Call Center – Anwenderhandbuch

Programm: emis.callcenter Version: 2026.7.17 Stand: 04.08.2026

1. Überblick

Das emis.callcenter ist das Modul für die aktive, ausgehende Telefonie (Outbound). Sie stellen aus Ihrem emis-Adressbestand eine Anrufliste zusammen und arbeiten diese anschließend Adresse für Adresse ab: Sie wählen den Ansprechpartner an, halten das Ergebnis des Gesprächs fest und steuern so eine ganze Telefonaktion (Kampagne) vom ersten bis zum letzten Kontakt.

Das Modul unterstützt Sie über den gesamten Ablauf einer Telefonaktion:

• eine Anrufliste aus dem Adressbestand zusammenstellen und später erneut aufrufen
• Adressen der Reihe nach anwählen und dabei den passenden Ansprechpartner auswählen
• das Gesprächsergebnis als Status festhalten: Interesse, kein Interesse, nicht erreicht oder „später nochmals anrufen"
• zu einem Kontakt einen Wiederanruf-Termin vereinbaren, der zum Fälligkeitszeitpunkt automatisch wieder oben in der Liste erscheint
• während des Gesprächs Adressdaten pflegen, Gesprächsnotizen anlegen sowie den emis.terminplaner öffnen
• die geführten Telefonate je Kunde als Telefonstatistik einsehen
• die Anrufliste drucken und nach Excel (CSV) exportieren

Jeder Eintrag der Anrufliste trägt einen der fünf Status 1 Noch anzurufen!, 2 Nicht erreicht!, 3 Später nochmals anrufen!, 4 Interesse! oder 5 Kein Interesse!. Die Liste ist nach Status sortiert, sodass die noch offenen Adressen immer oben stehen.

2. Programmstart

Das emis.callcenter wird – wie alle emis-Module – über das emis.auswahlmenü gestartet. Wählen Sie dort die Kachel Call Center (out-bound). Das Hauptfenster „Call Center (out bound)" öffnet sich anschließend.

3. Das Hauptfenster

Das Hauptfenster zeigt die aktuelle Anrufliste als Tabelle. Es ist wie folgt gegliedert:

• Menüleiste (oben): Datei, Datensatz, Adressen und Statistik. Über das Menü Adressen stellen Sie die Anrufliste zusammen (siehe Abschnitt 4.1); über Statistik drucken Sie die Telefonaktion aus.
• Kopfzeile: links Uhrzeit und Datum, rechts vier kleine Schaltflächen, um die Tabelle zu drucken, sie nach Excel (CSV) zu exportieren sowie das persönliche Tabellenlayout zu löschen bzw. zu speichern.
• Tabelle: je Adresse eine Zeile mit den Spalten Sort (Reihenfolge in der Aktion), Status, Nr (Nummer der Telefonaktion), EMISNummer, FB1 / Name1 und FB2 & Name2 (Firmenbezeichnung), Ort, Letzte Aktion durch (Bearbeiter), Termin (vereinbarter Wiederanruf) und Telefon.
• Fußzeile: links die Navigationspfeile (erster, vorheriger, nächster, letzter Datensatz), die Schaltflächen F6 – Start, F8 – Status ändern und Hilfe, mittig die Anzahl Adressen der Liste sowie rechts F12 – Beenden.

Über einen Klick auf eine Spaltenüberschrift sortieren Sie die Tabelle nach dieser Spalte (erneuter Klick: absteigend). Ein Doppelklick auf eine Zeile startet die Anwahl dieser Adresse (wie F6 – Start).

Hinweis: Die Taste Esc schließt das Hauptfenster und beendet damit das Modul – genau wie F12 – Beenden.

4. Arbeitsabläufe

4.1 Anrufliste zusammenstellen

Vorbereitung: Die Adressen müssen zuvor im emis-Adressbestand erfasst sein. Arbeiten mehrere Mitarbeiter mit dem Call Center, teilen Sie den Bestand am besten schon vorher auf – zum Beispiel über das Feld Adressgruppe. Jeder Mitarbeiter selektiert dann gezielt seine Gruppe. Genauso können Sie die Adressen über Felder wie PLZ oder Ort aufteilen.

1. Öffnen Sie das Menü Adressen und wählen Sie Selektieren. Es öffnet sich das Fenster „Adressen selektieren…" (siehe Abschnitt 5.7). Es ist dieselbe Selektionsmaske, die Sie aus anderen emis-Modulen kennen, zum Beispiel aus dem emis.crm.
2. Wählen Sie in der ersten Zeile des Bereichs Selektieren nach … ein Feld, einen Vergleich und einen Wert (z. B. Feld Ort, Vergleich Ist gleich, Wert Backnang). Weitere Zeilen erscheinen automatisch, wenn Sie mehrere Bedingungen kombinieren möchten.
3. Mit Treffer anzeigen prüfen Sie vorab, wie viele Adressen die Auswahl umfasst.
4. Mit F2 – Selektion ausführen und zurück übernehmen Sie die Auswahl. Die gewählten Adressen bilden die neue Anrufliste. Alle noch nicht bearbeiteten Einträge erhalten den Status 1 Noch anzurufen!, und die gesamte Aktion erhält eine fortlaufende Nummer (Spalte Nr).

Letzte Selektion: Über Adressen → Letzte Selektion laden Sie die zuletzt zusammengestellte Anrufliste erneut, z. B. um eine begonnene Telefonaktion an einem anderen Tag fortzusetzen.

Häufig benötigte Vorgaben speichern: Verwenden Sie immer wieder dieselben Selektionsbedingungen, speichern Sie sie im Selektionsfenster mit F5 – Speichern unter einem Namen ab und führen Sie sie später über die gespeicherte Selektliste wieder aus (siehe Abschnitt 5.7).

4.2 Eine Adresse anrufen (F6 – Start)

1. Markieren Sie in der Tabelle die gewünschte Adresse (oder lassen Sie die Liste von oben nach unten abarbeiten).
2. Klicken Sie auf F6 – Start (oder Doppelklick auf die Zeile). Es öffnet sich zuerst die Auswahl des Ansprechpartners.

3. Wählen Sie den Ansprechpartner aus. Sie können die Liste über Suchen nach Vorname bzw. Suchen nach Nachname einschränken; der hinterlegte Hauptansprechpartner ist farblich hervorgehoben. Dann haben Sie zwei Möglichkeiten:
   • F4 – Weiter: startet die Anwahl über die angeschlossene Telefonanlage und öffnet das Call-Fenster.
   • F3 – Weiter ohne Anwahl: öffnet das Call-Fenster, ohne eine Anwahl auszulösen (z. B. wenn Sie bereits telefonieren oder die Adresse nur bearbeiten möchten).

Nur Adressen mit dem Status 1 Noch anzurufen! oder 2 Nicht erreicht! lassen sich sofort anwählen. Bei 3 Später nochmals anrufen! ist die Anwahl erst zum vereinbarten Termin möglich; bei 4 Interesse! und 5 Kein Interesse! erscheint ein entsprechender Hinweis.

4.3 Das Gespräch führen und das Ergebnis festhalten

Im Fenster Call Fenster… sehen Sie oben die Adressdaten und darunter den Bereich Ansprechpartner. Im Feld Bemerkungen Kunde halten Sie Notizen zum Gespräch fest; die beiden kleinen Schaltflächen rechts daneben starten die Rechtschreibprüfung (obere Schaltfläche) und fügen einen Autotext ein (untere Schaltfläche).

Am unteren Rand halten Sie mit einer der Schaltflächen das Gesprächsergebnis fest. Damit wird der Status der Adresse gesetzt und – sofern die Option Pause (keine nächste Anwahl) nicht angehakt ist – automatisch zur nächsten Adresse der Liste weitergeschaltet:

Schaltfläche	Bedeutung
F5 – Interesse	Der Kunde hat Interesse. Status wird auf 4 Interesse! gesetzt.
F6 – Kein Interesse	Der Kunde hat kein Interesse. Status wird auf 5 Kein Interesse! gesetzt.
F7 – Nicht erreicht	Niemand erreicht / besetzt. Status wird auf 2 Nicht erreicht! gesetzt.
F8 – Später nochmals	Wiederanruf vereinbaren (siehe Abschnitt 4.5). Status wird auf 3 Später nochmals anrufen! gesetzt.
F4 – Abbruch	Schließt das Call-Fenster ohne Statusänderung (nach Rückfrage).

Über die Schaltflächen am rechten Rand rufen Sie weitere Funktionen zum aktuellen Kontakt auf:

• Telefonstatistik – zeigt die bisher geführten Telefonate zu diesem Kunden (siehe Abschnitt 4.6).
• Terminplaner öffnen – übergibt die Gesprächsdaten an den emis.terminplaner und öffnet ihn.
• Add Gesprächsnotiz – erstellt eine Gesprächsnotiz zum Kunden (siehe Abschnitt 4.7).
• Erneute Anwahl – wählt die Nummer erneut über die Telefonanlage an, z. B. wenn besetzt war oder das Gespräch versehentlich getrennt wurde. Dieselbe Anwahl lösen Sie mit einem Doppelklick auf das Feld Telefon im Bereich Adresse aus.

Mit Ändern im Bereich Adresse schalten Sie die Adressfelder zur Bearbeitung frei; die Schaltfläche wechselt dabei auf Speichern. Über Weitere Infos öffnen Sie die Zusatzinformationen zur Adresse, über EMIS CRM öffnen… wechseln Sie zur vollständigen Adresse im emis.crm.

4.4 Status manuell setzen (F8 – Status ändern)

Möchten Sie den Status einer Adresse ändern, ohne anzurufen, markieren Sie die Adresse und klicken im Hauptfenster auf F8 – Status ändern.

Wählen Sie den gewünschten Status und bestätigen Sie mit F4 – Weiter. Mit F3 – Abbruch schließen Sie das Fenster ohne Änderung.

4.5 Wiederanruf-Termin vereinbaren

Klicken Sie im Call-Fenster auf F8 – Später nochmals. Es öffnet sich das Fenster Termin für erneuten Anruf….

Geben Sie Datum und Uhrzeit an und bestätigen Sie mit F4 – Weiter. Die Adresse erhält den Status 3 Später nochmals anrufen! und den vereinbarten Termin. Ist der Termin erreicht, wird die Adresse automatisch wieder auf 1 Noch anzurufen! gesetzt und in der Liste nach oben gestellt. Mit F3 – Abbruch verwerfen Sie die Termineingabe; der Status der Adresse bleibt dann unverändert.

4.6 Telefonstatistik ansehen

Über die Schaltfläche Telefonstatistik im Call-Fenster sehen Sie alle bisher zu diesem Kunden erfassten Telefonate.

Die Tabelle zeigt je Telefonat Datum, Uhrzeit, Nebenstelle, Rufnummer, Ansprechpartner, eine Bemerkung und den Anwender. Zur markierten Zeile wird der vollständige Bemerkungstext unten angezeigt. Auch diese Tabelle lässt sich drucken und nach Excel (CSV) exportieren. Mit F4 – Zurück schließen Sie das Fenster.

4.7 Gesprächsnotiz erfassen

1. Klicken Sie im Call-Fenster auf Add Gesprächsnotiz. Es öffnet sich das Fenster „Gesprächsnotiz / Projektnotiz hinzufügen …" mit dem Namen der Firma im Fenstertitel.
2. Wählen Sie den Grund des Gesprächs, tragen Sie einen Betreff ein und erfassen Sie den Notiztext.
3. Wählen Sie unten den Ansprechpartner und – falls gewünscht – Nächste Aktion durch, Projektstatus und Bewertung.
4. Mit F4 – Weiter speichern Sie die Notiz zur Adresse, mit F3 – Abbruch verwerfen Sie sie.

Der Ablauf ist in Abschnitt 5.12 mit Screenshot beschrieben.

4.8 Anrufliste drucken und exportieren

In der Kopfzeile des Hauptfensters finden Sie rechts vier kleine Schaltflächen:

1. Tabelle drucken – öffnet zuerst den Dialog „Seite einrichten" (Papierformat, Ausrichtung, Ränder) und danach den Windows-Druckdialog.
2. Export nach Excel (CSV) – fragt zunächst nach einem Zielverzeichnis und legt dort die Dateien Export.csv und Export.HTML an. Anschließend können Sie die CSV-Datei direkt in Excel öffnen lassen.
3. Tabellenlayout löschen – verwirft Ihre persönlichen Spaltenbreiten und -reihenfolgen. Die Änderung wird erst beim nächsten Programmstart wirksam.
4. Tabellenlayout speichern – merkt sich die aktuellen Spaltenbreiten und -reihenfolgen für Ihren Anwender.

Über das Menü Statistik → Drucken drucken Sie zusätzlich die gesamte Telefonaktion als Bericht aus.

4.9 Adressen ohne Interesse entfernen

Im Menü Adressen stehen zwei Aufräum-Funktionen bereit:

• Alle mit Status „5 Kein Interesse" löschen – entfernt alle Adressen mit diesem Status.
• Alle dieser Selektion mit Status „5 Kein Interesse" löschen – entfernt nur die Adressen der aktuellen Anrufliste, die auf „Kein Interesse" stehen.

Vor dem Löschen erscheint eine Sicherheitsabfrage:

Achtung: Diese Funktionen löschen die betroffenen Adressen endgültig – auch aus dem emis.crm-Adressbestand. Setzen Sie sie nur ein, wenn die Adressen wirklich vollständig entfernt werden sollen.

5. Masken-Referenz

5.1 Hauptfenster „Call Center (out bound)"

Menü „Datei"

Menüpunkt	Wirkung
Status ändern (F8)	Öffnet „Status ändern…" für die markierte Adresse (Abschnitt 5.4)
Start (F6)	Startet die Anwahl der markierten Adresse (Abschnitt 5.2)
Beenden (F12)	Schließt das Modul

Menü „Datensatz"

Menüpunkt	Wirkung
erster Datensatz (Shift+F1)	Springt auf die erste Zeile der Anrufliste
vorheriger Datensatz (Shift+F2)	Springt eine Zeile nach oben
nächster Datensatz (Shift+F3)	Springt eine Zeile nach unten
letzter Datensatz (Shift+F4)	Springt auf die letzte Zeile der Anrufliste

Menü „Adressen"

Menüpunkt	Wirkung
Selektieren	Öffnet „Adressen selektieren…" und bildet daraus eine neue Anrufliste (Abschnitt 5.7)
Letzte Selektion	Lädt die zuletzt zusammengestellte Anrufliste erneut
Alle mit Status „5 Kein Interesse" löschen	Löscht nach Sicherheitsabfrage alle Adressen mit Status 5 endgültig aus dem Adressbestand
Alle dieser Selektion mit Status „5 Kein Interesse" löschen	Löscht nach Sicherheitsabfrage die Adressen der aktuellen Anrufliste mit Status 5 endgültig aus dem Adressbestand

Menü „Statistik"

Menüpunkt	Wirkung
Drucken	Druckt die aktuelle Telefonaktion als Bericht aus

Bedienelemente der Maske

Element	Bedeutung
Uhrzeit / Datum (Kopfzeile links)	Laufende Uhrzeit und Tagesdatum; zu jeder Viertelstunde prüft das Programm fällige Wiederanruf-Termine
Tabelle drucken (Kopfzeile rechts, 1. Symbol)	Druckt die angezeigte Tabelle (Abschnitt 5.8)
Export nach Excel (CSV) (2. Symbol)	Exportiert die Tabelle als CSV- und HTML-Datei (Abschnitt 5.9)
Tabellenlayout löschen (3. Symbol)	Verwirft das persönliche Tabellenlayout; wirkt erst nach Neustart
Tabellenlayout speichern (4. Symbol)	Speichert Spaltenbreiten und -reihenfolge für den Anwender
Spalte Sort	Reihenfolge der Adresse innerhalb der Telefonaktion
Spalte Status	Aktueller Bearbeitungsstand (Status 1 bis 5)
Spalte Nr	Nummer der Telefonaktion
Spalte EMISNummer	Adressnummer im emis-Adressbestand
Spalten FB1 / Name1, FB2 & Name2	Firmenbezeichnung bzw. Name der Adresse
Spalte Ort	Ort der Adresse
Spalte Letzte Aktion durch	Anwender, der zuletzt einen Status gesetzt hat
Spalte Termin	Vereinbarter Wiederanruf-Termin
Spalte Telefon	Rufnummer der Adresse
Navigationspfeile (Fußzeile links)	Zum ersten, vorherigen, nächsten oder letzten Datensatz springen
F6 – Start	Markierte Adresse anwählen (Ansprechpartner-Auswahl → Call-Fenster)
F8 – Status ändern	Status der markierten Adresse manuell setzen
Hilfe	Öffnet die Online-Hilfe zum Modul im emis-Wiki (Internetbrowser)
Anzahl Adressen	Zahl der Einträge in der aktuellen Anrufliste
F12 – Beenden	Schließt das Modul

5.2 Ansprechpartner auswählen…

Menü „Datei"

Menüpunkt	Wirkung
Fensterposition speichern	Merkt sich Größe und Position dieses Fensters
Sprungfeld → Tabelle	Der Eingabefokus steht beim Öffnen auf der Ansprechpartner-Tabelle
Sprungfeld → Suchen nach Vorname	Der Eingabefokus steht beim Öffnen im Feld „Suchen nach Vorname"
Sprungfeld → Suchen nach Nachname	Der Eingabefokus steht beim Öffnen im Feld „Suchen nach Nachname"
Weiter ohne Anwahl (F3)	Öffnet das Call-Fenster ohne Telefonanwahl
Weiter (F4)	Startet die Anwahl und öffnet das Call-Fenster

Menü „Datensatz"

Menüpunkt	Wirkung
erster Datensatz (Shift+F1)	Springt auf den ersten Ansprechpartner
vorheriger Datensatz (Shift+F2)	Springt einen Ansprechpartner zurück
nächster Datensatz (Shift+F3)	Springt einen Ansprechpartner weiter
letzter Datensatz (Shift+F4)	Springt auf den letzten Ansprechpartner

Bedienelemente der Maske

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Firmenbezeichnung	Die Adresse, die angerufen wird (nur Anzeige)
Ansprechpartner-Tabelle	Spalten Anrede, Vorname, Nachname, Abteilung, Funktion, Nummer; der Hauptansprechpartner ist farblich hervorgehoben
Suchen nach Vorname	Schränkt die Liste auf Ansprechpartner mit passendem Vornamen ein
Suchen nach Nachname	Schränkt die Liste auf Ansprechpartner mit passendem Nachnamen ein
F3 – Weiter ohne Anwahl	Öffnet das Call-Fenster, ohne eine Anwahl auszulösen
F4 – Weiter	Startet die Anwahl und öffnet das Call-Fenster

Ein Doppelklick auf eine Zeile bzw. die Eingabetaste wirkt wie F4 – Weiter.

5.3 Call Fenster…

Menü „Datei"

Menüpunkt	Wirkung
Abbruch (F3)	Schließt das Fenster nach Rückfrage ohne Statusänderung
Interesse (F5)	Setzt den Status auf „4 Interesse!"
Kein Interesse (F6)	Setzt den Status auf „5 Kein Interesse!"
Nicht erreicht (F7)	Setzt den Status auf „2 Nicht erreicht!"
Später nochmals (F8)	Öffnet „Termin für erneuten Anruf…" (Abschnitt 5.5) und setzt den Status auf „3 Später nochmals anrufen!"

Bereich „Adresse"

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Firma1 / Name1, Firma2 / Name2	Firmenbezeichnung bzw. Name der Adresse
Straße, Land, PLZ, Ort	Anschrift der Adresse
Telefon, Telefax, Email	Kommunikationsdaten der Adresse; ein Doppelklick auf Telefon löst eine erneute Anwahl aus
Weitere Infos	Öffnet die „Kundenzusatzinformationen" zur Adresse (Abschnitt 5.10)
EMIS CRM öffnen…	Öffnet die vollständige Adresse im Modul emis.crm (eigene Dokumentation)
Ändern / Speichern	Schaltet die Adressfelder zur Bearbeitung frei bzw. speichert die Änderungen (Abschnitt 5.11)

Bereich „Ansprechpartner"

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Ansprechpartner-Tabelle	Anrede, Vorname und Nachname der Ansprechpartner zur Adresse
Anrede, Vorname, Nachname, Anrede Brief, Geburtstag	Stammdaten des Ansprechpartners
Telefon, Telefax, Mobil, Email	Kommunikationsdaten des Ansprechpartners
Funktion, Abteilung	Einordnung des Ansprechpartners im Unternehmen
Bemerkungen Ansprechpartner	Freitext zum Ansprechpartner
Weitere Infos	Öffnet das Fenster „Ansprechpartner Zusatzinformationen" (Sperrvermerke für Telefon/Telefax/Brief/E-Mail/SMS, Adressgruppen, individuelle Anrede und Grußformel, Webshop-Zugang)
Hinzufügen	Legt einen neuen Ansprechpartner zur Adresse an und schaltet die Felder frei
Ändern / Speichern	Schaltet die Ansprechpartner-Felder zur Bearbeitung frei bzw. speichert die Änderungen

Der Ansprechpartner für das Gespräch wird im vorgeschalteten Fenster „Ansprechpartner auswählen…" bestimmt. Pflegen Sie Ansprechpartnerdaten im Modul emis.crm.

Gesprächsnotiz und Zusatzfunktionen

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Bemerkungen Kunde	Freitext-Notiz zum Kunden; wird beim Festhalten des Gesprächsergebnisses gespeichert
Rechtschreibprüfung (kleine Schaltfläche oben)	Prüft den Text im Feld „Bemerkungen Kunde" (Abschnitt 5.14)
Autotext einfügen (kleine Schaltfläche unten)	Fügt einen hinterlegten Textbaustein an der Cursorposition ein (Abschnitt 5.13)
Pause (keine nächste Anwahl)	Verhindert das automatische Weiterschalten zur nächsten Adresse
Telefonstatistik	Öffnet die Telefonstatistik zum Kunden (Abschnitt 5.6)
Terminplaner öffnen	Übergibt Firma, Ansprechpartner, Ort, Telefon und Bemerkung an den emis.terminplaner und öffnet ihn (eigene Dokumentation)
Add Gesprächsnotiz	Öffnet „Gesprächsnotiz / Projektnotiz hinzufügen …" (Abschnitt 5.12)
Erneute Anwahl	Wählt die Rufnummer erneut über die Telefonanlage an; ein Doppelklick auf das Feld Telefon im Bereich Adresse wirkt genauso

Untere Schaltflächenleiste

Schaltfläche	Bedeutung
F4 – Abbruch	Schließt das Fenster nach Rückfrage ohne Statusänderung
F5 – Interesse	Status „4 Interesse!"
F6 – Kein Interesse	Status „5 Kein Interesse!"
F7 – Nicht erreicht	Status „2 Nicht erreicht!"
F8 – Später nochmals	Öffnet „Termin für erneuten Anruf…" (Abschnitt 5.5), danach Status „3 Später nochmals anrufen!"

5.4 Status ändern…

Menü „Datei"

Menüpunkt	Wirkung
Abbruch	Schließt das Fenster ohne Änderung
Weiter	Übernimmt den gewählten Status

Bedienelemente der Maske

Option / Schaltfläche	Bedeutung
1 Noch anzurufen!	Adresse ist noch offen
2 Nicht erreicht!	Es wurde niemand erreicht
3 Später nochmals anrufen!	Wiederanruf zu einem Termin
4 Interesse!	Kunde hat Interesse bekundet
5 Kein Interesse!	Kunde hat kein Interesse; ein vorhandener Termin wird gelöscht
F3 – Abbruch	Schließt das Fenster ohne Änderung
F4 – Weiter	Übernimmt den gewählten Status

5.5 Termin für erneuten Anruf…

Menü „Datei"

Menüpunkt	Wirkung
Weiter	Übernimmt Datum und Uhrzeit als Wiederanruf-Termin
Abbruch	Schließt das Fenster ohne Termin; der Status der Adresse bleibt unverändert

Bedienelemente der Maske

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Datum	Datum des Wiederanrufs; über das Kalendersymbol wählbar
Uhrzeit	Uhrzeit des Wiederanrufs; die Auswahlliste bietet volle und halbe Stunden von 08:00 bis 23:30
F3 – Abbruch	Verwirft die Termineingabe
F4 – Weiter	Übernimmt den Termin; die Adresse erhält den Status „3 Später nochmals anrufen!"

Bleiben Datum oder Uhrzeit leer, meldet emis „Bitte geben Sie ein Datum ein!" bzw. „Bitte geben Sie eine Uhrzeit ein!" und der Termin wird nicht übernommen.

5.6 Telefonstatistik zum Kunden

Menü „Datei"

Menüpunkt	Wirkung
Zurück	Schließt das Fenster

Bedienelemente der Maske

Element	Bedeutung
Tabelle aller ausgehenden und eingehenden Telefonate	Spalten Datum, Uhrzeit, Nstl. (Nebenstelle), Rufnummer, Ansprechpartner, Bemerkung, Anwender
vollständiger Text	Zeigt die vollständige Bemerkung der markierten Zeile
Tabelle drucken (Symbol oben rechts, links)	Druckt die Tabelle (Ablauf wie Abschnitt 5.8)
Export nach Excel (CSV) (Symbol oben rechts, rechts)	Exportiert die Tabelle (Ablauf wie Abschnitt 5.9)
F4 – Zurück	Schließt das Fenster; ein Doppelklick in die Tabelle wirkt genauso

5.7 Adressen selektieren…

Dieses Fenster öffnet sich über Adressen → Selektieren und stellt die Anrufliste zusammen.

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Selektieren nach … (erste Spalte)	Verknüpfung der Bedingung mit der vorherigen Zeile (und/oder)
Selektieren nach … (Feld)	Adressfeld, nach dem gesucht wird (z. B. Ort, Adressgruppe, CCNummer)
Selektieren nach … (Vergleich)	Vergleichsart: Ist gleich, Ist ungleich, Ist größer als, Ist kleiner als, Ist gleich oder größer als, Ist gleich oder kleiner als, Ist NULL, Monat ist gleich, Tag ist gleich, Jahr ist gleich, Tag im Jahr ist gleich, Woche im Jahr ist gleich, ist leer, ist 'NULL'
Selektieren nach … (Wert)	Vergleichswert; über die Auswahlliste stehen vorhandene Werte des Feldes bereit
Sortieren nach …	Feld, nach dem die Trefferliste sortiert wird
gespeicherte Selektliste	Bereits gespeicherte Selektionen; über … verwalten Sie die Liste
Umkreissuche…	Ergänzt die Auswahl um eine Umkreissuche (Modul emis.umkreissuche, eigene Dokumentation)
F3 – Abbruch	Schließt das Fenster ohne Auswahl
F5 – Speichern	Speichert die eingegebene Selektion unter einer Beschreibung
F7 – Selektion aufheben	Verwirft die eingegebenen Bedingungen
F6 – Löschen	Löscht die markierte gespeicherte Selektion
Treffer anzeigen	Zeigt die Anzahl der Adressen, die die Bedingungen erfüllen
Selektion´s String anzeigen	Zeigt die aus den Bedingungen gebildete Abfrage an
geo.pins	Stellt die Treffer auf einer Karte dar
F2 – Selektion ausführen und zurück	Führt die neu eingegebene Selektion aus und bildet daraus die Anrufliste
F4 – Selektion ausführen und zurück	Führt die gespeicherte Selektion aus und bildet daraus die Anrufliste

Die untere Zeile des Fensters ist ein Fortschrittsbalken, der beim Ausführen der Selektion mitläuft.

Selektionen speichern und wiederverwenden

Klicken Sie auf F5 – Speichern, fragt emis mit „Bitte geben Sie einen Namen ein!" nach einer Bezeichnung für die Selektion. Der Name muss eindeutig sein – ist er bereits vergeben, meldet emis „Name schon vergeben! Bitte unter anderem Namen nochmals speichern!" und die Selektion wird nicht gespeichert. Um eine gespeicherte Selektion später wieder zu verwenden, markieren Sie sie im Bereich gespeicherte Selektliste und klicken auf F4 – Selektion ausführen und zurück.

5.8 Tabelle drucken – „Seite einrichten"

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Vorschaubild (oben)	Zeigt die Seitenaufteilung mit den eingestellten Rändern
Papier → Größe	Papierformat des Ausdrucks (z. B. A4)
Papier → Quelle	Papierschacht des Druckers
Ausrichtung → Hochformat / Querformat	Seitenausrichtung
Ränder (mm) → Links / Rechts / Oben / Unten	Seitenränder in Millimetern
OK	Übernimmt die Einstellungen und öffnet den Windows-Druckdialog, in dem Sie den Drucker wählen
Abbrechen	Bricht den Druck ab

5.9 Export nach Excel (CSV)

Beim Export fragt emis zunächst nach dem Zielverzeichnis:

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Verzeichniseingabe	Zielverzeichnis für die Exportdateien; über das Ordnersymbol wählen Sie es im Dateidialog aus
F3 – Abbrechen	Bricht den Export ab
F4 – OK	Führt den Export aus

Anschließend meldet emis den erfolgreichen Export und bietet an, die CSV-Datei direkt in Excel zu öffnen:

Schaltfläche	Bedeutung
F3 – Nein	Schließt die Meldung; die Dateien bleiben im Zielverzeichnis liegen
F4 – Ja	Öffnet die erzeugte CSV-Datei in Excel

Es entstehen immer zwei Dateien: Export.csv für die Weiterverarbeitung in Excel und Export.HTML als formatierte Ansicht.

5.10 Kundenzusatzinformationen („Weitere Infos" zur Adresse)

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Gruppe	Filter für die Liste der verfügbaren Adressgruppen
Verfügbare Adressgruppen	Auswahlliste der Adressgruppen; Einträge bearbeiten öffnet die Pflege der Auswahlliste
Pfeil nach unten / Pfeil nach oben	Ordnet die markierte Adressgruppe der Adresse zu bzw. entfernt sie wieder
Adressgruppe 2	Die der Adresse zugeordneten Adressgruppen
Symbole rechts über der Liste	Zuordnungen löschen bzw. speichern
Telefon 1 / Telefon 2 / Telefon 3 mit Bemerkung	Weitere Rufnummern der Adresse; das Hörersymbol wählt die Nummer an
Firmenschalter	Kennzeichen für firmenspezifische Auswertungen
Sonstiges (drei Felder)	Frei belegbare Zusatzangaben zur Adresse
Firmenlogo	Logo der Adresse laden, öffnen, einfügen oder löschen
Geändert von / Geändert am	Anwender und Zeitpunkt der letzten Änderung
AG geändert am	Zeitpunkt der letzten Änderung an den Adressgruppen
Angelegt von / Angelegt am	Anwender und Zeitpunkt der Anlage
Letzte Aktion von / Letzte Aktion am	Anwender und Zeitpunkt der letzten Aktion zur Adresse
B.Stufe	Bearbeitungsstufe der Adresse
Zeitverschiebung	Zeitverschiebung des Kundenstandorts in Stunden
Home - Verzeichnis	Ablageverzeichnis der Adresse; über das Ordnersymbol wählbar
Öffentliche Adresse JN	Kennzeichnet die Adresse als öffentlich
WEB - Anmeldename / WEB - Kennwort	Zugangsdaten der Adresse für den emis-Webshop
F3 – Weitere Infos - 2	Öffnet die zweite Zusatzfeld-Maske (Abschnitt 5.10.1)
F3 – Abbruch	Schließt das Fenster ohne zu speichern
F4 – Weiter	Übernimmt die Eingaben und schließt das Fenster

Das Menü Datei dieser Maske enthält die Punkte Fensterposition speichern, Abbruch und Weiter; Abbruch und Weiter wirken wie die gleichnamigen Schaltflächen, Fensterposition speichern merkt sich Größe und Position des Fensters.

5.10.1 Zusatzinformationen zur Adresse („Weitere Infos - 2")

Diese Maske enthält frei konfigurierbare Zusatzfelder. Feldbezeichnungen, Position und Sichtbarkeit legt Ihr Administrator über die Schaltfläche Konfiguration fest – in Ihrer Installation können die Beschriftungen daher von der Abbildung abweichen.

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Auswahl- und Eingabefelder (linke und mittlere Spalte)	Frei konfigurierbare Zusatzangaben zur Adresse
Kontrollkästchen (mittlere Spalte)	Frei konfigurierbare Ja/Nein-Kennzeichen
Datumsfelder (rechte Spalte)	Frei konfigurierbare Datumsangaben
Memofelder (Öffnungszeiten, Anzahl Betten/Zimmer u. a.)	Mehrzeilige Zusatzangaben
Hilfe	Öffnet die Online-Hilfe im emis-Wiki
Konfiguration	Öffnet „Zusatzinformationen Konfigurieren…" (Abschnitt 5.10.2)
F3 – Abbruch	Schließt das Fenster ohne zu speichern
F4 – Zurück	Übernimmt die Eingaben und schließt das Fenster

Das Menü Datei enthält die Punkte Abbruch und Weiter mit derselben Wirkung wie die Schaltflächen F3 – Abbruch und F4 – Zurück.

5.10.2 Zusatzinformationen Konfigurieren…

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Feldname	Auswahl des Zusatzfeldes, das eingerichtet werden soll
Sichtbar	Blendet das Feld in der Maske „Zusatzinformationen Adresse" ein oder aus
Von links / Von oben	Position des Feldes in der Maske
Breite	Breite des Feldes
TAB Index	Reihenfolge beim Weiterspringen mit der Tabulatortaste
Titel	Beschriftung des Feldes
F3 – Abbruch	Schließt das Fenster ohne Änderung
F4 – Weiter	Übernimmt die Einstellungen

Das Menü Datei enthält die Punkte Abbruch und Weiter mit derselben Wirkung wie die gleichnamigen Schaltflächen.

5.11 Adressdaten im Call-Fenster bearbeiten

Nach einem Klick auf Ändern im Bereich Adresse sind die Adressfelder weiß hinterlegt und beschreibbar. Solange der Bearbeitungsmodus aktiv ist, sind die übrigen Schaltflächen des Call-Fensters sowie der Bereich Ansprechpartner gesperrt.

Element	Bedeutung
Firma1 / Name1, Firma2 / Name2, Straße, Land, PLZ, Ort, Telefon, Telefax, Email	Bearbeitbare Adressfelder; Land ist eine Auswahlliste
Speichern	Schreibt die Änderungen in den Adressbestand und beendet den Bearbeitungsmodus

5.12 Gesprächsnotiz / Projektnotiz hinzufügen …

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Symbolleiste oben links	Formatierung übernehmen, kopieren und einfügen
Farbige Symbole oben Mitte	Bewertung des Gesprächs und Löschen der Eingaben
Grund des Gesprächs	Auswahlliste für den Anlass des Gesprächs
Gesprächsnotiz zusätzlich in folgende Kundenakten ablegen	Weitere Adressen, in deren Akte die Notiz zusätzlich abgelegt wird
Betreff	Kurzbeschreibung der Notiz
Gesprächsnotiz	Notiztext zum Gespräch
Symbole am rechten Rand	Textbausteine, Vorlagen, Ansprechpartnerdaten, Rechtschreibprüfung und Autotext für den Notiztext
Ansprechpartner	Ansprechpartner, mit dem gesprochen wurde
Nächste Aktion durch	Mitarbeiter, der den Vorgang weiterverfolgt
Projektstatus	Status des zugehörigen Projekts
Ticketnummer	Zugehöriges Ticket; über … auswählbar
EMISNummer	Adresse, zu der die Notiz gehört
Mitarbeiter	Anwender, der die Notiz erfasst
Datum / Uhrzeit	Zeitpunkt des Gesprächs
B.Stufe	Bearbeitungsstufe
Projekt Nr. / Projekt Beschreibung	Zuordnung der Notiz zu einem Projekt
Bewertung	Einschätzung des Gesprächs (z. B. neutral)
Ansprechpartner anlegen	Legt einen neuen Ansprechpartner zur Adresse an
Terminplaner öffnen	Öffnet den emis.terminplaner (eigene Dokumentation)
Dokumente	Hängt Dokumente an die Notiz an
Wiedervorlage setzen	Legt zur Notiz eine Wiedervorlage an
F3 – Abbruch	Verwirft die Notiz
F4 – Weiter	Speichert die Notiz zur Adresse

Das Menü Datei enthält die Punkte Fensterposition speichern, Abbruch und Weiter.

5.13 Autotexte…

Über die untere der beiden kleinen Schaltflächen neben dem Feld Bemerkungen Kunde fügen Sie einen hinterlegten Textbaustein ein.

Element	Bedeutung
Baumansicht links	Gruppen der Autotexte; Alle zeigt sämtliche Bausteine
Tabelle	Spalten Beschreibung, Autotext, KurzBez., Gruppe und KZ
Textfeld unten	Vollständiger Text des markierten Bausteins
Symbole oben rechts	Tabelle drucken, nach Excel (CSV) exportieren, Tabellenlayout löschen und speichern
Hinzufügen	Legt einen neuen Textbaustein an
Ändern	Bearbeitet den markierten Textbaustein
Löschen	Löscht den markierten Textbaustein
Suchen	Filtert die Tabelle nach dem eingegebenen Text
F3 – Abbruch	Schließt das Fenster, ohne einen Baustein einzufügen
F4 – Weiter	Fügt den markierten Baustein an der Cursorposition ein

5.14 Rechtschreibprüfung

Über die obere der beiden kleinen Schaltflächen neben dem Feld Bemerkungen Kunde prüfen Sie den erfassten Text.

Element	Bedeutung
Zu prüfender Text	Der geprüfte Text; unbekannte Wörter sind unterstrichen, das aktuell geprüfte Wort ist hervorgehoben
Vorschläge	Korrekturvorschläge zum markierten Wort
F5 – Nächster	Springt zum nächsten unbekannten Wort
F1 – Ändern	Ersetzt das Wort durch den markierten Vorschlag
F2 – Alle ändern	Ersetzt alle Vorkommen des Wortes
F6 – Ignorieren	Lässt das Wort unverändert
F7 – Hinzufügen	Nimmt das Wort in das Benutzerwörterbuch auf
Sprache	Wörterbuch, gegen das geprüft wird
F3 – Nicht übernehmen	Verwirft alle Korrekturen
F4 – Übernehmen	Schreibt den korrigierten Text zurück in das Bemerkungsfeld

6. Häufige Fragen / Hinweise

• Die Liste ist nach dem Start leer. Nach dem Öffnen ist noch keine Anrufliste geladen. Stellen Sie über Adressen → Selektieren eine neue Liste zusammen oder laden Sie mit Adressen → Letzte Selektion die zuletzt bearbeitete Aktion. Solange keine Liste geladen ist, sind F6 – Start, F8 – Status ändern und die Navigationspfeile inaktiv.
• „Letzte Selektion" lädt nichts. Der Menüpunkt greift auf die zuletzt ausgeführte Selektion zurück. Wurde auf diesem Arbeitsplatz noch nie eine Anrufliste zusammengestellt, bleibt die Tabelle leer – stellen Sie dann zuerst über Adressen → Selektieren eine Liste zusammen.
• Warum stehen offene Adressen oben? Die Liste ist nach Status sortiert. So arbeiten Sie die noch offenen Einträge (Status 1 und 2) zuerst ab; erledigte Adressen (Interesse/kein Interesse) rutschen nach unten.
• Fällige Wiederanrufe. Adressen mit einem vereinbarten Termin werden zum Fälligkeitszeitpunkt automatisch wieder auf 1 Noch anzurufen! gesetzt und nach oben gestellt. Die Prüfung läuft zu jeder Viertelstunde.
• Automatisches Weiterschalten. Nach jedem festgehaltenen Gesprächsergebnis springt das Programm automatisch zur nächsten Adresse. Möchten Sie das nicht, setzen Sie im Call-Fenster den Haken bei Pause (keine nächste Anwahl).
• Ohne Anwahl weiterarbeiten. Über F3 – Weiter ohne Anwahl in der Ansprechpartner-Auswahl öffnen Sie das Call-Fenster, ohne dass eine Telefonanwahl ausgelöst wird.
• Meldung „Anwahlsperre!". Für die Adresse ist eine Telefonsperre hinterlegt. Die Anwahl wird dann nicht ausgeführt; Sie können das Gespräch trotzdem manuell führen und das Ergebnis festhalten.
• Meldung „Termin ist noch nicht erreicht!". Die Adresse steht auf 3 Später nochmals anrufen! und der vereinbarte Termin liegt in der Zukunft. Warten Sie den Termin ab oder setzen Sie den Status über F8 – Status ändern zurück auf 1 Noch anzurufen! oder 2 Nicht erreicht! – nur mit diesen beiden Status lässt sich die Adresse sofort anwählen.
• Meldung „Adresse hat schon Interesse bekundet!" bzw. „Adresse hat kein Interesse!". Die Adresse wurde bereits abgeschlossen (Status 4 Interesse! bzw. 5 Kein Interesse!) und über F6 – Start erneut aufgerufen. Eine Anwahl findet dann nicht statt. Soll die Adresse doch noch einmal bearbeitet werden, setzen Sie den Status zuvor über F8 – Status ändern zurück.
• Nach einem Gespräch mit Interesse. Der Status 4 Interesse! allein hält das Ergebnis nicht fest. Notieren Sie das Wesentliche im Feld Bemerkungen Kunde, legen Sie über Add Gesprächsnotiz eine Gesprächsnotiz an oder vereinbaren Sie über Terminplaner öffnen gleich den nächsten Schritt.
• Meldung „Bitte Fenster über die Schaltflächen schließen!". Das Call-Fenster und die Terminmaske lassen sich nicht über das Kreuz des Fensterrahmens schließen – verwenden Sie F4 – Abbruch bzw. F3 – Abbruch.
• Wo werden Ansprechpartner gepflegt? Der Ansprechpartner für das Gespräch wird in der vorgeschalteten Maske „Ansprechpartner auswählen…" bestimmt; die Ansprechpartnerdaten pflegen Sie im Modul emis.crm.
• Löschen von „Kein Interesse" ist endgültig. Die Aufräum-Funktionen im Menü Adressen entfernen die betroffenen Adressen vollständig aus dem emis-Adressbestand – nicht nur aus der Anrufliste.