Dokumentenverwaltung – Anwenderhandbuch

Programm: emis.dokumentenverwaltung Version: 2026.7.1 Stand: 04.08.2026

1. Überblick

Mit der emis.dokumentenverwaltung durchsuchen Sie zentral alle Dokumente, die in emis zu einem Vorgang abgelegt oder verknüpft wurden – über sämtliche Bereiche hinweg. Egal ob ein Dokument an einer Adresse, einem Auftrag, einem Angebot, einer Bestellung, einem Artikel, einer Gesprächsnotiz oder einem Besuchsbericht hängt: In der Dokumentenverwaltung finden Sie es an einer Stelle wieder.

Die Dokumentenverwaltung ist eine reine Recherche- und Ausgabemaske. Sie unterstützt Sie dabei,

• Dokumente nach Betreff, Volltext (bei PDF), Dokumentart, Zeitraum, Anwender, Kategorie, Status und Kennzeichnung zu suchen,
• ein gefundenes Dokument anzusehen und zu öffnen,
• vom Dokument direkt zum zugehörigen Vorgang (z. B. Adresse oder Auftrag) zu springen,
• Dokumente in einen Ordner zu speichern, per E-Mail zu versenden oder per Drag&Drop weiterzugeben,
• nicht mehr benötigte Dokumente zu löschen.

Die Dokumente selbst werden nicht in dieser Maske erzeugt: Sie entstehen an den jeweiligen Vorgängen (dort werden Dateien angehängt oder verknüpft). Die Dokumentenverwaltung bündelt diese Ablage und macht sie durchsuchbar.

2. Programmstart

Die emis.dokumentenverwaltung wird – wie alle emis-Module – über das emis.auswahlmenü gestartet. Wählen Sie dort die Kachel Dokumentenverwaltung. Das Hauptfenster öffnet sich anschließend automatisch.

3. Das Hauptfenster

Das Hauptfenster gliedert sich in drei Bereiche:

• Suchleiste (oben): die Suchfelder und rechts die Schaltfläche F6 Suche starten.
• Ergebnistabelle (Mitte): die gefundenen Dokumente. Beim Öffnen des Fensters ist die Tabelle leer – sie füllt sich erst, nachdem Sie eine Suche gestartet haben.
• Schaltflächenleiste (unten): die Funktionen F7 Löschen, F8 Öffnen, F3 Speichern, F11 Email, F2 Vorgang öffnen, Hilfe, Drag&Drop und F4 Beenden.

Die Suchfelder

Feld	Bedeutung
Betreff	Suche nach einem Textbestandteil im Betreff des Dokuments
Text (Nur PDF)	Volltextsuche im per Texterkennung (OCR) hinterlegten Inhalt von PDF-Dokumenten
Dokumentart	Einschränkung auf eine Herkunft (z. B. Adresse, Auftrag, Angebot, Artikel); Vorgabe „Alle"
Zeitraum von / Zeitraum bis	Einschränkung auf einen Datumsbereich des Dokuments. Über das Symbol am rechten Rand des Feldes öffnen Sie einen Kalender zur Datumsauswahl. Füllen Sie nur eines der beiden Felder, ergänzt das Programm das andere selbst (offener Zeitraum)
Anwender	Einschränkung auf den Anwender, der das Dokument abgelegt hat; Vorgabe „Alle"
Kategorie	Einschränkung auf eine Kategorie; Vorgabe „Alle"
Status	Einschränkung auf einen Status (z. B. „Gelesen", „Ungelesen"); Vorgabe „Alle"
Kennzeichnung	Einschränkung auf eine Kennzeichnung; Vorgabe „Alle"

Die Auswahllisten (Dokumentart, Anwender, Kategorie, Status, Kennzeichnung) enthalten immer den Eintrag Alle sowie die tatsächlich vergebenen Werte aus dem Dokumentenbestand.

Die Ergebnistabelle

Spalte	Bedeutung
Modul	Herkunft des Dokuments (der Vorgang, an dem es hängt)
Betreff	Bezeichnung des Dokuments
Anwender	Anwender, der das Dokument abgelegt hat
Datum	Ablagedatum des Dokuments
Kategorie	zugeordnete Kategorie
Sortierung	Sortierwert für die Reihenfolge in der Liste
Kennzeichnung	zugeordnete Kennzeichnung
Status	Status des Dokuments (z. B. „Gelesen"/„Ungelesen")
Gültig bis	Datum, bis zu dem das Dokument gültig ist (sofern gepflegt)
B.Stufe	Berechtigungsstufe des Dokuments
Link	Häkchen, wenn es sich um einen Verweis (z. B. Web-Link) statt einer Datei handelt
Link / Datei	Dateiname bzw. hinterlegte Adresse des Dokuments
DS-Nummer	Nummer des Vorgangs, an dem das Dokument hängt (z. B. Adress-, Auftrags- oder Angebotsnummer)

Die Spalten B.Stufe, Link, Link / Datei und DS-Nummer liegen rechts außerhalb des sichtbaren Bereichs. Sie erreichen sie über die waagerechte Bildlaufleiste unterhalb der Tabelle (siehe Abschnitt 5.7).

Sie können die Tabelle nach einer Spalte sortieren, indem Sie auf die Spaltenüberschrift klicken; ein erneuter Klick kehrt die Sortierrichtung um. Bei Spalten, deren Inhalt sich nicht sortieren lässt, meldet das Programm „Dieses Feld kann nicht sortiert werden!".

Die Spalten Kategorie, Kennzeichnung und Status können Sie direkt in der Tabelle ändern (siehe Abschnitt 4.8). Alle übrigen Spalten sind schreibgeschützt.

4. Arbeitsabläufe

4.1 Dokumente suchen

1. Tragen Sie in der Suchleiste die gewünschten Kriterien ein. Sie können mehrere Felder kombinieren; leere Felder bzw. der Wert „Alle" schränken nicht ein.
2. Klicken Sie auf F6 Suche starten.
3. Die Treffer erscheinen in der Ergebnistabelle.

Starten Sie die Suche ohne Einschränkungen, werden alle Dokumente aufgelistet, für die Sie berechtigt sind.

4.2 Ein Dokument ansehen und öffnen

• Markieren Sie eine Zeile in der Tabelle. Rechts unten wird eine Vorschau eingeblendet – bei Bildern (BMP, GIF, JPG, JPEG) das Bild, bei PDF-Dateien die erste Seite mit einer eigenen Symbolleiste, bei einem Verweis die hinterlegte Internetseite (Abschnitt 5.2).

  

• Mit F8 Öffnen oder einem Doppelklick auf die Zeile öffnen Sie das Dokument. Womit es geöffnet wird, hängt vom Dokument ab:

  Dokument	Wird geöffnet mit
  Verweis (Spalte Link angehakt)	der hinterlegten Adresse im Standardbrowser
  Dokument mit der Kennzeichnung EA oder EE (aus- bzw. eingegangene E-Mail)	dem emis.comcenter mit dem zugehörigen Korrespondenzeintrag
  Dokument mit der Kennzeichnung FF (Telefax)	dem Programm, das für diesen Dateityp hinterlegt ist
  Datei mit der Endung .rpt	der Druckvorschau des Berichts
  alle übrigen Dateien	der Windows-Anwendung, die für den Dateityp eingerichtet ist

• Ist die Datei weder im Scanner-Ablageordner noch unter ihrem gespeicherten Pfad vorhanden, bleibt F8 Öffnen grau – ausgenommen Dokumente mit den Kennzeichnungen EA, EE und FF, die aus der Korrespondenz geöffnet werden. Solange die Tabelle leer ist, sind auch F3 Speichern, F11 Email, F7 Löschen und F2 Vorgang öffnen grau.

4.3 Zum zugehörigen Vorgang springen

Mit F2 Vorgang öffnen wechseln Sie vom markierten Dokument direkt zum Ursprungsvorgang. Das Programm wertet dazu die Spalte Modul aus und öffnet das jeweilige emis-Modul:

Eintrag in der Spalte Modul	Geöffneter Vorgang
Adresse	Adresse im emis.crm
Auftrag	Auftrag in der Auftragsverwaltung
Angebot	Angebot in der Angebotsverwaltung
Bestell	Bestellung in der Bestellverwaltung
Artikel	Artikel im Artikelstamm
PAuftrag	Produktions-Auftrag
GNotiz	Adresse, zu der die Gesprächsnotiz gehört
BBericht	Adresse, zu der der Besuchsbericht gehört

Eine ausführliche Beschreibung der Zielmasken finden Sie im Handbuch des jeweiligen Moduls.

F2 Vorgang öffnen steht für die in der Tabelle aufgeführten Dokumentarten zur Verfügung. Für andere Herkünfte (z. B. Projekt, Schulung) ist kein Sprungziel hinterlegt.

4.4 Ein Dokument speichern

1. Markieren Sie das gewünschte Dokument (oder mehrere über die Mehrfachauswahl der Tabelle).
2. Klicken Sie auf F3 Speichern.
3. Wählen Sie im Fenster Ordner suchen den Zielordner aus (Abschnitt 5.4) und bestätigen Sie mit OK. Ist am Zielort bereits eine gleichnamige Datei vorhanden, fragt das Programm, ob sie überschrieben werden soll.

4.5 Ein Dokument per E-Mail versenden

Markieren Sie das gewünschte Dokument (oder mehrere) und klicken Sie auf F11 Email. Es öffnet sich die emis-Standardmaske Email versenden … mit den Dokumenten als Anhang (Abschnitt 5.5). Tragen Sie Empfänger, Betreff und Text ein und versenden Sie die Nachricht über Senden.

4.6 Ein Dokument löschen

1. Markieren Sie das zu löschende Dokument (oder mehrere).
2. Klicken Sie auf F7 Löschen und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Löschen ist endgültig. Das Dokument wird aus dem Bestand entfernt und die zugehörige Datei gelöscht. Der Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen.

4.7 Dokumente per Drag&Drop weitergeben

Sie können markierte Dokumente aus der Tabelle mit gedrückter Maustaste in ein anderes Programm ziehen – zum Beispiel in den Windows-Explorer, nach Outlook oder in das emis.comcenter. Als Ausgangspunkt dient auch die Schaltfläche Drag&Drop.

4.8 Kategorie, Kennzeichnung oder Status ändern

Drei Spalten der Ergebnistabelle können Sie direkt bearbeiten:

1. Klicken Sie die Zelle in der Spalte Kategorie, Kennzeichnung oder Status an und klicken Sie ein zweites Mal, um in die Zelle zu wechseln.
2. Öffnen Sie über den Pfeil am rechten Zellenrand die Auswahlliste. Sie enthält die bereits vergebenen Werte des Dokumentenbestands – bei Status zum Beispiel „Gelesen" und „Ungelesen".
3. Wählen Sie den gewünschten Wert. Sobald Sie die Zeile verlassen, ist die Änderung gespeichert.

Diese Änderung wirkt direkt auf das Dokument. Alle übrigen Spalten der Tabelle sind schreibgeschützt.

5. Masken-Referenz

5.1 Schaltflächen der unteren Leiste

Schaltfläche	Bedeutung
F7 Löschen	Löscht das/die markierte(n) Dokument(e) nach Rückfrage
F8 Öffnen	Öffnet das markierte Dokument (siehe Abschnitt 4.2)
F3 Speichern	Speichert das/die markierte(n) Dokument(e) in einen Ordner (Abschnitt 5.4)
F11 Email	Versendet das/die markierte(n) Dokument(e) als E-Mail-Anhang (Abschnitt 5.5)
F2 Vorgang öffnen	Öffnet den zum Dokument gehörenden Vorgang (siehe Abschnitt 4.3)
Hilfe	Öffnet die Online-Hilfe zur Dokumentenverwaltung im Browser
Drag&Drop	Ausgangspunkt zum Herausziehen von Dokumenten per Drag&Drop
F4 Beenden	Schließt die Dokumentenverwaltung
F6 Suche starten (rechts oben)	Startet die Suche mit den eingetragenen Kriterien

Die Schaltflächen F7 Löschen, F8 Öffnen, F3 Speichern, F11 Email und F2 Vorgang öffnen sind nur bedienbar, solange ein Dokument markiert ist.

5.2 Vorschaubereich

Rechts unten in der Tabelle blendet das Programm eine Vorschau des markierten Dokuments ein.

Dokument	Vorschau
Bilddatei (BMP, GIF, JPG, JPEG)	Das Bild wird passend eingepasst angezeigt. Ein Rechtsklick auf das Bild kopiert es in die Zwischenablage
PDF-Datei	Die erste Seite wird angezeigt, darüber erscheint die Symbolleiste aus Abschnitt 5.3
Verweis (Spalte Link angehakt)	Die hinterlegte Internetseite wird angezeigt
Datei nicht auffindbar	Es wird keine Vorschau eingeblendet

Ob PDF-Dokumente in der Vorschau angezeigt werden, lässt sich in den emis-Einstellungen benutzerbezogen ein- oder ausschalten.

5.3 Symbolleiste der PDF-Vorschau

Die Symbolleiste erscheint nur, wenn ein PDF-Dokument in der Vorschau angezeigt wird. Die Schaltflächen von links nach rechts:

Schaltfläche	Bedeutung
Drucker	Öffnet den Druckdialog und druckt das PDF (Abschnitt 5.6)
Pfeil nach links	Dreht die Anzeige um 90° nach links
Pfeil nach rechts	Dreht die Anzeige um 90° nach rechts
Lupe mit Plus	Vergrößert die Anzeige
Lupe mit Minus	Verkleinert die Anzeige
Fernglas mit senkrechten Pfeilen	Passt die Seite in der Höhe ein
Fernglas mit waagerechten Pfeilen	Passt die Seite in der Breite ein
Pfeil an Strich (links)	Springt zur ersten Seite
Pfeil links	Blättert eine Seite zurück
Pfeil rechts	Blättert eine Seite vor
Pfeil an Strich (rechts)	Springt zur letzten Seite

Die vier Blätter-Schaltflächen sind bei einseitigen Dokumenten grau.

5.4 Maske „Ordner suchen" (F3 – Speichern)

Element	Bedeutung
Verzeichnisbaum	Auswahl des Zielordners, in den die markierten Dokumente kopiert werden
OK	Übernimmt den gewählten Ordner und startet das Kopieren
Abbrechen	Bricht den Vorgang ab, es wird nichts gespeichert

5.5 Maske „Email versenden …" (F11 – Email)

Es öffnet sich die emis-Standardmaske Email versenden …. Die markierten Dokumente sind bereits als Anhang eingetragen.

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Senden	Versendet die E-Mail
Entwurf	Legt die E-Mail als Entwurf ab
Priorität	Setzt die Priorität der Nachricht
Scannen	Fügt ein eingescanntes Dokument als Anhang hinzu
Anhänge	Fügt weitere Dateien als Anhang hinzu
Weiteres	Zusätzliche Funktionen der E-Mail-Maske
An… / CC… / BCC…	Auswahl bzw. Eingabe der Empfänger
Betreff	Betreffzeile der Nachricht
Firma / 2. Firma	Zuordnung der Nachricht zu einer Adresse
Anhänge	Liste der angehängten Dateien mit Größenangabe
Versenden am / Um	Zeitpunkt des Versands
B.Stufe	Berechtigungsstufe der Nachricht
Bemerkungen	interne Notiz zur Nachricht
Textbereich mit Symbolleiste	Nachrichtentext mit Formatierungsfunktionen

Die Maske gehört zum gemeinsamen E-Mail-Versand von emis und wird auch aus anderen Modulen heraus aufgerufen.

5.6 Druckdialog der PDF-Vorschau

Element	Bedeutung
Name	Auswahl des Druckers; darunter Status, Typ und Standort
Eigenschaften…	Öffnet die Windows-Einstellungen des gewählten Druckers
Ausgabe in Datei	Lenkt den Druck in eine Datei um
Druckbereich	Alles, Seiten von … bis … oder Markierung
Anzahl Exemplare / Sortieren	Anzahl der Kopien und deren Sortierung
OK	Startet den Druck
Abbrechen	Bricht den Druck ab

5.7 Weitere Spalten der Ergebnistabelle

Scrollen Sie die Tabelle mit der waagerechten Bildlaufleiste nach rechts, werden die Spalten B.Stufe, Link, Link / Datei und DS-Nummer sichtbar (Bedeutung siehe Abschnitt 3).

5.8 Tabellenlayout

Rechts über der Tabelle finden Sie zwei kleine Symbole:

Symbol	Bedeutung
linkes Symbol (rotes Kreuz)	Setzt das gespeicherte Spaltenlayout zurück
rechtes Symbol (Diskette)	Speichert das aktuelle Spaltenlayout (Breite, Reihenfolge, Sichtbarkeit)

Eine Änderung des Layouts wird beim nächsten Start der Dokumentenverwaltung wirksam.

6. Häufige Fragen / Hinweise

• Nach dem Öffnen ist die Tabelle leer. Das ist so gewollt: Starten Sie zunächst über F6 Suche starten eine Suche. Ohne Einschränkungen werden alle berechtigten Dokumente angezeigt.
• Ich sehe nicht alle Dokumente. Angezeigt werden nur Dokumente bis zu Ihrer Berechtigungsstufe (Spalte B.Stufe). Dokumente mit höherer Stufe bleiben ausgeblendet.
• „Text (Nur PDF)" findet nichts. Dieses Feld durchsucht ausschließlich den per Texterkennung (OCR) hinterlegten Inhalt von PDF-Dokumenten. Für andere Dateiarten ist keine Volltextsuche möglich; nutzen Sie dann das Feld Betreff. Die Texterkennung läuft außerdem nur über PDF-Dateien, die in der emis-Dokumentenablage (Scan-Verzeichnis) liegen. Für PDF-Dateien, die über einen eigenen Ablagepfad verknüpft sind, entsteht kein OCR-Text – sie sind über dieses Feld nicht auffindbar.
• Vorschau von PDF-Dokumenten. Ob PDF-Dokumente in der Vorschau rechts unten angezeigt werden, lässt sich in den emis-Einstellungen benutzerbezogen ein- oder ausschalten.
• „F8 Öffnen" ist grau. Die hinterlegte Datei ist weder im Scanner-Ablageordner noch unter ihrem gespeicherten Pfad vorhanden. Auch F3 Speichern und F11 Email liefern dann kein Ergebnis.
• Für welche Dokumentarten gibt es „F2 Vorgang öffnen"? Ein Sprungziel ist für die Dokumentarten Adresse, Auftrag, Angebot, Bestellung, Artikel, Produktions-Auftrag, Gesprächsnotiz und Besuchsbericht hinterlegt (Abschnitt 4.3).
• „Dieses Feld kann nicht sortiert werden!" Der Inhalt dieser Spalte lässt sich nicht als Sortierkriterium verwenden. Sortieren Sie über eine andere Spaltenüberschrift.
• Neue Dokumente hinzufügen. Dokumente werden am jeweiligen Vorgang (z. B. an einer Adresse oder einem Auftrag) angehängt: Dort öffnen Sie mit der Schaltfläche Dokumente die Maske Angehängte Dokumente… und legen die Anlage über Hinzufügen an. In der Dokumentenverwaltung finden Sie diese Dokumente anschließend zur Recherche wieder.
• Ein Dokument mit dem Handy erfassen. Das Menü der Schaltfläche Hinzufügen enthält in der Maske Angehängte Dokumente… auch den Eintrag F1 – emis.mobile.scanner (ebenso über die Taste F1): emis schickt eine Pushnachricht an Ihr Smartphone und zeigt so lange den Hinweis „Bitte bestätigen Sie auf Ihrem Mobiltelefon die Pushnachricht der emis.mobile.scanner APP." mit einer Fortschrittsanzeige und der Schaltfläche Abbruch. Das mit der App fotografierte Dokument erscheint anschließend als neuer Eintrag in der Liste; ist Ihr Benutzer noch nicht für Pushnachrichten der App registriert, öffnet emis stattdessen das Hinweisfenster emis.mobile.scanner. Die App selbst ist im Anwenderhandbuch emis.mobile.scanner beschrieben.
• Woran erkenne ich, dass an einem Vorgang Dokumente hängen? Die Schaltfläche Dokumente der jeweiligen Maske erhält einen farbig hervorgehobenen Rahmen, sobald mindestens ein Dokument zu diesem Vorgang hinterlegt ist, für das Sie berechtigt sind.
• Dokumente direkt am Vorgang öffnen. Sind Dokumente vorhanden, erscheint an der Schaltfläche Dokumente zusätzlich ein Pfeil. Er klappt eine Liste der hinterlegten Dokumente mit ihrem Betreff auf; ein Klick auf einen Eintrag öffnet das Dokument sofort – ohne Umweg über die Dokumentenverwaltung. Die Liste zeigt höchstens 40 Einträge; alle weiteren Dokumente erreichen Sie über die Maske Angehängte Dokumente… oder über die Dokumentenverwaltung.