Info-Datenbank – Anwenderhandbuch

Programm: emis.infodatenbank Version: 2026.7.1 Stand: 05.08.2026

1. Überblick

Die emis.infodatenbank ist Ihre zentrale Wissensdatenbank innerhalb von emis. Hier sammeln Sie Informationen aller Art – Bedienungsanleitungen, häufige Fragen (FAQ), interne Notizen, Arbeitsanweisungen – und legen sie in einer übersichtlichen Ordnerstruktur ab. Jede Information besteht aus einer Kurzbeschreibung, einem ausführlichen Beschreibungstext, einer Quellenangabe und beliebig vielen angehängten Dokumenten (z. B. PDF-Dateien, gescannte Unterlagen oder Internet-Links).

Das Programm unterstützt Sie dabei,

• Informationen in einer beliebig tief gegliederten Ordnerstruktur zu verwalten,
• Informationen schnell über eine Volltextsuche wiederzufinden,
• Dokumente zu einer Information zu hinterlegen, einzuscannen und anzuzeigen,
• eine oder mehrere Informationen per E-Mail oder Telefax weiterzugeben,
• Informationen zu drucken, als PDF zu speichern oder in der Vorschau anzusehen,
• den Zugriff über Sicherheitsstufen zu steuern, sodass jeder Anwender nur die für ihn freigegebenen Informationen sieht.

2. Programmstart

Die emis.infodatenbank wird – wie alle emis-Module – über das emis.auswahlmenü gestartet. Wählen Sie dort in der Gruppe EMIS-CRM die Kachel Info-Datenbank. Das Hauptfenster öffnet sich anschließend automatisch.

3. Das Hauptfenster

Das Hauptfenster gliedert sich in vier Bereiche:

• Menüleiste (ganz oben): Die Menüs Datei, Datensatz und Hilfe. Sie enthalten dieselben Funktionen wie die Symbolleiste (siehe Masken-Referenz).
• Symbolleiste: Die zentralen Funktionen liegen auf Schaltflächen mit Funktionstasten: F1 Hilfe, F2 Suchen, F3 Ändern, F4 Neu, F5 Löschen, F6 Drucken, F7 Anzeigen, F8 E-Mail, F9 Telefax, F11 Sammeln und rechts F12 Beenden.
• Ordnerbaum (links): Zeigt die Hauptordner (Kategorien) und deren Unterordner. Unterhalb der Ordner stehen die einzelnen Informationen. Der Ordner Nicht zugeordnet! nimmt Informationen auf, denen (noch) keine Kategorie zugewiesen ist.
• Detailbereich (Mitte und rechts): Zeigt zur ausgewählten Information die Felder Quelle, Username, Computername und Datum, darunter die Kurzbeschreibung und die ausführliche Beschreibung. Rechts listet der Bereich Dokumente die angehängten Dateien auf; darunter liegen die Schaltflächen zum Entfernen, Hinzufügen, Anzeigen und Einscannen von Dokumenten.

Um eine Information anzuzeigen, klappen Sie im Baum den gewünschten Ordner mit dem [+] auf und klicken auf den Eintrag. Der Detailbereich füllt sich daraufhin mit den gespeicherten Angaben.

Solange kein Eintrag ausgewählt ist, sind die Schaltflächen, die einen Datensatz voraussetzen (z. B. F3 Ändern, F6 Drucken, F8 E-Mail), ausgegraut.

4. Arbeitsabläufe

4.1 Ordner (Kategorien) anlegen

Die Ablage ist in Ordnern organisiert. Sie legen Ordner über das Kontextmenü an, das Sie mit einem Rechtsklick in den Ordnerbaum öffnen:

• Hauptordner hinzufügen… legt einen neuen Ordner auf oberster Ebene an (Kategorie).
• Ordner hinzufügen… legt einen Unterordner unterhalb des markierten Ordners an. Sie können bis zu vier Ebenen tief verschachteln.
• Ordner umbenennen… ändert den Namen des markierten Ordners.
• Ordner löschen… entfernt den markierten Ordner.

In allen drei Fällen fragt das Programm den Ordnernamen in einem kleinen Eingabefenster ab:

Ordnernamen dürfen höchstens 24 Zeichen lang sein und nicht ausschließlich aus Ziffern bestehen. Auf derselben Ebene darf ein Ordnername nur einmal vorkommen. Gelöscht werden können nur Ordner, die keine Unterordner und keine Informationen mehr enthalten.

4.2 Neue Information anlegen

1. Markieren Sie im Ordnerbaum den Ordner, in dem die Information abgelegt werden soll.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf F4 Neu. Es öffnet sich das Fenster Info – Datenbank.

3. Wählen Sie links im Baum den Zielordner. Das Feld Gruppe zeigt den gewählten Ordnerpfad an.
4. Erfassen Sie die Kurzbeschreibung (Pflichtfeld, gelb hinterlegt) – sie erscheint später als Bezeichnung im Ordnerbaum.
5. Tragen Sie bei Bedarf die Quelle (z. B. eine Internetadresse oder Abteilung) ein und stellen Sie die B.Stufe (Berechtigungsstufe, 1 = niedrig bis 9 = hoch) ein.
6. Schreiben Sie in das große Feld Beschreibung den ausführlichen Text. Über die beiden kleinen Symbole rechts unten neben dem Textfeld starten Sie die Rechtschreibprüfung (oberes Symbol) bzw. fügen einen Autotext-Baustein ein (unteres Symbol).
7. Über Scannen hängen Sie ein direkt eingescanntes Dokument an.
8. Speichern Sie mit F4 Speichern. Mit F3 Abbruch verwerfen Sie die Eingaben.

Die Felder Username, Computername und Datum trägt emis beim Speichern selbst ein – Sie müssen dafür nichts erfassen. Sie stehen anschließend im Detailbereich des Hauptfensters. Beim Speichern einer Änderung werden sie erneut gesetzt und zeigen dann den zuletzt speichernden Anwender, dessen Rechner und den Zeitpunkt der Änderung.

4.3 Information ändern

1. Markieren Sie die Information im Ordnerbaum.
2. Klicken Sie auf F3 Ändern. Es öffnet sich dasselbe Fenster wie beim Anlegen, jedoch mit den vorhandenen Angaben gefüllt.
3. Passen Sie die Felder an und speichern Sie mit F4 Speichern.

4.4 Information löschen

Markieren Sie die Information und klicken Sie auf F5 Löschen. Das Programm fragt sicherheitshalber nach, bevor der Datensatz endgültig entfernt wird.

4.5 Information in einen anderen Ordner verschieben

Ziehen Sie die Information im Ordnerbaum per Drag & Drop auf den gewünschten Zielordner. Das Programm fragt anschließend, ob die Information verschoben (Ja) oder kopiert (Nein) werden soll. Alternativ öffnen Sie die Information mit F3 Ändern und wählen dort einen anderen Ordner aus.

4.6 Dokumente zu einer Information

Der Bereich Dokumente rechts im Hauptfenster listet alle angehängten Dateien und Internet-Links der ausgewählten Information auf. Am Fuß der Liste liegen vier Schaltflächen:

• Papierkorb-Symbol: entfernt das markierte Dokument (mit Rückfrage).

• Plus-Symbol mit Auswahlpfeil: hängt ein Dokument an. Über den kleinen Pfeil wählen Sie, ob ein Internetlink eingegeben oder eine Datei von der Festplatte ausgewählt werden soll. Ein Klick auf das Symbol selbst öffnet direkt die Dateiauswahl; dort können auch mehrere Dateien gleichzeitig markiert werden.

  

• Anzeigen: öffnet das markierte Dokument mit dem zugeordneten Programm; Internet-Links werden im Browser aufgerufen. Dieselbe Wirkung haben die Schaltfläche F7 Anzeigen in der Symbolleiste und ein Doppelklick auf den Listeneintrag.

• Scannen: legt ein neues, direkt eingescanntes Dokument an.

4.7 Information suchen

1. Klicken Sie auf F2 Suchen. Es öffnet sich das Suchfenster.

2. Grenzen Sie die Suche über die Felder Kurzbeschreibung, Quelle und Beschreibung ein. Über den Ordnerbaum links schränken Sie die Suche auf einen bestimmten Ordner ein; Alle durchsucht den gesamten Bestand.
3. Starten Sie die Suche mit F6 Suche starten. Die Treffer erscheinen in der Tabelle mit Kurzbeschreibung, Quelle, Anwender und Kategorie.
4. Markieren Sie einen Treffer und übernehmen Sie ihn mit F4 Weiter – die Information wird im Hauptfenster angesprungen. Ein Doppelklick auf die Zeile in der Trefferliste hat dieselbe Wirkung. Mit F3 Abbruch schließen Sie die Suche.

Lassen Sie alle Suchfelder leer und starten die Suche, werden alle Informationen aufgelistet. Die Suche in Kurzbeschreibung, Quelle und Beschreibung findet den Begriff an beliebiger Stelle im Text.

4.8 Information per E-Mail versenden

1. Wählen Sie die Information aus und klicken Sie auf F8 E-Mail.
2. Es öffnet sich das Fenster Email Adresse suchen …. Markieren Sie dort den Empfänger und bestätigen Sie mit F4 Weiter.

3. emis öffnet das E-Mail-Fenster und füllt Betreff (Kurzbeschreibung), Text (Beschreibung) und die angehängten Dokumente der Information bereits aus.

4. Ergänzen Sie den Text nach Bedarf und verschicken Sie die E-Mail über Senden.

4.9 Information per Telefax versenden

1. Wählen Sie die Information aus und klicken Sie auf F9 Telefax.
2. Wählen Sie im Fenster Telefaxnummer suchen … den Empfänger aus und bestätigen Sie mit F4 Weiter.

3. Hat die Information angehängte Dokumente, weist eine Meldung darauf hin, dass Dateianhänge nicht mitgesendet werden können. Bestätigen Sie sie mit F4 OK.
4. Es öffnet sich das Fenster Kurzmitteilung via Telefax versenden … mit dem Text der Information.

5. Tragen Sie einen Betreff ein (Pflichtangabe) und wählen Sie unten den gewünschten Drucker aus.
6. Mit F2 Vorschau sehen Sie das fertige Telefax an, bevor es hinausgeht.

7. F4 Senden verschickt das Telefax, F3 Abbruch bricht ab.

4.10 Informationen sammeln und gemeinsam weitergeben

Mit der Funktion Sammeln stellen Sie eine oder mehrere Informationen zu einem Text zusammen und geben ihn per E-Mail oder Telefax weiter.

1. Wählen Sie eine Information aus und klicken Sie auf F11 Sammeln. Kurzbeschreibung, Beschreibungstext und die angehängten Dokumente der Information werden in das Sammelfenster übernommen.
2. Klicken Sie im Sammelfenster auf F4 Sammeln. Das Fenster wird ausgeblendet, und Sie können im Hauptfenster die nächste Information auswählen und erneut F11 Sammeln drücken – der Text wird jeweils unten angefügt.
3. Erstellen Sie daraus mit F2 Email erstellen… eine E-Mail oder mit F1 Telefax erstellen… ein Telefax; in beiden Fällen folgt zuerst die Empfängerauswahl. Mit F3 Verwerfen schließen Sie das Sammelfenster und verwerfen den gesammelten Text.

4.11 Drucken, Vorschau und PDF

1. Wählen Sie die Information aus und klicken Sie auf F6 Drucken.
2. Wählen Sie im Dialog Druckauswahl den Report:
   • INFODB – Kategorie, Kurzbeschreibung, Quelle und Anwender,
   • INFODB MIT BEMERKUNGEN – zusätzlich der vollständige Beschreibungstext,
   • INFODB MIT BEMERKUNGEN KARG – hauseigene Variante mit Bemerkungen.

3. Mit der Auswahl eines Reports übernimmt das Programm das hinterlegte Druckerprofil: Drucker, Anzahl Kopien und Ausgabeziel sind bereits vorbelegt. Sie können beides ändern.
4. Starten Sie die Ausgabe mit der Schaltfläche unten links – ihre Beschriftung richtet sich nach dem gewählten Ausgabeziel (z. B. F6 Vorschau, F6 Drucken, F6 Speichern). Ein Doppelklick auf den Report oder den Drucker startet die Ausgabe ebenfalls.

Beim Ausgabeziel Vorschau erscheint das Dokument im emis-Vorschaufenster:

Beim Ausgabeziel PDF-Datei speichern fragt emis zuerst nach Ablageort und Dateinamen:

5. Masken-Referenz

5.1 Hauptfenster „Info – Datenbank"

Menü „Datei"

Menüpunkt	Bedeutung
Fensterposition speichern	Merkt sich Größe und Position des Fensters für den nächsten Start
Beenden (F12)	Schließt das Programm

Menü „Datensatz"

Menüpunkt	Bedeutung
Suchen (F2)	Öffnet die Informationssuche
Ändern (F3)	Öffnet die markierte Information zum Bearbeiten
Neu (F4)	Legt eine neue Information an
Löschen (F5)	Löscht die markierte Information (mit Rückfrage)
Drucken (F6)	Öffnet die Druckauswahl
Anzeigen (F7)	Öffnet das markierte angehängte Dokument
E-Mail senden (F8)	Versendet die Information per E-Mail
Telefax senden (F9)	Versendet die Information per Telefax

Menü „Hilfe"

Das Menü Hilfe hat keine Untereinträge: Ein Klick öffnet die Programmhilfe zur Info-Datenbank im emis-Wiki im Internetbrowser. Dieselbe Wirkung hat die Schaltfläche F1 Hilfe.

Symbolleiste

Schaltfläche	Bedeutung
F1 – Hilfe	Öffnet die Programmhilfe im emis-Wiki
F2 – Suchen	Öffnet die Informationssuche
F3 – Ändern	Bearbeitet die markierte Information
F4 – Neu	Legt eine neue Information an
F5 – Löschen	Löscht die markierte Information (mit Rückfrage)
F6 – Drucken	Öffnet die Druckauswahl
F7 – Anzeigen	Öffnet das markierte angehängte Dokument
F8 – E-Mail	Versendet die Information per E-Mail
F9 – Telefax	Versendet die Information per Telefax
F11 – Sammeln	Übernimmt die Information in das Sammelfenster
F12 – Beenden	Schließt das Programm

Felder und Bereiche

Feld / Bereich	Bedeutung
Ordnerbaum (links)	Kategorien, Unterordner und die darin abgelegten Informationen; Nicht zugeordnet! sammelt Informationen ohne gültige Kategorie
Quelle	Herkunft der Information (Anzeige)
Username	Anwender, der die Information zuletzt gespeichert hat (trägt emis automatisch ein)
Computername	Rechner, an dem zuletzt gespeichert wurde (trägt emis automatisch ein)
Datum	Datum und Uhrzeit der letzten Speicherung (trägt emis automatisch ein)
Kurzbeschreibung	Bezeichnung der Information, wie sie im Ordnerbaum steht
Beschreibung	Ausführlicher Text der Information
Dokumente	Liste der angehängten Dateien und Internet-Links

Schaltflächen im Bereich „Dokumente"

Schaltfläche	Bedeutung
Papierkorb-Symbol	Entfernt das markierte Dokument aus der Information (mit Rückfrage)
Plus-Symbol	Öffnet die Dateiauswahl; es können mehrere Dateien gleichzeitig angehängt werden
Auswahlpfeil neben dem Plus-Symbol	Untermenü Internetlink (Adresse eingeben) und Datei (Dateiauswahl)
Anzeigen	Öffnet das markierte Dokument bzw. den Internetlink
Scannen	Scannt ein Dokument ein und hängt es an die Information an

5.2 Kontextmenü des Ordnerbaums

Rechtsklick in den Ordnerbaum.

Menüpunkt	Bedeutung
Hauptordner hinzufügen…	Legt einen Ordner auf oberster Ebene an
Ordner hinzufügen…	Legt einen Unterordner unter dem markierten Ordner an (maximal vier Unterebenen)
Ordner löschen…	Löscht den markierten Ordner (nur, wenn er leer ist; mit Rückfrage)
Ordner umbenennen…	Benennt den markierten Ordner um
Information suchen…	Öffnet die Informationssuche (wie F2)
Information ändern…	Öffnet die markierte Information zum Bearbeiten (wie F3)
Information hinzufügen…	Legt eine neue Information an (wie F4)
Information löschen…	Löscht die markierte Information (wie F5)
Baumstruktur schließen	Klappt alle Ordner zu und baut den Baum neu auf

Ist ein Ordner markiert, sind die Punkte Information ändern… und Information löschen… ausgegraut; ist eine Information markiert, gilt das für die Ordnerpunkte.

5.3 Fenster „Abfrage!" – Ordnernamen eingeben

Erscheint bei Hauptordner hinzufügen…, Ordner hinzufügen… und Ordner umbenennen….

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Eingabefeld	Name des Ordners (max. 24 Zeichen, nicht rein numerisch, je Ebene eindeutig)
F4 – OK	Übernimmt den Namen
F3 – Abbrechen	Bricht den Vorgang ab

5.4 Fenster „EMIS Info – Datenbank" (Neu / Ändern)

Menü „Datei"

Menüpunkt	Bedeutung
Abbruch (F3)	Schließt das Fenster, ohne zu speichern
Zurück (F4)	Speichert die Information und kehrt zum Hauptfenster zurück
Position speichern	Merkt sich Größe und Position des Fensters

Felder und Schaltflächen

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Ordnerbaum (links)	Auswahl des Ordners, in dem die Information abgelegt wird
Gruppe	Zeigt den gewählten Ordnerpfad an
Kurzbeschreibung	Bezeichnung der Information (Pflichtfeld, gelb); erscheint im Ordnerbaum
Quelle	Herkunft der Information (z. B. Internetadresse, Abteilung)
B.Stufe	Berechtigungsstufe der Information (1 = niedrig bis 9 = hoch)
Beschreibung	Ausführlicher Text der Information
Symbol „Rechtschreibprüfung" (oberes Symbol rechts unten)	Startet die Rechtschreibprüfung für den Beschreibungstext
Symbol „Autotext" (unteres Symbol rechts unten)	Öffnet die Autotext-Auswahl und fügt den Baustein an der Cursorposition ein
Scannen	Scannt ein Dokument ein und hängt es beim Speichern an die Information an
F3 – Abbruch	Verwirft die Eingaben
F4 – Speichern	Speichert die Information

5.5 Fenster „Rechtschreibprüfung"

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Zu prüfender Text	Der Beschreibungstext; das aktuell beanstandete Wort ist markiert
Vorschläge	Korrekturvorschläge zum markierten Wort
F5 – Nächster	Springt zum nächsten beanstandeten Wort
F1 – Ändern	Ersetzt das Wort durch den markierten Vorschlag
F2 – Alle ändern	Ersetzt alle Vorkommen des Wortes
F6 – Ignorieren	Lässt das Wort unverändert
F7 – Hinzufügen	Nimmt das Wort in das Benutzerwörterbuch auf
Sprache	Wörterbuch, gegen das geprüft wird
F3 – Nicht übernehmen	Verwirft die Korrekturen
F4 – Übernehmen	Übernimmt den korrigierten Text in das Beschreibungsfeld

5.6 Fenster „Autotexte…"

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Baum (links)	Gruppen der Autotexte; Alle zeigt sämtliche Bausteine
Tabelle	Autotexte mit Beschreibung, Textanfang, Kurzbezeichnung, Gruppe und Kennzeichen
Textfeld (unten)	Vollständiger Text des markierten Autotextes
Hinzufügen	Legt einen neuen Autotext an
Ändern	Bearbeitet den markierten Autotext
Löschen	Löscht den markierten Autotext
Suchen	Filtert die Tabelle nach dem eingegebenen Text
Symbole rechts oben	Tabellenlayout drucken, exportieren, zurücksetzen und speichern
F3 – Abbruch	Schließt das Fenster, ohne einen Baustein einzufügen
F4 – Weiter	Fügt den markierten Autotext in das Beschreibungsfeld ein

5.7 Fenster „EMIS Info – Datenbank suche…"

Menü „Datei"

Menüpunkt	Bedeutung
Fensterposition speichern	Merkt sich Größe und Position des Fensters
Sprungfeld ▸ Kurzbeschreibung / Beschreibung / Quelle	Legt fest, in welches Suchfeld der Cursor beim Öffnen springt
Abbruch (F3)	Schließt die Suche ohne Übernahme
Weiter (F4)	Übernimmt den markierten Treffer ins Hauptfenster
Suche starten… (F6)	Führt die Suche aus

Menü „Datensatz"

Menüpunkt	Bedeutung
erster Datensatz (Shift+F1)	Springt zum ersten Treffer
vorheriger Datensatz (Shift+F2)	Springt zum vorherigen Treffer
nächster Datensatz (Shift+F3)	Springt zum nächsten Treffer
letzter Datensatz (Shift+F4)	Springt zum letzten Treffer

Felder und Schaltflächen

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Ordnerbaum (links)	Schränkt die Suche auf einen Ordner ein; Alle durchsucht alles
Trefferliste	Gefundene Informationen mit Kurzbeschreibung, Quelle, Anwender und Kategorie; ein Doppelklick auf eine Zeile übernimmt den Treffer (wie F4 Weiter)
Kurzbeschreibung / Quelle / Beschreibung	Suchbegriffe (Suche an beliebiger Stelle im Text)
Rotes Kreuz-Symbol (rechts oben)	Setzt das gespeicherte Tabellenlayout zurück (wirkt erst nach einem Neustart)
Disketten-Symbol (rechts oben)	Speichert die aktuelle Spaltenaufteilung der Trefferliste
Pfeil-Schaltflächen (rechts unten)	Springen zum ersten, vorherigen, nächsten bzw. letzten Treffer
F6 – Suche starten	Führt die Suche aus
F3 – Abbruch	Schließt die Suche ohne Übernahme
F4 – Weiter	Übernimmt den markierten Treffer ins Hauptfenster

5.8 Fenster „Informationen sammeln…"

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Informationen	Der gesammelte Text; jede weitere Information wird unten angefügt
Anhänge	Die Dokumente der gesammelten Informationen
F1 – Telefax erstellen…	Öffnet die Empfängerauswahl und anschließend das Telefax-Fenster
F2 – Email erstellen…	Öffnet die Empfängerauswahl und anschließend das E-Mail-Fenster
F3 – Verwerfen	Schließt das Fenster und verwirft den gesammelten Text
F4 – Sammeln	Blendet das Fenster aus, damit im Hauptfenster weitere Informationen gesammelt werden können

5.9 Fenster „Email Adresse suchen …" / „Telefaxnummer suchen …"

Dieselbe Maske dient der Empfängerauswahl für E-Mail und Telefax; sie zeigt je nach Aufruf die E-Mail-Adressen oder die Telefaxnummern an.

Menü „Datei"

Menüpunkt	Bedeutung
Fensterposition speichern	Merkt sich Größe und Position des Fensters
Sprungfeld ▸ Firmenbezeichnung 1 / Firmenbezeichnung 2 / Matchcode / EMIS Nummer / Ansprechpartner	Legt fest, in welches Suchfeld der Cursor beim Öffnen springt
Abbruch (F3)	Schließt die Auswahl
Weiter (F4)	Übernimmt den markierten Empfänger
Suche starten… (F6)	Führt die Suche aus

Menü „Datensatz"

Menüpunkt	Bedeutung
erster Datensatz (Shift+F1)	Springt zum ersten Eintrag
vorheriger Datensatz (Shift+F2)	Springt zum vorherigen Eintrag
nächster Datensatz (Shift+F3)	Springt zum nächsten Eintrag
letzter Datensatz (Shift+F4)	Springt zum letzten Eintrag

Felder und Schaltflächen

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Tabelle	Adressen und Ansprechpartner mit EMIS-Nummer, Firmenbezeichnung, Anrede, Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse bzw. Telefaxnummer
Firmenbezeichnung 1 / Firmenbezeichnung 2	Suchfelder für den Firmennamen
Match-Code	Suchfeld für den Suchbegriff der Adresse
EMIS #	Suchfeld für die EMIS-Nummer
Ansprechpartner	Suchfeld für den Namen des Ansprechpartners
Tabelle beim Start füllen	Ist der Haken gesetzt, zeigt die Maske beim Öffnen bereits alle Adressen an
Rotes Kreuz-Symbol (rechts oben)	Setzt das gespeicherte Tabellenlayout zurück (wirkt erst nach einem Neustart)
Disketten-Symbol (rechts oben)	Speichert die aktuelle Spaltenaufteilung
Pfeil-Schaltflächen	Springen zum ersten, vorherigen, nächsten bzw. letzten Eintrag
F6 – Suche starten	Führt die Suche aus
F3 – Abbruch	Schließt die Auswahl
F4 – Weiter	Übernimmt den markierten Empfänger

5.10 Fenster „Telefaxnummer suchen …" (Empfänger im Telefax-Fenster)

Diese Maske öffnen die Schaltflächen An… und Bcc… im Telefax-Fenster. Hier können mehrere Empfänger gesammelt werden.

Menü „Datei"

Menüpunkt	Bedeutung
Fensterposition speichern	Merkt sich Größe und Position des Fensters
Sprungfeld ▸	Legt fest, in welches Suchfeld der Cursor beim Öffnen springt
Abbruch (F3)	Schließt die Maske ohne Übernahme
Weiter (F4)	Übernimmt die gesammelten Empfänger in das Telefax-Fenster
Suche starten… (F6)	Führt die Suche aus
Hinzufügen (F7)	Übernimmt den markierten Eintrag in die Empfängerliste

Menü „Datensatz"

Menüpunkt	Bedeutung
erster Datensatz (Shift+F1)	Springt zum ersten Eintrag
vorheriger Datensatz (Shift+F2)	Springt zum vorherigen Eintrag
nächster Datensatz (Shift+F3)	Springt zum nächsten Eintrag
letzter Datensatz (Shift+F4)	Springt zum letzten Eintrag

Felder und Schaltflächen

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Tabelle	Adressen und Ansprechpartner mit EMIS-Nummer, Firmenbezeichnung, Anrede, Vorname, Nachname und Telefaxnummer
Firmenbezeichnung 1 / Firmenbezeichnung 2 / Match-Code / Nachname / Vorname / EMIS #	Suchfelder
Tabelle beim Start füllen	Ist der Haken gesetzt, zeigt die Maske beim Öffnen bereits alle Adressen an
Rotes Kreuz-Symbol / Disketten-Symbol	Tabellenlayout zurücksetzen bzw. speichern
Pfeil-Schaltflächen	Springen zum ersten, vorherigen, nächsten bzw. letzten Eintrag
To / Bcc	Legt fest, in welche der beiden Listen der nächste Eintrag übernommen wird
Listenfelder unter To und Bcc	Die bereits gesammelten Empfänger
F7 – Hinzufügen	Übernimmt den markierten Eintrag in die gewählte Liste
F6 – Suche starten	Führt die Suche aus
F3 – Abbruch	Schließt die Maske ohne Übernahme
F4 – Weiter	Übernimmt die Empfänger in das Telefax-Fenster

5.11 Fenster „Email versenden …"

Das E-Mail-Fenster ist das gemeinsame Mailfenster von emis. Beim Aufruf aus der Info-Datenbank sind Empfänger, Betreff (Kurzbeschreibung), Text (Beschreibung) und die angehängten Dokumente bereits eingetragen.

Bereich / Schaltfläche	Bedeutung
Reiter Allgemein / Rechtschreibung	Umschaltung der Menüband-Register
Senden	Verschickt die E-Mail
Entwurf	Legt die E-Mail als Entwurf ab
Priorität	Setzt die Priorität der Nachricht
Scannen	Scannt ein Dokument ein und hängt es an
Anhänge	Fügt Dateianhänge hinzu
Weiteres	Weitere Funktionen zur Nachricht
An… / CC… / BCC…	Öffnen die Adressauswahl für die jeweilige Empfängerzeile
Betreff	Betreff der E-Mail
Firma / 2. Firma / 2. EMISNummer	Adressbezug der Nachricht
Anhänge (Feld)	Liste der angehängten Dateien
Versenden am / Um	Zeitpunkt für den zeitversetzten Versand
B.Stufe	Berechtigungsstufe der Nachricht
Bemerkungen	Interne Notiz zur Nachricht
Editor-Symbolleiste	Schrift, Formatierung, Ausschneiden/Kopieren/Einfügen, Rechtschreibung, Links, Bilder und Listen für den Nachrichtentext
Textbereich	Der eigentliche Nachrichtentext samt Signatur

5.12 Fenster „Kurzmitteilung via Telefax versenden …"

Menü „Datei"

Menüpunkt	Bedeutung
Bildschirmschriftgröße ▸	Stellt die Schriftgröße der Textanzeige ein
Fensterposition speichern	Merkt sich Größe und Position des Fensters
Vorschau (F2)	Zeigt das Telefax in der Vorschau an
Abbruch (F3)	Schließt das Fenster, ohne zu senden
Senden (F4)	Verschickt das Telefax

Menü „Bearbeiten"

Menüpunkt	Bedeutung
Rückgängig	Nimmt die letzte Texteingabe zurück
Ausschneiden	Schneidet die Auswahl aus
Kopieren	Kopiert die Auswahl
Einfügen	Fügt den Inhalt der Zwischenablage ein
Alles markieren (Strg+A)	Markiert den gesamten Text

Menü „Einfügen"

Menüpunkt	Bedeutung
Autotexte	Fügt einen Autotext-Baustein in den Text ein
Projektnummer	Ordnet der Kurzmitteilung ein Projekt zu

Felder und Schaltflächen

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
An…	Telefaxnummer des Empfängers; die Schaltfläche öffnet die Empfängerauswahl (Abschnitt 5.10)
Feld rechts neben „An…"	Name des Empfängers
Bcc…	Zusätzliche Telefaxnummer für eine Blindkopie; die Schaltfläche öffnet die Empfängerauswahl (Abschnitt 5.10)
Betreff	Betreff des Telefax (Pflichtangabe)
Symbol rechts neben „Betreff"	Startet die Rechtschreibprüfung für den Text
Textbereich	Der Text der Kurzmitteilung
Symbolleiste (Sende, Ausschneiden, Kopieren, Einfügen)	Senden und Zwischenablage-Funktionen
Wiedervorlage	Übergibt die Kurzmitteilung an das Modul Wiedervorlagen (siehe dortige Dokumentation)
Symbole rechts unten	Rechtschreibprüfung und Autotext für den Text
B.Stufe	Berechtigungsstufe der Kurzmitteilung
Verfügbare Drucker	Drucker, über den das Telefax ausgegeben wird
F2 – Vorschau	Zeigt das fertige Telefax in der Vorschau
F3 – Abbruch	Bricht ab (mit Rückfrage, wenn der Text geändert wurde)
F4 – Senden	Verschickt das Telefax

5.13 Fenster „EMIS Info – Datenbank Druckauswahl"

Menü „Datei"

Menüpunkt	Bedeutung
Fensterposition speichern	Merkt sich Größe und Position des Fensters
Weiter (F4)	Schließt die Druckauswahl, ohne zu drucken
Drucken (F6)	Startet die Ausgabe

Felder und Schaltflächen

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Druckreports	Auswahl des Reports (INFODB, INFODB MIT BEMERKUNGEN, INFODB MIT BEMERKUNGEN KARG); mit der Auswahl wird das hinterlegte Druckerprofil übernommen. Ein Doppelklick startet die Ausgabe
Verfügbare Drucker	Drucker für die Ausgabe; ein Doppelklick startet die Ausgabe
Anzahl Kopien	Anzahl der Ausdrucke, auch über die Pfeiltasten einstellbar
Drucker	Ausgabeziel: direkt auf den gewählten Drucker
Vorschau	Ausgabeziel: Anzeige im Vorschaufenster
PDF-Datei speichern	Ausgabeziel: PDF-Datei ablegen (Ablageort wird abgefragt)
PDF-Datei öffnen	Ausgabeziel: PDF erzeugen und sofort öffnen
via Email versenden	Ausgabeziel: PDF erzeugen und als E-Mail-Anhang versenden
Dokumentenverw.	Ausgabeziel: Dokument in die Dokumentenverwaltung übernehmen
F6 – …	Startet die Ausgabe; die Beschriftung richtet sich nach dem Ausgabeziel (Drucken, Vorschau, Speichern, Öffnen, Versenden)
F4 – Weiter	Schließt die Druckauswahl, ohne zu drucken

5.14 Fenster „emis – CRViewer.NET" (Druckvorschau)

Wird beim Ausgabeziel Vorschau und über F2 Vorschau im Telefax-Fenster angezeigt.

Schaltfläche / Bereich	Bedeutung
Symbole links oben	Bericht öffnen, exportieren, drucken und Struktur einblenden
Suchfeld	Sucht einen Text im Bericht
Seitenpfeile und Seitenfeld	Blättern durch die Seiten
100 % / 150 % / 200 % / Ganze Höhe / Ganze Breite	Zoomstufen
Symbole rechts oben	Berichtsinformationen, Fenster schließen, Einstellungen speichern
Statusleiste unten	Aktuelle Seite, Berichtsname und Zoomfaktor

5.15 Fenster „PDF-Datei Speichern"

Standarddialog von Windows, der beim Ausgabeziel PDF-Datei speichern erscheint.

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Speichern in	Zielverzeichnis
Dateiname	Name der PDF-Datei
Dateityp	Format der Ausgabe (PDF-Datei)
Speichern	Legt die Datei an
Abbrechen	Bricht die Ausgabe ab

5.16 Weiterführende Masken

• Programmhilfe (F1 bzw. Menü Hilfe): öffnet die Wiki-Seite zur Info-Datenbank im Internetbrowser.
• Wiedervorlage (Telefax-Fenster): startet das emis-Modul Wiedervorlagen; die Bedienung ist in dessen eigener Dokumentation beschrieben.
• Dateiauswahl (Plus-Symbol im Bereich Dokumente): der Standard-Dateiauswahldialog von Windows; es können mehrere Dateien gleichzeitig markiert werden.

6. Häufige Fragen / Hinweise

• Warum sehe ich nicht alle Informationen? Jede Information hat eine Berechtigungsstufe (B.Stufe). Sie sehen nur die Informationen, deren Stufe Ihre eigene nicht überschreitet.
• Eine Information erscheint unter „Nicht zugeordnet!". Der Information wurde keine gültige Kategorie zugewiesen. Ziehen Sie sie per Drag & Drop in den passenden Ordner oder weisen Sie über F3 Ändern einen Ordner zu.
• Ein angehängtes Dokument lässt sich nicht öffnen. Angehängte Dateien liegen im Scan- bzw. Dokumentenverzeichnis. Wurde eine Datei dort verschoben oder gelöscht, meldet das Programm „Datei … nicht gefunden!".
• Löschen ist endgültig. Gelöschte Informationen gehen unwiederbringlich verloren. Das Programm fragt vor dem Löschen sicherheitshalber nach.
• Ordner lässt sich nicht anlegen. Ordnernamen dürfen höchstens 24 Zeichen lang sein, nicht nur aus Ziffern bestehen und auf derselben Ebene nicht doppelt vorkommen. Unterhalb einer Information können keine Ordner angelegt werden; tiefer als vier Unterebenen ist nicht möglich.
• Ordner lässt sich nicht löschen. Ein Ordner kann erst gelöscht werden, wenn er keine Unterordner und keine Informationen mehr enthält.
• Beim Telefax fehlen die Anhänge. Über Telefax wird ausschließlich der Text versendet; angehängte Dokumente können nicht mitgeschickt werden. Das Programm weist vor dem Versand darauf hin.
• „Sie müssen in den Dienstprogrammen die Drucker einrichten!" Für den gewählten Report ist kein Druckerprofil hinterlegt. Die Profile werden im Modul Dienstprogramme gepflegt.
• Video-Hilfe: Zu diesem Modul existiert ein Einführungsvideo des Herstellers: https://www.youtube.com/watch?v=tsumihXnvGM