzwerkumgebung des Kunden (Fenstertitel „Adressen Zusatzinformationen", zwei Reiter).

Reiter Produkte:

Bereich	Bedeutung
Festnetz	Anschlussnetz- und Verbindungsnetzbetreiber
Internetlösung für Gäste	WLAN-Kennzeichen, Lieferant, Betreiber, Internetlösung, Anzahl Access Points, Frontofficesystem, Internet-Gateway, Vertragsende, Zimmerzahl, Konferenzräume
TK-Anlage	Lieferant TK, Anlagentyp, Installationsjahr, sonstiger Lieferant, Releasestand, Anzahl Nebenstellen, monatliche Kosten sowie Ausstattungs-Kennzeichen (Dect, CTI, Unified Mess., GDE, ANNA, VoWLAN, VOIP-Tln, Call Center, Alarmserver, HomeOffices, Vernetzung, GSM Client, WebFox u. a.) und die Felder Sonstiges1–6
Strukturierte Verkabelung	Verkabelungstyp, aktive Komponenten, Netz-Topologien, Lieferant, Installationsjahr, WLAN gewerblich, sonstige Topologie/Lieferant

Reiter Vertriebsdaten: Vertreter, Wie kam Kontakt zustande, Consulter, Entscheidungszeitpunkt, Neuer Standort, Bezug wann sowie die Vertragsdaten der TK-Anlage (Olymp Kdn. Nr., Vertragsart/-datum/-ende/-nummer, Abnahmedatum, Miet-, Service-, Leasing- und Managed-Service-Vertrag mit Typ, Dauer und Ende, Dienstleister, Restwert).

Fußzeile beider Reiter: Datensatz bereits bearbeitet (Kennzeichen), Druckoptionen (Druckvorschau, Produkte drucken, Vertriebsdaten drucken), F6 - Drucken, F3 - Abbruch, F4 - Weiter (speichert).

7.44 EMIS-Explorer

Datei → Sonstiges → EMIS - Explorer zeigt den Adressbestand als aufklappbaren Baum (Fenstertitel „Explorer"): oberste Ebene die Adressgruppen, darunter die Adressen (mit EMIS-Nummer) und je Adresse die Ansprechpartner mit Telefon- und Mobilnummer. Ein Doppelklick auf eine Adresse wechselt zu ihr im Hauptfenster; geschlossen wird das Fenster über das X in der Titelzeile.

7.45 Offene Lieferungen zum Kunden

Datei → Sonstiges → Offene Lieferungen zum Kunden… listet alle Auftragspositionen des Kunden, die noch nicht vollständig geliefert sind (Fenstertitel „Offene Lieferungen…").

Element	Bedeutung
Tabelle	Auftragsnummer, Position, Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Mengeneinheit, Liefermenge, EMISNummer, Firmenbezeichnung, Bestellnummer Kopf/Position, Ihr Zeichen, Kundenbestellnummer („…" öffnet den jeweiligen Vorgang bzw. Artikel)
Drucker / Excel / rotes X / Diskette	Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout löschen/speichern
Pfeil-Schaltflächen	Navigation in der Tabelle
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Schließt das Fenster
Menü Datei / Datensatz	Beenden; Navigation

7.46 Projektzeiten zum Kunden

Datei → Sonstiges → Projektzeiten zum Kunden zeigt die in der Projektzeiterfassung gebuchten Zeiten der Adresse (Fenstertitel „Projektzeitentabelle…").

Element	Bedeutung
Tabelle	Datum, Von, Bis, Minuten, Anwender, Projektnummer, Projekt, Tätigkeit, Bemerkung, Kennzeichen „Ber. JN" (berechnet), EMISNummer, Firmenbezeichnung, Auftragsnummer
Summe in Minuten	Gesamtsumme der angezeigten Zeiten (Fußzeile)
Drucker / Excel / rotes X / Diskette	Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout löschen/speichern
Pfeil-Schaltflächen	Navigation in der Tabelle
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Schließt das Fenster
Menü Datei / Datensatz	Beenden; Navigation

7.47 Warengruppenrabatte (Umsch+F7)

Datei → Sonstiges → Warengruppenrabatte (Umsch+F7) pflegt die kundenspezifischen Rabatte je Warengruppe (Fenstertitel „Kundenwarengruppenrabatte…"). Beim Öffnen legt emis für jede definierte Warengruppe automatisch eine Zeile an.

Element	Bedeutung
Tabelle	Warengruppe 1–5 (Hierarchie) und der Rabatt in Prozent
„…" am Rabattfeld	Fragt einen Rabatt ab und trägt ihn bei allen Datensätzen der gewählten Warengruppe (inklusive Untergruppen) ein
F2 - Von anderer Adresse kopieren	Übernimmt alle Warengruppenrabatte einer anderen Adresse (über die Adresssuche; die Rabatte der aktuellen Adresse werden überschrieben)
F6 - An Shop übertragen	Überträgt die Rabatte an den angebundenen Web-Shop (nur bei eingerichtetem Shop sichtbar)
F4 - Weiter	Speichert und schließt

7.48 Kunden Projektauswertung

Datei → Sonstiges → Kunden Projektauswertung wertet alle Projekte der Adresse wirtschaftlich aus (Fenstertitel „Kundenbezogene Projektauswertung").

Element	Bedeutung
Start	Ermittelt die Werte; je Projekt erscheinen Projektnr., Projektbeschreibung, Start, Ende, Einnahmen, Ausgaben, Marge und Marge %
Fußzeile	Gesamteinnahmen, Gesamtausgaben, Gesamtmarge und Gesamtmarge Prozent
Weiter	Schließt das Fenster

7.49 Wiederkehrende Rechnungen zum Kunden

Datei → Sonstiges → Wiederkehrende Rechnungen zum Kunden zeigt die für die Adresse hinterlegten wiederkehrenden Rechnungen (z. B. Wartungspauschalen).

Element	Bedeutung
Wiederkehrende Rechnungen	Nummer („…" öffnet den Vorgang), Auftragstext, Letzter Druck, Kundenbestellnummer, Bearbeiter, Vertreter
Positionen	Positionen der markierten wiederkehrenden Rechnung: POS, Artikelnummer („…" öffnet den Artikel), Artikelbezeichnung, Menge, Mengeneinheit, Einzelpreis
F4 - Weiter	Schließt das Fenster

Angelegt und abgerechnet werden wiederkehrende Rechnungen in der Auftragsverwaltung (eigenes Modul).

7.50 Ticketstatistik zum Kunden (Umsch+Strg+F2)

Datei → Ticket → Ticketstatistik zum Kunden (Umsch+Strg+F2) zeigt die Ticketzahlen der Adresse: je drei Jahresblöcke (Anzahl, Stunden, Kosten – jeweils Total und Berechnet), den Gesamtblock sowie die Blöcke „Letzten 3/6/12 Monate". F4 - Schließen schließt das Fenster.

7.51 Suche über alle Korrespondenzeinträge, Besuchsberichte und Gesprächsnotizen (Strg+K)

Datei → Suchen → Besuchsberichte, Gesprächsnotizen und Korrespondenz (alle Adressen) (Strg+K) durchsucht die Vorgänge aller Adressen.

Element	Bedeutung
Suchtext (mit Häkchen Betreff / Bemerkungen)	Suchbegriff und die Felder, in denen gesucht wird
Projektnr. / EMIS Nummer / Kez: / Anwender / Zeitraum	Weitere Filter („…" öffnet Projekt- bzw. Adresssuche; „Kez:" filtert nach Belegart)
Suchen in…: Korrespondenz (inkl. Email PDF Anhänge), Gesprächsnotizen, Besuchsberichte	Legt die durchsuchten Vorgangsarten fest
Drei Lupen-Schaltflächen	Schnellsuchen: „Bemerkungen, alle Korrespondenzen", „Bemerkungen + Betreff, alle Korrespondenzen", „Bemerkungen + Betreff, alle Korr., Gesprächsnotizen u. Besuchsb."
Trefferliste	Datum/Zeit, EMISNummer („…" springt zur Adresse), Firmenbezeichnung 1/2, Ansprechpartner, Was/KZ (Vorgangsart), Betreff, Anwender, Projektnr.; das Textfeld darunter zeigt den markierten Eintrag
Drucker / Excel / rotes X / Diskette	Trefferliste drucken/exportieren, Tabellenlayout löschen/speichern
F5 - Drucken / F6 - Suche starten / F7 - Excel	Treffer drucken; Suche ausführen; Excel-Export
F3 - Abbruch / F4 - Zurück	Schließt das Fenster
Menü Datei / Datensatz	Beenden; Navigation

7.52 Besuchsberichte, Gesprächsnotizen und Korrespondenz zur aktuellen Adresse (Strg+H)

Datei → Suchen → Besuchsberichte, Gesprächsnotizen und Korrespondenz (aktuelle Adresse) (Strg+H) durchsucht dieselben Vorgangsarten, aber nur für die aktuell angezeigte Adresse.

Element	Bedeutung
Datum von / bis, Anwender, Betreff, Bemerkung	Filterfelder
F6 - Ausführen	Führt die Suche aus (ohne Filter: alle Einträge der Adresse)
Trefferliste	Datum, KZ (Vorgangsart), Betreff, Bemerkung, Anwender, Ansprechpartner, Projektnummer; darunter der vollständige Text des markierten Eintrags
Drucker / Excel / rotes X / Diskette	Trefferliste drucken/exportieren, Tabellenlayout löschen/speichern
Dokumente öffnen	Öffnet das zum Eintrag gehörende Dokument
F4 - Zurück	Schließt das Fenster

7.53 Suchen nach Tel, Fax u. Email

Datei → Suchen → nach Tel, Fax u. Email … sucht Adressen und Ansprechpartner über ihre Kommunikationsdaten (Fenstertitel „Suchen nach Telefonnumer…").

Element	Bedeutung
Suchen nach Telefon / Telefax / Mobil / Email	Eingabefeld für die gesuchte Nummer bzw. Adresse
F5 - Suchen Telefonnr. / F6 - Suchen Telefaxnr. / F7 - Suchen Email / F8 - Suchen WWW	Startet die Suche im jeweiligen Feld
Treffer	EMISNummer, MatchCode, Firmenbezeichnung 1/2, Land, PLZ, Ort, Anrede, Vorname, Nachname; die Fundstellen sind grün markiert („Anzahl Treffer:" in der Fußzeile)
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Schließt ohne/mit Sprung zur markierten Adresse

7.54 Suche nach Bemerkung

Datei → Suchen → nach Bemerkung durchsucht das Bemerkungsfeld aller Adressen (Fenstertitel „Adresse suchen …").

Element	Bedeutung
Suchen nach Bemerkung / F6 - Suche starten	Suchbegriff eingeben und Suche ausführen
Tabelle	Treffer mit EMIS Nr., Firmenbezeichnung 1–3, Straße, PLZ, Ort, Land, Branche
Bemerkungen	Bemerkungstext der markierten Adresse
Tabelle beim Start füllen	Häkchen: lädt beim Öffnen alle Adressen in die Tabelle
Pfeil-Schaltflächen / rotes X / Diskette	Navigation; Tabellenlayout löschen/speichern
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Schließt ohne/mit Sprung zur markierten Adresse
Menü Datei / Datensatz	Beenden; Navigation

7.55 Abweichende Liefer- und Rechnungsadressen suchen

Datei → Suchen → Abweichenden Liefer- und Rechnungsadressen durchsucht die bei den Kunden hinterlegten abweichenden Anschriften (siehe Abschnitt 7.34).

Element	Bedeutung
Tabelle	EMISNummer, G: (L = Lieferanschrift, R = Rechnungsanschrift), Firmenbezeichnung 1, Anrede, Straße, Land, PLZ, Ort
Suchen nach…	Firmenbezeichnung 1, 2, 3 sowie Land, PLZ, Ort, Straße
F2 Suchen	Führt die Suche aus
rotes X / Diskette	Tabellenlayout löschen/speichern
F3 Abbruch / F4 Weiter	Schließt ohne/mit Sprung zur zugehörigen Adresse

7.56 Erweiterte MatchCode Suche

Datei → Suchen → Erweiterte MatchCode Suche… sucht Adressen über die zusätzlichen Suchbegriffe der erweiterten MatchCode-Funktion (Zuordnung siehe Abschnitt 7.12).

Element	Bedeutung
Verfügbare Suchbegriffe	Alle definierten Suchbegriffe; ein Klick zeigt die zugeordneten Adressen
Suchbegriff suchen	Filtert die Suchbegriff-Liste
Adresstabelle	EMIS Nr., Matchcode, Firmenbezeichnung 1–3, Land, PLZ, Ort, Telefon, EMail, Internet, Straße („Anzahl Adressen:" in der Fußzeile)
Drucker / Excel / rotes X / Diskette	Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout löschen/speichern
Pfeil-Schaltflächen	Navigation in der Tabelle
F3 - Zurück / F4 - Fertig	Schließt ohne/mit Sprung zur markierten Adresse
Menü Datei / Datensatz	Beenden; Navigation

7.57 Eingangsrechnungen drucken

Datei → Drucken → Eingangsrechnungen druckt eine Liste der Eingangsrechnungen (Fenstertitel „Druckauswahl").

Element	Bedeutung
Druckreports	Report „EINGANGSRECHNUNGEN"
Selektion: Zeitraum von / bis	Grenzt den Auswertungszeitraum ein
Verfügbare Drucker / Anzahl Kopien	Druckerauswahl und Kopienzahl
Ausgabeziel	Drucker, Vorschau, PDF-Datei speichern/öffnen, via Email versenden, Dokumentenverw.
F6 - Vorschau / F4 - Zurück	Startet die Ausgabe; schließt das Fenster
Menü Datei	Beenden

7.58 Tourliste drucken

Datei → Drucken → Tourliste drucken… druckt Adresslisten je Tour/Gebiet der Außendienst-Tourenplanung (Fenstertitel „Druckauswahl").

Element	Bedeutung
Alle bei denen Datum 'Nächster Besuch' überschritten ist	Beschränkt die Liste auf überfällige Besuche
Tour / Gebiet	Wahl der Tour (Feld „Tour/Gebiet" der Adressen, siehe Reiter 8)
Druckreports	TOUR KURZE LISTE, TOUR LANGE LISTE MIT ASP, TOUR LANGE LISTE, TOURENLISTE, TOURENPLAN, TOURLISTE
Routenplaner	Zeigt die gewählte Tour als Route in Google Maps im Browser an: Die erste Adresse der Tour ist der Start, die zweite das Ziel, alle weiteren werden als Zwischenziele eingefügt. Ohne ausgewählte Tour meldet emis „Bitte wählen Sie eine Tour aus!"
Verfügbare Drucker / Anzahl Kopien / Ausgabeziel	Druckerauswahl, Kopienzahl und Ausgabeziel
F6 - Vorschau / F4 - Zurück	Startet die Ausgabe; schließt das Fenster
Menü Datei	Beenden

7.59 Mitarbeiter Auswertung

Datei → Drucken → Mitarbeiter Auswertung druckt eine Tätigkeitsauswertung je Mitarbeiter (Fenstertitel „Druckauswahl").

Element	Bedeutung
Druckreports	MA_AUSWERTUNG BEARBEITET, MA_AUSWERTUNG
Selektion: Zeitraum von / bis, Mitarbeiter	Auswertungszeitraum und Mitarbeiter
Verfügbare Drucker / Anzahl Kopien / Ausgabeziel	Druckerauswahl, Kopienzahl und Ausgabeziel
F6 - Vorschau / F4 - Zurück	Startet die Ausgabe; schließt das Fenster
Menü Datei	Beenden

7.60 Export (Excel)

Datei → Export → Export (Excel) exportiert Adress- und Ansprechpartnerdaten in eine Datei (Fenstertitel „Export…"). Exportiert werden die aktuell angezeigten Adressen (bzw. die aktive Selektion).

Element	Bedeutung
Was wollen Sie exportieren?	Adressen, Ansprechpartner oder Adressen und Ansprechpartner
Wohin wollen Sie exportieren?	Zielverzeichnis/-datei (Lupe öffnet die Dateiauswahl)
Verfügbare Felder / Felder für Export	Felder per Plus-Pfeil in die Exportliste übernehmen bzw. mit dem Papierkorb entfernen
Profile	Gespeicherte Exportprofile (ESF-Dateien); Speichern legt ein Profil an, Löschen entfernt es
Textbegrenzer / Feldbegrenzer	Format der Exportdatei
TAB ersetzen durch Leerzeichen / CR/LF ersetzen durch <BR> / Umlaute umwandeln in HTML	Umwandlungsoptionen
Hilfe / Export starten…	Hilfe; führt den Export aus
F4 - Beenden / Menü Datei	Schließt das Fenster

7.61 Kundenakte via EMail versenden

Datei → Export → Kundenakte via EMail versenden… verpackt die komplette Kundenakte der aktuellen Adresse in eine Datenbankdatei und versendet sie per E-Mail – z. B. an eine andere emis-Installation. Zuvor fragt emis, ob Dateianhänge mitversendet werden sollen.

Element	Bedeutung
Häkchen Ansprechpartner / Korrespondenz / Besuchsberichte / Gesprächsnotizen / Telefonstatistik / Kundendateien	Wählt die Bestandteile der Kundenakte
An / CC	Empfängeradressen. Das Feld An ist ein Pflichtfeld – bleibt es leer, meldet emis „Sie müssen noch einen Empfänger eingeben!". Mehrere Empfänger trennen Sie mit einem Semikolon. In den Auswahllisten stehen die als Autotext hinterlegten Adressen; zusätzlich merkt sich emis die zuletzt verwendeten Eingaben und schlägt sie beim nächsten Aufruf wieder vor
Zusatzinformationen	Begleittext der E-Mail (mit Rechtschreibprüfung und Autotext)
Dateianhang	Die erzeugte Kundenakten-Datei; Büroklammer fügt weitere Dateien hinzu, Papierkorb entfernt sie
Hilfe / F3 - Abbruch / F4 - Senden	Hilfe; bricht ab; versendet die E-Mail

Die Kundenakte wird als Access-Datenbank mit der EMIS-Nummer als Dateinamen (z. B. 4711.mdb) erzeugt und automatisch angehängt. Sie enthält die Adresse und die oben angehakten Bereiche. Beantworten Sie beim Öffnen der Maske die Frage „Wollen Sie eventuelle Dateianhänge mit versenden?" mit Ja, trägt emis zusätzlich die zur Adresse archivierten Dokumente (Wordbriefe, E-Mails, Scans, angehängte Dateien) in die Anhangsliste ein; über das Häkchen Kundendateien entscheiden Sie, ob diese Dateien tatsächlich mitgeschickt werden.

Der Empfänger kann die Datenbank in eine andere Software einlesen; dafür muss der Hersteller eine passende Schnittstelle bereitstellen.

7.62 Import von Adressen

Datei → Import → Adressen öffnet das Auswahlfenster „Adressimport".

Schaltfläche	Bedeutung
Outlook Kontakte / Outlook Termine	Importiert Kontakte bzw. Termine aus Outlook
ACCESS - Adressenimport / ACCESS - Artikelimport	Importiert Adressen bzw. Artikel aus einer Access-Datenbank
F4 - Beenden	Schließt das Fenster

7.63 Massenaktualisierung

Datei → ReOrg / Einstellungen → Massenaktualisierung ändert Feldwerte für viele Adressen in einem Schritt (Fenstertitel „Adressmassenaktualisierung…"). Die Änderungen wirken auf die aktive Selektion; nach dem Schließen weist emis darauf hin, das emis.crm neu zu starten.

Seite 1:

Element	Bedeutung
Adressgruppe 1 / 2 / 3 → „ändern in…" + Start	Ersetzt den gewählten Adressgruppen-Wert durch einen neuen
Änderung der Adressgruppe 3 in Abhängigkeit von Adressgruppe 1	Setzt die Adressgruppe 3 für alle Adressen einer Adressgruppe 1
Bei allen Adressen der aktiven Selektion folgende Adressgruppe setzen	Fügt die gewählte Adressgruppe 2 hinzu (Hinzufügen) bzw. entfernt sie (Entfernen)

Seite 2:

Element	Bedeutung
Daten ändern in folgender Adressgruppe	Grenzt die Änderung auf eine Adressgruppe ein („Alle" = alle)
Anz. Mitarbeiter / Branche / Wie kam Kontakt zustande / Vertreter → „ändern in…" + Start	Ersetzt den jeweiligen Feldwert
Gruppen aus vorhandenen Daten aus der emis.datenbank neu einlesen	Baut die gewählte Auswahlliste aus den tatsächlich verwendeten Werten neu auf

F4 - Weiter schließt das Fenster.

7.64 Selektieren nach Geburtstag

Datensatz → Selektieren nach Geburtstag selektiert Adressen über die Geburtstage ihrer Ansprechpartner (Fenstertitel „Selektion nach Geburtstag…").

Element	Bedeutung
Tag von/bis, Monat von/bis	Geburtstagsbereich
Vertreter	Beschränkt die Selektion auf einen Vertreter („Alle" = alle)
F6 - Drucken	Druckt die Geburtstagsliste
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Bricht ab; übernimmt die Selektion in das Hauptfenster

7.65 Duplikate suchen

Datensatz → Duplikate suchen findet doppelt angelegte Adressen (Fenstertitel „Duplikate suchen…").

Element	Bedeutung
Duplikate suchen in Felder…	Bis zu drei Vergleichsfelder (Standard: Firmenbezeichnung 1, Strasse, PLZ)
F6 - Suche starten	Sucht Adressen, die in den gewählten Feldern übereinstimmen
Tabelle	Die gefundenen Duplikate mit EMIS Nr., Firmenbezeichnung 1–3, Straße, Land, PLZ, Ort, Branche, Kundennr., Lieferantennr., Adressgruppe
Adresse zusammenführen	Öffnet „Adressen zusammenführen" (Abschnitt 7.66) mit den markierten Adressen
F5 - Löschen	Löscht die markierte Adresse (mit den üblichen Sicherheitsprüfungen)
F2 - Drucken	Druckt die Duplikatliste
Drucker / Excel / rotes X / Diskette	Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout löschen/speichern
Pfeil-Schaltflächen	Navigation in der Tabelle
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Schließt ohne/mit Sprung zur markierten Adresse
Menü Datei / Datensatz	Beenden; Navigation

7.66 Adressen zusammenführen / Ansprechpartner und Gesprächsnotizen duplizieren

Datensatz → Adressen zusammenführen überträgt alle Vorgänge einer Quelladresse auf eine Zieladresse.

Element	Bedeutung
Quelladresse / Zieladresse	EMISNummer eingeben oder über die Lupe suchen; die Firmenbezeichnung wird angezeigt
Zusammenführen	Führt die Adressen zusammen; anschließend fragt emis „Wollen Sie die Quell-Adresse löschen?" (F3 - Nein / F4 - Ja)
Zurück	Schließt das Fenster

Achtung: Die Zusammenführung lässt sich nicht rückgängig machen. Prüfen Sie Quell- und Zieladresse sorgfältig, bevor Sie auf Zusammenführen klicken.

Datensatz → Ansprechp. und Gesprächsnotizen duplizieren verwendet dieselbe Maske im Kopiermodus: Die Schaltfläche heißt hier Daten duplizieren und kopiert Ansprechpartner und Gesprächsnotizen von der Quell- zur Zieladresse – alle anderen Daten bleiben unverändert.

7.67 Kunden-Artikelpreise

Datensatz → Kunden - Artikelpreise pflegt kundenspezifische Verkaufspreise (Fenstertitel „Kunden - Artikelpreise").

Element	Bedeutung
Tabelle	Artikelnummer („…" öffnet die Artikelsuche), Artikelbezeichnung, Kundenpreis, Rabatt, VK (Preis nach Rabatt), Kunden-Artikelnummer, Bemerkung 1–3, Artikelzusatz, Gültig von/bis
Suchen nach Artikelnummer… / Suchen nach Kundenartikelnummer…	Suchfelder; F6 - Suchen führt die Suche aus („…" öffnet die Artikelsuche)
Plus / Papierkorb	Kundenpreis anlegen bzw. löschen
Staffelpreise	Staffelpreise zum markierten Artikel pflegen
Drucker / Excel / Diskette / rotes X	Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout speichern/löschen
F4 - Weiter / Menü Datei	Schließt das Fenster

7.68 RMA-Aufträge zum Kunden

Datensatz → RMA Aufträge zum Kunden zeigt die Reklamationsvorgänge (RMA) der Adresse. Existieren keine RMA-Aufträge, meldet emis das und schließt das Fenster wieder.

Element	Bedeutung
Alle RMA-Aufträge zum Kunden	Auftragsnr., Rechnungsnr., Auftragstext, Datum, Nettowert des jeweiligen RMA-Vorgangs
Positionen zum RMA-Auftrag	Position, Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Menge, GesamtPreisEuro
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Schließt das Fenster; F4 (oder Doppelklick) öffnet den markierten Vorgang in der RMA-Verwaltung (eigenes Modul)

7.69 Scannen (F4, Reiter 4) – emis.scanner

F4 Scannen auf dem Reiter 4 Korrespondenz öffnet die Scan-Maske „emis.scanner", mit der Papierdokumente direkt in die Korrespondenz der Adresse archiviert werden. Voraussetzung ist ein am Arbeitsplatz eingerichteter Scanner.

Element	Bedeutung
F5 - Scannen ohne UI	Scannt sofort mit den Standardeinstellungen des Scanners
F6 - Scannen mit UI	Öffnet vor dem Scan den Einstellungsdialog des Scannertreibers
Vorschaufläche	Zeigt die gescannten Seiten
Pfeil-Schaltflächen	Blättern zwischen mehreren gescannten Seiten
Drehen-Schaltflächen	Drehen die aktuelle Seite nach links/rechts
Papierkorb	Verwirft die aktuelle Seite
?-Symbol / Werkzeug-Symbol	Hilfe; Scanner-Einstellungen
Tür-Symbol	Schließt die Maske ohne Speichern (emis meldet „Vorgang wurde abgebrochen!")
F4 - Speichern + Weiter	Archiviert den Scan als PDF in der Korrespondenz (aktiv, sobald eine Seite gescannt wurde)

Ablauf: Legen Sie das Dokument in den Scanner, drücken Sie auf dem Reiter 4 Korrespondenz die Taste F4 Scannen und lösen Sie den Scanvorgang mit F5 - Scannen ohne UI bzw. F6 - Scannen mit UI aus. Mit F4 - Speichern + Weiter übernehmen Sie den Scan; anschließend ordnen Sie ihn in der folgenden Maske der Kundenakte zu.

Eingescanntes Dokument zuordnen

Element	Bedeutung
Betreff	Betreff des Korrespondenz-Eintrags; vorbelegt mit dem Dateinamen des Scans. Pflichtfeld – ohne Betreff meldet emis „Sie müssen noch einen Betreff eingeben!". Die Auswahlliste enthält Ihre Autotexte
Ansprechpartner	Ansprechpartner, dem das Dokument zugeordnet wird. Pflichtfeld – ohne Auswahl meldet emis „Sie müssen noch einen Ansprechpartner auswählen!"
Projekt Nr. / Projekt Beschreibung	Ordnet das Dokument einem Projekt zu; die Schaltfläche … öffnet die Projektauswahl, die Beschreibung trägt emis selbst ein
B.Stufe	Berechtigungsstufe des Dokuments (1 = niedrig bis 9 = hoch, siehe unten)
Datum / Uhrzeit	Zeitstempel des Korrespondenz-Eintrags; vorbelegt mit dem aktuellen Zeitpunkt
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Verwirft den Scan; archiviert ihn in der Korrespondenz

Nach F4 - Weiter erscheint das Dokument auf dem Reiter 4 Korrespondenz mit dem Kennzeichen AR (eingescanntes Dokument).

Berechtigungsstufe des Dokuments: Mit der B.Stufe schränken Sie den Zugriff auf den Scan ein. Anwender, deren eigene Sicherheitsstufe niedriger ist als die hier eingetragene Stufe, sehen den Eintrag auf dem Reiter 4 Korrespondenz gar nicht und können das Dokument daher weder anzeigen noch öffnen. Dieselbe Regel gilt für Gesprächsnotizen und Besuchsberichte. Die Sicherheitsstufe der Mitarbeiter wird im emis.personalstamm gepflegt.

7.70 Artikelauswertung (Reiter 7)

Das Artikelauswertung-Symbol auf dem Reiter 7 Aufträge druckt eine Auswertung der gekauften Artikel (Fenstertitel „Druckauswahl").

Element	Bedeutung
Druckreports	Report „ARTIKELAUSWERTUNG"
Selektion: Warengruppe	Grenzt die Auswertung auf eine Warengruppe ein („…" öffnet die Auswahl)
Aktueller Kunde / Alle Kunden	Auswertung nur für die aktuelle Adresse oder für alle Kunden
Verfügbare Drucker / Anzahl Kopien / Ausgabeziel	Druckerauswahl, Kopienzahl und Ausgabeziel
F6 - Vorschau / F4 - Zurück	Startet die Ausgabe; schließt das Fenster
Menü Datei	Beenden

7.71 Produktionsaufträge zum Kunden (Reiter 7)

Das Produktionsaufträge-Symbol auf dem Reiter 7 Aufträge zeigt die Produktionsaufträge der Adresse (Fenstertitel „Produktionsaufträge von: …").

Element	Bedeutung
Offen / Abgeschlossen / Alle	Filtert die Produktionsaufträge nach Status
Obere Tabelle	PA-Auftrag-Nr., Auftrag-Nr., Produktionsdatum, Artikel-Nr., Kundennr., Emis-Nr., Monteur, Fertigstellung
Untere Tabelle	Positionen (Stückliste) des markierten Produktionsauftrags: Artikel-Nr., Artikelbezeichnung, Menge, ME, Ges. Menge, Stellplatz, Bestand
X (Titelzeile)	Schließt das Fenster

7.72 Zahlungen anzeigen (Reiter 9)

Die Schaltfläche Zahlungen anzeigen auf dem Reiter 9 Bestellungen listet die an den Lieferanten geleisteten Zahlungen aus dem Zahlungsverkehr (Fenstertitel „Zahlungen…").

Element	Bedeutung
Datum von / bis	Zeitraumfilter; die Schaltflächen Gesamt, Dieses Jahr, Letztes Jahr, Diesen Monat, Letzten Monat setzen ihn per Klick
Tabelle	Nummer, Verwendungszweck 1/2, Rng. Betrag, Skonto %, Betrag überw., Gezahlt am, Bezahlt-Häkchen, Angelegt am/von, Zahlweise, Bank
Gesamt (Betrag überw.)	Summe der angezeigten Zahlungen (Fußzeile)
Drucker / Excel / rotes X / Diskette	Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout löschen/speichern
Pfeil-Schaltflächen	Navigation in der Tabelle
F4 - Weiter / Menü Datei / Datensatz	Schließt das Fenster; Beenden; Navigation

7.73 Artikel des Lieferanten (Reiter 9)

Die Schaltfläche Artikel auf dem Reiter 9 Bestellungen zeigt alle Artikel, für die diese Adresse als Lieferant hinterlegt ist (Fenstertitel „Artikeltabelle zum Lieferant: …").

Element	Bedeutung
Tabelle	Artikelnummer, MatchCode, Artikelbezeichnung, EK, Lieferzeit, Bestand, Preis vom, Lief. Art. Bez., Rabatt, EK - Rabatt, Bestellnummer
ab Menge / EK Stück	Staffel-Einkaufspreise des markierten Artikels
Bestellnummer, Preis vom, Lieferzeit in Tagen, Min. B.Menge, Menge, Mengeneinheit	Lieferantendaten des markierten Artikels
Lieferant Artikelbezeichnung / Rabatt / Bestand Lieferant	Weitere Lieferantenfelder
Hinzufügen / Löschen	Artikel-Lieferant-Zuordnung anlegen bzw. entfernen
Drucker / Excel / rotes X / Diskette	Tabelle drucken, Excel-Export, Tabellenlayout löschen/speichern
Pfeil-Schaltflächen	Navigation in der Tabelle
F4 - Weiter / Menü Datei / Datensatz	Schließt das Fenster; Beenden; Navigation

7.74 DSGVO-Datenbank-Log

Datei → Sonstiges → DSGVO-Datenbank-Log öffnet das Änderungsprotokoll der aktuellen Adresse bzw. – auf dem Reiter 2 – des markierten Ansprechpartners (Maske „Datenbank-Log", Abschnitt 7.75). Der Menüpunkt setzt aktivierte DSGVO-Module voraus; ohne sie erscheint nur der abgebildete Hinweis „DSGVO-Module wurden in Ihrer Datenbank noch nicht aktiviert!".

7.75 Datenbank-Log (DSGVO)

Bei aktivierten DSGVO-Modulen öffnet Datei → Sonstiges → DSGVO-Datenbank-Log das Fenster „Datenbank-Log". Es zeigt das automatisch geführte Änderungsprotokoll: Jede Neuanlage, Feldänderung (mit altem und neuem Wert) und Löschung von Adressen und Ansprechpartnern wird in der Datenbank protokolliert. Beim Aufruf vom Reiter 1 ist das Protokoll auf die aktuelle Adresse eingegrenzt, beim Aufruf vom Reiter 2 auf den markierten Ansprechpartner.

Element	Bedeutung
Adressen / Ansprechpartner / Adressen + Ansprechpartner	Optionsfelder über der Tabelle: zeigen nur die Adressänderungen, nur die Ansprechpartner-Änderungen oder beides (nur beim Aufruf vom Reiter 1 sichtbar)
Alle anzeigen	Zeigt das Protokoll aller Adressen statt nur der aktuellen (nur mit Administratorrechten sichtbar)
Tabelle „Datenbank-Log"	Spalten Datum (Zeitpunkt der Änderung), Anwender (Datenbank-Benutzer, der die Änderung ausgeführt hat), Tabelle (Adressen bzw. Ansprechpartner), Änderungen (Feldname, alter → neuer Wert), EMISNummer, Nummer (laufende Protokollnummer); beim Aufruf vom Reiter 2 zusätzlich ASP-Nr. Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert auf- bzw. absteigend; die Spalte „Änderungen" kann nicht sortiert werden (Hinweismeldung)
Firmenbezeichnung	Firmenbezeichnung zum markierten Protokolleintrag
Änderungen	Vollständiger Änderungstext des markierten Eintrags
F4 - Weiter	Schließt das Fenster

7.76 Service-Reports (Tabelle)

Datei → Service-Reports → Tabelle öffnet das Fenster „Service-Reports". Oben stehen die erfassten Service-Reports (Tätigkeitsberichte), unten die Positionen des markierten Berichts mit den geleisteten Zeiten.

Element	Bedeutung
Alle Adressen / Aktuelle Adresse	Legt fest, ob alle Service-Reports oder nur die der aktuell angezeigten Adresse aufgelistet werden
Obere Tabelle	TKB Nr., Übertragen, EMISNummer, Firmenbezeichnung, Besucht am, Besucht von, Tätigkeit, Beschreibung, Projektnummer und das Kennzeichen Abg.: (abgeschlossen)
Untere Tabelle	Positionen des markierten Service-Reports: Beginn, Ende, Stunden, Tätigkeit, Artikelnummer, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis
Gelber Pfeil links der Positionen	Öffnet das zum Service-Report archivierte PDF-Dokument (wie ein Doppelklick auf eine Zeile)
rotes X / Diskette (oben rechts)	Tabellenlayout löschen/speichern
Pfeil-Schaltflächen (unten links)	Erster/vorheriger/nächster/letzter Datensatz
Löschen	Löscht den markierten Service-Report mit allen Positionen; emis fragt vorher nach
Suchen	Fragt eine Service-Report-Nummer ab und springt zu diesem Eintrag
Auftrag erstellen	Übernimmt die Positionen des Service-Reports in einen Auftrag. Sind mehrere Mandanten eingerichtet, wählen Sie zuerst den Mandanten. Danach entscheiden Sie, ob die Positionen auf einen bestehenden Auftrag gebucht werden (F4 - Ja) oder ein neuer Auftrag entsteht (F3 - Nein); der Auftrag wird in der Auftragsverwaltung weiterbearbeitet (eigenes Modul)
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Schließen das Fenster
Menü Datei	Abbruch (F3), Weiter (F4)
Menü Datensatz	Erster/vorheriger/nächster/letzter Datensatz (Umsch+F1 bis Umsch+F4), PDF Dokument öffnen (Strg+P)

7.77 Service-Reports erstellen

Datei → Service-Reports → Service-Reports erstellen öffnet die Druckauswahl für einen Service-Report zur aktuellen Adresse (Fenstertitel „Druckauswahl").

Element	Bedeutung
Druckreports	Formular für den Ausdruck (TÄTIGKEITSBERICHT KARG, TÄTIGKEITSBERICHT KARG FAX, TÄTIGKEITSBERICHT)
EMIS #	Adresse des Berichts, vorbelegt mit der aktuell angezeigten Adresse
Besuch am	Datum des Besuchs (Kalender-Schaltfläche)
Tätigkeit (sechs Zeilen)	Beschreibung der ausgeführten Tätigkeiten; die Symbole rechts jeder Zeile führen die Rechtschreibprüfung durch bzw. fügen einen Autotext ein
Mitarbeiter	Ausführender Mitarbeiter (vorbelegt mit dem angemeldeten Benutzer)
Verfügbare Drucker / Anzahl Kopien	Druckerauswahl und Zahl der Ausdrucke
Ausgabeziel	Drucker, Vorschau, PDF-Datei speichern, PDF-Datei öffnen, via Email versenden, Dokumentenverw.
F6 - Drucken	Startet die Ausgabe; die Beschriftung wechselt mit dem gewählten Ausgabeziel (z. B. F6 - Vorschau)
F4 - Zurück	Schließt das Fenster
Menü Datei	Fensterposition speichern, Weiter (F4), Drucken (F6)

Mit der Ausgabe legt emis zugleich einen Service-Report zur aktuellen Adresse an: Berichtsnummer, Adresse, Besuchsdatum, Ersteller und die sechs Tätigkeitszeilen werden gespeichert. Der Bericht erscheint danach in der Service-Report-Tabelle (Abschnitt 7.76) und lässt sich dort über Auftrag erstellen abrechnen. Erst eine geänderte Eingabe erzeugt beim nächsten Druck einen neuen Bericht – ein zweiter Ausdruck derselben Angaben legt keinen weiteren an.

Tipp für den Kundenbesuch: Der Ausdruck enthält nur die Tätigkeitsbeschreibung, keine Zeiten. Drucken Sie den Tätigkeitsbericht daher am besten vor dem Besuch aus, tragen Sie die geleisteten Zeiten beim Kunden von Hand ein und lassen Sie ihn unterschreiben. Anschließend erfassen Sie die Zeiten im emis.servicereport (eigenes Modul) und stellen die Leistung über Auftrag erstellen in Rechnung.

7.78 ActiveSync-Liste / „Meine Kontakte"-Liste verwalten

Datei → Adressgruppe 3 verwalten → ActiveSync-Liste / 'Meine Kontakte'-Liste verwalten öffnet die Liste der Ansprechpartner, die mit Ihrem Mobiltelefon bzw. Ihrem Outlook-/Google-Konto abgeglichen werden. Dieselbe Liste verwenden emis.active.sync, emis.google.sync, emis.exchangesync und die Ansicht „Meine Kontakte" in emis.mobile.

Wichtig: In dieser Maske pflegen Sie nur, welche Ansprechpartner abgeglichen werden sollen. Die Kontakte werden hier nicht auf Ihr Endgerät übertragen – das erledigt der Abgleich selbst.

Element	Bedeutung
Anwender	Die Liste wird je emis-Anwender geführt. Hier wählen Sie, wessen Liste Sie bearbeiten; vorbelegt ist Ihr eigener Benutzer
Tabelle	Die aufgenommenen Ansprechpartner mit Adress- und Kommunikationsdaten
rotes X / Diskette (oben rechts)	Tabellenlayout zurücksetzen bzw. speichern
Grafik	Bild des markierten Ansprechpartners, sofern hinterlegt
Hinzufügen	Öffnet die gewohnte Adresssuche; damit nehmen Sie einen Ansprechpartner in die Liste auf. Ist er bereits enthalten, meldet emis „Sie haben diesen Ansprechpartner schon in Ihre Liste hinzugefügt!"
Kleiner Pfeil an „Hinzufügen"	Untermenü Mehrere Ansprechpartner hinzufügen – öffnet die Maske aus dem folgenden Abschnitt
Löschen	Nimmt den markierten Ansprechpartner (bzw. alle markierten Zeilen) aus der Abgleichliste. Der Ansprechpartner selbst bleibt in der Adresse erhalten – gelöscht wird nur der Eintrag in dieser Liste. Bei einer einzelnen Zeile fragt emis vorher „Wollen Sie diesen Ansprechpartner aus Ihrer Synchronisation löschen?"
Öffnen	Zeigt den markierten Ansprechpartner im emis.crm an
Hilfe / Beenden	Hilfe; schließt das Fenster

Mehrere Ansprechpartner hinzufügen

Über den kleinen Pfeil an der Schaltfläche Hinzufügen öffnen Sie die Maske „Ansprechpartner zur ActiveSync Liste / 'Meine Kontakte'-Liste hinzufügen…". Hier stellen Sie erst eine Sammelliste zusammen (rechte Tabelle) und übernehmen sie anschließend in einem Zug.

Element	Bedeutung
EMISNr. / MatchCode	Adresse direkt über ihre EMIS-Nummer bzw. ihren Match-Code aufrufen; die Schaltfläche … öffnet die Adresssuche
Adresse (links oben)	Die gefundene Adresse
Ansprechpartner (links unten)	Die Ansprechpartner dieser Adresse
Schaltfläche mit zwei Personen (Mitte)	Übernimmt alle Ansprechpartner der Adresse in die rechte Liste
Schaltfläche mit einer Person (Mitte)	Übernimmt den markierten Ansprechpartner; dasselbe bewirkt ein Doppelklick auf den Eintrag
Papierkorb (Mitte)	Entfernt den markierten Eintrag wieder aus der rechten Liste; dasselbe bewirkt ein Doppelklick auf den Eintrag in der rechten Liste
ASP über Adressgruppe und/oder Vertreter hinzufügen	Fragt nacheinander eine Adressgruppe und einen Vertreter ab (jeweils mit der Option „Alle") und übernimmt alle passenden Ansprechpartner in die rechte Liste
ASP über Adressgruppe 3 und/oder Vertreter hinzufügen	Wie oben, aber ausgehend von der Adressgruppe 3 der Ansprechpartner
Rechte Tabelle	Die zusammengestellte Auswahl (ASP-Nummer, Ansprechpartner, EMIS-Nummer, Firmenbezeichnung). Bereits vorhandene Einträge werden nicht doppelt aufgenommen
Hinzufügen	Überträgt die gesamte rechte Liste in die ActiveSync-Liste und meldet anschließend „Fertig!"
F4 - Beenden	Schließt die Maske. Steht noch etwas in der rechten Liste, fragt emis „Sie haben Ihre Liste noch nicht hinzugefügt! Wollen Sie wirklich abbrechen?"

Um Ansprechpartner mehrerer Adressen zu sammeln, geben Sie einfach nacheinander weitere EMIS-Nummern ein und wiederholen den Vorgang; die rechte Liste bleibt dabei erhalten.

7.79 KlickTel: Adressen prüfen und importieren

KlickTel ist ein Telefon- und Branchenverzeichnis, das emis über einen eigenen KlickTel-Server im Netz abfragt. Alle Funktionen dieses Abschnitts setzen einen solchen Server voraus.

Voraussetzungen: Der KlickTel-Server wird in der emis.konfiguration auf dem Reiter 3 Sonstiges / Telefon eingeschaltet (Schalter KlickTel Ja/Nein); danach tragen Sie dort KlickTel Server IP-Adresse und Port ein. Ist kein Server hinterlegt, fehlt im emis.crm das Menü Klicktel (Abschnitt 4.9) und in der Adressanlage bleibt der Reiter 2 - KlickTel CD grau (Abschnitt 7.1).

Das Menü Klicktel hängt zusätzlich an einer Systemvariablen, die Ihr emis-Ansprechpartner setzt. Ist sie nicht gesetzt, fehlt das Menü auch bei vorhandenem Server – die Übernahme über den Reiter 2 - KlickTel CD der Adressanlage funktioniert dann trotzdem.

Die hier beschriebenen Funktionen stehen nur Anwendern zur Verfügung, die einen eigenen KlickTel-Server betreiben.

Wo KlickTel im emis.crm zum Einsatz kommt:

Ort	Funktion	Beschreibung
Reiter 1 Adresse → Klicktel → Adresse überprüfen	Die angezeigte Adresse mit dem KlickTel-Verzeichnis abgleichen	unten, „Adresse überprüfen"
Reiter 1 Adresse → Klicktel → Adressen importieren…	Eine ganze aus KlickTel exportierte Adressliste einlesen	unten, „Adressen aus KlickTel importieren"
Fenster „Neue Adresse anlegen…", Reiter 2 - KlickTel CD	Eine einzelne Adresse bei der Neuanlage aus KlickTel übernehmen	Abschnitt 7.1

Auch außerhalb des emis.crm wird der KlickTel-Server genutzt: Das Anruferfenster des Tray-Programms emis.suche durchsucht bei unbekannten Rufnummern zusätzlich KlickTel und kann einen Treffer direkt als neue Adresse anlegen.

Hinweis zu den Abbildungen dieses Abschnitts: Die Bilder stammen aus einer älteren emis- bzw. KlickTel-Version. Die Fensteroptik kann deshalb vom heutigen Erscheinungsbild abweichen; die beschriebenen Felder und Schaltflächen sind unverändert.

Adresse überprüfen

Klicktel → Adresse überprüfen vergleicht die aktuell angezeigte Adresse mit dem KlickTel-Verzeichnis. Steht im Feld Land ein anderes Kürzel als DE, bricht emis mit der Meldung „Diese Überprüfung ist nur bei deutschen Adressen möglich!" ab.

Andernfalls öffnet sich das Fenster „KlickTel Suche…". emis übernimmt die Angaben der aktuellen Adresse bereits als Suchbegriffe: bei Firmenadressen die Firmenbezeichnung 1 als Name, bei Privatadressen Vor- und Nachname des angezeigten Ansprechpartners; dazu die PLZ (bei fünfstelliger Postleitzahl), sonst den Ort. Zusätzlich zeigt emis rot die in emis gespeicherte Anschrift an („In EMIS eingetragene Adresse: …"), sodass Sie beide Fassungen unmittelbar vergleichen können.

Element	Bedeutung
Suchen nach…: Name, Vorname, Straße, Hausnr., PLZ, Ort, Branche, Telefonnummer	Suchbegriffe. Ist eine Telefonnummer eingetragen, sucht emis ausschließlich nach dieser Nummer (Rückwärtssuche)
Suche nach Teilorte…	Öffnet das Fenster „Teilort / Stadtteil suche …" mit einer Tabelle aus PLZ, Ort und Stadtteil. Der mit F4 - Weiter gewählte Eintrag setzt die Postleitzahl in das Suchfeld PLZ; F3 - Abbruch schließt das Fenster ohne Übernahme
Fehlertolerante Suche…: keine / im Feld 'Name' / 'Vorname' / 'Ort' / 'Strasse'	Lässt in genau einem Feld auch abweichende Schreibweisen zu. Nach der Branche sucht emis grundsätzlich fehlertolerant
Umkreis in KM: PLZ, Ort	Diese Felder werden bei der Suche nicht ausgewertet
Privatadresse / Firmenadresse	Muss vor dem Übernehmen ausgewählt werden – sonst meldet emis „Bitte geben Sie an ob es sich bei dieser Adresse um eine Firmenadresse oder um eine Privatadresse handelt!". Die Auswahl steuert, in welcher Reihenfolge Name und Vorname in die Firmenbezeichnung 1 geschrieben werden
Trefferliste	Anrede, Name, Vorname, Zusatz, Straße, H.Nr., PLZ, Ort, Ortsteil, Vorwahl, Telefon, Name Vorsatz, Name Zusatz, Titel. Über die Symbole rechts speichern bzw. löschen Sie das Tabellenlayout, exportieren die Tabelle nach Excel (CSV), drucken sie oder blenden das Logbuch der Serverabfrage ein (nur zur Fehlersuche)
F6 - Suche starten	Startet die Abfrage beim KlickTel-Server. Ohne Suchbegriff erscheint „Nach was wollen Sie suchen?", bei einer zu kurzen Telefonnummer „Die Länge der Telefonnummer muss mindestens 4 Stellen lang sein!", ohne Ergebnis „Keine Einträge gefunden!"
F4 - KlickTel-Daten übernehmen	Überträgt den markierten Treffer in die geöffnete Kundenakte: Firmenbezeichnung 1 und 2, Straße, PLZ, Ort sowie – sofern in KlickTel vorhanden – Telefon und Telefax; das Feld Land wird auf DE gesetzt. Ein Doppelklick auf einen Treffer wirkt genauso. Ist die Trefferliste leer, meldet emis „Noch keine Adresse markiert!"
In akt. Adr. als ASP anlegen	Legt den markierten Treffer als Ansprechpartner in der aktuell angezeigten Adresse an (Vorname, Nachname, Anrede und Briefanrede, Privatanschrift sowie die Rufnummer als Telefon, Telefax oder Mobilnummer – je nach Kennzeichnung in KlickTel). Ist im emis.crm keine Adresse aktiv, meldet emis „In EMIS-CRM ist keine Adresse aktiv!"
Abbruch	Schließt das Fenster, ohne etwas zu übernehmen

Die übernommenen Angaben stehen anschließend auf dem Reiter 1 Adresse und werden wie jede andere Änderung an der Adresse gespeichert. Prüfen Sie sie vor dem Speichern: KlickTel schreibt Firmennamen häufig anders, als sie in Ihrer Kundenakte stehen.

Adressen aus KlickTel importieren

Sie können auch eine in KlickTel selektierte Adressmenge (z. B. alle Malerbetriebe eines Ortes) nach emis übernehmen. Der Ablauf besteht aus zwei Teilen:

1. In KlickTel: Gewünschte Adressen selektieren und über Übergeben → Export ausgeben. Im Exportfenster können Sie die Auswahl weiter einschränken; die übrigen Einstellungen belassen Sie wie vorgegeben. Bestätigen Sie mit OK und geben Sie einen Dateinamen und ein Verzeichnis für die Textdatei an.

   

2. In emis: Rufen Sie auf dem Reiter 1 Adresse den Menüpunkt Klicktel → Adressen importieren… auf (Abschnitt 4.9). Es öffnet sich das Fenster „Adressen aus KlickTel importieren…".

   

Element	Bedeutung
Wie kam Kontakt zustande	Wird bei allen importierten Adressen eingetragen
Branche	Branche für alle importierten Adressen
Vertreter	Zuständiger Vertreter für alle importierten Adressen
Adressgruppe	Adressgruppe 1 für alle importierten Adressen
F1 - Hilfe / F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Hilfe; bricht ab; startet den Import

Nach F4 - Weiter wählen Sie die zuvor aus KlickTel exportierte Textdatei aus. emis liest sie ein und meldet zum Schluss, wie viele KlickTel-Adressen gefunden und wie viele Adressen tatsächlich angelegt wurden. Die beiden Zahlen weichen in der Regel voneinander ab: KlickTel führt dieselbe Firma oft zweimal (einmal mit Telefon-, einmal mit Faxnummer); emis fasst solche Einträge zu einer Adresse zusammen.

7.80 Visitenkarten einlesen

Mit einem angeschlossenen Visitenkartenscanner übernehmen Sie Visitenkarten direkt als Adresse bzw. Ansprechpartner nach emis. emis unterstützt dafür zwei Wege; beide sind nur sichtbar, wenn die jeweilige Software auf Ihrem Rechner installiert ist.

CardScan (aktuelles Verfahren): Auf dem Reiter 1 Adresse erscheint in der unteren Symbolreihe das Symbol CardScan öffnen, sobald die CardScan-Software installiert und das Modul in Ihrer emis-Lizenz freigeschaltet ist. Es öffnet das Fenster „CardScan…".

Element	Bedeutung
Automatisch Visitenkarten erkennen	Ist das Häkchen gesetzt, zieht das Gerät eingelegte Karten selbstständig ein und liest sie aus. Ohne Häkchen starten Sie jeden Scan von Hand mit F2 - Scannen
F2 - Scannen	Liest die eingelegte Visitenkarte ein und überträgt die erkannten Angaben in die Felder der Maske
Visitenkarte	Bild der eingelesenen Karte
Anrede, Vorname, Nachname, Funktion	Erkannte Angaben zur Person; vor der Übernahme prüfen und bei Bedarf korrigieren. Ohne Anrede meldet emis „Bitte Anrede auswählen!"
Firmenbezeichnung 1–3, Straße, Land, PLZ, Ort, Telefon, Telefax, Email, Internet, Bemerkungen	Erkannte Angaben zur Firma
Dublikate	Zeigt Adressen, die zu den erkannten Daten passen – so erkennen Sie, ob die Firma bereits angelegt ist
F5 - Adresse und Ansprechpartner anlegen	Legt eine neue Adresse mit den Firmendaten an und darin den Ansprechpartner. Das Kartenbild wird als Bild des Ansprechpartners hinterlegt
F6 - Ansprechpartner anlegen	Legt nur den Ansprechpartner in der aktuell im emis.crm angezeigten Adresse an. Die Firmenangaben der Karte werden in das Bemerkungsfeld des Ansprechpartners geschrieben. Diesen Weg wählen Sie, wenn die Firma bereits existiert oder Sie mehrere Karten derselben Firma einlesen
Einstellungen	Öffnet die Einstellungen des Scanners
Abbruch	Bricht einen laufenden Lesevorgang ab
Hilfe / F4 - Beenden	Hilfe; schließt das Fenster

Nach jeder Übernahme leert emis die Felder, sodass Sie sofort die nächste Karte einlesen können.

CardReader (älteres Verfahren): Ist die Visitenkarten-Software „Cardiris" installiert, erscheint zusätzlich der Menüpunkt Datei → Import → CardReader. Dabei werden die Karten zunächst in „Cardiris" eingelesen, von dort über einen eigenen Outlook-Ordner nach emis übergeben und anschließend einzeln gesichtet und übernommen.

7.81 Telefax erstellen (Kurzfax, Strg+F)

Mit dem Kurzfax schreiben Sie ohne Umweg über Word eine kurze Mitteilung und senden sie als Telefax an die aktuelle Adresse. Sie erreichen die Funktion über Korrespondenz → Kurzfax (Strg+F), über das Fax-Symbol neben dem Feld Telefax auf dem Reiter 1 Adresse und über das Fax-Symbol beim Ansprechpartner auf dem Reiter 2 Ansprechpartner. Der Ablauf besteht aus zwei Masken.

Faxnummer auswählen

Element	Bedeutung
Kunde / Firmenfaxnummer	Aktuelle Adresse und deren zentrale Faxnummer
Tabelle	Ansprechpartner der Adresse mit Anrede, Vorname, Nachname, Telefaxnummer, Abteilung, Funktion und Titel; die markierte Zeile bestimmt den Empfänger. Mehrere markierte Zeilen ergeben eine gemeinsame Anrede
Suchen nach Vorname / Suchen nach Nachname	Filtert die Tabelle
Projekt Nr. / Projekt Beschreibung	Ordnet das Telefax einem Projekt zu (… öffnet die Projektauswahl)
Telefax Formular	Formular (Report), mit dem das Fax gestaltet wird. Ohne Auswahl meldet emis „Bitte wählen Sie ein Formular aus!"
Faxnummer eines Ansprechpartners verwenden / Faxnummer der Zentrale verwenden	Legt fest, welche Nummer als Empfänger übernommen wird. Ist die gewählte Nummer leer, wechselt emis automatisch auf die jeweils andere; fehlt beides, erscheint „Keine gültige Faxnummer!"
Bildfläche rechts	Bild des markierten Ansprechpartners, sofern hinterlegt
rotes X / Diskette	Tabellenlayout löschen/speichern
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Bricht ab; öffnet die Kurzmitteilung
Menü Datei / Datensatz	Fensterposition speichern, Beenden; Navigation in der Tabelle

Kurzmitteilung via Telefax versenden

Anrede und Grußformel sind bereits eingetragen; Sie ergänzen Betreff und Text.

Element	Bedeutung
Menüs Datei / Bearbeiten / Einfügen	Beenden; Ausschneiden/Kopieren/Einfügen/Rückgängig; Autotext und Sonderinhalte einfügen
Symbolleiste oben	Senden (Telefax senden), Drucken sowie Ausschneiden/Kopieren/Einfügen
An…	Empfänger-Faxnummer; die Schaltfläche An… öffnet das Adressbuch zur Auswahl einer anderen Faxnummer. Rechts daneben steht der Name des Empfängers
Betreff	Betreff des Faxes; die Auswahlliste enthält Ihre Autotexte, das Symbol rechts startet die Rechtschreibprüfung des Betreffs
Nachrichtenfeld	Der Text des Telefax
Wiedervorlage	Legt zum Fax eine Wiedervorlage an; Betreff, Empfänger und Text werden übernommen. Betreff, Faxnummer und Text müssen dafür ausgefüllt sein
Symbolspalte rechts unten	Markierten Text ins Englische übersetzen, Rechtschreibprüfung des Nachrichtentextes, Autotext einfügen
B.Stufe	Berechtigungsstufe des Korrespondenz-Eintrags
F2 - Vorschau	Zeigt das fertige Telefax als Vorschau
F3 - Abbruch	Bricht ab (mit Rückfrage „Wollen Sie wirklich abbrechen?")
F4 - Senden	Übergibt das Telefax an das eingerichtete Faxsystem

Nach dem Senden steht das Telefax auf dem Reiter 4 Korrespondenz mit dem Kennzeichen KF (Kurztelefax) und der Ausgabeart F in der Kundenakte.

7.82 MDR-Daten zur Adresse (F8 - MDR)

Ist das Zusatzmodul emis.mdr freigeschaltet, erscheint in den kundenbezogenen Auftragsdaten (Abschnitt 7.34) die Schaltfläche F8 - MDR. Sie öffnet das Fenster „MDR" mit den Angaben, die die Medizinprodukte-Verordnung zu Ihrem Kunden bzw. Lieferanten verlangt.

Element	Bedeutung
Benannte Stelle / Gültig bis	Benannte Stelle und deren Gültigkeitsdatum. Die Auswahlliste wird in den emis.dienstprogrammen in der Gruppe MDR Bekannte Stelle gepflegt
QM-System gemäß EN 13485, gültig bis	Gültigkeit der Zertifizierung nach EN 13485
QM-System gemäß EN 9001, gültig bis	Gültigkeit der Zertifizierung nach EN 9001
Verbandszugehörigkeit bis / ab	Ende der bisherigen und Beginn der neuen Verbandszugehörigkeit
Neue Verbandszugehörigkeit	Der künftige Verband (Auswahlliste)
Zentrale E-Mail PRRC	Zentrale Adresse der für die Einhaltung der Regulierungsvorschriften verantwortlichen Person
Zentrale E-Mail BMS	Zentrale Adresse des Sicherheitsbeauftragten für Medizinprodukte
Zentrale E-Mail QMB	Zentrale Adresse des Qualitätsmanagementbeauftragten
SRN Hersteller / SRN Importeur / SRN Systemhersteller	Registrierungsnummern (Single Registration Number)
Wir sind Importeur	Kennzeichen, dass Ihr Unternehmen Erstimporteur der Artikel dieses Lieferanten ist. Beim Setzen übernimmt emis dieses Kennzeichen in die MDR-Daten aller Artikel dieses Lieferanten
EUDAMED Reg.	Kennzeichen der Registrierung in der europäischen Medizinproduktedatenbank
SRN des EU-Rep. / UK-SR des UK-Rep. / CH-SR des Schweizer Rep.	Registrierungsnummern der Bevollmächtigten; über EMISNummer und die Schaltfläche … verknüpfen Sie jeweils die zugehörige Adresse aus emis, die Firmenbezeichnung wird automatisch angezeigt
F3 - Abbruch / F4 - Weiter	Schließt ohne/mit Speichern

Automatische Wiedervorlagen: Zu den vier Datumsfeldern Gültig bis (Benannte Stelle), EN 13485, EN 9001 und Verbandszugehörigkeit legt emis beim Speichern automatisch eine Wiedervorlage an bzw. aktualisiert eine bereits offene. Wer sie erhält und wie viele Tage vor dem Datum erinnert wird, steuern Systemvariablen der emis.konfiguration:

Feld	Empfänger	Vorlauf in Tagen
Benannte Stelle, gültig bis	MDR_wv_user	MDR_wv_minus_x_tage
QM-System gemäß EN 13485	EN13485_wv_user	EN13485_wv_minus_x_tage
QM-System gemäß EN 9001	EN9001_wv_user	EN9001_wv_minus_x_tage
Verbandszugehörigkeit ab/bis	verbandszugehoerigkeit_wv_user	verbandszugehoerigkeit_wv_minus_x_tage

In den …_wv_user-Variablen tragen Sie den Anwendernamen genau so ein, wie er im emis.personalstamm hinterlegt ist; ist die Variable leer oder der Name unbekannt, entsteht für die drei erstgenannten Felder keine Wiedervorlage. In den …_minus_x_tage-Variablen steht die Anzahl der Tage vor dem Datum; ohne Eintrag rechnet emis mit 14 Tagen. Für den Beginn einer neuen Verbandszugehörigkeit legt emis zusätzlich eine zweite Wiedervorlage genau auf dieses Datum an.

Automatisch angelegte Ansprechpartner: Tragen Sie in eines der drei Felder Zentrale E-Mail PRRC, BMS oder QMB eine E-Mail-Adresse ein, legt emis beim Speichern in der Adresse einen eigenen Ansprechpartner mit der Funktion PRRC, BMS bzw. QMB an und hinterlegt dort die Adresse. Ein bereits vorhandener Ansprechpartner dieser Funktion wird aktualisiert.

7.83 Deutsche Post E-Porto (Fenster „emis.eporto")

Der Menüpunkt Logistik → Deutsche Post E-Porto frankiert einen Brief an die aktuell angezeigte Adresse mit einer Internetmarke der Deutschen Post. Voraussetzung ist, dass die Zugangsdaten Ihrer Portokasse in den Systemvariablen der emis.konfiguration hinterlegt sind und Ihr emis-Ansprechpartner das Modul freigeschaltet hat (siehe Abschnitt 9, „Wo bleibt ein E-Porto-Etikett?").

Beim Aufruf öffnet sich das Fenster „emis.eporto". Es meldet sich sofort mit den hinterlegten Zugangsdaten bei der Deutschen Post an und zeigt anschließend Ihr aktuelles Portokassen-Guthaben an; schlägt die Anmeldung fehl, erscheint stattdessen eine Fehlermeldung. Der Empfänger wird aus der angezeigten Adresse übernommen (bei hinterlegter abweichender Versandadresse diese), der Absender aus Ihrer eigenen Firmenanschrift – beide Anschriften lassen sich im Fenster nicht ändern.

Element	Bedeutung
Empfänger:	Anschrift des Empfängers (aus der Kundenakte übernommen, nicht änderbar)
Absender:	Ihre Firmenanschrift (nicht änderbar)
Produkte (Auswahlliste)	Das Briefprodukt der Deutschen Post für den Inlandsversand (z. B. Standardbrief, Kompaktbrief, Großbrief, Maxibrief, Postkarte). Die Liste lädt das Fenster beim Öffnen von der Deutschen Post
Zusatzoptionen (Kontrollkästchen)	Je nach gewähltem Produkt erscheinen die zubuchbaren Optionen der Deutschen Post: Maxibrief bis 2000g, Zusatzentgelt MBf, Prio, EINSCHREIBEN EINWURF, EINSCHREIBEN, EIGENHÄNDIG. Nicht kombinierbare Optionen sperren sich gegenseitig
Preis:	Preis des gewählten Produkts einschließlich der angehakten Optionen
Beschreibungstext	Kurzbeschreibung des gewählten Produkts (rechts im Bereich „Produkte")
Guthaben:	Ihr aktuelles Portokassen-Guthaben (beim Öffnen online abgerufen)
Infos	Öffnet die Produktseite der Deutschen Post zum gewählten Produkt im Browser
Demoversion!	Roter Hinweis links unten; erscheint nur, wenn statt Ihrer Portokasse ein Testkonto der Deutschen Post hinterlegt ist
OK	Kauft die Internetmarke sofort: Der Betrag wird online aus Ihrer Portokasse abgebucht, danach wird das Etikett gedruckt und als Kopie in der Korrespondenz abgelegt
Abbrechen	Schließt das Fenster, ohne etwas zu kaufen

Achtung – OK kauft ohne Rückfrage: Mit OK wird die Internetmarke sofort bei der Deutschen Post gekauft und Ihr Portokassen-Guthaben belastet; eine weitere Sicherheitsabfrage gibt es nicht. Auch die Eingabetaste löst OK aus. Der Kauf erfolgt vor dem Etikettendruck – brechen Sie einen versehentlich gestarteten Druck also nicht erst im Druckdialog ab, sondern verlassen Sie das Fenster im Zweifel mit Abbrechen.

Nach dem Kauf druckt emis das Etikett über das hinterlegte Druckerprofil und legt es als PDF-Kopie auf dem Reiter 4 Korrespondenz ab (Kennzeichen PD, siehe Abschnitt 9).

8. Arbeitsabläufe

8.1 Adresse suchen

Siehe Abschnitt 6.1 – F2, Suchbegriffe eingeben, F6, Treffer mit F4 übernehmen.

8.2 Neue Adresse anlegen

1. Reiter 1 Adresse, F4 Neu drücken; das Fenster „Neue Adresse anlegen…" öffnet sich (Abschnitt 7.1).
2. Grunddaten erfassen (Firmenbezeichnung, Land, PLZ, Ort, Straße, Telefon, E-Mail, Adressgruppe usw.). Sie müssen nicht alles abtippen: Über die Reiter 2 bis 5 übernehmen Sie die Adresse aus einer Quelle – aus KlickTel (nur bei eingerichtetem KlickTel-Server), aus der Zwischenablage, von Google.de oder von GelbeSeiten.de (Abschnitt 7.1).
3. Mit F4 - Adresse anlegen speichern. Die EMIS-Nummer vergibt das Programm automatisch.
4. Auf dem Reiter 2 Ansprechpartner mit F4 Neu weitere Ansprechpartner anlegen (Abschnitt 7.22).

8.3 Gesprächsnotiz erfassen

1. Reiter 3 Gesprächsnotizen / Tickets, F4 Neu.
2. Betreff, Text, Gesprächsart und Ansprechpartner erfassen; speichern. Die Notiz erscheint in der Tabelle.

8.4 Wiedervorlage setzen

F9 WV setzen (auf jedem Reiter), Dialog ausfüllen (Abschnitt 6.5), mit F4 speichern. Die offenen Wiedervorlagetermine sehen Sie unten auf Reiter 1 und auf Reiter 10.

8.5 Adressen selektieren und drucken

1. F3 Selekt, Kriterien festlegen, F2 - Selektion ausführen und zurück (Abschnitt 6.2).
2. F6 Drucken, „Selektion drucken" wählen, Report und Ausgabeziel festlegen, F6 - Vorschau (Abschnitt 6.4).
3. Danach F3 Selekt → F7 - Selektion aufheben oder Datensatz → Selektion aufheben (Strg+A).

8.6 Etikett drucken

F7 Etikett drücken, Ansprechpartner bestätigen (F4 - Weiter bzw. F3 - Ohne ASP), Etikettenpositionen anklicken, F4 - Weiter (Abschnitt 5.11).

8.7 Beleg oder Ticket direkt anlegen

Schaltfläche Strg + G - Bestellung / Angebot / Auftrag / Ticket anlegen… (Reiter 1) bzw. Datei → Sonstiges → Bestellung / Angebot / Auftrag / Ticket anlegen…: legt ohne Umweg über die jeweiligen Module einen neuen Vorgang zum aktuellen Kunden an (Abschnitt 7.14).

8.8 Kunden- oder Lieferantennummer vergeben

emis vergibt beim Anlegen jeder Adresse automatisch eine eindeutige EMIS-Nummer – unabhängig davon, ob es sich um einen Kunden, einen Lieferanten oder eine Privatadresse handelt. Für die Buchhaltung können Sie zusätzlich eine eigene Kundennummer (Debitorennummer) bzw. Lieferantennummer (Kreditorennummer) vergeben:

1. Rufen Sie die Adresse auf dem Reiter 1 Adresse auf.
2. Klicken Sie einmal in das Feld Kdn. # (bzw. Lief. #), sodass der Cursor darin blinkt.
3. Klicken Sie nun doppelt in das Feld. Es öffnet sich das Fenster „Bitte Kundennnummer eingeben…" bzw. das entsprechende Fenster für die Lieferantennummer.
4. Tragen Sie die Nummer ein und bestätigen Sie mit F4. emis prüft dabei, ob die Nummer bereits an eine andere Adresse vergeben ist, und meldet in diesem Fall „Nummer schon vergeben!" – tragen Sie dann eine andere Nummer ein.

Hat die Adresse bereits eine Nummer, weist emis vor dem Eingabefenster darauf hin. Fehlen die Felder Kdn. # und Lief. # in der Maske, sind sie noch nicht freigeschaltet (siehe Abschnitt 9).

8.9 Adressdaten vom Kunden prüfen lassen (Adresscheck)

Mit dem Adresscheck lassen Sie Ihre Kunden ihre eigenen Stammdaten überprüfen:

1. Rufen Sie die Adresse auf dem Reiter 1 Adresse auf und klicken Sie auf das Symbol E-Mail zur Adressüberprüfung in der unteren Symbolreihe.
2. Wählen Sie in der Empfängerauswahl den Ansprechpartner aus (Maske wie in Abschnitt 7.15) und bestätigen Sie mit F4 - Weiter. emis erzeugt eine E-Mail mit einem Prüf-Link und versendet sie; Betreff und Begleittext sind über Systemvariablen der emis.konfiguration anpassbar. Der Vorgang wird in den Feldern „Letzte Aktion von/am" festgehalten.
3. Ihr Kunde öffnet den Link, prüft seine Adressdaten im Browser und schickt sie ab.
4. Sie erhalten eine E-Mail mit einer Antwortdatei (Dateiendung .eac). Ein Doppelklick darauf öffnet das Fenster „emis.adresscheck", in dem die vom Kunden geänderten Felder farblich hervorgehoben sind.
5. Mit F2 - Alles übernehmen… übertragen Sie die Änderungen nach emis. Über den kleinen Pfeil an der Schaltfläche wählen Sie stattdessen Nur Firmendaten übernehmen… oder Nur Personendaten übernehmen…. F4 - Beenden verwirft die Änderungen.

9. Häufige Fragen / Hinweise

• Eine Adresse lässt sich nicht löschen. Adressen, zu denen Aufträge, Angebote, Bestellungen oder Tickets existieren, dürfen nicht gelöscht werden. Außerdem müssen zuerst alle Ansprechpartner gelöscht werden. Das Programm weist beim Löschen darauf hin.
• Warum sehe ich nicht alle Adressen? Vermutlich ist eine Selektion aktiv (Statuszeile: „Selektion! Treffer: …"). Aufheben über F3 Selekt → F7 - Selektion aufheben oder Datensatz → Selektion aufheben (Strg+A).
• Die Suche findet nichts. Die Suche vergleicht am Feldanfang. Joker * voranstellen, wenn der Begriff mitten im Feld steht; _ für Leerzeichen im Suchbegriff verwenden.
• Schnell zu einer Adresse springen (Feld EMIS-Nummer auf dem Reiter 1). Geben Sie in das Feld EMIS-Nummer eine Nummer ein und bestätigen Sie mit Enter, springt emis sofort in diese Kundenakte. Geben Sie stattdessen Text ein, öffnet emis die KI-Adresssuche mit diesem Suchbegriff (Abschnitt 6.1). Ist die KI-Suche über Datei → Suchen → KI-Suche aktiviert ausgeschaltet, sucht emis mit dem eingegebenen Text direkt im Match-Code – dann können Sie die Suche mit einem Komma zusätzlich auf einen Ort eingrenzen: Die Eingabe „Muster,Musterstadt" findet alle Adressen, deren Match-Code mit „Muster" beginnt und deren Ort mit „Musterstadt" beginnt.
• Einige Reiter oder Menüpunkte sind ausgegraut. Die Reiter 3–10 stehen erst zur Verfügung, wenn eine Adresse angezeigt wird; einzelne Funktionen können je nach Benutzerrechten gesperrt sein (z. B. der Korrespondenz-Reiter oder das Löschen).
• Was bedeuten die Kürzel in der Korrespondenz? Die Schaltfläche Legende auf dem Reiter 4 erklärt alle Kennzeichen („Kez:" = Belegart, „A:" = Ausgabeart).
• F12 beendet das Programm nicht immer. F12 minimiert das CRM standardmäßig; über die rechte Maustaste auf die Schaltfläche beenden Sie es endgültig. Das Verhalten stellen Sie über Datei → Minimieren J/N um.
• Gesprächsnotiz ohne Ansprechpartner. Gesprächsnotizen und Besuchsberichte lassen sich erst erfassen, wenn die Adresse mindestens einen Ansprechpartner hat.
• Welches Etikett druckt F7? Das unter Logistik → Standard Etikett gewählte (Standard: Zweckform 4743). Versandetiketten (Post, DPD, DHL, GLS) starten Sie direkt über das Logistik-Menü.
• Tabellen-Spalten verstellt? Jede Tabelle lässt sich über die Diskette (Layout speichern) und das rote X (Layout zurücksetzen, wirksam nach Neustart) anpassen.
• Die Felder „Kdn. #" und „Lief. #" fehlen auf dem Reiter 1. Sie werden erst angezeigt, wenn in der emis.konfiguration die Einstellung FIBU (Kundennummern und Lieferantennummern) aktiviert ist. Das ist eine systemweite Einstellung. Zur Vergabe der Nummern siehe Abschnitt 8.8.
• Eine Adresse ist für einen Kollegen nicht sichtbar. Prüfen Sie die B.Stufe unter „Weitere Info's - 1" (Abschnitt 7.9): Anwender mit einer niedrigeren Sicherheitsstufe sehen die Adresse nicht. Die Sicherheitsstufen der Mitarbeiter werden im emis.personalstamm gepflegt.
• Welche Adressgruppe wofür? Adressgruppe 1 (Reiter 1, links unten) nimmt genau ein Kriterium je Adresse auf (z. B. „Kunde", „Lieferant", „Interessent"); die Unteradressgruppe verfeinert dieses Kriterium und enthält ebenfalls nur einen Wert (z. B. Adressgruppe „Lieferant" mit Unteradressgruppe „Softwarelieferant"). Adressgruppe 2 („Weitere Info's - 1", Abschnitt 7.9) erlaubt beliebig viele Kriterien je Adresse. Adressgruppe 3 (Abschnitt 7.3) hängt am einzelnen Ansprechpartner und erlaubt dort ebenfalls beliebig viele Kriterien.
• Die Einträge der Unteradressgruppe lassen sich nicht bearbeiten. Anders als bei den übrigen Auswahllisten öffnet der Eintrag „Einträge bearbeiten" hier keine Bearbeitung, sondern den Hinweis, die Einträge in den emis.dienstprogrammen zu pflegen. Dort werden die Unteradressgruppen je Kriterium der Adressgruppe 1 gepflegt (eigenes Modul mit eigener Dokumentation).
• Ausländische Adressen im Anschriftenfeld richtig formatieren. Mit der Einstellung Langes Länderformat in der emis.konfiguration schreibt emis das Land bei ausländischen Adressen ausgeschrieben in eine eigene Zeile unter Postleitzahl und Ort, statt das Länderkürzel („DE - ") vor die Postleitzahl zu setzen. Zusätzlich kann emis den Ort bei ausländischen Adressen automatisch in Großbuchstaben speichern; dazu wird in der emis.konfiguration die Systemvariable crm_ort_grossbuchstaben_wenn_ausland auf true gesetzt.
• Ein Ansprechpartner soll nicht mehr auf mein Handy. Nehmen Sie ihn über Datei → Adressgruppe 3 verwalten → ActiveSync-Liste / 'Meine Kontakte'-Liste verwalten mit Löschen aus der Abgleichliste (Abschnitt 7.78). Der Ansprechpartner selbst bleibt dabei in der Adresse erhalten – entfernt wird nur sein Eintrag in der Abgleichliste. Die Liste wird je emis-Anwender geführt: Ihre Kollegen haben jeweils eigene Listen.
• Das Menü „Klicktel" fehlt, der Reiter „2 - KlickTel CD" ist grau. Beides setzt einen eingerichteten KlickTel-Server voraus (Voraussetzungen und Funktionen: Abschnitt 7.79). Ohne diesen Server stehen weder die Adressprüfung noch die KlickTel-Übernahme bei der Adressanlage noch der Adressimport aus KlickTel zur Verfügung; alle übrigen Quellen der Adressanlage (Zwischenablage, Google.de, GelbeSeiten.de) arbeiten unabhängig davon weiter.
• Das CardScan-Symbol fehlt auf dem Reiter 1. Es erscheint erst, wenn die CardScan-Software auf Ihrem Rechner installiert ist und das Modul in Ihrer emis-Lizenz freigeschaltet wurde (Abschnitt 7.80).
• Eine per E-Mail erhaltene Kundenakte einlesen. Im emis.crm steht kein Menüpunkt zum direkten Einlesen einer Kundenakten-Datenbank zur Verfügung. Sprechen Sie das Einlesen bitte mit Ihrem emis-Ansprechpartner ab.
• Die Schaltfläche „Auftrags-/Angebots-/Bestelldaten" bewirkt nichts. Das Öffnen der kundenbezogenen Auftragsdaten (Abschnitt 7.34) ist an ein eigenes Recht gebunden, das im emis.personalstamm je Anwender vergeben wird. Fehlt es, passiert beim Klick nichts. Ein zweites Recht steuert, ob ein Anwender die MDR-Daten (Abschnitt 7.82) ändern darf – ohne dieses Recht lassen sich die Felder nur ansehen.
• Die MDR-Felder fehlen. Die Schaltfläche F8 - MDR in den kundenbezogenen Auftragsdaten erscheint nur, wenn das kostenpflichtige Zusatzmodul emis.mdr für Ihre Datenbank freigeschaltet ist. Die Freischaltung wird beim Programmstart gelesen – nach einer Freischaltung müssen Sie emis also neu starten.
• Wo bleibt ein verschicktes Kurzfax? Jedes über Korrespondenz → Kurzfax versendete Telefax wird auf dem Reiter 4 Korrespondenz der Kundenakte abgelegt (Kennzeichen KF = Kurztelefax, Ausgabeart F) und kann dort jederzeit wieder angezeigt werden (Abschnitt 7.81).
• Wer darf ein eingescanntes Dokument sehen? Das entscheidet die B.Stufe, die Sie beim Zuordnen des Scans vergeben (Abschnitt 7.69). Anwender mit einer niedrigeren Sicherheitsstufe sehen den Eintrag in der Korrespondenz nicht und können das Dokument daher auch nicht öffnen.
• Wo bleibt ein E-Porto-Etikett? Jedes über Logistik → Deutsche Post E-Porto (Abschnitt 7.83) gedruckte Etikett legt emis zusätzlich als Kopie in der Korrespondenz des Kunden ab (Kennzeichen PD = Paketetikett). Die Zugangsdaten der Deutschen Post werden einmalig in den Systemvariablen der emis.konfiguration hinterlegt (e_porto_user und e_porto_passwort), die Freischaltung des Moduls nimmt Ihr emis-Ansprechpartner vor. Ihr Portoguthaben laden Sie auf der Internetseite der Deutschen Post auf. Beachten Sie: Die Abbuchung aus der Portokasse erfolgt bereits mit OK im E-Porto-Fenster – vor dem Etikettendruck (Abschnitt 7.83).
• Wo liegen die Word-Briefvorlagen? Im Vorlagenverzeichnis Ihrer emis-Installation. Für die Briefauswahl im emis.crm wertet emis alle Dateien EMIS_*.dot aus; Vorlagen mit EMIS_SB im Namen sind Serienbriefvorlagen des emis.serienassistenten und erscheinen in der Briefauswahl nicht. Eine neue Vorlage legen Sie am besten an, indem Sie eine bestehende Vorlage im Windows-Explorer kopieren und umbenennen – der Namensanfang (EMIS_ bzw. EMIS_SB) muss erhalten bleiben. Öffnen Sie eine Vorlage zum Bearbeiten immer über Rechtsklick → Öffnen; ein Doppelklick erzeugt stattdessen ein neues Dokument, und die Vorlage bleibt unverändert.
• Video-Hilfe: Zu diesem Modul existieren Einführungsvideos des Herstellers: Überblick über die Funktionen des emis.crm: https://www.youtube.com/watch?v=hYJggxywoWE – Adresse anlegen: https://www.youtube.com/watch?v=p5BQYlZtdV0 – Routenplaner: https://www.youtube.com/watch?v=8yHHO6uErNY