Scanner – Anwenderhandbuch

Programm: emis.scanner Version: 2026.10.1 Stand: 06.10.2026

1. Überblick

Mit dem emis.scanner erfassen Sie Papierdokumente und eingehende Dateien und ordnen sie anschließend mit wenigen Klicks der passenden Stelle in emis zu. Das Programm ist die zentrale Sammelstelle für Belege aller Art: Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Korrespondenz und ähnliche Unterlagen.

Der typische Ablauf besteht aus drei Schritten:

1. Erfassen – Sie scannen ein Papierdokument ein, fotografieren es mit dem Smartphone oder übernehmen vorhandene PDFs und Bilder (auch per Ziehen und Ablegen, z. B. E-Mail-Anhänge).
2. Aufbereiten – Bei Bedarf vergeben Sie einen verständlichen Dateinamen, lassen sich per Texterkennung Dateiname und Ablageordner vorschlagen oder bearbeiten die PDF-Seiten (drehen, leere Seiten entfernen, Dokumente trennen oder zusammenführen).
3. Zuordnen – Sie übergeben das Dokument über die Aktionsliste an das gewünschte Ziel, z. B. an eine Adresse, einen Auftrag, eine Bestellung, die Infodatenbank, den Zahlungsverkehr oder einen Workflow. Alternativ versenden Sie es per E-Mail, drucken oder speichern es.

Der emis.scanner überwacht laufend die eingestellten Scan-Ordner: Neue, geänderte, umbenannte oder entfernte Dokumente erscheinen ohne weiteres Zutun im Dokumenteingang. Gelöschte Dokumente landen zunächst in einem Papierkorb und lassen sich 24 Stunden lang wiederherstellen.

2. Programmstart

Der emis.scanner wird – wie alle emis-Module – über das emis.auswahlmenü gestartet. Klicken Sie dort in der Gruppe EMIS-CRM auf die Kachel Scanner. Das Hauptfenster öffnet sich anschließend bildschirmfüllend.

Der emis.scanner läuft immer nur einmal: Ist er bereits geöffnet, holt ein erneuter Klick auf die Kachel das vorhandene Fenster in den Vordergrund.

Solange das Programm läuft, zeigt ein Symbol im Infobereich der Taskleiste (neben der Uhr) an, dass der emis.scanner aktiv ist. Ein Klick auf dieses Symbol holt das Fenster zurück auf den Bildschirm.

Auf Wunsch startet der emis.scanner automatisch mit Windows – auf Wunsch auch minimiert. Beides stellen Sie in den Einstellungen ein (Abschnitt 5.9).

Größe und Position des Hauptfensters (für die nicht bildschirmfüllende Darstellung) sowie der Fenster Einstellungen, Papierkorb, PDF-Seiten bearbeiten und Texterkennung merkt sich das Programm beim Schließen und stellt sie beim nächsten Öffnen wieder her.

3. Das Hauptfenster

Das Hauptfenster hat keine Menüleiste. Unter dem Kopfbereich liegen drei Spalten, darunter eine Statusleiste:

• Kopfbereich: Programmname und rechts die Auswahl Oberfläche, mit der Sie die Darstellungsgröße festlegen (Abschnitt 3.1).
• Dokumenteingang (links): Alle Dokumente der Scan-Ordner, die neuesten oben. Über der Liste finden Sie die Suche nach dem Dateinamen und den Datumsfilter.
• Dokumentvorschau (Mitte): Zeigt das markierte Dokument mit Bedienleiste zum Blättern, Zoomen und Drehen der Ansicht.
• Aktionen (rechts): Alle Funktionen des Programms als Schaltflächen – vom Import über das Bearbeiten bis zum Zuordnen.
• Statusleiste (unten): Links Rückmeldungen des Programms (z. B. „5 Dokumente geladen · maximal 500 je Ordner"), rechts eine Kurzübersicht der wichtigsten Tasten.

Die Breite von Dokumenteingang und Aktionsbereich ändern Sie, indem Sie den schmalen Zwischenraum zwischen den Spalten mit der Maus nach links oder rechts ziehen.

3.1 Darstellungsgröße („Oberfläche")

Über die Auswahl Oberfläche oben rechts passen Sie die Größe von Schrift und Schaltflächen an Ihren Bildschirm an:

Einstellung	Wirkung
Kompakt	Kleinere Darstellung; es passen mehr Einträge auf den Bildschirm
Standard	Normale Darstellung
Groß / Touch	Vergrößerte Darstellung, gut geeignet für Touchscreens

Die Einstellung wirkt sofort auf Kopfbereich, Dokumenteingang, Aktionsliste und die Bedienleiste der Vorschau und bleibt für den nächsten Programmstart erhalten.

3.2 Dokumenteingang

Der Dokumenteingang listet alle PDF-Dateien aus den eingestellten Scan-Ordnern und aus den Ordnern für Smartphone-Fotos. Zu jedem Eintrag sehen Sie:

• den Dateinamen (ein Tooltip zeigt den vollständigen Pfad),
• das Änderungsdatum – bei Dokumenten von heute als „Heute" mit Uhrzeit,
• die Dateigröße in MB,
• einen farbigen Balken: blau für Dokumente von heute, orange für ältere Dokumente (Legende unter der Liste).

Die Zahl neben der Überschrift Dokumenteingang gibt an, wie viele Dokumente die Liste gerade anzeigt. Je Ordner werden höchstens so viele Dokumente geladen, wie in den Einstellungen angegeben (Standard: 500); mit Strg + F5 laden Sie alle.

Enthält die Liste keine Dokumente, erscheint der Hinweis „Noch keine Dokumente".

3.3 Dokumentvorschau

Die Vorschau zeigt das im Dokumenteingang markierte Dokument. Darüber stehen der vollständige Pfad der Datei und eine Bedienleiste zum Blättern und Zoomen (Tabelle in Abschnitt 5.1). Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag im Dokumenteingang öffnen Sie das Dokument zusätzlich in Ihrem Standardprogramm für PDF-Dateien.

Die Schaltfläche ↻ dreht nur die Ansicht. Soll eine Seite dauerhaft gedreht werden, verwenden Sie PDF-Seiten bearbeiten (Abschnitt 4.8).

3.4 Aktionen

Die Aktionsliste enthält alle Funktionen des Programms. Jeder Eintrag zeigt Symbol, Namen und eine kurze Beschreibung; Funktionen mit Taste tragen diese im Namen (z. B. „Scannen - F6").

Häufig verwendete Aktionen rücken automatisch nach oben. Darüber steht dann ein Stern mit der Anzahl der bisherigen Aufrufe (z. B. „★ 2"). So haben Sie Ihre wichtigsten Funktionen immer im direkten Zugriff.

Den Anfang der Liste zeigt das Bild des Hauptfensters oben; dort steht Einstellungen nach einem Aufruf bereits mit „★ 1" ganz oben. Die übrigen Einträge zeigen die folgenden Bilder. Die vollständige Liste in der Grundreihenfolge enthält die Tabelle in Abschnitt 5.1.

Die meisten Aktionen beziehen sich auf das im Dokumenteingang markierte Dokument. Während eine Aktion läuft, ist die Aktionsliste gesperrt.

4. Arbeitsabläufe

4.1 Scan-Ordner einrichten

Vor der ersten Nutzung legen Sie fest, in welchen Ordnern der emis.scanner nach Dokumenten sucht:

1. Klicken Sie in der Aktionsliste auf Einstellungen.
2. Tragen Sie unter Scann-Pfad 1 den Ordner ein, in dem Ihr Scanner die Dokumente ablegt, oder wählen Sie ihn über Auswählen aus (Abschnitte 5.9 und 5.10). In diesem Ordner legt der emis.scanner auch neu gescannte und importierte Dokumente ab.
3. Optional tragen Sie unter Scann-Pfad 2 einen zweiten Ordner ein.
4. Klicken Sie auf Speichern. Die Einstellungen gelten sofort; der Dokumenteingang wird neu geladen.

Tipp: Stellen Sie die Software Ihres Scanners so ein, dass sie den Scan ohne Rückfrage nach dem Dateinamen direkt in den Scann-Pfad ablegt. Der emis.scanner übernimmt das neue Dokument dann von allein in den Dokumenteingang. Wie Sie das einstellen, entnehmen Sie dem Handbuch Ihres Scanners.

4.2 Dokument einscannen

1. Klicken Sie in der Aktionsliste auf Scannen - F6 (oder drücken Sie F6).
2. Das Scannermodul öffnet sich (Abschnitt 5.11). Scannen Sie dort das Dokument ein und prüfen Sie die Seiten.
3. Übernehmen Sie das Ergebnis mit … Seiten übernehmen · F4. Das fertige Dokument wird als PDF in Scann-Pfad 1 abgelegt und erscheint automatisch oben im Dokumenteingang.

Das neue Dokument erhält einen Dateinamen aus Ihrem Benutzernamen sowie Datum und Uhrzeit des Scans. Einen verständlicheren Namen vergeben Sie anschließend mit Umbenennen (Abschnitt 4.6) oder per Texterkennung (Abschnitt 4.7).

4.3 Dokument mit dem Smartphone fotografieren

1. Klicken Sie auf Scannen (Mobile) - F7 (oder drücken Sie F7).
2. Fotografieren Sie das Dokument mit der App emis.mobile.scanner auf Ihrem Smartphone. Das Foto wird als PDF übertragen und erscheint automatisch im Dokumenteingang.

Ist die App für Ihren Benutzer noch nicht eingerichtet, meldet emis „Bitte installieren Sie zuerst die emis.mobile.scanner App auf Ihrem Smartphone!". Die Bedienung der App beschreibt das Anwenderhandbuch emis.mobile.scanner.

4.4 Dateien importieren

Vorhandene PDFs und Bilder – etwa aus einem Download-Ordner oder aus einer E-Mail – übernehmen Sie auf zwei Wegen in den Dokumenteingang:

Über die Aktion „Dateien importieren":

1. Klicken Sie auf Dateien importieren.
2. Wählen Sie im Dialog „Öffnen" (Abschnitt 5.2) eine oder mehrere Dateien aus; mehrere Dateien markieren Sie mit gedrückter Strg-Taste.
3. Klicken Sie auf Öffnen.

Per Ziehen und Ablegen: Ziehen Sie die Dateien aus dem Windows-Explorer oder Anhänge direkt aus Ihrem E-Mail-Programm auf das Fenster des emis.scanners und lassen Sie sie dort los.

In beiden Fällen gilt:

• Unterstützt werden PDF-Dateien und die Bildformate PNG, JPG/JPEG, TIF/TIFF und BMP.
• Der emis.scanner legt eine Kopie in Scann-Pfad 1 ab; die Originaldateien bleiben unverändert.
• Bilder werden dabei in ein PDF umgewandelt. Ein mehrseitiges TIFF ergibt ein mehrseitiges PDF.
• Das Dokument behält seinen Namen. Gibt es im Scann-Pfad bereits ein Dokument gleichen Namens, hängt das Programm eine Nummer an, z. B. „Rechnung (1).pdf".
• Die Statusleiste meldet, wie viele Dateien importiert wurden, und nennt nicht übernommene Dateien mit dem Grund.

4.5 Dokumente suchen und filtern

1. Geben Sie unter Dateiname suchen einen Teil des Dateinamens ein. Die Liste zeigt sofort nur noch passende Dokumente; Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.
2. Mit Von und Bis schränken Sie die Liste auf einen Zeitraum ein (maßgeblich ist das Änderungsdatum der Datei). Sie können das Datum eintippen (Format TT.MM.JJJJ) oder über das Kalendersymbol wählen.
3. Filter zurücksetzen leert Suchfeld und Datumsfelder; danach sehen Sie wieder alle Dokumente.

Liegt das Von-Datum nach dem Bis-Datum, meldet die Statusleiste „Das Von-Datum darf nicht nach dem Bis-Datum liegen."

4.6 Dokument umbenennen

1. Markieren Sie das Dokument und klicken Sie auf Umbenennen · F2 (oder drücken Sie F2).
2. Geben Sie im Dialog „Dokument umbenennen" (Abschnitt 5.3) den neuen Namen ein. Die Endung „.pdf" ergänzt das Programm selbst.
3. Bestätigen Sie mit F4 - OK. Das Dokument bleibt im selben Ordner und bleibt in der Liste markiert.

Der Name darf höchstens 150 Zeichen lang sein und keine Zeichen enthalten, die Windows in Dateinamen nicht erlaubt (z. B. \ / : * ? " < > |).

4.7 Dateiname und Ablage per Texterkennung vorschlagen lassen

Der emis.scanner liest den Text eines Dokuments und schlägt daraus einen aussagekräftigen Dateinamen vor – bei Rechnungen z. B. „2026-10-05_Muster Bürotechnik GmbH_Rechnung RE-2026-10457.pdf".

1. Markieren Sie das Dokument und klicken Sie auf Text erkennen / Vorschläge.
2. Der Dialog „Texterkennung – Vorschläge prüfen" (Abschnitt 5.8) zeigt den erkannten Absender, Rechnungsnummer und Datum sowie die dazu passende Aktion. Darunter stehen die Vorschläge für Dateiname und Ablageordner und ganz unten der vollständig erkannte Text.
3. Prüfen Sie die Vorschläge und korrigieren Sie sie bei Bedarf.
4. Klicken Sie auf Dateiname / Ablage übernehmen.

Bleibt der Ablageordner unverändert, wird das Dokument umbenannt. Wählen Sie einen anderen Ordner, legt das Programm dort eine Kopie an; das Original bleibt im Dokumenteingang. Setzen Sie den Haken Diesen Ablageordner für den erkannten Absender merken, schlägt der emis.scanner diesen Ordner beim nächsten Dokument desselben Absenders automatisch vor.

Die Texterkennung arbeitet lokal auf Ihrem Rechner. Enthält das PDF keinen auslesbaren Text (z. B. ein reiner Bild-Scan), verwendet emis die installierte OCR-Texterkennung. Die Vorschläge sind eine Hilfe – prüfen Sie sie vor dem Übernehmen.

4.8 PDF-Seiten bearbeiten

Mit PDF-Seiten bearbeiten bringen Sie ein Dokument vor der Ablage in Form: Seiten drehen, leere Seiten entfernen, ein Dokument in zwei Teile trennen oder weitere PDFs anhängen.

1. Markieren Sie das Dokument und klicken Sie auf PDF-Seiten bearbeiten. Der gleichnamige Dialog öffnet sich (Abschnitt 5.6).
2. Blättern Sie mit Vorherige und Nächste durch das Dokument.
3. Legen Sie im Eingabefeld oben fest, auf welche Seiten sich die nächste Bearbeitung bezieht, z. B. 2 oder 1,3,5-7. Aktuelle Seite auswählen trägt die gerade angezeigte Seite ein.
4. Wählen Sie die gewünschte Bearbeitung:
   • 90° drehen dreht die ausgewählten Seiten um 90 Grad im Uhrzeigersinn.
   • Seiten entfernen löscht die ausgewählten Seiten aus dem Dokument. Mindestens eine Seite muss erhalten bleiben.
   • PDFs anhängen hängt eine oder mehrere weitere PDF-Dateien an, und zwar in der Reihenfolge, in der sie im Feld „Dateiname" des Auswahldialogs stehen.
5. Speichern Sie das Ergebnis:
   • Speichern überschreibt das geöffnete Dokument.
   • Als neue PDF speichern legt eine Kopie unter einem neuen Namen an (Vorschlag: „…_bearbeitet.pdf"); das Original bleibt unverändert.

Änderungen werden erst beim Speichern übernommen. Schließen Sie den Dialog ohne zu speichern, bleibt das Dokument unverändert.

Beispiel – leere Seite entfernen:

Blättern Sie mit Nächste zur leeren Seite, klicken Sie auf Aktuelle Seite auswählen und dann auf Seiten entfernen. Die Statuszeile meldet die neue Seitenzahl und „Noch nicht gespeichert."; mit Speichern übernehmen Sie die Änderung.

Dokument trennen: Liegen zwei Belege in einem Scan, tragen Sie die Seiten des ersten Belegs ein (z. B. 1-2) und klicken auf Dokument trennen. Geben Sie im Dialog „Dokument trennen" (Abschnitt 5.7) einen Basisnamen ein. Das Programm legt im selben Ordner zwei neue Dokumente an: „_Teil1.pdf" mit den ausgewählten Seiten und „_Teil2.pdf" mit den übrigen Seiten. Das ursprüngliche Dokument bleibt erhalten; löschen Sie es bei Bedarf anschließend.

4.9 Dokument einer Stelle in emis zuordnen

1. Markieren Sie das gewünschte Dokument im Dokumenteingang. Die Vorschau zeigt Ihnen den Inhalt.
2. Klicken Sie in der Aktionsliste auf das passende Ziel:
   • Zur Adresse (Korrespondenz) – legt das Dokument in der Korrespondenz einer Adresse ab. Sie geben zuerst einen Betreff ein (Abschnitt 5.14; vorbelegt ist der Dateiname) und wählen anschließend den Ansprechpartner aus (Abschnitt 5.13).
   • Zur Adresse – legt das Dokument in der Dokumentenverwaltung einer Adresse ab. Sie wählen die Adresse in der Maske „Adresse suchen …" (Abschnitt 5.12) und geben danach den Betreff ein.
   • Zum Angebot / Zum Auftrag / Zur Bestellung / Zum Artikel / Zum Projekt – legt das Dokument in der Dokumentenverwaltung des jeweiligen Vorgangs bzw. Datensatzes ab. Zuerst öffnet sich die zugehörige Auswahlmaske (Abschnitte 5.15 bis 5.19), danach die Betreff-Abfrage, vorbelegt mit dem Dateinamen.
   • Zur Infodatenbank – legt das Dokument in der Infodatenbank ab. Sie wählen den Eintrag in der Maske „EMIS Info - Datenbank suche…" (Abschnitt 5.20).
   • Zum Zahlungsverkehr – übergibt das Dokument als Beleg an den Zahlungsverkehr. Nach Auswahl des Ansprechpartners öffnet sich emis.zahlungsverkehr.
3. Nach dem Zuordnen fragt das Programm „Wollen Sie dieses Dokument hier löschen?" (Abschnitt 5.21). Mit Ja verschieben Sie das Dokument in den Papierkorb des emis.scanners – die Kopie liegt am gewählten Ziel in emis. Mit Nein bleibt es im Dokumenteingang.

Wurde eine Datei gleichen Namens bereits an den Zahlungsverkehr übergeben, fragt das Programm vorher „Sie haben diese Eingangsrechnung schon übermittelt! Wollen Sie wirklich fortfahren?". Bestätigen Sie nur dann mit Ja, wenn die Rechnung tatsächlich erneut übergeben werden soll.

4.10 Workflow 'Eingangsrechnung' starten (mit Bestellbezug)

1. Markieren Sie die Eingangsrechnung.
2. Klicken Sie auf Workflow 'Eingangsrechnung' mit der Beschreibung „Startet den Workflow 'Eingangsrechnung'".
3. Wählen Sie in der Maske „Bestellung suchen…" (Abschnitt 5.17) die zugehörige Bestellung aus und bestätigen Sie mit F4 - Weiter.
4. In der Maske „Start Workflow 'Eingangsrechnung'…" (Abschnitt 5.22) ergänzen Sie Belegdatum, Belegnummer und den Prüfer. Mit F4 - Weiter starten Sie den Workflow; die Rechnung erscheint danach in der Postmappe des Prüfers.
5. Beantworten Sie die anschließende Frage, ob das Dokument aus dem Dokumenteingang gelöscht werden soll.

4.11 Workflow 'Eingangsrechnung' ohne Bestellung starten

Diesen zweiten Eintrag zeigt die Aktionsliste, solange für den Workflow 'Eingangsrechnung' keine eigenen Anwender für die Zuordnung zu Lieferant und Bestellung festgelegt sind (Standardeinrichtung).

1. Markieren Sie die Eingangsrechnung.
2. Klicken Sie auf Workflow 'Eingangsrechnung' mit der Beschreibung „Startet den Workflow 'Eingangsrechnung ohne Bestellung'".
3. Wählen Sie in der Maske „Bitte Lieferant auswählen!" den Lieferanten aus.
4. Arbeiten Sie den Assistenten „Eingangsrechnung einlesen (Ohne Bestellung)…" (Abschnitt 5.23) über die Reiter 1 - PDF-Datei, 2 - Lieferant, 3 - Eingangsrechnung und 4 - Fertigstellen ab. Da die PDF-Datei bereits übergeben ist, öffnet sich der Assistent auf dem Reiter 2 - Lieferant mit den Daten des gewählten Lieferanten. Mit F4 - Weiter wechseln Sie zum nächsten Reiter; auf Reiter 3 erfassen Sie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Betrag.
5. Auf dem Reiter 4 - Fertigstellen wählen Sie den Prüfer aus und starten den Workflow mit F6 - Workflow 'Eingangsrechnung' starten.

4.12 Workflow 'Zur Kenntnisnahme' starten

1. Markieren Sie das Dokument und klicken Sie auf Workflow 'Zur Kenntnisnahme'.
2. In der Maske „Start Workflow 'Zur Kenntnisnahme'…" (Abschnitt 5.24) können Sie das Dokument optional einer Adresse, einem Angebot, einem Auftrag oder einer Bestellung zuordnen.
3. Wählen Sie unter Bitte Anwender auswählen den Empfänger aus und bestätigen Sie mit F4 - Weiter.

4.13 Dokument per E-Mail versenden

1. Markieren Sie das Dokument und klicken Sie auf E-Mail.
2. Wählen Sie den Ansprechpartner aus (Abschnitt 5.13) und geben Sie einen Betreff ein (Abschnitt 5.14).
3. Die Maske „Email versenden …" öffnet sich mit dem Dokument als Anhang (Abschnitt 5.25). Ergänzen Sie den Text und versenden Sie die Nachricht mit Senden.

4.14 Drucken

1. Markieren Sie das Dokument und warten Sie, bis die Vorschau es anzeigt.
2. Klicken Sie auf Drucken. Der Windows-Druckdialog öffnet sich (Abschnitt 5.26).
3. Wählen Sie den Drucker aus und starten Sie den Ausdruck mit Drucken.

4.15 Speichern unter

1. Markieren Sie das Dokument und klicken Sie auf Speichern unter.
2. Wählen Sie im Dialog „PDF-Dokument speichern..." (Abschnitt 5.27) Zielordner und Dateinamen und bestätigen Sie mit Speichern. Das Programm legt eine Kopie an.
3. Anschließend fragt das Programm, ob das Original aus dem Dokumenteingang gelöscht werden soll (Abschnitt 5.21).

4.16 Dokument löschen und wiederherstellen

Löschen: Markieren Sie das Dokument und klicken Sie auf Löschen (oder drücken Sie die Taste Entf). Nach der Sicherheitsabfrage „Wollen Sie die markierte Datei wirklich löschen?" (Abschnitt 5.4) verschiebt das Programm das Dokument in seinen Papierkorb.

Zuletzt gelöschtes Dokument zurückholen: Klicken Sie auf Löschen rückgängig · Strg+Z (oder drücken Sie Strg + Z). Das zuletzt gelöschte Dokument steht wieder im Dokumenteingang.

Ein bestimmtes Dokument zurückholen:

1. Klicken Sie auf Papierkorb öffnen.
2. Markieren Sie im Dialog „Papierkorb – Dokument wiederherstellen" (Abschnitt 5.5) das gewünschte Dokument.
3. Klicken Sie auf Wiederherstellen.

Dokumente, die länger als 24 Stunden im Papierkorb liegen, löscht der emis.scanner beim Programmstart und nach dem Speichern der Einstellungen endgültig. Gibt es beim Wiederherstellen bereits ein Dokument gleichen Namens, hängt das Programm eine Nummer an.

5. Masken-Referenz

5.1 Hauptfenster „emis.scanner"

Das Hauptfenster besitzt keine Menüleiste. Alle Funktionen liegen in der Aktionsliste am rechten Rand oder sind über Tasten erreichbar.

Kopfbereich:

Element	Bedeutung
Oberfläche	Darstellungsgröße: Kompakt, Standard oder Groß / Touch (Abschnitt 3.1)

Dokumenteingang:

Element	Bedeutung
Zahl neben „Dokumenteingang"	Anzahl der Dokumente, die die Liste gerade anzeigt
Dateiname suchen	Zeigt nur Dokumente, deren Dateiname den eingegebenen Text enthält
Von / Bis	Zeitraumfilter auf das Änderungsdatum, mit Kalenderauswahl
Filter zurücksetzen	Leert Suchfeld und Datumsfilter
Dokumentliste	Dateiname, Datum und Größe; blauer Balken = heute, oranger Balken = älter. Ein Klick zeigt das Dokument in der Vorschau, ein Doppelklick öffnet es im Standardprogramm für PDF-Dateien
Legende „Heute" / „Älter"	Erklärt die Farben der Balken

Bedienleiste der Dokumentvorschau:

Schaltfläche / Feld	Wirkung
‹	Vorherige Seite
Seitenfeld	Zeigt die aktuelle Seite; eine Seitenzahl eingeben und Enter drücken springt zu dieser Seite
/ n	Gesamtzahl der Seiten
›	Nächste Seite
−	Verkleinern
Prozentanzeige	Aktueller Zoomfaktor
+	Vergrößern
Seite einpassen	Zeigt die ganze Seite im Vorschaubereich
↻	Dreht die Ansicht im Uhrzeigersinn; das Dokument selbst bleibt unverändert

Die Bedienleiste ist gesperrt, solange kein Dokument geladen ist. Während des Ladens zeigt die Vorschau „PDF wird geladen …".

Aktionsliste – alle Einträge in der Grundreihenfolge (häufig genutzte Einträge rücken nach oben, siehe Abschnitt 3.4):

Aktion	Beschreibung in der Liste	Taste	Wirkung
Dateien importieren	PDFs und Bilder auswählen oder ins Fenster ziehen	–	Öffnet den Dialog „Öffnen" (5.2) und übernimmt die gewählten Dateien in Scann-Pfad 1 (4.4)
Umbenennen · F2	Einen verständlichen Dateinamen vergeben	F2	Öffnet den Dialog „Dokument umbenennen" (5.3)
Löschen rückgängig · Strg+Z	Zuletzt gelöschtes Dokument wiederherstellen	Strg + Z	Holt das zuletzt gelöschte Dokument aus dem Papierkorb zurück; ist der Papierkorb leer, meldet die Statusleiste „Der Papierkorb ist leer."
Papierkorb öffnen	Gelöschte Dokumente auswählen und wiederherstellen	–	Öffnet den Dialog „Papierkorb – Dokument wiederherstellen" (5.5)
PDF-Seiten bearbeiten	Drehen, entfernen, trennen und zusammenführen	–	Öffnet den Dialog „PDF-Seiten bearbeiten" (5.6)
Text erkennen / Vorschläge	Dateiname und Ablage aus lokal erkanntem Text	–	Liest den Text und öffnet den Dialog „Texterkennung – Vorschläge prüfen" (5.8)
Scannen - F6	Dokument einscannen	F6	Öffnet das Scannermodul (5.11)
Scannen (Mobile) - F7	Dokument mit Handy fotografieren	F7	Fordert das Foto über die App emis.mobile.scanner an (4.3)
Zur Adresse (Korrespondenz)	aktuelles Dokument in die Kundenkorrespondenz von emis kopieren.	–	Betreff-Abfrage (5.14), danach Ansprechpartner-Auswahl (5.13); legt das Dokument in der Korrespondenz ab
Zur Adresse	aktuelles Dokument in die Dokumentenverwaltung von emis kopieren.	–	Adressauswahl (5.12), danach Betreff-Abfrage (5.14)
Zum Angebot	aktuelles Dokument in die Dokumentenverwaltung von emis kopieren.	–	Angebotsauswahl (5.15), danach Betreff-Abfrage
Zum Auftrag	aktuelles Dokument in die Dokumentenverwaltung von emis kopieren.	–	Auftragsauswahl (5.16), danach Betreff-Abfrage
Zur Bestellung	aktuelles Dokument in die Dokumentenverwaltung von emis kopieren.	–	Bestellauswahl (5.17), danach Betreff-Abfrage
Zum Artikel	aktuelles Dokument in die Dokumentenverwaltung von emis kopieren.	–	Artikelauswahl (5.18), danach Betreff-Abfrage
Zum Projekt	aktuelles Dokument in die Dokumentenverwaltung von emis kopieren.	–	Projektauswahl (5.19), danach Betreff-Abfrage
Zur Infodatenbank	aktuelles Dokument in die Infodatenbank von emis kopieren.	–	Auswahl des Infodatenbank-Eintrags (5.20)
Zum Zahlungsverkehr	aktuelles Dokument zum Zahlungsverkehr von emis kopieren.	–	Prüft auf doppelte Übermittlung, Ansprechpartner-Auswahl (5.13), öffnet danach emis.zahlungsverkehr (5.28)
Workflow 'Eingangsrechnung'	Startet den Workflow 'Eingangsrechnung'	–	Bestellauswahl (5.17), danach Maske „Start Workflow 'Eingangsrechnung'…" (5.22)
Workflow 'Eingangsrechnung'	Startet den Workflow 'Eingangsrechnung ohne Bestellung'	–	Lieferantenauswahl (5.12), danach Assistent „Eingangsrechnung einlesen (Ohne Bestellung)…" (5.23); Voraussetzung siehe 4.11
Workflow 'Zur Kenntnisnahme'	Startet den Workflow 'Zur Kenntnisnahme'	–	Maske „Start Workflow 'Zur Kenntnisnahme'…" (5.24)
E-Mail	aktuelles Dokument via E-Mail versenden...	–	Ansprechpartner-Auswahl (5.13), Betreff-Abfrage (5.14), danach E-Mail-Maske (5.25)
Drucken	aktuelles Dokument drucken...	–	Öffnet den Druckdialog (5.26)
Speichern unter	aktuelles Dokument in einem anderen Verzeichnis speichern/kopieren.	–	Öffnet den Speichern-Dialog (5.27), danach die Abfrage aus 5.21
Löschen	aktuelles Dokument löschen...	Entf	Verschiebt das Dokument nach Rückfrage (5.4) in den Papierkorb
Hilfe - F1	Öffnet die Hilfe zum emis.scanner-Modul.	F1	Öffnet die Online-Hilfe im Webbrowser
Einstellungen	Öffnet die Einstellungen vom emis.scanner-Modul.	–	Öffnet die Maske „Einstellungen" (5.9)
Aktualisieren - F5	Dateiliste aktualisieren	F5	Liest den Dokumenteingang neu ein (Strg + F5: alle Dokumente ohne Höchstzahl laden)
Minimieren - F11	emis.scanner-Modul minimieren.	F11	Minimiert das Fenster
Beenden - F12	emis.scanner-Modul beenden.	F12	Beendet das Programm

Tastenkürzel im Hauptfenster:

Taste	Wirkung
F1	Online-Hilfe öffnen
F2	Markiertes Dokument umbenennen
F5	Dokumenteingang aktualisieren
Strg + F5	Alle Dokumente laden (ohne Höchstzahl je Ordner)
F6	Scannen
F7	Scannen (Mobile)
F11	Fenster minimieren
F12	Programm beenden
Entf	Markiertes Dokument löschen (nicht, während Sie in einem Eingabefeld schreiben)
Strg + Z	Zuletzt gelöschtes Dokument wiederherstellen (nicht, während Sie in einem Eingabefeld schreiben)
Doppelklick auf ein Dokument	Dokument im Standardprogramm für PDF-Dateien öffnen

Statusleiste: Links stehen Rückmeldungen wie „5 Dokumente geladen · maximal 500 je Ordner", Import-Ergebnisse oder „Ordner nicht erreichbar: …", rechts die Kurzhilfe „Doppelklick: PDF öffnen · F5: Aktualisieren · Strg + F5: Alle laden".

Symbol im Infobereich der Taskleiste:

Bedienung	Wirkung
Klick auf das Symbol „emis.scanner"	Holt das Hauptfenster zurück in den Vordergrund

Fenster schließen: Das Schließen-Kreuz oben rechts beendet das Programm wie Beenden - F12. Läuft gerade ein Vorgang (z. B. ein Import), bleibt das Fenster offen und die Statusleiste meldet „Bitte den laufenden Vorgang abschließen, bevor das Fenster geschlossen wird."

5.2 Öffnen (Dateien importieren)

Windows-Standarddialog zur Auswahl der zu importierenden Dateien; er öffnet sich über Dateien importieren.

Element	Bedeutung
Ordnerauswahl / Navigationsbereich	Ordner, aus dem importiert wird
Dateiliste	Dateien des Ordners; mehrere Dateien markieren Sie mit Strg oder Umschalt
Dateiname	Namen der markierten Dateien
Dateityp	Fest auf „PDFs und Bilder (.pdf;.png;.jpg;.jpeg;.tif;.tiff;*.bmp)" eingestellt
Öffnen	Importiert die markierten Dateien (4.4)
Abbrechen	Schließt den Dialog ohne Import

5.3 Dokument umbenennen

Element	Bedeutung
Neuer Dateiname	Neuer Name des Dokuments; vorbelegt mit dem bisherigen Namen ohne „.pdf"
F3 - Abbrechen	Schließt den Dialog; der Name bleibt unverändert
F4 - OK	Benennt das Dokument um

Ist der Name ungültig, meldet das Programm „Bitte einen gültigen Dateinamen mit höchstens 150 Zeichen eingeben." bzw. „Dieser Dateiname ist für Windows reserviert.".

5.4 Löschen bestätigen

Element	Bedeutung
Ja	Verschiebt das markierte Dokument in den Papierkorb (wiederherstellbar, siehe 4.16)
Nein	Bricht den Löschvorgang ab

5.5 Papierkorb – Dokument wiederherstellen

Element	Bedeutung
Liste	Gelöschte Dokumente mit Dateiname und dem Ordner, aus dem sie stammen; das zuletzt gelöschte steht oben
Wiederherstellen	Stellt das markierte Dokument in seinem ursprünglichen Ordner wieder her und schließt den Dialog
Hinweistext	Erklärt die automatische endgültige Löschung nach 24 Stunden und die Nummerierung bei Namenskonflikten
Schließen-Kreuz	Schließt den Dialog ohne Wiederherstellung

Ist der Papierkorb leer, öffnet sich der Dialog nicht; die Statusleiste meldet „Der Papierkorb ist leer."

5.6 PDF-Seiten bearbeiten

Der Fenstertitel nennt den Namen des bearbeiteten Dokuments.

Element	Bedeutung
Hinweistext	Kurzanleitung zur Seitenauswahl und zum Unterschied zwischen „Speichern" und „Als neue PDF speichern"
Eingabefeld Seiten	Seiten, auf die sich Drehen, Entfernen und Trennen beziehen, z. B. 1,3,5-7 (Komma oder Semikolon trennen die Angaben, ein Bindestrich gibt einen Bereich an)
↶ Vorherige	Blättert eine Seite zurück
Nächste ↷	Blättert eine Seite vor
Aktuelle Seite auswählen	Trägt die angezeigte Seite in das Eingabefeld ein
90° drehen	Dreht die ausgewählten Seiten um 90° im Uhrzeigersinn
Seiten entfernen	Entfernt die ausgewählten Seiten; mindestens eine Seite muss erhalten bleiben
Dokument trennen	Teilt das Dokument in zwei neue PDFs auf (Dialog 5.7); mindestens eine Seite muss im zweiten Teil bleiben
PDFs anhängen	Öffnet einen Dateiauswahl-Dialog für PDF-Dateien und hängt die gewählten Dateien in der Reihenfolge des Feldes „Dateiname" an (5.28)
Speichern	Überschreibt das geöffnete Dokument mit dem bearbeiteten Stand und schließt den Dialog
Als neue PDF speichern	Speichert den bearbeiteten Stand als neue Datei (Speichern-Dialog, 5.28); vorhandene Dateien werden nicht überschrieben
Seitenansicht	Zeigt die aktuelle Seite des bearbeiteten Stands
Statuszeile	Seitenzahl und Bearbeitungsstand („Änderungen werden erst beim Speichern übernommen." bzw. „Noch nicht gespeichert.") sowie Hinweise bei ungültigen Eingaben
Schließen-Kreuz	Schließt den Dialog; nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen

Typische Hinweise in der Statuszeile: „Seiten bitte als 1,3,5-7 eingeben.", „Der Seitenbereich liegt außerhalb des Dokuments.", „Mindestens eine Seite muss erhalten bleiben."

5.7 Dokument trennen

Element	Bedeutung
Basisname für die beiden neuen PDFs	Name, aus dem die beiden neuen Dateien gebildet werden („…_Teil1.pdf" und „…_Teil2.pdf"); vorbelegt mit dem Namen des Dokuments
F3 - Abbrechen	Bricht das Trennen ab
F4 - OK	Legt die beiden Teildokumente im selben Ordner an und schließt den Dialog „PDF-Seiten bearbeiten"

5.8 Texterkennung – Vorschläge prüfen

Element	Bedeutung
Absender (Vorschlag)	Erste aussagekräftige Textzeile des Dokuments
Rechnungsnummer / Datum	Erkannte Rechnungsnummer und das erste Datum im Text (Format JJJJ-MM-TT)
Passende Aktion	Hinweis, welche Aktion zum Dokument passt: „Workflow Eingangsrechnung" bei erkannter Rechnungsnummer, sonst „Adresse / Dokumentenverwaltung". Die Aktion wird nicht automatisch ausgeführt
Dateiname	Vorgeschlagener Dateiname aus Datum, Absender und Rechnungsnummer; frei änderbar
Ablageordner	Ordner, in dem das Dokument abgelegt wird; vorbelegt mit dem bisherigen Ordner bzw. dem für diesen Absender gemerkten Ordner
Ordner auswählen …	Öffnet die Windows-Ordnerauswahl (5.28)
Diesen Ablageordner für den erkannten Absender merken	Schlägt den Ordner künftig für Dokumente dieses Absenders vor
Dateiname / Ablage übernehmen	Benennt das Dokument um (gleicher Ordner) bzw. legt eine Kopie im gewählten Ordner an und schließt den Dialog
Textfeld	Vollständig erkannter Text zum Nachlesen
Hinweistext	Erinnert daran, die Vorschläge zu prüfen; ohne „Übernehmen" wird nichts abgelegt
Schließen-Kreuz	Schließt den Dialog ohne Änderung

Wird kein Text erkannt, meldet das Programm „Es wurde kein Text erkannt. Bitte die lokale OCR-Installation und Lizenz prüfen."

5.9 Einstellungen

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Scann-Pfad 1	Hauptordner: wird überwacht; hier legt das Programm auch gescannte und importierte Dokumente ab. Pflichtfeld; vollständiger Pfad wie C:\Scans\Eingang\ oder ein Netzwerkpfad \\Server\Freigabe\
Auswählen (neben Scann-Pfad 1)	Öffnet den Dialog „Ordner suchen" (5.10)
Scann-Pfad 2	Optionaler zweiter überwachter Ordner
Auswählen (neben Scann-Pfad 2)	Öffnet den Dialog „Ordner suchen" für den zweiten Ordner
Maximale Anzahl zu ladender Dateien	Höchstzahl der Dokumente, die je Ordner in den Dokumenteingang geladen werden (1 bis 50000, Standard 500); es sind nur Ziffern zulässig
Programm reagiert auf	Zeigt, worauf die Ordnerüberwachung reagiert: „Alle Änderungen (gebündelt)" – neue, geänderte, umbenannte und entfernte Dokumente. Das Feld dient nur der Information
Dieses Programm automatisch mit Windows starten	Startet den emis.scanner bei der Windows-Anmeldung
Dieses Programm immer minimiert starten	Startet den emis.scanner minimiert, wenn er nicht über das emis.auswahlmenü geöffnet wird (z. B. beim automatischen Start mit Windows)
Hinweiszeile	„Änderungen werden sofort übernommen."; beim Speichern „Ordner werden geprüft …" bzw. ein Hinweis, falls eine Angabe ungültig ist
Abbrechen	Schließt die Maske, ohne Änderungen zu speichern (auch Esc)
Speichern	Prüft die Angaben, speichert sie und wendet sie sofort an (auch Enter)

Beim Speichern prüft das Programm, ob die Ordner erreichbar sind. Mögliche Hinweise: „Bitte einen vollständigen Ordnerpfad eingeben.", „Der Ordner ist nicht erreichbar: …", „Bitte eine Dateianzahl zwischen 1 und 50000 eingeben."

5.10 Ordner suchen

Windows-Standarddialog zur Auswahl eines Ordners; er öffnet sich über Auswählen in den Einstellungen.

Element	Bedeutung
Ordnerbaum	Auswahl des gewünschten Ordners
Neuen Ordner erstellen	Legt im markierten Ordner einen neuen Ordner an
OK	Übernimmt den markierten Ordner in das Pfadfeld
Abbrechen	Schließt den Dialog ohne Änderung

5.11 Scannermodul

Über Scannen - F6 öffnet sich das Scannermodul. Dort scannen Sie das Dokument, prüfen und bearbeiten die Seiten und übernehmen sie mit F4. Das neue Dokument erscheint anschließend oben im Dokumenteingang. Das Scannermodul öffnen auch andere emis-Programme; seine Unterdialoge (Kontextmenü der Seiten, weitere Seitenwerkzeuge, Scanprofile, Einstellungen) beschreibt das Anwenderhandbuch emis.scannermodul.

Element	Bedeutung
Dateien hinzufügen	Fügt vorhandene PDFs und Bilder als Seiten hinzu (Strg + O)
Hilfe	Öffnet die Online-Hilfe zum Scannermodul im Webbrowser
Scannen · F5	Scannt mit den angezeigten Einstellungen ohne den Dialog des Scannertreibers; gesperrt, solange kein Scanner eingerichtet ist
Mit Scannerdialog · F6	Scannt über den Dialog des Scannertreibers; gesperrt, solange kein Scanner eingerichtet ist
Scannername / Scaneinstellungen	Eingerichteter Scanner sowie Auflösung, Farbmodus und Papiereinzug der nächsten Scans
Scanprofile (Auswahlliste)	Wechselt das Scanprofil
Zahnrad	Öffnet die Einstellungen des Scannermoduls
Seitenliste mit ↑ Hoch / ↓ Runter	Vorschaubilder aller Seiten; verschiebt die ausgewählten Seiten
↶ Links / ↷ Rechts	Dreht die ausgewählten Seiten um 90°
Löschen / Rückgängig	Entfernt die ausgewählten Seiten bzw. stellt sie wieder her
⋯	Menü mit weiteren Seitenwerkzeugen (z. B. Leerseiten erkennen, zuschneiden, geraderichten)
‹ / ›	Vorherige bzw. nächste Seite
Vorschaugröße / Zoom-Regler	Ganze Seite, Seitenbreite oder freier Zoom
Lupe	Zeigt Details in Originalgröße
Schließen · F3	Schließt das Scannermodul ohne Übernahme; bei nicht übernommenen Seiten mit Rückfrage
… Seiten übernehmen · F4	Speichert alle Seiten als ein PDF in Scann-Pfad 1 und schließt das Scannermodul

5.12 Adresse suchen …

Diese Maske öffnet sich bei Zur Adresse. Beim Workflow 'Eingangsrechnung' ohne Bestellung erscheint dieselbe Maske unter dem Titel „Bitte Lieferant auswählen!".

Element	Bedeutung
Trefferliste (oben)	Gefundene Adressen mit EMIS-Nr., Firmenbezeichnung 1 und 2, Straße, PLZ, Ort, Ansprechpartner, Kunden- und Lieferantennummer sowie Matchcode
Suchbegriffe (getrennt durch Leerzeichen)	Eingabefeld für die KI-Suche; durchsucht unter anderem EMISNummer, Kunden- und Lieferantennummer, Firmenbezeichnung 1–3, Matchcode, PLZ, Ort, Straße, Adressgruppe, Namen, Telefonnummern, E-Mail und URL
Auch im Feld 'Bemerkungen' suchen	Bezieht das Bemerkungsfeld in die Suche ein
Treffer	Anzahl der gefundenen Datensätze
Navigationsschaltflächen (rechts)	Erster / voriger / nächster / letzter Datensatz
Firmenlogo / Ansprechpartner Bild	Bilder zur markierten Adresse
Symbole über der Trefferliste	Funktionen der Trefferliste (Drucken, Export, Spaltenlayout zurücksetzen und speichern)
F6 - Suche starten	Führt die Suche aus
neue Adresse anlegen	Legt eine neue Adresse an
neuen Ansprechpartner anlegen	Legt zur markierten Adresse einen neuen Ansprechpartner an
F7 - Erweiterte Suche	Öffnet die erweiterte Suche mit zusätzlichen Suchfeldern
Hilfe	Öffnet die Online-Hilfe zur Maske
F3 - Abbruch	Bricht die Auswahl ab
F4 - Weiter	Übernimmt die markierte Adresse

5.12.1 Menüleiste und gemeinsame Bedienelemente der Auswahlmasken

Die Auswahlmasken der Abschnitte 5.12 bis 5.18 und 5.20 besitzen eine gleich aufgebaute Menüleiste mit den Menüs Datei und Datensatz.

Gemeinsame Bedienelemente der Auswahlmasken 5.12 bis 5.20:

Element	Bedeutung
Symbolleiste über der Trefferliste	Tabelle drucken, Export der Tabelle nach Excel (CSV), Tabellenlayout löschen (wirkt nach dem nächsten Öffnen) und Tabellenlayout speichern (Spalten und Sortierung)
„…" in einer Zeile der Trefferliste	Öffnet den zugehörigen Datensatz (z. B. die Adresse zur EMIS-Nr.)
„…" neben einem Suchfeld	Öffnet die passende Auswahl, z. B. die Adresssuche neben „EMIS-Nr."
Doppelklick auf einen Treffer	Übernimmt den Treffer wie F4 - Weiter

Menü „Datei":

Menüpunkt	Taste	Wirkung
Fensterposition speichern	–	Merkt sich Größe und Position des Fensters für den nächsten Aufruf
Sprungfeld	–	Untermenü zur Auswahl des Feldes, in das der Cursor beim Öffnen springt
Abbruch	F3	Schließt die Maske ohne Auswahl
Weiter	F4	Übernimmt den markierten Datensatz
Suche starten…	F6	Führt die Suche aus

Die Maske Adresse suchen (Abschnitt 5.12) enthält im Menü Datei zusätzlich folgende Einträge:

Menüpunkt	Taste	Wirkung
Adressgruppe speichern	–	Merkt sich die eingestellte Adressgruppe für den nächsten Aufruf
Suchfelder speichern	–	Schalter: Merkt sich die Belegung der Suchfelder für den nächsten Aufruf
KI-Suche beim Start	–	Schalter: Legt fest, ob die Maske mit der KI-Suche geöffnet wird
Erweiterte Suche	F7	Öffnet die erweiterte Suche mit zusätzlichen Suchfeldern

Menü „Datensatz":

Menüpunkt	Taste	Wirkung
erster Datensatz	Shift+F1	Springt zum ersten Treffer
vorheriger Datensatz	Shift+F2	Springt zum vorherigen Treffer
nächster Datensatz	Shift+F3	Springt zum nächsten Treffer
letzter Datensatz	Shift+F4	Springt zum letzten Treffer

5.13 Adresse suchen … (Auswahl des Ansprechpartners)

Diese Variante der Maske „Adresse suchen …" erscheint bei Zur Adresse (Korrespondenz), Zum Zahlungsverkehr und E-Mail; übernommen wird der markierte Ansprechpartner. Sie entspricht der Maske aus Abschnitt 5.12, enthält aber die Schaltflächen zum Anlegen neuer Adressen und Ansprechpartner nicht.

Element	Bedeutung
Trefferliste	Ansprechpartner der gefundenen Adressen
Suchbegriffe (getrennt durch Leerzeichen)	Eingabefeld für die Suche
Auch im Feld 'Bemerkungen' suchen	Bezieht das Bemerkungsfeld in die Suche ein
Navigationsschaltflächen	Erster / voriger / nächster / letzter Datensatz
F6 - Suche starten	Führt die Suche aus
F7 - Erweiterte Suche	Öffnet die erweiterte Suche
F3 - Abbruch	Bricht die Auswahl ab; das Dokument wird nicht zugeordnet
F4 - Weiter	Übernimmt den markierten Ansprechpartner

Die Menüleiste entspricht Abschnitt 5.12.1.

5.14 Betreff eingeben

Kleine Abfrage mit dem Titel „Abfrage!", die den Betreff für das abzulegende Dokument bzw. für die E-Mail erfasst.

Element	Bedeutung
Eingabefeld	Betreff des Dokuments bzw. der E-Mail; beim Zuordnen mit dem Dateinamen vorbelegt, bei E-Mail leer
F3 - Abbrechen	Schließt die Abfrage ohne Betreff; bei Zur Adresse (Korrespondenz) wird das Dokument dann nicht abgelegt
F4 - OK	Übernimmt den Betreff

5.15 EMIS Angebot suche…

Element	Bedeutung
Trefferliste	Angebote mit Nummer, EMIS-Nr., Matchcode, Firmenbezeichnung, Ansprechpartner, Bemerkung, Kennzeichen „Abgeschl.", Gültig bis, Angelegt am und Bearbeiter
Firmenbezeichnung / Matchcode / Angebot Nr.	Suchfelder für den Angebotskopf
Ansprechpartner / Bearbeiter / EMIS Nr.	Weitere Suchfelder
Angelegt am … bis …	Zeitraumfilter mit Datumsauswahl
Interne Bemerkung	Suchfeld für die interne Bemerkung
Tabelle beim Start füllen	Füllt die Trefferliste bereits beim Öffnen der Maske
Positionen anzeigen…	Blendet die Positionen des markierten Angebots ein
Navigationsschaltflächen	Erster / voriger / nächster / letzter Datensatz
F6 - Suche starten	Führt die Suche aus
F3 - Abbruch	Bricht die Auswahl ab
F4 - Weiter	Übernimmt das markierte Angebot

5.16 Auftrag suchen …

Element	Bedeutung
Trefferliste (oben)	Aufträge mit Auftrags- und Rechnungsnummer, EMIS-Nr., Firmenbezeichnung, Ansprechpartner, Auftragstext, Nettowert, Kennzeichen (Geliefert, Berechnet, Abgeschlossen, Bezahlt), Liefertag, Erzeugnisgruppe und Bestellnummer
Positionsliste (Mitte)	Positionen des markierten Auftrags
Status	Filter auf den Bearbeitungsstand
Firmenbez. / Matchcode / Rechnungsnr. / Auftragsnr. / Erzeugnisgruppe / Paketnummer / Shop Bestellnr.	Suchfelder
Ansprechpartner / Kunden- Bestellnr. / EMIS-Nr. / Kundennr. / Ihr Zeichen / Quellauftragsnr. / LI oder RE Datum	Weitere Suchfelder
Lieferanschrift / Auftragstext / Ihre Nachricht / Bemerkung / Artikelnr. / Artikelbezeichnung und Artikeltext	Weitere Suchfelder
Datum, von, bis, Vertreter, Bearbeiter	Zeitraum- und Zuständigkeitsfilter
Tabelle beim Start füllen	Füllt die Trefferliste bereits beim Öffnen der Maske
Positionen anzeigen…	Blendet die Positionen des markierten Auftrags ein
Dokument-Symbol mit rotem Kreuz	Leert alle Suchfelder
Navigationsschaltflächen	Erster / voriger / nächster / letzter Datensatz
F6 - Suche starten	Führt die Suche aus
F3 - Abbruch	Bricht die Auswahl ab
F4 - Weiter	Übernimmt den markierten Auftrag

5.17 Bestellung suchen…

Diese Maske öffnet sich bei Zur Bestellung und beim Workflow 'Eingangsrechnung' (mit Bestellbezug). Im Workflow ist der Status auf „nicht abgeschlossen, bestellt" vorbelegt.

Element	Bedeutung
Trefferliste (oben)	Bestellungen mit Bestellnummer, EMISNummer, Lieferant, Kennzeichen (Angeliefert, Abgeschlossen, Bestellt, AB vorhanden), Beschreibung, Projekt, Bestelldatum, Nettowert und Projektnummer. Die Farbe der Bestellnummer zeigt den Status: Grün = abgeschlossen, Orange = bestellt, Rot = nicht bestellt
Positionsliste (Mitte)	Positionen der markierten Bestellung
Status	Filter auf den Bearbeitungsstand
EMIS-Nr. / Lieferant / Projektnr.	Suchfelder
Lieferschein Nr. / Rechnung Nr. / AB-Nr. / Gutschrift-Nr. / Bestellnummer / Auftragsnummer / Angebotsnummer	Weitere Suchfelder
Zusatztext / Artikelnr. / Artikelbezeichnung und Artikeltext	Weitere Suchfelder
Datum, von, bis, Bearbeiter	Zeitraum- und Zuständigkeitsfilter
Tabelle beim Start füllen	Füllt die Trefferliste bereits beim Öffnen der Maske
Positionen anzeigen…	Blendet die Positionen der markierten Bestellung ein
Dokument-Symbol mit rotem Kreuz	Leert alle Suchfelder
Navigationsschaltflächen	Erster / voriger / nächster / letzter Datensatz
F6 - Suche starten	Führt die Suche aus
F3 - Abbruch	Bricht die Auswahl ab
F4 - Weiter	Übernimmt die markierte Bestellung

5.18 Artikel suchen …

Element	Bedeutung
Warengruppenbaum (links)	Einschränkung der Suche auf eine Warengruppe
Trefferliste	Artikel mit Artikelnummer, Artikelbezeichnung, EK, VK Endkunde, VK Händler, VK Premium, Lagerbestand, Mindestbestand und Matchcode
Beschreibungsfeld / Artikelbild (unten)	Zusatzinformationen zum markierten Artikel
Nur Baugruppen	Beschränkt die Trefferliste auf Baugruppen
Tabelle beim Start füllen	Füllt die Trefferliste bereits beim Öffnen der Maske
Direkt- Suche	Suche über Artikelnummer, Ersatz-Artikelnr., EAN/GTIN, Seriennummer, Herstellernummer, Art.-Nr. Lieferant, Bar-Code, Lieferant EMIS Nr. und Art.Nr. Kunde; mit Haken wird zusätzlich die Verfügbarkeit bei den Lieferanten angezeigt
Diffuse- Suche	Kombinierbare Suche über Matchcode, Artikelbezeichnung, Art. Bez. + Besch. + I. Info´s, Hersteller und VK-Preis von–bis; mit Haken wird nur in der markierten Warengruppe gesucht
Lagerabfrage	Öffnet die Lagerabfrage zum markierten Artikel
Navigationsschaltflächen	Erster / voriger / nächster / letzter Datensatz
F6 - Suche starten	Führt die Suche aus
F3 - Abbruch	Bricht die Auswahl ab
F4 - Weiter	Übernimmt den markierten Artikel

5.19 Bitte Projekt auswählen…

Element	Bedeutung
Baumstruktur (links oben)	Projektordner zur Einschränkung der Liste
Projektbeschreibung (links unten)	Ausführliche Beschreibung des markierten Projekts
Suchen nach Projektnr. / Projektbes. / Projektleiter / Such. EMIS# o. Firma	Suchfelder
Nur offene	Blendet abgeschlossene Projekte aus
Trefferliste	Projekte mit Projektnummer, Projektbeschreibung, Projektleiter, EMISNummer und Firmenbezeichnung
Projektstart / Projektende / Projektleiter / Projektstatus	Angaben zum markierten Projekt
EMISNummer / Firmenbezeichnung	Zugeordnete Adresse
Sonstiges 1 bis 6	Freifelder des Projekts
Projektverzeichnis	Ablageverzeichnis des Projekts
Ändern	Bearbeitet das markierte Projekt
Hinzufügen	Legt ein neues Projekt an
Löschen	Löscht das markierte Projekt
Ordner-Schaltfläche	Öffnet das Projektverzeichnis im Windows-Explorer
F3 - Abbruch	Bricht die Auswahl ab
F4 - Weiter	Übernimmt das markierte Projekt

5.20 EMIS Info - Datenbank suche…

Element	Bedeutung
Kategorienbaum (links)	Einschränkung auf eine Kategorie der Infodatenbank
Trefferliste	Einträge mit Kurzbeschreibung, Quelle, Anwender und Kategorie
Kurzbeschreibung / Quelle / Beschreibung	Suchfelder
Navigationsschaltflächen	Erster / voriger / nächster / letzter Datensatz
F6 - Suche starten	Führt die Suche aus
F3 - Abbruch	Bricht die Auswahl ab
F4 - Weiter	Übernimmt den markierten Eintrag

Die Menüleiste entspricht Abschnitt 5.12.1.

5.21 Abfrage nach dem Zuordnen

Diese Abfrage erscheint nach dem Zuordnen und nach „Speichern unter".

Element	Bedeutung
Ja	Verschiebt das Dokument in den Papierkorb des emis.scanners (wiederherstellbar, siehe 4.16)
Nein	Belässt das Dokument im Dokumenteingang

5.22 Start Workflow 'Eingangsrechnung'…

Element	Bedeutung
Dokumentvorschau (links)	Anzeige der Eingangsrechnung mit Bedienleiste (siehe unten)
Bestellnummer	Nummer der zugeordneten Bestellung (Auswahl über die Schaltfläche „…")
Interne Bemerkungen	Bemerkung aus der Bestellung
EMISNummer / Firmenbezeichnung	Lieferant der Bestellung
Belegdatum	Datum der Eingangsrechnung, mit Datumsauswahl
Belegnummer	Nummer der Eingangsrechnung
Ware soll geprüft werden von	Auswahl des Anwenders, der die Rechnung prüft
F3 - Abbruch	Bricht den Workflow ab
F4 - Weiter	Startet den Workflow

Bedienleiste der Dokumentvorschau (dieselbe Leiste finden Sie in den Abschnitten 5.23 und 5.24):

Schaltfläche	Wirkung
Drucken	Druckt das angezeigte Dokument
Nach links drehen	Dreht die Anzeige nach links
Nach rechts drehen	Dreht die Anzeige nach rechts
Vergrößern	Vergrößert die Anzeige
Verkleinern	Verkleinert die Anzeige
Bildschirmhöhe anpassen	Passt die Seite an die Höhe des Anzeigebereichs an
Bildschirmbreite anpassen	Passt die Seite an die Breite des Anzeigebereichs an
Zur 1. Seite	Springt zur ersten Seite
Eine Seite zurück	Blättert eine Seite zurück
Eine Seite vor	Blättert eine Seite vor
Zur letzten Seite	Springt zur letzten Seite

5.23 Eingangsrechnung einlesen (Ohne Bestellung)…

Der Assistent führt in vier Reitern durch die Erfassung. Rechts wird durchgehend die Rechnung angezeigt (Bedienleiste wie in Abschnitt 5.22).

Reiter 1 - PDF-Datei

Element	Bedeutung
Bitte Eingangsrechnung (PDF) auswählen	Pfad der zu verarbeitenden PDF-Datei; vorbelegt mit dem markierten Dokument
F2 - Datei auswählen	Öffnet die Dateiauswahl für eine andere PDF-Datei
F3 - Abbruch	Bricht den Assistenten ab
F4 - Weiter	Wechselt zum nächsten Reiter

Reiter 2 - Lieferant

Element	Bedeutung
EMIS-Nummer	Nummer des Lieferanten in emis
Adresse in emis suchen…	Öffnet die Adressauswahl (5.12)
Firmenbezeichnung / Adresszusatz / Straße / Land / PLZ / Ort	Anschrift des Lieferanten aus emis
Kundennummer Lieferant	Ihre Kundennummer beim Lieferanten
GLN / Steuernummer / UstID-Nummer	Kennungen des Lieferanten
IBAN / BIC / Bankname	Bankverbindung des Lieferanten
Mandatsreferenznummer / Gläubiger-Id-Nummer	Angaben für das Lastschriftverfahren
F3 - Abbruch	Bricht den Assistenten ab
F4 - Weiter	Wechselt zum nächsten Reiter

Reiter 3 - Eingangsrechnung

Element	Bedeutung
Eingangsrechnungsnummer	Belegnummer der Eingangsrechnung
Eingangsrechnungsdatum	Belegdatum, mit Datumsauswahl
Währung	Währung des Belegs
Brutto / Offen	Bruttobetrag bzw. offener Betrag
B.Stufe	Berechtigungsstufe des Vorgangs
F3 - Abbruch	Bricht den Assistenten ab
F4 - Weiter	Wechselt zum nächsten Reiter

Reiter 4 - Fertigstellen

Element	Bedeutung
Ware soll geprüft werden von	Auswahl des Anwenders, der die Rechnung prüft
F6 - Workflow 'Eingangsrechnung' starten	Startet den Workflow
F3 - Abbruch	Bricht den Assistenten ab
F4 - Weiter	Schließt die Erfassung ab

Ist auf Reiter 3 die Eingangsrechnungsnummer leer, meldet der Assistent „Bitte füllen Sie zuerst das Feld 'Eingangsrechnungsnummer' aus!". Beim Abbrechen fragt er „Wollen Sie dieses Programm wirklich beenden?" (F3 - Nein / F4 - Ja).

5.24 Start Workflow 'Zur Kenntnisnahme'…

Element	Bedeutung
Dokumentvorschau (links)	Anzeige des Dokuments mit Bedienleiste (wie in Abschnitt 5.22)
EMISNummer / Firmenbezeichnung	Optionale Zuordnung zu einer Adresse (Auswahl über die Schaltfläche „…")
Angebotsnummer / Auftragsnummer / Bestellnummer	Optionale Zuordnung zu einem Vorgang (Auswahl über die Schaltfläche „…")
Bitte Anwender auswählen	Empfänger, der das Dokument zur Kenntnis nehmen soll
B.Stufe	Berechtigungsstufe des Vorgangs
F3 - Abbruch	Bricht den Workflow ab
F4 - Weiter	Startet den Workflow

5.25 Email versenden …

Element	Bedeutung
Senden	Versendet die E-Mail
Entwurf	Speichert die E-Mail als Entwurf
Priorität	Legt die Priorität der Nachricht fest
Scannen	Scannt ein Dokument und hängt es an
Anhänge	Fügt weitere Dateien als Anhang hinzu
Weiteres	Zusätzliche Funktionen zur Nachricht
An… / CC… / BCC…	Empfängerauswahl; die Adresse des gewählten Ansprechpartners ist bereits eingetragen
Betreff	Betreff der Nachricht; vorbelegt mit dem eingegebenen Betreff
Versenden am / Um	Zeitpunkt für den späteren Versand
B.Stufe	Berechtigungsstufe der Nachricht
Firma / 2. Firma / 2. EMISNummer	Zuordnung der Nachricht zu Adressen
Bemerkungen	Interne Bemerkung zur Nachricht
Anhänge (Liste)	Angehängte Dateien; das Dokument aus dem emis.scanner ist bereits enthalten
Textbereich mit Formatierungsleiste	Nachrichtentext mit Signatur
Reiter „Allgemein" / „Rechtschreibung"	Bedienleisten der Maske

5.26 Druckdialog

Element	Bedeutung
Drucker	Auswahl des Druckers
Drucker hinzufügen	Öffnet die Windows-Druckerinstallation
Ausrichtung	Hoch- oder Querformat
Seiten	Umfang des Ausdrucks (alle Seiten oder Auswahl)
Weitere Einstellungen	Öffnet die erweiterten Druckeinstellungen
Die App darf meine Druckeinstellungen ändern	Erlaubt dem Programm, die Einstellungen zu überschreiben
Drucken	Startet den Ausdruck
Abbrechen	Schließt den Dialog ohne Ausdruck

Ist die Vorschau noch nicht geladen, meldet das Programm „Bitte warten, bis die PDF-Vorschau geladen ist."

5.27 PDF-Dokument speichern...

Windows-Standarddialog zum Speichern einer Kopie des markierten Dokuments.

Element	Bedeutung
Ordnerauswahl / Navigationsbereich	Zielordner für die Kopie
Dateiname	Name der Zieldatei
Dateityp	Fest auf „PDF-Dokument (*.pdf)" eingestellt
Speichern	Legt die Kopie an; danach folgt die Abfrage aus 5.21
Abbrechen	Bricht den Vorgang ab

5.28 Weitere Windows-Dialoge und Aufrufe anderer Programme

Einige Funktionen öffnen Windows-Standarddialoge, die wie die Dialoge in den Abschnitten 5.2, 5.10 und 5.27 bedient werden:

Aufruf	Dialog	Besonderheit
PDF-Seiten bearbeiten → PDFs anhängen	Öffnen	Dateityp fest auf „PDF"; mehrere Dateien wählbar; angehängt wird in der Reihenfolge des Feldes „Dateiname"
PDF-Seiten bearbeiten → Als neue PDF speichern	Speichern unter	Startet im Ordner des Dokuments mit dem Vorschlag „…_bearbeitet.pdf"; ein bereits vorhandener Dateiname wird abgelehnt („Bitte einen neuen Dateinamen wählen. Vorhandene Dokumente werden nicht überschrieben.")
Texterkennung → Ordner auswählen …	Ordner suchen	Übernimmt den gewählten Ordner als Ablageordner

Folgende Aktionen öffnen andere Programme:

Aktion	Ziel
Zum Zahlungsverkehr	Öffnet nach der Ansprechpartner-Auswahl emis.zahlungsverkehr mit dem Dokument als Beleg; Beschreibung siehe das Anwenderhandbuch emis.zahlungsverkehr
Hilfe - F1	Öffnet die Online-Hilfe zum emis.scanner im Webbrowser

6. Häufige Fragen / Hinweise

• Eine Aktion meldet „Bitte wählen Sie zuerst eine eingescannte Datei aus.", „Bitte wählen Sie zuerst eine Datei aus." bzw. „Bitte zuerst ein Dokument auswählen." Die Aktion bezieht sich auf ein Dokument, im Dokumenteingang ist aber keines markiert. Markieren Sie zuerst einen Eintrag in der linken Liste.
• Ein neu gescanntes Dokument erscheint nicht. Der Dokumenteingang aktualisiert sich selbst, sobald sich in den Scan-Ordnern etwas ändert, und zusätzlich alle 30 Sekunden. Mit F5 laden Sie die Liste sofort neu, mit Strg + F5 ohne Höchstzahl. Prüfen Sie außerdem, ob Suchfeld oder Datumsfilter gesetzt sind (Filter zurücksetzen) und ob der Scanner in den eingestellten Scann-Pfad speichert.
• In der Statusleiste steht „Ordner nicht erreichbar: …". Einer der Scan-Ordner ist nicht verfügbar, z. B. weil ein Netzlaufwerk getrennt ist. Prüfen Sie den Ordner und die Angaben in den Einstellungen.
• Ältere Dokumente fehlen in der Liste. Je Ordner lädt das Programm höchstens die in den Einstellungen festgelegte Anzahl der neuesten Dokumente. Mit Strg + F5 laden Sie alle.
• Die Vorschau meldet „PDF konnte nicht geöffnet werden". Die Datei ist beschädigt oder wird gerade noch geschrieben. Warten Sie einen Moment und drücken Sie F5.
• Das Fenster ist verschwunden. Der emis.scanner läuft weiter. Klicken Sie auf das emis.scanner-Symbol im Infobereich der Taskleiste oder auf die Kachel Scanner im emis.auswahlmenü.
• Ein Dokument wurde versehentlich gelöscht. Drücken Sie Strg + Z oder öffnen Sie den Papierkorb. Gelöschte Dokumente lassen sich 24 Stunden lang wiederherstellen; danach werden sie endgültig entfernt.
• Im Scan-Ordner gibt es einen Unterordner „.emis-scanner-papierkorb". Darin bewahrt der emis.scanner gelöschte Dokumente bis zur endgültigen Löschung auf. Lassen Sie diesen Ordner bestehen.
• Nach dem Zuordnen ist das Dokument aus dem Dokumenteingang verschwunden. Sie haben die Frage „Wollen Sie dieses Dokument hier löschen?" mit Ja beantwortet. Die Kopie liegt am gewählten Ziel in emis; das Original können Sie innerhalb von 24 Stunden aus dem Papierkorb zurückholen.
• Wo finden Sie ein zugeordnetes Dokument wieder? In der Dokumentenverwaltung des gewählten Datensatzes. Ein mit Zum Artikel abgelegtes Dokument finden Sie zum Beispiel im Artikelstamm über die Schaltfläche Dokumente.
• E-Mail-Anhänge per Ziehen und Ablegen übernehmen: Manche E-Mail-Programme stellen Anhänge nicht direkt bereit; emis meldet das beim Ablegen. Speichern Sie den Anhang dann zunächst im Explorer und importieren Sie die gespeicherte Datei. Auf einmal lassen sich höchstens 100 Anhänge mit zusammen 256 MB übernehmen.
• Die Texterkennung liefert einen falschen Absender. Als Absender schlägt das Programm die erste aussagekräftige Textzeile des Dokuments vor. Korrigieren Sie den Dateinamen im Dialog vor dem Übernehmen.
• Voraussetzung für das Scannen: Für Scannen (F6) muss ein Dokumentenscanner angeschlossen und im Scannermodul eingerichtet sein.
• „Bitte installieren Sie zuerst die emis.mobile.scanner App auf Ihrem Smartphone!" Für Scannen (Mobile) muss die App auf Ihrem Smartphone installiert und für Ihren Benutzer angemeldet sein.
• Holt sich der emis.scanner bei einem neuen Dokument in den Vordergrund? Nein. Ist das Fenster minimiert, bleibt es minimiert. Holen Sie es über das Symbol im Infobereich zurück – das neue Dokument steht dann bereits oben im Dokumenteingang.