ComCenter – Anwenderhandbuch

Programm: emis.comcenter Version: 2026.7.1 Stand: 05.08.2026

1. Überblick

Das emis.comcenter ist die zentrale Nachrichtenzentrale von emis. Hier lesen, beantworten und verwalten Sie Ihre E-Mails – und ordnen sie direkt den Stammdaten von emis zu: der Adresse, einem Projekt, einem Angebot, Auftrag, einer Bestellung oder einem Ticket. Zusätzlich zeigt das Programm auf Wunsch Fax­ein- und -ausgang sowie den SMS-Versand an.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Posteingang und weitere Ordner je Anwender, inklusive eigener Unterordner
• E-Mails lesen, beantworten, weiterleiten, drucken, löschen und als gelesen/ungelesen markieren
• E-Mails in Ordner, in den Ordner „Erledigt" oder zu einem anderen Anwender verschieben
• Spam-Behandlung, E-Mail-Regeln und Abwesenheitsbenachrichtigungen
• Übernahme von E-Mails aus Microsoft Outlook
• Zuordnung von E-Mails zu Adressen, Projekten und Belegen (Angebot, Auftrag, Bestellung, Ticket)
• Anhänge öffnen, speichern und in die Dokumentenverwaltung übernehmen
• direkt aus einer E-Mail heraus Tickets, Angebote, Aufträge, Aufgaben oder Eingangsrechnungs-Workflows anlegen
• Wiedervorlagen zu E-Mails setzen
• zwei Darstellungen: die Drei-Spalten-Ansicht (Hauptansicht) und die Tabellenansicht

2. Programmstart

Das emis.comcenter wird – wie alle emis-Module – über das emis.auswahlmenü gestartet. Klicken Sie dort auf die Kachel ComCenter. Nach einem kurzen Startbildschirm öffnet sich das Hauptfenster.

Das Programm läuft nur einmal je Arbeitsplatz: Wird die Kachel erneut angeklickt, holt emis das bereits geöffnete Fenster in den Vordergrund.

3. Das Hauptfenster (Drei-Spalten-Ansicht)

Das Hauptfenster gliedert sich in die Multifunktionsleiste oben und darunter drei Spalten:

• Ordnerbaum (links): Je Anwender ein Eintrag mit Benutzerbild. Unter dem eigenen Namen stehen die Standardordner Posteingang (mit den Unterordnern Erledigt und Privat), Gelöschte Objekte, Gesendete Objekte, Wird gesendet, Spam, SMS-Versand, Postausgang, Entwurf, Fehler, Backup und Mail Delivery. Eigene Ordner legen Sie über das Kontextmenü an (siehe Abschnitt 5.14). Unter dem eigenen Konto folgen die Konten der Kollegen, auf die Sie Zugriff haben. Ist die Einstellung „Faxeingang/-ausgang anzeigen" aktiv, erscheinen zusätzlich die Einträge Faxeingang und Faxausgang – sowohl unter dem eigenen Konto als auch als gemeinsame Ordner am Ende des Baums (Abschnitt 5.27).
• E-Mail-Liste (Mitte): Zeigt die Nachrichten des gewählten Ordners mit Absender bzw. Ansprechpartner, Kennzeichen (z. B. EE = eingegangene, EA = ausgegangene E-Mail), Datum/Uhrzeit, der zugeordneten Firma, dem Betreff und den ersten Zeilen des Textes. Ungelesene E-Mails sind fett und farbig hervorgehoben, Symbole rechts zeigen Anhang, gelesen/ungelesen sowie geantwortet/weitergeleitet an. Über der Liste steht die Anzahl der Datensätze und der Zeitpunkt der letzten Aktualisierung (ein Rechtsklick darauf kopiert die interne Nummer der markierten E-Mail in die Zwischenablage). Die Liste lädt zunächst 50 Nachrichten; beim Scrollen ans Listenende werden automatisch weitere nachgeladen. Mehrfachauswahl ist mit Strg- bzw. Umschalt-Klick möglich, E-Mails lassen sich auch per Drag&Drop auf einen Ordner oder einen Anwender im Ordnerbaum ziehen.
• Vorschau (rechts): Oben die Kopf- und Zuordnungsfelder der markierten E-Mail, darunter der Nachrichtentext (HTML oder Klartext). Die Felder im Einzelnen:

Feld	Bedeutung
Adressstatus	Kundenstatus und Branche der zugeordneten Adresse (farbig hinterlegt)
Von / An / Cc / BCC	Absender und Empfänger der E-Mail (Cc/BCC nur, wenn gefüllt)
Betreff	Betreff der E-Mail
Firma	EMIS-Nummer und Firmenbezeichnung der zugeordneten Adresse
Dokumentenart	Auswahlliste zur Klassifizierung der E-Mail (Werte werden zentral gepflegt)
Angebot / Auftrag / Bestellung	Zugeordnete Belegnummern. Lupe = Beleg suchen und zuordnen, Öffnen = Beleg im jeweiligen Modul öffnen
Bemerkungen	Interne Bemerkung zur E-Mail (wird beim Verlassen des Feldes gespeichert)
Projektnummer	Zugeordnetes Projekt. Lupe = Projekt zuordnen, Öffnen-Symbol = Projektverwaltung starten
2. Firma	Zweite Adresszuordnung. Lupe = Adresse suchen, Öffnen-Symbol = Adressakte öffnen
B.Stufe	Berechtigungsstufe (0–9) der E-Mail; nur Anwender mit ausreichender Sicherheitsstufe sehen die Nachricht
Anhangzeile	Bei E-Mails mit Anhang: Liste der Dateien. Ein Doppelklick öffnet die Datei, ein Rechtsklick öffnet das Kontextmenü der Anhangzeile (Abschnitt 5.25), das Büroklammer-Symbol rechts öffnet die Maske „Anhang auswählen…" (Abschnitt 5.8)

Über der Vorschau befinden sich außerdem das Suchfeld Ordner durchsuchen (filtert den aktuellen Ordner nach Betreff/Bemerkungen) und die Filter-Auswahlliste mit den Einträgen Alle, Gelesene, Ungelesene, Mit Anhang, Ohne Anhang, Hohe Priorität, Normale Priorität und Niedrige Priorität.

Die Spaltenbreiten passen Sie mit den Trennlinien (Slidern) zwischen den Spalten an; über die Einstellungen können Sie die Sliderpositionen speichern oder zurücksetzen.

3.1 Multifunktionsleiste, Reiter „Home"

Die zentralen Funktionen liegen auf dem Reiter Home:

Schaltfläche	Bedeutung
Neu	Neue E-Mail erstellen (F4): Zuerst wählen Sie Adresse und Ansprechpartner über die Adresssuche, dann öffnet sich die emis-E-Mail-Maske. Ein Rechtsklick auf die Schaltfläche erstellt eine neue Nachricht ohne Adressabfrage. Ist eine Nachricht aus dem Ordner „SMS-Versand" markiert, öffnet sich stattdessen die emis-Maske „Kurzmitteilung via SMS versenden"
Antworten	Antwort an den Absender der markierten E-Mail („AW: …")
Allen antworten	Antwort an Absender und alle weiteren Empfänger
Weiterleiten	E-Mail weiterleiten („WG: …"); zuerst wird der Empfänger über die Adresssuche gewählt. Ein Rechtsklick leitet ohne Adressabfrage weiter
Verschieben	Markierte E-Mail(s) in einen anderen Ordner verschieben (Strg+M, Maske „Verschieben nach…", Abschnitt 5.6)
Verschieben zu	Markierte E-Mail(s) in den Posteingang eines anderen Anwenders verschieben (Maske Abschnitt 5.7)
Erledigt	Verschiebt die markierte E-Mail in den Unterordner „Erledigt" (Strg+E)
Löschen	Verschiebt die E-Mail in „Gelöschte Objekte" bzw. löscht sie dort endgültig (Entf-Taste)
Ungelesen/Gelesen	Markiert die E-Mail als gelesen bzw. ungelesen (die Beschriftung wechselt je nach Zustand)
Adresse öffnen	Öffnet die zugeordnete Adresse in emis.crm
Emails zum ASP	Zeigt alle E-Mails zum Ansprechpartner der markierten Nachricht (Abschnitt 5.11)
<Vorgang> öffnen	Erscheint nur, wenn der Betreff einen emis-Beleg erkennen lässt (z. B. „Angebot Nr.: 118"); öffnet den Beleg direkt im passenden Modul
Wiedervorlage	Erstellt eine Wiedervorlage zur markierten Nachricht (F9). Es öffnet sich die emis-Maske „Wiedervorlage setzen" – dieselbe Maske wie hinter der Auswahlmenü-Kachel Quick-WV; ihre Bedienung ist in der Dokumentation zu emis.quick.wv beschrieben. Betreff, Absender, Datum und Text der E-Mail sind bereits eingetragen
Telefon anwählen	Wählt die Telefonnummer des Ansprechpartners über die emis-Telefonanbindung
Drucken	Druckt die markierte(n) E-Mail(s) mit Druckvorschau (F6, Abschnitt 5.10). Ein Rechtsklick druckt direkt ohne Vorschau
Regeln	Öffnet den E-Mail-Regelassistenten für die markierte E-Mail (Abschnitt 5.16); Betreff, Absender und Empfänger der Nachricht sind dort bereits vorbelegt
Suche	Öffnet die Suchoptionen (Strg+F, Abschnitt 5.5). Ein Rechtsklick hebt eine aktive Selektion wieder auf
Aktualisieren	Liest die Nachrichtenliste neu aus der emis-Datenbank (F5). Über den kleinen Pfeil darunter erreichen Sie Emails sofort abrufen: Damit wird der E-Mail-Abruf auf dem Server angestoßen, der neue E-Mails aus dem Internet holt. Während des Abrufs erscheint rechts oben der Hinweis „Emails werden abgerufen..."
Übersetzen / Vorlesen	Übersetzt bzw. liest den Text der markierten E-Mail vor (Abschnitte 5.23 und 5.24; die Schaltflächen erscheinen auf dem Home-Reiter nur im Fenster einer geöffneten E-Mail, im Hauptfenster finden Sie beide auf dem Reiter „Email")
Minimieren/Beenden	Minimiert das Fenster bzw. beendet das Programm. Die Beschriftung hängt von der Einstellung „Minimieren J/N" ab: Ist sie aktiv, minimiert ein Linksklick und ein Rechtsklick beendet; ansonsten beendet der Linksklick (F12)

Ist eine Abwesenheitsregel aktiv, zeigt der Home-Reiter zusätzlich rechts die rote Warnfläche „Eine Abwesenheitsregel ist noch aktiv!" – ein Klick darauf öffnet den Abwesenheits-Regelassistenten (Abschnitt 5.17).

Hinweis: Reicht die Fensterbreite nicht für alle Schaltflächen aus (z. B. wenn zusätzliche Schaltflächen wie „<Vorgang> öffnen" eingeblendet werden), fasst die Multifunktionsleiste ganze Gruppen zu kleinen Aufklapp-Schaltflächen zusammen. Die Funktionen bleiben dort unverändert erreichbar.

3.2 Multifunktionsleiste, Reiter „Email"

Schaltfläche	Bedeutung
HTML	Schaltet die Vorschau zwischen HTML- und Klartext-Darstellung um
Email im Browser öffnen	Zeigt die E-Mail im Standard-Browser an
Logbuch	Öffnet das E-Mail-Logbuch der markierten Nachricht (Abschnitt 5.9)
Email in Info_DB eintragen	Übergibt die E-Mail an die emis-Info-Datenbank
Phishing?	Verschiebt die E-Mail an den freigebenden Anwender zur Prüfung (der Prüfer wird in den Einstellungen festgelegt)
Übersetzen	Öffnet den emis-Übersetzer mit dem Text der markierten E-Mail (Abschnitt 5.23)
Vorlesen	Öffnet die Sprachausgabe mit dem Text der markierten E-Mail (Abschnitt 5.24)
Projekt zuordnen	Ordnet der E-Mail ein Projekt zu (Projektsuche)
Projekt anlegen	Legt ein neues Projekt zur E-Mail an (nur sichtbar, wenn die Projektverwaltung entsprechend konfiguriert ist)
Projekt öffnen	Öffnet das zugeordnete Projekt in der Projektverwaltung
Als Textdatei speichern	Speichert die E-Mail als .txt-Datei
Als HTML-Datei speichern	Speichert die E-Mail als .html-Datei

3.3 Multifunktionsleiste, Reiter „Anlegen"

Über diesen Reiter erzeugen Sie direkt aus der markierten E-Mail neue Vorgänge in anderen emis-Modulen:

Schaltfläche	Bedeutung
Ticket	Legt ein Ticket zur E-Mail an
Angebot	Legt ein Angebot zur E-Mail an
Auftrag	Legt einen Auftrag zur E-Mail an
Aufgabe	Legt eine Aufgabe in der emis.aufgabenverwaltung an
Zum Zahlungsverkehr	Übergibt den E-Mail-Anhang an den emis-Zahlungsverkehr (nur bei E-Mails mit Anhang sichtbar)
Workflow 'Eingangsrng'	Startet den Workflow „Eingangsrechnung" mit dem markierten PDF-Anhang (Abschnitt 5.20; nur bei Anhang sichtbar)
Workflow 'Eingangsrng o. Bestell'	Startet den Workflow „Eingangsrechnung ohne Bestellung" mit dem markierten Anhang (Abschnitt 5.21; nur bei passender Konfiguration sichtbar)
Workflow 'Zur Kenntnisnahme'	Startet den Workflow „Zur Kenntnisnahme" mit dem markierten PDF-Anhang (Abschnitt 5.22; nur bei Anhang sichtbar)
E-Rechnung einlesen	Liest den markierten Anhang (PDF/XML) als E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung) ein; benötigt eine entsprechende Lizenz (nur bei Anhang sichtbar). Es öffnet sich das Modul emis.e-rechnung.einlesen – dasselbe wie über die Auswahlmenü-Kachel „E-Rechnung einlesen"; die Bedienung ist in dessen Dokumentation beschrieben

Je nach Kunde und E-Mail-Inhalt können weitere Schaltflächen eingeblendet sein (z. B. „Negativliste einlesen" oder „DMS DK / VK Privat" bei speziellen Konfigurationen).

3.4 Multifunktionsleiste, Reiter „Sonstiges"

Schaltfläche	Bedeutung
Fensterposition speichern	Speichert die aktuelle Fenstergröße und -position
Fensterposition zurücksetzen	Setzt die Fensterposition zurück (wirkt nach dem nächsten Programmstart)
Tabellenansicht / Drei-Spalten-Ansicht	Wechselt zwischen den beiden Darstellungen. Der Wechsel erfordert einen Neustart; das Programm fragt nach und startet auf Wunsch sofort neu

3.5 Tastenkombinationen

Taste	Funktion	Taste	Funktion
F1	Hilfe (Wiki)	Strg+F	Suche
F4	Neue Nachricht	Strg+K	In Adressakte springen
F5	Aktualisieren	Strg+H	Einer Adressakte hinzufügen (Alle)
F6	Drucken	Strg+M	In Ordner verschieben
F9	Wiedervorlage	Strg+E	In Ordner „Erledigt" verschieben
F12	Beenden	Strg+S	Spam
Entf	Löschen	Strg+G	Als gelesen markieren
Eingabe	Markierte E-Mail öffnen	Strg+U	Als ungelesen markieren

4. Die Tabellenansicht

Die Tabellenansicht aktivieren Sie über Sonstiges → Tabellenansicht (Neustart erforderlich). Sie zeigt links den gewohnten Ordnerbaum, rechts oben die E-Mails als Tabelle und rechts unten die Vorschau mit den Zuordnungsfeldern. Die Multifunktionsleiste und alle Funktionen entsprechen der Drei-Spalten-Ansicht.

Eigenschaften der Tabelle:

• Spalten: Symbolspalte (gelesen/ungelesen, Anhang), EMISNr., Von (bzw. An im Postausgang), Betreff, Empfangen, Senden (nur im Postausgang), Firmenbezeichnung, Ansprechpartner, Bemerkungen, Projektnummer, Status, Dokumentenart, Pfad, Anwender, Nummer, 2. EMISNr., Firmenbezeichnung (2) und Berechtigungsstufe. Spalten lassen sich verschieben, sortieren und über das Filtersymbol im Spaltenkopf filtern; das Layout wird beim Beenden gespeichert.
• Zeitgruppen: Bei Sortierung nach Datum gruppiert die Tabelle die E-Mails nach „Heute", „Gestern", Wochentagen, „Letzte Woche", „Letzter Monat" usw.
• Bemerkungen können direkt in der Tabellenzeile eingetragen werden.
• Unter dem Ordnerbaum wird – falls aktiviert – das Ansprechpartnerbild bzw. Firmenlogo des gewählten Absenders angezeigt.
• Über Einstellungen → Tabellenlayout zurücksetzen stellen Sie das Standardlayout der Tabelle wieder her (wirkt nach Neustart); die Einstellung „Abwechselnde Zeilenfarbe in Tabellenansicht verwenden" hebt die Zeilen optisch voneinander ab.

Das Kontextmenü der Tabelle entspricht dem Kontextmenü der E-Mail-Liste (Abschnitt 5.13).

Rechts unten steht der Bereich Weitere Infos mit den Zuordnungsfeldern der markierten Nachricht:

Feld	Bedeutung
Adressstatus	Kundenstatus und Branche der zugeordneten Adresse (farbig hinterlegt)
An	Empfänger der Nachricht
Cc / Bcc	Weitere Empfänger – die Zeilen erscheinen nur, wenn die Felder gefüllt sind
2. Firma	Zweite Adresszuordnung. Lupe = Adresse suchen, Öffnen-Symbol = Adressakte öffnen
Projekt	Zugeordnetes Projekt. Lupe = Projekt zuordnen, Öffnen-Symbol = Projektverwaltung starten
Angebot / Auftrag / Bestellung / Ticket	Zugeordnete Belegnummern. Lupe = Beleg suchen und zuordnen, Öffnen-Symbol = Beleg im jeweiligen Modul öffnen. Das Feld Ticket gibt es nur in der Tabellenansicht
Dokumentenart	Auswahlliste zur Klassifizierung der Nachricht; rechts daneben zeigt eine Farbfläche die hinterlegte Farbe der Dokumentenart
B.Stufe	Berechtigungsstufe (0–9) der Nachricht
Anhangzeile	Bei Nachrichten mit Anhang: Liste der Dateien mit demselben Kontextmenü wie in der Drei-Spalten-Ansicht (Abschnitt 5.25); das Büroklammer-Symbol rechts öffnet „Anhang auswählen…" (Abschnitt 5.8)

5. Masken-Referenz

5.1 Einstellungen (Schraubenschlüssel-Symbol)

Der Klick auf das Schraubenschlüssel-Symbol links oben öffnet den Einstellungsbereich mit den Seiten Einstellungen, Emailoptionen und Beenden (beendet das Programm). Die Seite „Einstellungen" enthält:

Schaltfläche / Option	Bedeutung
Version	Zeigt die Programmversion an
Hilfe	Öffnet die Hilfe zum Programm (Wiki)
Ansprechpartnerbilder / Firmenlogos laden	Liest alle Ansprechpartnerbilder/Firmenlogos neu ein (kann länger dauern)
Ansprechpartnerbilder / Firmenlogos aktualisieren	Aktualisiert die vorhandenen Bilder
Fensterposition speichern / zurücksetzen	Wie auf dem Reiter „Sonstiges"
Sliderposition speichern / zurücksetzen	Speichert bzw. verwirft die Positionen der Spaltentrenner (Zurücksetzen wirkt nach Neustart)
Kontenverwaltung	Öffnet die Maske „Emailkonten sperren…" – dort legen Sie fest, welche Kollegen Ihr Konto sehen dürfen und welche Konten Ihnen angezeigt werden (Abschnitt 5.18)
Tabellenlayout zurücksetzen	Setzt das Spaltenlayout der Tabellenansicht zurück (nur in der Tabellenansicht aktiv)
Emails von Outlook importieren	Öffnet die Maske „Outlook Emails nach emis protieren…", mit der Sie E-Mails aus Microsoft Outlook nach emis übernehmen (Abschnitt 5.19)
Benachrichtigung bei Abwesenheit	Öffnet den Abwesenheits-Regelassistenten (Abschnitt 5.17)
Emails nochmals den Adressen zuordnen	Öffnet die Maske aus Abschnitt 5.12
Emails von Outlook importieren (Auf feste Adresse)	Importiert E-Mails aus Outlook und ordnet sie einer festen Adresse zu
einmal angezeigte Email als gelesen markieren	Markiert E-Mails automatisch als gelesen, sobald sie in der Vorschau angezeigt wurden
Faxeingang/-ausgang anzeigen	Blendet die Ordner „Faxeingang" und „Faxausgang" im Ordnerbaum ein
Bemerkung und Projektnummer in der Email-Liste anzeigen	Zeigt beide Felder zusätzlich in der E-Mail-Liste
Ansprechpartnerbilder / Firmenlogos in Emails anzeigen	Zeigt Bilder/Logos im Nachrichtenkopf
Ansprechpartnerbilder / Firmenlogos in Email-Vorschau anzeigen	Zeigt das Bild des Absenders in der Vorschau
Ansprechpartnerbilder / Firmenlogos in Tabellenansicht anzeigen	Zeigt das Bild unter dem Ordnerbaum der Tabellenansicht
Bei unbekannte Absendern die Grafiken in den Emails anzeigen	Lädt externe Grafiken auch bei unbekannten Absendern (sonst erscheint die Schaltfläche „Bilder anzeigen")
Warnung bei ungültigen Links anzeigen	Warnt vor dem Öffnen verdächtiger Links in E-Mails
Minimieren J/N	Beenden-Schaltfläche minimiert statt zu beenden (Rechtsklick beendet dann)
Abwechselnde Zeilenfarbe in Tabellenansicht verwenden	Zebra-Streifen in der Tabellenansicht
Bei mehr als 5000 Suchtreffern Hinweismeldung anzeigen	Hinweis bei sehr großen Suchergebnissen
Email-Konto bei Antworten/Weiterleiten automatisch auswählen	Wählt beim Antworten automatisch das Konto, über das die E-Mail empfangen wurde
Bemerkungen Anzahl Zeilen	Anzahl der Bemerkungszeilen in der E-Mail-Liste (1–5)
Freigebender Anwender für Phishing-Mails	Anwender, an den die „Phishing?"-Funktion E-Mails zur Prüfung verschiebt

5.2 Emailoptionen, Reiter „Allgemein"

Option	Bedeutung
Emails immer mit Lesebestätigung versenden	Fordert bei ausgehenden E-Mails stets eine Lesebestätigung an
Ballon-Info anzeigen, wenn neue Emails eingetroffen sind	Hinweisfenster bei neuen E-Mails
Tonsignal ausgeben, wenn neue Emails eingetroffen sind	Zusätzliches Tonsignal
Vor dem Versenden einer Email soll automatisch eine Rechtschreibprüfung ausgeführt werden	Rechtschreibprüfung vor dem Senden
Beim Senden einer Email diese in der Korrespondenz von emis speichern	Ausgehende E-Mails in der emis-Korrespondenz ablegen

5.3 Emailoptionen, Reiter „vCard"

Hier pflegen Sie Ihre elektronische Visitenkarte (vCard), die ausgehenden E-Mails beigefügt werden kann: Vorname, Nachname, Firmenbezeichnung, Telefon/Telefax Geschäft, Telefon Privat/Mobil, Straße, PLZ, Ort, Land, E-Mail und Internet.

Schaltfläche / Option	Bedeutung
vCard immer mitversenden	Hängt die vCard automatisch an jede ausgehende E-Mail an
Aus Personalstamm übernehmen	Füllt die Felder mit Ihren Daten aus dem emis-Personalstamm
vCard speichern	Speichert die Visitenkarte
Ansprechpartnerbild aus Personalstamm mitversenden	Fügt Ihr Foto aus dem Personalstamm in die vCard ein

5.4 Emailoptionen, Reiter „Favoriten-Anhänge"

Hier hinterlegen Sie bis zu zehn Dateien (je Zeile Beschreibung und Dateipfad, Auswahl über das Ordnersymbol), die Sie beim Erstellen von E-Mails als Favoriten-Anhänge schnell auswählen können. Speichern übernimmt die Liste. Rot hinterlegte Dateipfade weisen auf nicht (mehr) vorhandene Dateien hin.

5.5 Suchoptionen (Suche / Strg+F)

Die Maske „<Ordner> durchsuchen…" sucht in der Datenbank nach E-Mails:

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Status	Einschränkung auf einen Nachrichtenstatus (z. B. Empfangen, Gesendet, Entwurf)
Anwender	Anwender, dessen E-Mails durchsucht werden
aktueller Ordner	Ordner, in dem gesucht wird
EMISNummer	Einschränkung auf eine Adresse (… öffnet die Adresssuche)
KorrNummer	Suche nach der internen Korrespondenznummer
Datum von / Datum bis	Zeitraum der Suche
Suche in folgenden Feldern	Häkchen für Betreff, Email Adresse und/oder Email Text
Suche nach	Der eigentliche Suchbegriff
Zurücksetzen	Stellt die Standardwerte der Maske wieder her
F3 - Abbruch	Schließt die Maske ohne Suche
F4 - Weiter	Führt die Suche aus; das Hauptfenster zeigt dann nur die Treffer und in der Titelzeile den Zusatz „-- Selektion aktiv --"

Eine aktive Selektion heben Sie mit einem Rechtsklick auf die Schaltfläche „Suche" wieder auf.

5.6 Verschieben nach… (Verschieben / Strg+M)

Zeigt den Ordnerbaum aller Anwender. Wählen Sie den Zielordner und bestätigen Sie mit F4 - Verschieben; F3 - Abbruch schließt die Maske ohne Änderung. Die markierten E-Mails werden in den gewählten Ordner (auch eines anderen Anwenders) verschoben.

5.7 Verschieben zu / Email kopieren zu…

Die Personenauswahl erscheint bei Verschieben zu (E-Mail in den Posteingang eines Kollegen verschieben) und beim Kontextmenüpunkt Email kopieren (Kopie an einen Kollegen). Über das Feld Filter grenzen Sie die Liste ein, per Doppelklick oder F4 - Weiter übernehmen Sie den markierten Anwender, F3 - Abbrechen verwirft die Auswahl.

5.8 Anhang auswählen…

Das Büroklammer-Symbol rechts neben der Anhangzeile öffnet die Übersicht aller Anhänge der E-Mail.

Schaltfläche	Bedeutung
Öffnen	Öffnet die markierte Datei mit dem verknüpften Programm
Speichern unter	Speichert die markierte Datei an einem wählbaren Ort
Alle speichern unter	Speichert alle Anhänge in einen Ordner
F3 - Abbrechen / F4 - Weiter	Schließt die Maske

Ein Rechtsklick auf einen Eintrag der Liste öffnet das Kontextmenü der Maske:

Menüpunkt	Bedeutung
Speichern unter	Speichert die markierte Datei an einem wählbaren Ort
In Dokumentenverwaltung des aktuellen Kunden speichern	Legt die Datei in der Dokumentenverwaltung der zugeordneten Adresse ab
In Dokumentenverwaltung bei einem anderen Kunden speichern	Legt die Datei bei einer über die Adresssuche gewählten Adresse ab
In Dokumentenverwaltung eines Projekts speichern	Legt die Datei bei einem Projekt ab
In Dokumentenverwaltung eines Vertrags speichern	Legt die Datei bei einem Vertrag ab

Anhänge lassen sich auch per Drag&Drop aus der Liste ziehen.

5.9 Email Logbuch (Reiter Email → Logbuch)

Zeigt die Protokolleinträge zur markierten E-Mail (z. B. Abruf vom Server, Zuordnung zur Adresse, Regelverarbeitung) mit Meldung, Computer und Datum. Über das Plus-Symbol vor einer Zeile klappen Sie den vollständigen Meldungstext auf. Das Fenster wird über das X geschlossen.

5.10 Druckvorschau (Drucken / F6)

Der Druck erzeugt eine Kopfzeile mit Korrespondenz- und EMIS-Nummer, Betreff, Absender, Empfänger, Status und Datum, gefolgt vom Nachrichtentext. In der Vorschau wählen Sie Drucker (Druckersymbol), Ausrichtung, Seitenränder und Zoom; die Pfeile unten blättern durch mehrseitige Ausgaben. Ein Rechtsklick auf die Drucken-Schaltfläche druckt direkt ohne Vorschau. Werden mehrere E-Mails markiert, wird jede auf einer eigenen Seite gedruckt.

5.11 Email-Kommunikation zum Ansprechpartner (Emails zum ASP)

Listet die komplette E-Mail-Kommunikation zwischen Ihnen und dem Ansprechpartner der markierten Nachricht. Über Suche nach Betreff filtern Sie die Liste, ein Doppelklick öffnet die jeweilige E-Mail.

5.12 Alle selektierten Emails nochmals den Adressen zuordnen

Diese Maske (Einstellungen → „Emails nochmals den Adressen zuordnen") ordnet E-Mails den Adressen neu zu – hilfreich, wenn Adressen oder Ansprechpartner nachträglich angelegt wurden.

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
KZ	Kennzeichen der zu bearbeitenden Nachrichten (z. B. EE)
EMISNummer	Optional: nur E-Mails dieser Adresse neu zuordnen
Feld	Feld, über das zugeordnet wird
F6 - Start	Startet die Neuzuordnung; der Fortschritt wird links angezeigt
F4 - Zurück	Schließt die Maske

5.13 Kontextmenü der E-Mail-Liste

Ein Rechtsklick auf eine E-Mail öffnet das Kontextmenü:

Menüpunkt	Bedeutung
Öffnen	Öffnet die E-Mail im eigenen Fenster (wie Doppelklick)
Betreff ändern	Ändert den Betreff der E-Mail (Eingabeabfrage)
Ändern / Bemerkungen anzeigen	Nur bei Faxen, SMS und Nachrichten in Archiv-Ordnern sichtbar: öffnet die Maske „Telefax…" mit den Kopfdaten der Nachricht (Abschnitt 5.28)
Antworten / Allen antworten / Weiterleiten	Wie die gleichnamigen Schaltflächen
Drucken / Löschen	Wie die gleichnamigen Schaltflächen
in Adressakte springen (Strg+K)	Öffnet die Adressakte der zugeordneten Adresse
Einer Adressakte hinzufügen (Alle) (Strg+H)	Ordnet alle E-Mails dieses Absenders einer Adresse zu
Einer Adressakte hinzufügen (Diese)	Ordnet nur die markierte E-Mail einer Adresse zu
Nochmals senden	Sendet eine bereits versendete E-Mail erneut (nur bei ausgehenden Nachrichten sichtbar)
in Ordner verschieben (Strg+M)	Öffnet „Verschieben nach…" (Abschnitt 5.6)
in Ordner 'Erledigt' verschieben (Strg+E)	Verschiebt in den Unterordner „Erledigt"
Spam (Strg+S)	Verschiebt die E-Mail in den Spam-Ordner. Im Spam-Ordner heißt der Punkt Kein Spam und verschiebt zurück in den Posteingang (auf Wunsch inkl. Löschen der zugehörigen Spam-Regel)
Spam + Regel	Wie Spam, zusätzlich öffnet sich der Regelassistent (Abschnitt 5.16) mit dem Absender und dem Zielordner „Spam" vorbelegt (nur sichtbar, wenn verfügbar)
Als gelesen markieren (Strg+G) / Als ungelesen markieren (Strg+U)	Setzt den Lesestatus
Email duplizieren	Erzeugt eine Kopie der E-Mail im selben Ordner
Email kopieren	Kopiert die E-Mail zu einem anderen Anwender (Personenauswahl, Abschnitt 5.7)
Telefon anwählen	Wählt die Telefonnummer des Ansprechpartners
Sortieren nach	Untermenü mit den Sortierungen Eingangsdatum, Versanddatum, EMISNummer und Betreff (jeweils auf- oder absteigend)
Neues Projekt anlegen	Legt ein Projekt zur E-Mail an (nur bei entsprechender Konfiguration sichtbar)
In eigenen Ordner verschieben	Verschiebt eine E-Mail aus dem Konto eines Kollegen in den eigenen gleichnamigen Ordner
Verschieben	Untermenü mit den Anwendern, zu denen direkt verschoben werden kann

5.14 Kontextmenü des Ordnerbaums

Ein Rechtsklick auf einen Ordner bietet:

Menüpunkt	Bedeutung
Ordner hinzufügen	Legt einen Unterordner an; der Name wird im Eingabefenster „Ordner hinzufügen" abgefragt (Abschnitt 5.26)
Ordner umbenennen	Benennt einen selbst angelegten Ordner um; der neue Name wird im selben Eingabefenster abgefragt (Abschnitt 5.26)
Ordner löschen	Löscht einen selbst angelegten Ordner
Ordnerinhalt leeren	Entfernt alle E-Mails aus dem Ordner (mit Sicherheitsabfrage)

Standardordner (z. B. Posteingang, Spam) können nicht umbenannt oder gelöscht werden – die betreffenden Menüpunkte sind dort ausgegraut. Eigene Ordner werden stets unterhalb des Posteingangs angelegt.

5.15 Fenster einer geöffneten E-Mail

Ein Doppelklick (oder Eingabe bzw. „Öffnen") zeigt die E-Mail in einem eigenen Fenster mit dem Titel „Email: <Betreff>". Das Fenster enthält dieselbe Multifunktionsleiste und dieselben Kopffelder wie das Hauptfenster – nur ohne Ordnerbaum und Liste; statt „Minimieren" gibt es hier Beenden, das nur dieses Fenster schließt. So können mehrere E-Mails gleichzeitig geöffnet und parallel bearbeitet werden. Änderungen (z. B. Verschieben oder Löschen aus dem E-Mail-Fenster heraus) übernimmt das Hauptfenster automatisch.

Beim Öffnen wird die E-Mail als gelesen markiert. Hat der Absender eine Lesebestätigung angefordert, fragt das Programm einmalig, ob eine Bestätigung gesendet werden soll. E-Mails im Ordner Entwurf werden nicht angezeigt, sondern direkt in der E-Mail-Maske zur Weiterbearbeitung geöffnet; Einträge im Ordner Backup öffnen eine Kopie zum erneuten Versand. Faxe werden als PDF im PDF-Programm geöffnet.

5.16 Email Regelassistent (Regeln)

Mit dem Regelassistenten legen Sie Regeln an, die eingehende E-Mails automatisch verarbeiten – zum Beispiel Newsletter in den Spam-Ordner verschieben. Die Regeln wirken beim automatischen E-Mail-Abruf auf dem Server, also schon bevor die Nachrichten in Ihrem Posteingang erscheinen. Sie öffnen den Assistenten über die Schaltfläche Regeln auf dem Home-Reiter; auch der Kontextmenüpunkt Spam + Regel führt hierher. Der Assistent bezieht sich immer auf einen Anwender – die Fußzeile zeigt „Regelassistent für <Anwender>". Die Werte der beim Aufruf markierten E-Mail (Betreff, Absender, Empfänger, Text) sind als Filtertext vorbelegt.

Der Assistent führt in drei Schritten zur fertigen Regel; mit F6 - Weiter und F5 - Zurück (oder den Pfeiltasten) blättern Sie zwischen den Schritten, F12 - Beenden schließt den Assistenten.

Schritt 1 – Kriterium wählen:

Element	Bedeutung
Betreff…	Die Regel prüft den Betreff der eingehenden E-Mail
Absender-Emailadresse…	Die Regel prüft die Absenderadresse
Empfänger-Emailadresse…	Die Regel prüft die Empfängeradresse
Emailtext…	Die Regel prüft den Nachrichtentext
F2 - Gespeicherte Regeln	Öffnet die Tabelle der bereits gespeicherten Regeln (siehe unten)
F5 - Zurück / F6 - Weiter	Blättert zwischen den Schritten
F12 - Beenden	Schließt den Assistenten

Schritt 2 – Bedingung und Filtertext:

Element	Bedeutung
beginnt mit… / beinhaltet… / endet mit… / ist gleich…	Vergleichsart, mit der der Filtertext auf das gewählte Kriterium angewendet wird
Textfeld	Der Filtertext; je nach Kriterium ist er mit Betreff, Absender, Empfänger oder Text der markierten E-Mail vorbelegt und kann frei geändert werden

Schritt 3 – Aktion festlegen und speichern:

Element	Bedeutung
Anwender	Anwender, in dessen Ordner die gefilterten E-Mails verschoben werden
Ordner	Zielordner: „Gelöschte Objekte", „Spam", „Posteingang" sowie die eigenen Ordner des gewählten Anwenders
Folgendes Programm soll gestartet werden	Optional: Programm, das beim Zutreffen der Regel gestartet wird
Emailtext soll in Datei gespeichert werden	Speichert den Nachrichtentext als Datei im emis-Datenverzeichnis (Unterordner „EmailExport")
Email weiterleiten an	Optional: E-Mail-Adresse, an die die Nachricht automatisch weitergeleitet wird
F7 - Regel speichern	Speichert die Regel; die Meldung „Regel wurde gespeichert!" bestätigt den Vorgang

Gespeicherte Regeln (F2):

Die Tabelle zeigt alle Regeln des Anwenders mit den Spalten Prio (Reihenfolge der Abarbeitung), Kriterium, Bedingung, Text, ToDo („verschieben nach"), Ordner (Anwender\Zielordner), Programm, Text speichern, Mail ausdrucken, Weiterleiten und Nummer. Die weiß hinterlegten Spalten (u. a. Prio, Text, Programm, Weiterleiten) können Sie direkt in der Tabelle bearbeiten; mit der Entf-Taste löschen Sie die markierte Regel. Ein Klick auf einen Spaltenkopf sortiert die Tabelle. Über die beiden Symbole rechts oben speichern Sie das Tabellenlayout bzw. setzen es zurück (das Zurücksetzen wirkt nach dem nächsten Öffnen). Das Fenster wird über das X geschlossen.

5.17 Abwesenheits-Regelassistent (Benachrichtigung bei Abwesenheit)

Mit dem Abwesenheits-Regelassistenten richten Sie automatische Antworten auf eingehende E-Mails ein, etwa für Urlaub oder Dienstreisen. Je E-Mail-Konto stehen zwei Regeln zur Verfügung – zum Beispiel Regel 1 für kurze Abwesenheiten und Regel 2 für den Urlaub. Die Abwesenheitsmails verschickt der Server beim E-Mail-Abruf; das emis.comcenter muss dafür nicht laufen. Sie öffnen den Assistenten über Einstellungen → Benachrichtigung bei Abwesenheit oder über die rote Warnfläche „Eine Abwesenheitsregel ist noch aktiv!" auf dem Home-Reiter.

Schritt 1 – Konto wählen:

Die Tabelle zeigt die E-Mail-Konten mit Anwender, E-Mail-Adresse und dem Stand beider Regeln (Aktiv, Nur Bekannte, Betreff, Datum von/bis). Ohne besondere Berechtigung sehen Sie nur Ihre eigenen Konten, mit entsprechender Berechtigung die aller Anwender. Über das Feld Filter grenzen Sie die Liste nach Anwender oder E-Mail-Adresse ein; F5 liest die Liste neu ein.

Schaltfläche	Bedeutung
Kopieren	Merkt sich die Regeln des markierten Kontos; über den Pfeil wählen Sie, ob Regel 1, Regel 2, die Weiterleitung oder Kombinationen kopiert werden
Einfügen	Überträgt die kopierten Regeln auf die markierten Konten (Mehrfachauswahl möglich) – praktisch, wenn dieselbe Abwesenheitsregel für mehrere Konten gelten soll
F6 - Zurück / F7 - Weiter	Blättert zwischen den Schritten
F4 - Beenden	Schließt den Assistenten

Schritt 2 – Regeln bearbeiten:

Für Regel 1 (z. B. kurze Abwesenheit) und Regel 2 (z. B. Urlaub) stehen jeweils dieselben Felder bereit:

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Betreff für die Abwesenheitsemail	Betreff der automatischen Antwort. Die beiden Symbole daneben fügen einen Autotext ein bzw. starten die Rechtschreibprüfung
Nachricht für die Abwesenheitsemail	Text der automatischen Antwort (Vorschau). Über das Stift-Symbol rechts unten öffnen Sie den emis-HTML-Editor zum Bearbeiten der Nachricht
Kopie weiterleitet an	Optional: E-Mail-Adresse, an die eingehende Nachrichten während der Abwesenheit als Kopie weitergeleitet werden
Regel ist gültig im Zeitraum von / bis	Zeitraum, in dem die Regel wirkt (Datumsauswahl über das Kalendersymbol)
Regel nur bei bekannten Adressen	Die automatische Antwort geht nur an Absender, die in emis als Adresse bzw. Ansprechpartner bekannt sind
Regel aktiv	Schaltet die Regel ein bzw. aus
F2 - Speichern	Speichert die Änderungen (die Schaltfläche wird aktiv, sobald etwas geändert wurde)

Solange eine Regel aktiv ist, zeigt das Hauptfenster auf dem Home-Reiter die rote Warnfläche „Eine Abwesenheitsregel ist noch aktiv!" – so wird das Abschalten nach der Rückkehr nicht vergessen.

Wann emis keine Abwesenheitsantwort verschickt: Damit sich zwei automatische Antworten nicht gegenseitig hochschaukeln, verschickt emis die Abwesenheitsnachricht in folgenden Fällen nicht:

• an dieselbe Absenderadresse höchstens einmal pro Stunde,
• nie an eine E-Mail-Adresse, die selbst als emis-E-Mail-Konto eingerichtet ist (also nicht an Kollegen),
• nicht, wenn Absender und Empfänger identisch sind,
• nicht auf Nachrichten, deren Betreff selbst nach einer automatischen Antwort oder einer Unzustellbarkeitsmeldung aussieht (z. B. „Abwesenheit", „Absence", „Returned Mail", „Delivery failed", „Recipient unknown"),
• bei gesetztem Häkchen Regel nur bei bekannten Adressen außerdem nur an Absender, die in emis einer Adresse zugeordnet sind.

Ist zusätzlich eine Weiterleitung eingetragen, wird die eingegangene Nachricht nur dann weitergeleitet, wenn auch die Abwesenheitsantwort verschickt wird. Sind beide Regeln gleichzeitig aktiv, greift immer nur Regel 1.

5.18 Emailkonten sperren (Kontenverwaltung)

Über Einstellungen → Kontenverwaltung öffnet sich die Maske „Emailkonten sperren…". Hier wird je Anwender festgelegt, wie die Konten der Kollegen im emis.comcenter behandelt werden.

Element	Bedeutung
Anwender	Anwender, für den die Einstellungen gelten. Ohne besondere Berechtigung ist das Feld fest auf den eigenen Anwender eingestellt
Sort	Reihenfolge, in der die Konten im Ordnerbaum erscheinen (direkt änderbar)
Anwender (Tabellenspalte)	Der jeweilige Kollege; rot hinterlegte Einträge verweisen auf Anwender, die es nicht mehr gibt
Sperren JN	Ist das Häkchen gesetzt, kann der in der Zeile genannte Kollege das Konto des oben gewählten Anwenders nicht öffnen
Nicht Anzeigen JN	Ist das Häkchen gesetzt, wird das Konto des Kollegen beim gewählten Anwender nicht im Ordnerbaum angezeigt
Verschieben zum User JN	Ist das Häkchen gesetzt, wird der Kollege im Kontextmenü unter „Verschieben" als Ziel angeboten
F4 - Beenden	Schließt die Maske; Änderungen werden direkt in der Tabelle gespeichert

Änderungen am Ordnerbaum werden erst nach einem Neustart des emis.comcenters sichtbar.

5.19 Emails von Outlook importieren

Über Einstellungen → Emails von Outlook importieren öffnet sich die Maske „Outlook Emails nach emis protieren…". Sie übernimmt E-Mails ordnerweise aus Microsoft Outlook in das emis.comcenter. Voraussetzung ist ein auf dem Arbeitsplatz installiertes und eingerichtetes Outlook – die Maske startet Outlook im Hintergrund und liest dessen Ordnerstruktur ein.

Element	Bedeutung
Outlook (linker Baum)	Posteingang und Gesendete Objekte des Outlook-Postfachs mit ihren Unterordnern. Unter dem Baum zeigt „<n> Elemente" die Anzahl der E-Mails im gewählten Ordner
emis (rechter Baum)	Posteingang und Gesendete Objekte des eigenen emis-Kontos mit den eigenen Unterordnern – hier wählen Sie den Zielordner
Pfeil-Schaltfläche (Mitte)	Importiert alle E-Mails des links gewählten Outlook-Ordners in den rechts gewählten emis-Ordner. Vor dem Import wird die Sicherheitsstufe (1–9) für die importierten E-Mails abgefragt
Protokoll	Listet während des Imports jede übernommene E-Mail auf; der Fortschrittsbalken zeigt den Stand, am Ende erscheint „Fertig!"
F4 - Beenden	Schließt die Maske

Beim Import bleibt die Richtung erhalten: E-Mails aus dem Outlook-Posteingang können nur in den emis-Posteingang, E-Mails aus „Gesendete Objekte" nur in die gesendeten Objekte übernommen werden. Jede E-Mail wird mit Betreff, Absender, Empfänger, Text und Anhängen übernommen und – soweit die Absenderadresse in emis bekannt ist – automatisch der passenden Adresse und dem Ansprechpartner zugeordnet.

5.20 Workflow „Eingangsrechnung" (Reiter Anlegen)

Mit dem Workflow „Eingangsrechnung" übergeben Sie eine per E-Mail eingegangene Rechnung (PDF) direkt aus dem emis.comcenter an die Rechnungsprüfung: Der gewählte Anwender erhält den Vorgang mit der Aufgabe „Ware prüfen" in seiner emis.postmappe. Markieren Sie zuerst in der Anhangzeile der E-Mail genau eine PDF-Datei und klicken Sie dann auf dem Reiter Anlegen auf Workflow 'Eingangsrng' – sonst erscheint die Meldung „Bitte wählen Sie Eingangsrechnung aus der Liste Anhänge aus". Zuerst öffnet sich das Fenster „Bestellung suchen…", mit dem Sie die zugehörige Bestellung auswählen (gleiche Bedienung wie in der Dokumentation zu emis.e-rechnung.einlesen beschrieben; F3 - Abbruch überspringt die Auswahl). Danach erscheint die Maske „Start Workflow 'Eingangsrechnung'…":

Element	Bedeutung
PDF-Vorschau (links)	Zeigt die gewählte Rechnung. Die Symbolleiste darüber bietet Drucken, Drehen nach links/rechts, Vergrößern/Verkleinern, Anpassen an Breite/Höhe und das Blättern zur ersten/vorherigen/nächsten/letzten Seite
Bestellnummer	Nummer der zugehörigen Bestellung; über die Schaltfläche „…" öffnen Sie erneut „Bestellung suchen…". Nach der Eingabe werden EMISNummer, Firmenbezeichnung und interne Bemerkungen der Bestellung automatisch gefüllt (Pflichtfeld)
Interne Bemerkungen	Beschreibung/Bemerkung aus der Bestellung
EMISNummer / Firmenbezeichnung	Lieferant der Bestellung (werden automatisch gefüllt)
Belegdatum	Rechnungsdatum (Pflichtfeld, Kalenderauswahl)
Belegnummer	Rechnungsnummer des Lieferanten (Pflichtfeld)
Ware soll geprüft werden von	Anwender, der die Warenprüfung übernimmt (Pflichtfeld; die Liste wird in den emis.dienstprogrammen gepflegt)
F4 - Weiter	Startet den Workflow: Die Rechnung wird in die Postmappe übernommen, der gewählte Anwender erhält den Vorgang „Ware prüfen" (je nach Konfiguration zusätzlich eine Wiedervorlage und eine Chat-Nachricht), und die E-Mail-Korrespondenz erhält einen Eintrag
F3 - Abbruch	Schließt die Maske ohne Workflow-Start

Der Workflow setzt die Postmappen-Lizenz und die Aktivierung in den emis.dienstprogrammen voraus; andernfalls meldet die Maske „Dieser Workflow wurde noch nicht aktiviert!" und die Weiter-Schaltfläche bleibt gesperrt. Je nach Konfiguration (Vorgabe „Zum Lieferant / Bestellung zuordnen") öffnet sich statt der Maske zunächst eine Zuordnungsmaske, mit der die Rechnung erst einem Anwender zur Lieferanten-/Bestellzuordnung zugewiesen wird; die weitere Bearbeitung läuft dann über die emis.postmappe.

5.21 Workflow „Eingangsrechnung ohne Bestellung" (Reiter Anlegen)

Die Schaltfläche Workflow 'Eingangsrng o. Bestell' liest den markierten Rechnungsanhang ohne Bestellbezug ein. Es öffnet sich die Maske „Eingangsrechnung einlesen (Ohne Bestellung)…" – eine Variante des Assistenten aus dem Modul emis.e-rechnung.einlesen, dessen Dokumentation die Bedienung im Detail beschreibt. Unterschiede der Variante „ohne Bestellung":

• Der Assistent hat vier statt fünf Reiter: „1 - PDF-Datei", „2 - Lieferant", „3 - Eingangsrechnung" und „4 - Fertigstellen" – die Reiter „Bestellung" und „Positionen" entfallen, da keine Bestellung zugeordnet wird.
• Beim Aufruf aus dem emis.comcenter ist die PDF-Datei bereits übernommen; der Assistent startet direkt auf dem Reiter „2 - Lieferant", die EMIS-Nummer ist mit der Adresse der E-Mail vorbelegt.
• Rechts zeigt die PDF-Vorschau die Rechnung; F3 - Abbruch beendet den Assistenten nach einer Sicherheitsabfrage, F4 - Weiter führt zum nächsten Reiter.

Wie beim Workflow „Eingangsrechnung" gilt: Genau einen Anhang markieren; die Schaltfläche ist nur bei entsprechender Konfiguration sichtbar.

5.22 Workflow „Zur Kenntnisnahme" (Reiter Anlegen)

Mit dem Workflow „Zur Kenntnisnahme" leiten Sie ein per E-Mail eingegangenes Dokument (PDF) an einen Anwender weiter, der den Erhalt zur Kenntnis nehmen soll – zum Beispiel Verträge oder Mitteilungen. Markieren Sie genau eine PDF-Datei in der Anhangzeile und klicken Sie auf Workflow 'Zur Kenntnisnahme'. Es öffnet sich die Maske „Start Workflow 'Zur Kenntnisnahme'…":

Element	Bedeutung
PDF-Vorschau (links)	Zeigt das Dokument; Symbolleiste wie in Abschnitt 5.20
EMISNummer / Firmenbezeichnung	Zuordnung zu einer Adresse (Lupe „…" öffnet die Adresssuche; die Firmenbezeichnung wird automatisch gefüllt, Pflichtfeld)
Angebotsnummer / Auftragsnummer / Bestellnummer	Optionale Zuordnung zu einem Beleg; die Schaltflächen „…" öffnen die jeweilige Belegsuche
Bitte Anwender auswählen	Anwender, der das Dokument zur Kenntnis nehmen soll (Pflichtfeld; die Liste wird in den emis.dienstprogrammen gepflegt)
B.Stufe	Berechtigungsstufe des Vorgangs
F4 - Weiter	Startet den Workflow: Das Dokument wird in die Postmappe übernommen, der gewählte Anwender erhält den Vorgang „Zur Kenntnisnahme" in seiner emis.postmappe, und die E-Mail-Korrespondenz erhält einen Eintrag
F3 - Abbruch	Schließt die Maske ohne Workflow-Start

Auch dieser Workflow setzt die Postmappen-Lizenz und die Aktivierung in den emis.dienstprogrammen voraus.

5.23 Übersetzen (emis Übersetzer)

Die Schaltfläche Übersetzen (Reiter „Email") öffnet das Fenster „emis Übersetzer" mit dem Text der markierten E-Mail.

Element	Bedeutung
Von / Nach	Ausgangs- und Zielsprache (beim Aufruf aus dem emis.comcenter mit Englisch → Deutsch vorbelegt)
Pfeil-Symbol zwischen den Sprachen	Tauscht Ausgangs- und Zielsprache
F2 - Übersetzen	Übersetzt den Originaltext; während der Übersetzung erscheint der Hinweis „Wird übersetzt…"
Originaltext	Der zu übersetzende Text (vorbelegt mit dem E-Mail-Text, frei änderbar)
Übersetzter Text	Das Übersetzungsergebnis
F4 - Weiter	Übernimmt den übersetzten Text für das aufrufende Programm und schließt das Fenster

5.24 Vorlesen (Sprachausgabe)

Die Schaltfläche Vorlesen (Reiter „Email") öffnet das Fenster „emis Text-to-Speech Sprachausgabe" mit dem Text der markierten E-Mail. Die Funktion setzt voraus, dass sie zentral über die Systemvariable „texttospeech" aktiviert ist.

Element	Bedeutung
Textfeld	Der vorzulesende Text (vorbelegt mit dem E-Mail-Text, frei änderbar)
Stimme	Auswahl der installierten Windows-Stimmen
Geschwindigkeit / Lautstärke	Regler für die Sprachausgabe
Start / Stop	Beginnt bzw. beendet das Vorlesen
Pause	Unterbricht das Vorlesen und setzt es fort
Beenden	Schließt das Fenster

5.25 Kontextmenü der Anhangzeile

Ein Rechtsklick auf eine Datei in der Anhangzeile der Vorschau (Drei-Spalten-Ansicht wie Tabellenansicht) öffnet dieses Kontextmenü. Es bezieht sich auf die in der Anhangzeile markierten Dateien – mit Strg- bzw. Umschalt-Klick markieren Sie mehrere.

Menüpunkt	Bedeutung
Markierte Anlagen speichern	Speichert die markierten Dateien in einem wählbaren Ordner
Markierte Anlagen löschen	Entfernt die markierten Dateien aus der E-Mail
Alle Anlagen speichern	Speichert alle Anhänge der E-Mail in einen Ordner
Anlage öffnen	Öffnet die markierte Datei mit dem verknüpften Programm
Anlage hinzufügen	Fügt der E-Mail nachträglich eine Datei als Anhang hinzu; ist der Dateiname schon vorhanden, fragt emis, ob überschrieben werden soll
E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung) einlesen	Nur bei Anhängen, die emis als E-Rechnung erkennt: liest die Rechnung über das Modul emis.e-rechnung.einlesen ein
Markierte Anlage(n) in der Dokumentenverwaltung der aktuellen Adresse speichern	Legt die Dateien in der Dokumentenverwaltung der zugeordneten Adresse ab
Markierte Anlage(n) in der Dokumentenverwaltung bei einer anderen Adresse speichern	Legt die Dateien bei einer über die Adresssuche gewählten Adresse ab
Markierte Anlage(n) in der Dokumentenverwaltung eines Projekts speichern	Legt die Dateien bei einem Projekt ab
Markierte Anlage(n) in der Dokumentenverwaltung eines Vertrags speichern	Legt die Dateien bei einem Vertrag ab
Markierte Anlage(n) im Homeverzeichnis eines Artikels speichern	Nur bei entsprechender Konfiguration sichtbar: legt die Dateien im Homeverzeichnis eines Artikels ab
Ordner öffnen	Öffnet den Ablageordner der Anhänge im Windows-Explorer

5.26 Eingabefenster „Ordner hinzufügen" / „Ordner umbenennen"

Die Kontextmenüpunkte Ordner hinzufügen und Ordner umbenennen des Ordnerbaums (Abschnitt 5.14) fragen den Ordnernamen in diesem Fenster ab. Der Fenstertitel wechselt je nach Aufruf.

Element	Bedeutung
Eingabefeld	Name des neuen bzw. umbenannten Ordners
F3 - Abbrechen	Schließt das Fenster, ohne einen Ordner anzulegen bzw. umzubenennen
F4 - OK	Übernimmt den Namen

5.27 Faxeingang und Faxausgang

Ist die Einstellung Faxeingang/-ausgang anzeigen gesetzt (Abschnitt 5.1), zeigt der Ordnerbaum zusätzlich die Ordner Faxeingang und Faxausgang. Sie enthalten die über die emis-Faxanbindung empfangenen und versendeten Telefaxe. Aufbau und Bedienung entsprechen den E-Mail-Ordnern; die Liste zeigt Ansprechpartner, Kennzeichen (FF/OF), Datum, Firma und Betreff, die Vorschau den aus dem Fax gewonnenen Text („Text aus automatischer OCR-Texterkennung").

Bei Faxen sind die reinen E-Mail-Funktionen der Multifunktionsleiste ausgegraut – nutzbar bleiben unter anderem Löschen, Gelesen/Ungelesen, Adresse öffnen, Telefon anwählen, Suche, Aktualisieren sowie <Vorgang> öffnen, wenn der Betreff einen emis-Beleg nennt. Ein Doppelklick öffnet das Fax als PDF im hinterlegten PDF-Programm.

Das Kontextmenü entspricht dem der E-Mail-Liste (Abschnitt 5.13); nicht anwendbare Punkte sind ausgegraut. Zusätzlich erscheint hier der Punkt Ändern / Bemerkungen anzeigen (Abschnitt 5.28).

5.28 Telefax… (Ändern / Bemerkungen anzeigen)

Der Kontextmenüpunkt Ändern / Bemerkungen anzeigen öffnet die Maske „Telefax…" mit den Kopfdaten der markierten Nachricht. Nur der Betreff ist änderbar, alle übrigen Felder sind Anzeigefelder.

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Datum	Datum und Uhrzeit der Nachricht
Ansprechpartner	Zugeordneter Ansprechpartner
Telefaxnummer	Faxnummer der Gegenstelle
Faxdatei	Vollständiger Pfad der abgelegten Faxdatei
Betreff	Betreff der Nachricht – hier änderbar
Bemerkung	Übertragungsprotokoll bzw. erkannter Text der Nachricht (Anzeigefeld)
F3 - Abbruch	Schließt die Maske, ohne den Betreff zu speichern
F4 - Weiter	Speichert den geänderten Betreff und schließt die Maske

6. Häufige Fragen / Hinweise

• „Aktualisieren" holt keine neuen E-Mails aus dem Internet. Die Schaltfläche liest nur die emis-Datenbank neu ein. Den Abruf vom Mailserver stoßen Sie über den kleinen Pfeil unter „Aktualisieren" mit Emails sofort abrufen an – im Normalfall ruft der Server die E-Mails ohnehin regelmäßig automatisch ab.
• Warum sehe ich manche Schaltflächen nicht? Einige Schaltflächen erscheinen nur situationsabhängig: „<Vorgang> öffnen" nur bei passendem Betreff, die Workflow- und E-Rechnungs-Schaltflächen nur bei E-Mails mit Anhang, „Emails zum ASP" nur bei zugeordnetem Ansprechpartner. Bei schmalem Fenster fasst die Multifunktionsleiste zudem Gruppen zu Aufklapp-Schaltflächen zusammen.
• Ansicht wechseln: Der Wechsel zwischen Drei-Spalten- und Tabellenansicht (Reiter „Sonstiges") erfordert einen Neustart des Programms – die Abfrage „Möchten Sie das emis.comcenter nun neu starten?" mit Ja bestätigen.
• Fax-Ordner erscheinen nicht sofort: Nach dem Setzen der Einstellung „Faxeingang/-ausgang anzeigen" wird der Ordnerbaum erst beim nächsten Start des emis.comcenters neu aufgebaut – die Ordner „Faxeingang" und „Faxausgang" sind also erst danach sichtbar.
• E-Mail versehentlich als Spam markiert? Wechseln Sie in den Spam-Ordner und wählen Sie im Kontextmenü Kein Spam – die E-Mail wandert zurück in den Posteingang; eine vorhandene Spam-Regel für den Absender kann dabei gelöscht werden.
• Berechtigungsstufe (B.Stufe): E-Mails mit höherer Stufe als der eigenen Sicherheitsstufe werden nicht angezeigt. Die Stufe einer E-Mail können Sie in der Vorschau anpassen.
• Private E-Mails: Nachrichten im Unterordner „Posteingang\Privat" sieht nur der jeweilige Anwender selbst.
• Suchergebnis „klemmt": Zeigt die Titelzeile „-- Selektion aktiv --", ist noch eine Suche aktiv. Rechtsklick auf „Suche" hebt die Selektion auf.
• Grafiken fehlen in einer E-Mail: Bei unbekannten Absendern werden externe Grafiken aus Sicherheitsgründen nicht automatisch geladen. Über die Schaltfläche Bilder anzeigen in der Vorschau laden Sie sie einmalig nach; dauerhaft ändern Sie das Verhalten in den Einstellungen.
• Regelassistent, Abwesenheits-Regelassistent, Kontenverwaltung und Outlook-Import sind Bestandteile des emis.comcenters und nur von hier aus erreichbar – sie öffnen sich lediglich in eigenen Fenstern. Ihre Bedienung ist in den Abschnitten 5.16 bis 5.19 beschrieben.
• Warum wirkt eine neue Regel nicht sofort? E-Mail-Regeln und Abwesenheitsbenachrichtigungen werden beim automatischen E-Mail-Abruf auf dem Server angewendet. Sie greifen daher nur für E-Mails, die nach dem Speichern der Regel eintreffen – bereits im Posteingang liegende Nachrichten werden nicht nachträglich verarbeitet.
• Dieselben Nachrichten wie in emis.crm: Das emis.comcenter und die Korrespondenz in emis.crm greifen auf denselben Datenbestand zu. Jede E-Mail, die Sie hier sehen, steht auch in der Korrespondenz der zugeordneten Adresse – und umgekehrt.
• Was steht im Ordner „Mail Delivery"? Dorthin verschiebt emis beim E-Mail-Abruf automatisch die Unzustellbarkeitsmeldungen der Mailserver. Erkannt werden sie an Schlüsselwörtern im Betreff, die in den emis.dienstprogrammen in der Gruppe Email Failure gepflegt werden (Standard u. a. „Returned Mail:", „Unzustellbar:", „Undeliverable:", „failure notice"). Ist die Gruppe leer, findet keine Prüfung statt und die Meldungen landen im Posteingang. Zusätzlich kennzeichnet emis den betroffenen Ansprechpartner: Er erhält das Häkchen „Email sperren" und die Adressgruppe 3 „Email Übermittlungsfehler" – beides lässt sich über Systemvariablen abschalten. So erkennen Sie Adressen, die nicht mehr erreichbar sind.
• „Einer Adressakte hinzufügen (Alle)" oder „(Diese)"? Mit (Alle) ordnen Sie alle Nachrichten dieser E-Mail-Adresse der gewählten Adresse zu; die E-Mail-Adresse wird dabei beim Ansprechpartner bzw. in der emis-Zuordnungstabelle hinterlegt, sodass auch künftig eingehende Nachrichten dieses Absenders automatisch dorthin gehen. Mit (Diese) ordnen Sie nur die markierte Nachricht zu – ohne Wirkung auf künftige E-Mails. Das ist zum Beispiel dann richtig, wenn eine Nachricht eines Lieferanten ausnahmsweise zu einem Kunden gehört.
• Was passiert beim Löschen? Aus allen anderen Ordnern wandert die Nachricht zunächst in „Gelöschte Objekte" – sie ist weiterhin in der Korrespondenz von emis.crm sichtbar. Erst das Löschen innerhalb von „Gelöschte Objekte" oder „Spam" entfernt sie endgültig; danach ist sie auch aus der Korrespondenz verschwunden.
• Abruf und Versand: emis holt die E-Mails per POP3 vom Mailserver und versendet sie per SMTP. Ein IMAP-Zugriff auf das Postfach ist nicht vorgesehen; die Ordnerstruktur des emis.comcenters liegt ausschließlich in emis und nicht auf dem Mailserver.
• Ein Anhang lässt sich nicht öffnen. emis kann Anhänge mit sicherheitskritischen Dateiendungen sperren – das schützt vor Schadsoftware, die häufig über E-Mail-Anhänge verbreitet wird. Bei einem gesperrten Anhang erscheint die Meldung „Diese Datei kann aus Sicherheitsgründen nicht geöffnet werden! Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren emis.administrator." Anwender, die als Ausnahme hinterlegt sind, erhalten stattdessen die Rückfrage „Diese Datei sollte aus Sicherheitsgründen nicht geöffnet werden! Trotzdem öffnen?" und können den Anhang mit Ja dennoch öffnen. Die Sperre gilt gleichermaßen für das Öffnen, das Speichern und die Übernahme in die Dokumentenverwaltung. Welche Dateiendungen gesperrt sind und wer sie trotzdem öffnen darf, legt Ihr emis.administrator über die Systemvariablen „EMAIL_ATT_BLACKLIST_JN" (Sperre ein/aus), „EMAIL_ATT_BLACKLISTE" (Liste der Dateiendungen) und „EMAIL_ATT_BLACKLIST_SUPERUSER" (Anwender, die die Dateien trotzdem öffnen dürfen) fest.
• Warum liegt eine gesendete E-Mail noch im Postausgang? emis versendet E-Mails bewusst zeitversetzt: Beim Senden wird der Sendezeitpunkt um einige Minuten in die Zukunft gelegt (Standard: 2 Minuten). Bis dahin bleibt die Nachricht im Ordner „Postausgang" liegen; der Versanddienst berücksichtigt nur Nachrichten, deren Sendezeitpunkt erreicht ist. Löschen Sie die Nachricht in dieser Zeit aus dem Postausgang, wird sie nicht mehr verschickt. Die Wartezeit legt Ihr emis.administrator über die Systemvariable „emailsenden_send_delay_minuten" fest; der Wert 0 schaltet die Verzögerung ab.
• Video-Hilfe: Zu diesem Modul existiert ein Einführungsvideo des Herstellers: https://www.youtube.com/watch?v=a5oOgwE9zMg