Serviceverwaltung – Anwenderhandbuch

Programm: emis.serviceverwaltung Version: 2026.7.1 Stand: 29.07.2026

1. Überblick

Mit der emis.serviceverwaltung erfassen und steuern Sie Servicefälle über ihren gesamten Ablauf – von der Störungsannahme über die Bearbeitung bis zum Abschluss mit Servicebericht. Zu jedem Servicefall halten Sie fest, welches Gerät (Seriennummer, Artikel) betroffen ist, wer den Fall meldet, an welche Auftrags- und Lieferadresse geliefert bzw. berechnet wird, welches Problem vorliegt und wie es gelöst wurde.

Das Programm begleitet Sie durch den kompletten Serviceprozess:

• Servicefälle anlegen, ändern, kopieren und löschen
• Bearbeitungsstand über Status, Priorität und zahlreiche Kennzeichen (Werkstatt, Wareneingang, Kostenvoranschlag, Reklamation, Garantie u. v. m.) steuern
• Zeiten und Material zum Servicefall erfassen und daraus Angebote und Aufträge erzeugen
• Logistik abwickeln (Abhol-, Leih- und Tauschgeräte, Paketaufkleber, Versand über DPD/TNT/GLS)
• Termine planen, Korrespondenz und Gesprächsnotizen dokumentieren
• Servicefälle aus dem Serviceportal übernehmen und Technikerrouten planen
• den Servicefall abschließen und einen Servicebericht per E-Mail an den Kunden senden
• Wiedervorlagen zum Servicefall setzen

Zu jedem Servicefall führt das Programm ein automatisches Logbuch, in dem die wichtigsten Bearbeitungsschritte protokolliert werden.

2. Programmstart

Die emis.serviceverwaltung wird – wie alle emis-Module – über das emis.auswahlmenü gestartet. Wählen Sie dort in der Gruppe EMIS-CRM die Kachel Serviceverwaltung. Das Hauptfenster öffnet sich anschließend automatisch.

Die Kachel „Serviceverwaltung" ist nur sichtbar, wenn die Serviceverwaltung für Ihre emis-Umgebung freigeschaltet ist. Fehlt die Kachel, wenden Sie sich an Ihren emis-Betreuer.

3. Das Hauptfenster

Das Fenster „Serviceverwaltung" hat keine Menüleiste. Alle Funktionen erreichen Sie über die Symbolleiste, den Statusbereich, die Reiter und die Fußzeile.

Das Hauptfenster gliedert sich in:

• Symbolleiste (oben): die zentralen Funktionen auf Schaltflächen mit Funktionstasten.
• Statusbereich (zwischen Symbolleiste und Reitern): Kennzeichen und Auswahlfelder, mit denen Sie den Bearbeitungsstand des Servicefalls steuern.
• Reiter (Mitte): zehn Reiter für die einzelnen Sichten eines Servicefalls.
• Navigationspfeile (rechts über den Reitern): zum ersten, vorherigen, nächsten bzw. letzten Servicefall blättern.
• Fußzeile (unten): modulübergreifende Funktionen und der Abschluss des Servicefalls.

3.1 Die Symbolleiste

Die Schaltflächen sind zugleich Funktionstasten (F1–F12). Beschriftung und Verfügbarkeit ändern sich beim Reiterwechsel – die folgende Tabelle nennt zuerst die Bedeutung auf dem Reiter Störungsannahme, danach die Abweichungen.

Taste	Beschriftung	Bedeutung
F1	G.Notiz	Legt eine Gesprächsnotiz zum Servicefall an (Abschnitt 6.3). Auf allen Reitern verfügbar.
F2	Suchen	Öffnet die Übersichtstabelle aller Servicefälle (Abschnitt 6.1). Nur auf dem Reiter Störungsannahme aktiv.
F3	Select	Öffnet die Selektion nach Status/Bearbeiter/Priorität (Abschnitt 6.2). Auf den Reitern Zeiten / Material und Termine heißt die Schaltfläche Ändern und bearbeitet den markierten Eintrag. Auf den übrigen Reitern ist sie gesperrt.
F4	Neu	Legt einen neuen Servicefall an (Abschnitt 5.1). Auf dem Reiter Zeiten / Material fügt sie eine Position hinzu (Artikelsuche), auf dem Reiter Termine einen Termin. Auf den übrigen Reitern gesperrt.
F5	Löschen	Löscht den aktuellen Servicefall bzw. – auf den Reitern Zeiten / Material und Termine – die markierte Position bzw. den markierten Termin. Vorher erscheint jeweils eine Sicherheitsabfrage.
F6	Drucken	Öffnet die Druckauswahl (Abschnitt 6.4). Die Schaltfläche wechselt je Reiter: Maschinen (Reiter Servicedetails, druckt den Maschinenbegleitschein), Paketaufk. (Reiter Logistik, druckt den Paketaufkleber, Abschnitt 6.22), Terminp. (Reiter Termine, öffnet den Terminplaner). Auf den Reitern Zeiten / Material, Korrespondenz, Belege, Logbuch, Gesprächsnotizen und Servicereport ist sie gesperrt.
F7	Artikel	Öffnet den Artikelstamm zum eingetragenen Artikel (eigenes Modul emis.artikelstamm). Auf dem Reiter Zeiten / Material heißt sie Angebot Add und erzeugt aus den Positionen ein Angebot. Sonst gesperrt.
F8	Tabelle	Öffnet die Übersichtstabelle aller Servicefälle (Abschnitt 6.1). Auf dem Reiter Zeiten / Material heißt sie Auftrag Add und erzeugt aus den Positionen einen Auftrag. Sonst gesperrt.
F9	WV setzen	Legt eine Wiedervorlage zum Servicefall an (Abschnitt 6.5). Auf dem Reiter Servicereport gesperrt.
F11	Dokumente	Öffnet die angehängten Dokumente des Servicefalls (Abschnitt 6.6). Auf dem Reiter Servicereport gesperrt.
F12	Beenden	Speichert den aktuellen Datensatz und schließt das Programm.

Rechte Maustaste auf F4 „Neu": dupliziert nach einer Sicherheitsabfrage den aktuellen Servicefall. Rechte Maustaste auf F3 „Select": hebt die Einschränkung auf und zeigt alle Servicefälle – auch die abgeschlossenen.

3.2 Der Statusbereich

Element	Bedeutung
Status (Auswahlliste)	Bearbeitungsstatus des Servicefalls
Priorität (Auswahlliste)	01-Niedrig, 02-Mittel, 03-Hoch, 04-Eskalation
In Bearbeitung durch	Kennzeichen + Auswahlliste des zuständigen Mitarbeiters
Werkstatt	Fall wird in der Werkstatt bearbeitet
Wareneingang	Kundengerät ist eingegangen
Kostenvoranschlag	Kostenvoranschlag wurde erstellt
Auftragsbestätigung	Auftragsbestätigung liegt vor
Rep.- Rückgabe	Gerät wurde nach der Reparatur zurückgegeben
Kundendienst	Fall wird vom Kundendienst bearbeitet
Techniker Einsatz notwendig	Ein Technikereinsatz ist erforderlich
Technikertermin bestätigt	Der Technikertermin ist bestätigt
Kundentermin bestätigt	Der Kundentermin ist bestätigt
Fest geplant / Terminiert	Kennzeichen + Datumsfeld für den fest geplanten Termin
Wartungsvertrag	Zum Gerät besteht ein Wartungsvertrag (wird aus dem Vertrag gesetzt)
Eigenreparatur	Reparatur am eigenen Gerät
Material nicht verfügbar	Benötigtes Material fehlt
Reklamationsvorschl.	Vorschlag, den Fall als Reklamation zu führen
Garantievorschlag	Vorschlag, den Fall als Garantiefall zu führen
Leihgerät	Ein Leihgerät wurde gestellt
Versandbox	Eine Versandbox wurde mitgeschickt
Leerkarton	Ein Leerkarton wurde versendet
Seriennummer - Leihgerät	Seriennummer des gestellten Leihgeräts
Auftragsart	Kennzeichen Wartung, Inbetriebnahme, Reparatur, Teststellung, Update, Garantie / Kulanz
Rechnungsabteilung: Garantie bestätigt / Garantie abgelehnt	Entscheidung der Rechnungsabteilung zur Garantie
Rechnungsabteilung: Reklamation bestätigt / Reklamation abgelehnt	Entscheidung der Rechnungsabteilung zur Reklamation
Rechnung	Der Fall ist zur Berechnung freigegeben
Weiterleitung (3 Schaltflächen)	Leitet den Servicefall per E-Mail an Vertrieb, Innendienst oder Techniker weiter. Es öffnet sich zuerst die Ansprechpartnerauswahl (Abschnitt 6.15), danach das E-Mail-Fenster (Abschnitt 6.16). Das zugehörige Kennzeichen wird gesetzt und die Weiterleitung im Logbuch vermerkt.
Vertrieb / Innendienst / Techniker	Kennzeichen, an wen der Fall weitergeleitet wurde
Abgeschlossen	Kennzeichen + Datum des Abschlusses
SMS an Techniker	Sendet dem Techniker eine Kurzmitteilung zum Servicetermin (Abschnitt 6.17)
Garantiedatum	Ende der Garantie des Geräts
Vertragsnummer	Nummer des Wartungsvertrags; die Schaltfläche „…" öffnet den Vertrag (Modul emis.verträge)

3.3 Die Fußzeile

Schaltfläche	Bedeutung
Serviceportal	Öffnet den Pool der über das Serviceportal gemeldeten Servicefälle (Abschnitt 6.18)
Routenplanung	Öffnet die Routenplanung der Technikereinsätze (Abschnitt 6.19)
Import	Liest Servicefälle aus einer Excel-Datei ein (Auswahl der Datei über den Windows-Dateidialog)
Call-Import	Liest abgeschlossene Call-Daten (Problem, Lösung, Abschlussdatum) aus einer Excel-Datei ein und ergänzt bestehende Servicefälle
Servicefall abschließen und Servicebericht an Kunden senden	Schließt den Servicefall ab und stellt den Servicebericht zum Versand ein (Abschnitt 5.6)

4. Die Reiter

4.1 Störungsannahme

Der erste Reiter ist die zentrale Erfassungsmaske (Screenshot in Abschnitt 3).

Kopfzeile (auf allen Reitern sichtbar): Nummer (fortlaufend, wird automatisch vergeben), Firmenbezeichnung, Seriennummer, Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Projektkennzeichen.

Bereich / Element	Bedeutung
Problem gemeldet durch	Anrede, Vorname, Nachname, Funktion, Abteilung, Telefon, Mobil, E-Mail, Telefax des Melders. Die Lupe rechts oben öffnet die Adresssuche für die Standortanschrift (Abschnitt 6.20); die Telefon- und E-Mail-Symbole wählen die Nummer bzw. öffnen ein E-Mail-Fenster.
Auftrags-/Servicerechnungsanschrift	EMIS #, Firmenbezeichnung 1–3, Straße, Land, PLZ, Ort sowie Anrede/Vorname/Nachname, Funktion, Abteilung, Telefon, Mobil, E-Mail, Telefax des Ansprechpartners. Die Lupe öffnet die Adresssuche (Abschnitt 6.20), das Disketten-Symbol speichert geänderte Ansprechpartnerdaten zurück in den Adressstamm.
Pfeile ◄ / ◄► / ► (zwischen den Anschriften)	Kopieren die Auftragsanschrift in die Lieferadresse (►), die Lieferadresse in die Auftragsanschrift (◄) bzw. vertauschen beide (◄►)
Lieferadresse	Gleicher Aufbau wie die Auftragsanschrift. Die Schaltfläche Öffnungszeiten zeigt die im Adressstamm hinterlegten Öffnungszeiten der Lieferadresse an.
Artikel ändern	Öffnet die Artikelsuche und übernimmt den gewählten Artikel (Abschnitt 6.10)
Seriennummer ändern	Fragt eine neue Seriennummer ab; unbekannte Seriennummern können als Fremdgeräteseriennummer übernommen werden
Seriennummer suchen	Öffnet die Seriennummernsuche (Abschnitt 6.8)
Details zum Wartungsvertrag	Öffnet den Wartungsvertrag zum Kunden/Gerät (Modul emis.verträge)
Wartungsverträge zur Auftragsanschrift	Zeigt alle Verträge zur Auftragsanschrift (Modul emis.verträge)
Wartungsverträge zur Lieferanschrift	Zeigt alle Verträge zur Lieferanschrift (Modul emis.verträge)
Wartungsverträge zur Seriennummer	Zeigt alle Verträge zur Seriennummer (Modul emis.verträge)
Servicefälle zur Seriennummer	Zeigt alle Servicefälle zum Gerät (Abschnitt 6.9)
Eigenreparatur	Setzt Auftrags-, Liefer- und Melderadresse auf die eigene Firma und kennzeichnet den Fall als Eigenreparatur. Die Schaltfläche erscheint nur, solange noch kein Kunde ausgewählt ist.
In SN-Verwaltung übernehmen	Schreibt die Auftrags- und Lieferadresse in den Datensatz der Seriennummer zurück
SN aus Auftragspos. übernehmen	Übernimmt die Seriennummer aus der zugeordneten Auftragsposition
Verbrauchsstatistik aus Servicefällen	Öffnet die Verbrauchsstatistik (Abschnitt 6.11)

4.2 Servicedetails

Element	Bedeutung
Software-Version	Softwarestand des Geräts; die Schaltfläche daneben öffnet die Liste der Softwareversionen zum Artikel (Abschnitt 6.12)
Error-Code	Auswahlliste des Fehlercodes
Zählerstand	Zählerstand des Geräts bei der Störungsmeldung
Kundenreferenz	Referenz des Kunden zum Vorgang
Bearb. bis spätestens	Spätester Bearbeitungstermin
Bearbeitungszeit	Geschätzte oder geplante Bearbeitungszeit
Emailadresse für den Servicereport	Empfängeradresse für den Servicebericht
Kostenpflichtiger Servicefall	Kennzeichen, dass der Fall berechnet wird
Vor-Ort-Service notwendig	Kennzeichen für einen Einsatz beim Kunden
Artikelbeschreibung	Beschreibungstext aus dem Artikelstamm (nur Anzeige)
Angelegt am / Angelegt von	Anlagezeitpunkt und Anwender (nur Anzeige)
Geändert am / Geändert von	Letzte Änderung (nur Anzeige)
Gemeldet am	Zeitpunkt der Störungsmeldung
Lieferschein AM	Öffnet den Lieferschein für Mitarbeiter (eigenes Modul emis.lieferschein.am)
Betreff / Kommentar	Kurzbezeichnung des Falls
Problembeschreibung	Beschreibung der gemeldeten Störung
Lösungsbeschreibung	Beschreibung der durchgeführten Lösung
Interne Bemerkungen	Nur intern sichtbarer Text
Schaltflächen rechts neben den vier Textfeldern	Fügen einen Autotext in das jeweilige Feld ein (Abschnitt 6.13)
Lösung --> Auftrag	Überträgt Betreff, Problem- und Lösungsbeschreibung erneut in den zugehörigen Auftrag. Der dortige Text wird dabei überschrieben; das Programm fragt vorher nach. Die Schaltfläche ist nur aktiv, wenn zum Servicefall ein Auftrag existiert.

Auf diesem Reiter heißt F6 in der Symbolleiste Maschinen und druckt den Maschinenbegleitschein.

4.3 Logistik

Bereich / Element	Bedeutung
Leihgerät: Artikelnummer + Lupe	Artikel des Leihgeräts; die Lupe öffnet die Artikelsuche (Abschnitt 6.10)
Leihgerät / Neugerät versendet	Kennzeichen, dass das Leihgerät versendet wurde
Artikelbeschreibung	Beschreibung des Leihgeräts
Auftrag anlegen	Legt einen Auftrag für Leihgerät und/oder Versandbox an. Das Programm fragt dabei nacheinander ab, ob ein Leihgerät hinzugefügt, ob es versendet, ob eine Versandbox (klein/groß) mitgeschickt und mit welcher Versandart versendet werden soll.
Auftragsnr. / Paketscheinnr. / Liefertag	Daten des Leihgeräte-Auftrags
SN	Zeigt die Seriennummern zum Leihgeräte-Auftrag (Abschnitt 6.14)
Memo für Auftragsverwaltung	Notiz, die in den Auftrag übernommen wird
Datum + Leihgerät zurück vom Kunde	Bucht das Leihgerät zurück, setzt das Rückgabedatum, legt eine Wiedervorlage an und druckt den Maschinenbegleitschein
Kunde behält Leihgerät	Setzt das Rückgabedatum und legt eine Wiedervorlage „Bitte berechnen" an
Abholauftrag: DPD Versandart / DPD Service / DPD Servicezusatz / DPD Gewicht (KG)	Angaben für die Abholung beim Kunden
DPD / TNT / GLS (Abholauftrag)	Beauftragen die Abholung beim jeweiligen Dienstleister. Bei GLS wird zuvor die Maske „Gewicht / Paket" abgefragt (Abschnitt 6.21).
Warten auf defektes Gerät	Kennzeichen; darunter steht der Zeitpunkt des letzten Abholauftrags
Versand Leerkarton: DPD / TNT / GLS	Versenden einen Leerkarton an den Kunden. Bei DPD wird zuvor die Versandart abgefragt (Abschnitt 6.23), bei GLS die Maske „Gewicht / Paket" (Abschnitt 6.21).
Kunden- / Tauschgerät: Datum + Wareneingang Kundengerät	Bucht das eingegangene Kundengerät ein; eine noch nicht vorhandene Seriennummer kann dabei angelegt werden
Kundengerät / Tauschgerät (Auswahl)	Legt fest, ob der folgende Versand das reparierte Kundengerät oder ein Tauschgerät betrifft
Paketaufkleber an Lieferadresse drucken → Paketaufkleber drucken	Druckt den Paketaufkleber zum Servicefall (Abschnitt 6.22)

Auf diesem Reiter heißt F6 in der Symbolleiste Paketaufk. und druckt ebenfalls den Paketaufkleber.

4.4 Zeiten / Material

Element	Bedeutung
Schätzkosten / Schätzkosten-Bemerkung	Geschätzte Kosten und ein erläuternder Text; beides wird in ein erzeugtes Angebot übernommen
Angebotsnr.	Nummer des aus den Positionen erzeugten Angebots; die Schaltfläche „…" öffnet das Angebot
Auftragsnr.	Nummer des aus den Positionen erzeugten Auftrags; die Schaltfläche „…" öffnet den Auftrag
Reparatur lohnt nicht!	Kennzeichen; wird in den Angebotstext übernommen
Kostenvoranschlag versendet / bestätigt / abgelehnt	Kennzeichen zum Kostenvoranschlag
Auftrag erstellen + Reparatur abschliessen	Erzeugt aus den Positionen den Auftrag und schließt die Reparatur ab: Das Kennzeichen Rep.- Rückgabe und das Rückgabedatum werden gesetzt, der Status wechselt auf „09-Reparaturrückgabe" und der Abschluss wird im Logbuch vermerkt
Positionen (Liste)	Beginn, Ende, Datum, Menge, Artikelnr., Bemerkung, Kostenpflichtig, Einzelpreis, Gesamtpreis
Gesamt Netto	Summe aller Positionen (nur Anzeige)

Symbolleiste auf diesem Reiter: F3 Ändern (markierte Position bearbeiten, Abschnitt 6.7), F4 Neu (Position über die Artikelsuche hinzufügen, Abschnitt 6.10), F5 Löschen (markierte Position löschen), F7 Angebot Add (Angebot erstellen), F8 Auftrag Add (Auftrag erstellen).

4.5 Termine

Die Liste zeigt die dem Servicefall zugeordneten Termine mit Datum, Von, Bis, Betreff, Mitarbeiter und Kategorie.

Symbolleiste: F3 Ändern und F4 Neu öffnen die Terminmaske (Abschnitt 6.24), F5 Löschen löscht den markierten Termin nach Rückfrage, F6 Terminp. öffnet den Terminplaner (eigenes Modul emis.terminplaner).

4.6 Korrespondenz / Druckhistorie

Dieser Reiter listet die zum Servicefall erfasste Korrespondenz (Datum, EMISNummer, Firmenbezeichnung, Betreff, Anwender, Kennzeichen). Zum markierten Eintrag wird unten der zugehörige Bemerkungs-Text angezeigt. Die Liste wird automatisch gefüllt, wenn zum Servicefall E-Mails versendet oder Belege gedruckt werden.

4.7 Belege

Der Reiter zeigt die kaufmännischen Belege zum Servicefall in drei Listen:

Liste	Inhalt
Angebote	Angebotsnummer, EMISNummer, Firmenbezeichnung, Ansprechpartner, Angebotstext, Abgeschlossen, Verloren, Gültig bis, Netto, Brutto, Serviceplan
Aufträge	Auftragsnummer, Rechnungsnummer, EMISNummer, Firmenbezeichnung, Ansprechpartner, Auftragstext, Rng.Datum, Lief.Datum, Abgeschl., Geliefert, Berechnet, Bezahlt, Netto
Wareneingänge	Datum, Anwender, Bemerkung

4.8 Logbuch

Das Logbuch protokolliert automatisch die wichtigsten Bearbeitungsschritte (Datum, Anwender, Meldung). Über die Filterzeile (Datum von/bis, Anwender, Meldung) und die Schaltfläche Selektion starten schränken Sie die Anzeige ein.

4.9 Gesprächsnotizen

Hier sehen Sie die Gesprächsnotizen zum Servicefall (Datum, Anwender, Gesprächsart, Betreff, Gesprächsnotiz, Ansprechpartner). Zum markierten Eintrag wird unten der vollständige Notiztext angezeigt. Neue Notizen legen Sie über F1 G.Notiz an (Abschnitt 6.3).

4.10 Servicereport

Element	Bedeutung
Unterschrift Bearbeiter / Unterschrift Kunde	Über das Serviceportal erfasste Unterschriften
Name Unterschrift	Name der unterschreibenden Person
WEB Belege	Liste der zum Servicefall archivierten Servicereport-PDFs (ID, Angelegt am)
Beleg öffnen	Öffnet das markierte PDF. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn die zugehörige PDF-Datei im Kopien-Verzeichnis vorhanden ist.

Auf diesem Reiter sind in der Symbolleiste nur F1 G.Notiz und F12 Beenden aktiv.

5. Arbeitsabläufe

5.1 Neuen Servicefall anlegen

1. Wechseln Sie auf den Reiter Störungsannahme.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf F4 Neu. Das Programm fragt die Seriennummer des betroffenen Geräts ab (Abschnitt 6.25).
3. Gibt es zu dieser Seriennummer bereits offene Servicefälle, zeigt das Programm sie an (Abschnitt 6.26). Sie können einen davon öffnen oder einen neuen Servicefall anlegen.
4. Lassen Sie die Seriennummer leer und bestätigen Sie mit F4 – OK, wird sofort ein neuer, leerer Servicefall angelegt.
5. Erfassen Sie Kunde, Ansprechpartner, Adressen, Problembeschreibung und die weiteren Angaben.
6. Setzen Sie Status, Priorität und die passenden Kennzeichen. Die Angaben werden beim Verlassen des Datensatzes bzw. beim Reiterwechsel automatisch gespeichert.

Servicefall kopieren: Mit der rechten Maustaste auf F4 Neu dupliziert das Programm nach einer Rückfrage den aktuellen Servicefall.

5.2 Zeiten und Material erfassen

1. Wechseln Sie auf den Reiter Zeiten / Material.
2. Fügen Sie mit F4 Neu eine Position hinzu; es öffnet sich die Artikelsuche (Abschnitt 6.10).
3. Bestehende Positionen ändern Sie mit F3 Ändern (Abschnitt 6.7), löschen Sie mit F5 Löschen.
4. Aus den Positionen erzeugen Sie mit F7 Angebot Add ein Angebot bzw. mit F8 Auftrag Add einen Auftrag. Beim Angebot legt das Programm zusätzlich eine Wiedervorlage an und setzt den Status auf „Kostenvoranschlag".

5.3 Logistik abwickeln (Leih-/Tauschgerät, Versand)

1. Wechseln Sie auf den Reiter Logistik.
2. Wählen Sie den passenden Bereich (Leihgerät, Abholauftrag, Versand Leerkarton, Kunden-/Tauschgerät) und die Versandart.
3. Über die Schaltflächen DPD, TNT bzw. GLS stoßen Sie den Versand an; mit Paketaufkleber drucken erzeugen Sie den Aufkleber.
4. Rückläufer buchen Sie über Leihgerät zurück vom Kunde bzw. Wareneingang Kundengerät.

5.4 Termin planen

1. Wechseln Sie auf den Reiter Termine.
2. Legen Sie mit F4 Neu einen Termin an (Abschnitt 6.24). Bestehende Termine bearbeiten Sie mit F3 Ändern.

5.5 Wiedervorlage setzen

Mit F9 WV setzen legen Sie eine Wiedervorlage zum aktuellen Servicefall an (Abschnitt 6.5). Betreff, Kunde, Ansprechpartner und Projektnummer werden dabei automatisch vorbelegt.

5.6 Servicefall abschließen und Servicebericht senden

1. Stellen Sie sicher, dass Kunde, Ansprechpartner, Zeiten/Material und eine gültige Emailadresse für den Servicereport (Reiter Servicedetails) erfasst sind. Fehlt eine dieser Angaben, meldet das Programm dies und bricht ab.
2. Klicken Sie in der Fußzeile auf Servicefall abschließen und Servicebericht an Kunden senden.
3. Der Servicefall wird auf Abgeschlossen gesetzt, das Abschlussdatum eingetragen und der Status auf „Technikereinsatz abgeschlossen" gestellt.
4. Der Servicereport wird in den folgenden Minuten verarbeitet und per E-Mail an den Kunden versendet.

5.7 Drucken

1. Klicken Sie auf dem Reiter Störungsannahme in der Symbolleiste auf F6 Drucken.
2. Wählen Sie im Dialog Druckauswahl (Abschnitt 6.4) den gewünschten Report:
   • SERVICEVERWALTUNG LISTE – Liste der Servicefälle (Einschränkung über Status und Mitarbeiter)
   • SERVICEVERWALTUNG SERVICEFALL – der aktuelle Servicefall
3. Legen Sie Anzahl Kopien, das Ausgabeziel und ggf. den Drucker fest.
4. Starten Sie mit der Schaltfläche unten rechts; ihre Beschriftung richtet sich nach dem gewählten Ausgabeziel (z. B. F6 – Vorschau, F6 – Drucken).

5.8 Servicefälle aus dem Serviceportal übernehmen

1. Klicken Sie in der Fußzeile auf Serviceportal.
2. Markieren Sie in der Liste die gewünschte Meldung; die Daten des Melders, die Adressen und die Problembeschreibung werden darunter angezeigt.
3. Mit F6 – Übernehmen legen Sie daraus einen Servicefall an.

5.9 Technikerroute planen

1. Klicken Sie in der Fußzeile auf Routenplanung.
2. Wählen Sie im Bereich Selektion offene Servicetermine den gewünschten Status (und bei Bedarf Priorität, PLZ-Gebiet oder eine Umkreissuche).
3. Markieren Sie in der Liste Offene Servicetermine den Servicefall.
4. Mit F5 – Neue Route legen Sie eine neue Route an: Das Programm fragt den Benutzer (Abschnitt 6.27) und das Datum (Abschnitt 6.28) ab. Mit F6 – Einer Route hinzufügen hängen Sie den Fall an eine bestehende Route.
5. Mit F7 – Route planen wird die Reihenfolge der Termine optimiert.

6. Masken-Referenz

6.1 Serviceverwaltung Tabelle (F2 Suchen / F8 Tabelle)

Über F2 Suchen und F8 Tabelle öffnen Sie die Übersicht aller Servicefälle.

Menü „Datei"

Menüpunkt	Bedeutung
Fensterposition speichern	Merkt sich Größe und Position des Fensters
Abbruch (F3)	Schließt die Tabelle ohne Änderung
Weiter (F4)	Springt im Hauptfenster zum markierten Servicefall

Menü „Datensatz"

Menüpunkt	Bedeutung
erster Datensatz (Shift+F1)	Springt zum ersten Treffer
vorheriger Datensatz (Shift+F2)	Springt einen Treffer zurück
nächster Datensatz (Shift+F3)	Springt einen Treffer weiter
letzter Datensatz (Shift+F4)	Springt zum letzten Treffer

Filter: Status, Bearbeiter, Priorität, Servicereportnr., Problembeschreibung, EMISNr. Auftrags-/Servicerechng., EMISNr. Lieferadr., EMISNr. Meldeadr., Lösungsbeschreibung, Interne Bemerkungen, Error-Code, Betreff, Firmenbezeichnung, Artikelnummer, Seriennummer, Softwareversion, Zeiträume für „Angelegt am" und „Geändert am" sowie die Kennzeichen Werkstatt, Kundendienst und Angelegt: diese Woche.

Trefferliste: Nummer, EMISNummer, FB1 Auftrags-/Servicerechng. Anschrift, Artikelnummer, Offen seit, Angelegt am, Geändert am, Status, Abschl. am, Bearbeiter, Priorität, Error-Code, Betreff, Softwareversion.

Schaltfläche	Bedeutung
Reklamationsvorschlag	Kennzeichnet den markierten Servicefall als Reklamationsvorschlag
Garantievorschlag	Kennzeichnet den markierten Servicefall als Garantievorschlag
F2 – Selektion ausführen	Wendet die eingestellten Filter an und aktualisiert die Trefferliste
F5 – Selektion übernehmen	Schränkt die Anzeige im Hauptfenster auf die Treffer ein
F3 – Abbruch	Schließt die Tabelle ohne Änderung
F4 – Weiter	Springt im Hauptfenster zum markierten Servicefall
Navigationspfeile (unten links)	Erster / vorheriger / nächster / letzter Treffer
Symbole rechts oben	Drucken, Export, Grid-Layout zurücksetzen, Grid-Layout speichern
Treffer	Anzahl der gefundenen Servicefälle

6.2 Servicefall - Selektion (F3 Select)

Über F3 Select legen Sie fest, welche Servicefälle im Hauptfenster angezeigt werden.

Menü „Datei": Fensterposition speichern · Abbruch (F3) · Weiter (F4)

Element	Bedeutung
Status	Einschränkung auf einen Status oder „Alle"
Bearbeiter	Einschränkung auf einen Bearbeiter oder „Alle"
Priorität	Einschränkung auf eine Priorität oder „Alle"
F3 – Abbruch	Verwirft die Auswahl
F4 – Weiter	Übernimmt die Auswahl ins Hauptfenster

6.3 Gesprächsnotiz hinzufügen (F1 G.Notiz)

Menü „Datei": Fensterposition speichern · Abbruch (F3) · Weiter (F4)

Element	Bedeutung
Grund des Gesprächs	Auswahlliste der Gesprächsart
Gesprächsnotiz zusätzlich in folgende Kundenakten ablegen	Bis zu sieben weitere Adressen, denen die Notiz zugeordnet wird
Betreff	Vorbelegt mit „Servicefall Nr.: "
Gesprächsnotiz	Notiztext
Symbole rechts neben Betreff / Notiz	Rechtschreibprüfung und Autotext einfügen
Ansprechpartner	Gesprächspartner beim Kunden
Nächste Aktion durch	Mitarbeiter, der weitermacht
Projektstatus	Status des Projekts
EMIS #	Kundennummer
Mitarbeiter	Anwender, der die Notiz erfasst
Datum / Uhrzeit	Zeitpunkt des Gesprächs
B.Stufe	Berechtigungsstufe der Notiz
Projekt Nr. / Projekt Beschreibung	Zuordnung zum Servicefall
Bewertung	Bewertung des Gesprächs (z. B. neutral)
Terminplaner öffnen	Öffnet den Terminplaner (eigenes Modul emis.terminplaner)
Dokumente	Öffnet die Dokumentenablage zur Notiz
Wiedervorlage setzen	Legt zur Notiz eine Wiedervorlage an (Abschnitt 6.5)
Scannen	Startet den Scanvorgang für einen Anhang
F3 – Abbruch	Verwirft die Notiz
F4 – Weiter	Speichert die Notiz

6.4 Druckauswahl (F6 Drucken)

Menü „Datei": Fensterposition speichern · Weiter (F4) · Drucken (F6)

Element	Bedeutung
Druckreports	Auswahl zwischen SERVICEVERWALTUNG LISTE und SERVICEVERWALTUNG SERVICEFALL
Selektion: Status	Einschränkung der Liste auf einen Status (nur beim Listen-Report aktiv)
Selektion: Mitarbeiter	Einschränkung der Liste auf einen Mitarbeiter (nur beim Listen-Report aktiv)
Verfügbare Drucker	Auswahl des Druckers
Anzahl Kopien	Anzahl der Ausdrucke
Drucker	Ausgabe direkt auf dem gewählten Drucker
Vorschau	Zeigt den Report in der Druckvorschau (Abschnitt 6.29)
PDF-Datei speichern	Speichert den Report als PDF (Abschnitt 6.30)
PDF-Datei öffnen	Erzeugt die PDF und öffnet sie sofort
via Email versenden	Hängt die PDF an eine neue E-Mail an
Dokumentenverw.	Legt die PDF in der Dokumentenverwaltung ab
F6 – …	Startet die Ausgabe; die Beschriftung richtet sich nach dem gewählten Ausgabeziel
F4 – Zurück	Schließt die Druckauswahl

6.5 Wiedervorlage setzen (F9 WV setzen)

Menü „Datei"

Menüpunkt	Bedeutung
Fensterposition speichern	Merkt sich Größe und Position des Fensters
Lesebestätigung standardmäßig anfordern	Fordert bei der E-Mail-Benachrichtigung eine Lesebestätigung an
Speichern (F2)	Legt die Wiedervorlage an und bleibt in der Maske
Abbruch (F3)	Verwirft die Eingabe
Speichern + Weiter (F4)	Legt die Wiedervorlage an und schließt die Maske

Menü „Hilfe": öffnet die Hilfe zur Maske.

Element	Bedeutung
Datum / Uhrzeit	Zeitpunkt der Anlage
Von Mitarbeiter / An Mitarbeiter	Ersteller und Empfänger der Wiedervorlage
EMIS Nummer / Firmenbezeichnung	Kunde des Servicefalls
Ansprechpartner	Ansprechpartner beim Kunden
Betreff	Vorbelegt mit „Servicefallnr.: "
Kategorie / Aufgabe	Auswahlliste der Kategorie
Bemerkung	Freitext zur Wiedervorlage
Symbole rechts der Bemerkung	Bild einfügen, Anhang, Terminplaner, Dokumente, Rechtschreibprüfung, Autotext
Erinnern am / um	Zeitpunkt der Erinnerung
Fällig am	Fälligkeitsdatum
Sofort (Auswahlliste)	Vorgabe für den Erinnerungszeitpunkt
Projekt Nr. / Projekt Beschreibung	Zuordnung zum Servicefall
„An Mitarbeiter" auch via Email informieren	Versendet zusätzlich eine E-Mail
Terminliste (unten)	Zeigt die Termine des Empfängers am gewählten Tag
Hoch / Normal / Niedrig	Priorität der Wiedervorlage
F3 – Abbruch	Verwirft die Eingabe
F2 – Neue WV anlegen	Legt die Wiedervorlage an und bleibt in der Maske
F4 – Neue WV anlegen + Weiter	Legt die Wiedervorlage an und schließt die Maske

6.6 Angehängte Dokumente (F11 Dokumente)

Element	Bedeutung
Suche nach…	Volltextsuche über Betreff, Bemerkung, Kategorie und Kennzeichnung
Selektieren nach…	Filter für Angelegt von, Kennzeichnung, Status, Kategorie und Versions Nr.
Dokumentliste	Betreff, Anwender, Datum, Sortierung, Kennzeichnung, Status, Gültig bis, B.Stufe, Link, Link / Datei
Vorschau (rechts)	Zeigt das markierte Dokument an; die Symbolleiste darüber bietet Drucken, Drehen, Zoom und das Blättern zwischen den Seiten
Symbole rechts oben	Dokument per E-Mail versenden, bearbeiten, kopieren, einfügen, drucken, Grid-Layout zurücksetzen bzw. speichern
Hinzufügen	Fügt ein Dokument oder einen Link hinzu
F7 – Löschen	Löscht das markierte Dokument
F8 – Öffnen	Öffnet das markierte Dokument
F3 – Speichern	Speichert das markierte Dokument an einem anderen Ort
F11 – Email	Versendet das Dokument per E-Mail
F9 – Thumbnails	Schaltet auf die Miniaturansicht um
Export	Exportiert die Liste
Drag&Drop Export	Zieht Dokumente per Drag & Drop aus dem Fenster
F4 – Weiter	Schließt das Fenster

6.7 Positionen hinzufügen / bearbeiten (F3 Ändern auf Reiter Zeiten / Material)

Menü „Datei": Fensterposition speichern · Abbruch (F3) · Weiter (F4)

Element	Bedeutung
Beginn / Ende	Uhrzeiten der Leistung
Stunden / Menge	Menge bzw. Stundenzahl
Mengeneinheit	Einheit (z. B. Stunden)
Artikelnummer	Artikel bzw. Leistungsart
Datum	Leistungsdatum
Bemerkung / Artikelbezeichnung	Beschreibung der Leistung
Symbole rechts	Rechtschreibprüfung und Autotext einfügen
Einzelpreis / Gesamtpreis	Preis der Position
Kostenpflichtig	Kennzeichen, ob die Position berechnet wird
F3 – Abbruch	Verwirft die Änderung
F4 – Weiter	Übernimmt die Position

6.8 Seriennummern suchen (Schaltfläche „Seriennummer suchen")

Menü „Datei": Fensterposition speichern · Sprungfeld ▸ (Untermenü mit den Feldern, nach denen in der Trefferliste gesprungen werden kann) · Abbruch (F3) · Weiter (F4) · Suche starten… (F6) Menü „Datensatz": erster Datensatz (Shift+F1) · vorheriger Datensatz (Shift+F2) · nächster Datensatz (Shift+F3) · letzter Datensatz (Shift+F4)

Element	Bedeutung
Trefferliste	Seriennummer, Artikelnummer, Artikelbezeichnung, EMISNummer, Firmenbezeichnung, EMIS Betreiber, Firmenbezeichnung, Vertragsnr.
Seriennummer	Suchbegriff für die Seriennummer
Artikel Nr.	Einschränkung auf einen Artikel
EMISNummer (Betreiber)	Einschränkung auf den Betreiber des Geräts
EMISNummer (Kunde)	Einschränkung auf den Kunden
Navigationspfeile	Erster / vorheriger / nächster / letzter Treffer
F6 – Suche starten	Führt die Suche aus
F3 – Abbruch	Schließt ohne Übernahme
F4 – Weiter	Übernimmt die markierte Seriennummer in den Servicefall
Treffer	Anzahl der gefundenen Seriennummern

6.9 Servicefälle zur Seriennummer

Menü „Datei": Weiter (F4) · Kosten ermitteln (F6) Menü „Datensatz": erster Datensatz (Shift+F1) · vorheriger Datensatz (Shift+F2) · nächster Datensatz (Shift+F3) · letzter Datensatz (Shift+F4)

Element	Bedeutung
Liste	Nummer, EMISNummer, FB1 Auftrags-/Servicerng. Anschrift, Artikelnummer, Offen seit, Angelegt am, Geändert am, Status, Abschl. am, Bearbeiter, Priorität, Error-Code, Betreff
Lösungsbeschreibung	Lösungstext des markierten Servicefalls
Navigationspfeile	Blättern in der Liste
F6 – Kosten ermitteln	Ermittelt die Kosten der angezeigten Servicefälle
F4 – Weiter	Schließt das Fenster

6.10 Artikel suchen

Diese Maske öffnet sich über Artikel ändern (Reiter Störungsannahme), über die Lupe beim Leihgerät (Reiter Logistik) und über F4 Neu auf dem Reiter Zeiten / Material.

Menü „Datei"

Menüpunkt	Bedeutung
Fensterposition speichern	Merkt sich Größe und Position des Fensters
EOL Artikel anzeigen	Zeigt auch abgekündigte Artikel an
Drag'n'Drop	Schaltet Drag & Drop in der Trefferliste ein bzw. aus
Suchfelder speichern	Merkt sich die zuletzt verwendeten Suchfelder
Baumstruktur beim Start	Öffnet den Warengruppenbaum bereits beim Start
Sprungfeld ▸	Untermenü: Artikelnummer, Ersatz Artikelnummer, EAN-Code, Seriennummer, Herstellernummer, Bestellnummer, BarCode, Lieferant EMISNummer, Artikelnummer Kunde, Matchcode, Artikelbezeichnung, Artikelbez. + Beschreibung, VK Preis von, VK Preis bis
Abbruch (F3)	Schließt ohne Übernahme
Weiter (F4)	Übernimmt den markierten Artikel
Suche starten… (F6)	Führt die Suche aus

Menü „Datensatz"

Menüpunkt	Bedeutung
erster / vorheriger / nächster / letzter Datensatz	Blättern in der Trefferliste
Nach Suche automatisch weiter	Übernimmt den Treffer direkt, wenn die Suche eindeutig ist
Nach Suche in Warenkorb	Legt den Treffer direkt in die Liste „Ausgewählte Artikel"
Artikel anlegen	Legt einen neuen Artikel an
Textposition einfügen	Fügt eine reine Textposition ein
Artikelpaket ▸	Untermenü: Hinzufügen / Speichern, Löschen, Hilfe
Scanner einlesen	Übernimmt Artikel aus dem Scanner
Schlauch einlesen	Übernimmt Artikel aus der Schlauch-Erfassung
Warengruppen ReOrg	Reorganisiert die Warengruppen

Element	Bedeutung
Warengruppenbaum (links)	Einschränkung der Suche auf eine Warengruppe
Nur Baugruppen	Zeigt nur Baugruppen an
Tabelle beim Start füllen	Füllt die Trefferliste bereits beim Öffnen
Trefferliste	Artikel mit Beständen, Preisen und Stammdaten; die angezeigten Spalten lassen sich über das Grid-Layout einstellen
Zubehörartikel	Zubehör zum markierten Artikel
Ausgewählte Artikel	Die für die Übernahme vorgemerkten Artikel mit Position und Menge
Beschreibungsfeld / Bild	Beschreibung und Abbildung des markierten Artikels
Lagerabfrage	Öffnet die Lagerabfrage zum markierten Artikel
Direkt-Suche	Suche nach Artikelnummer, Ersatz-Artikelnr., EAN/GTIN, Seriennummer, Herstellernummer, Art.-Nr. Lieferant, Bar-Code, Lieferant EMIS Nr., Art.Nr. Kunde
Diffuse-Suche	Suche nach Matchcode, Artikelbezeichnung, Beschreibung/Infos, Hersteller und VK-Preisspanne
F6 – Suche starten	Führt die Suche aus
F3 – Abbruch	Schließt ohne Übernahme
F4 – Weiter	Übernimmt den markierten Artikel

6.11 Verbrauchsstatistik aus Servicefällen

Element	Bedeutung
Warengruppe + „…"	Einschränkung auf eine Warengruppe
Inkl. aller Unterwarengruppen	Bezieht die untergeordneten Warengruppen mit ein
Zeitraum (Angelegt am) von / bis	Zeitliche Einschränkung
Werkstatt / Kundenservice / Verkauf / Alle	Einschränkung auf die Art der Servicefälle
F3 – Start	Ermittelt die verbrauchten Artikel aus den Positionen der Servicefälle
F4 – Weiter	Schließt das Fenster

6.12 Softwareversionen

Wird über die Schaltfläche neben dem Feld Software-Version auf dem Reiter Servicedetails geöffnet.

Element	Bedeutung
Artikelnummer	Artikel, zu dem die Versionen gepflegt werden (nur Anzeige)
Softwareversion / Sort	Liste der Versionen; neue Zeilen können direkt eingetragen werden
F3 – Abbruch	Schließt ohne Übernahme
F4 – Weiter	Übernimmt die markierte Version in den Servicefall

6.13 Autotexte

Wird über die Autotext-Schaltflächen neben den Textfeldern geöffnet.

Element	Bedeutung
Gruppenbaum (links)	Auswahl der Autotext-Gruppe
Liste	Beschreibung, Autotext, KurzBez., Gruppe, KZ
Textfeld unten	Vollständiger Text des markierten Autotexts
Hinzufügen / Ändern / Löschen	Autotexte pflegen
Suchen	Volltextsuche in den Autotexten
Symbole rechts oben	Drucken, Export, Grid-Layout zurücksetzen bzw. speichern
F3 – Abbruch	Schließt ohne Übernahme
F4 – Weiter	Fügt den markierten Autotext in das Textfeld ein

6.14 Seriennummern zum Auftrag (Schaltfläche „SN" auf Reiter Logistik)

Menü „Datei": Fensterposition speichern · Weiter (F4) · Seriennummernverwaltung

Element	Bedeutung
Seriennummer (Liste)	Seriennummern, die dem Leihgeräte-Auftrag zugeordnet sind
F7 – Seriennummernverwaltung	Öffnet die Seriennummernverwaltung (eigenes Modul emis.seriennummernverwaltung)
F4 – Weiter	Schließt das Fenster

6.15 Ansprechpartner auswählen (Weiterleitung)

Menü „Datei": Fensterposition speichern · Sprungfeld ▸ (Suchen nach Vorname, Suchen nach Nachname, Tabelle) · Abbruch (F3) · Weiter (F4) Menü „Datensatz": erster Datensatz (Shift+F1) · vorheriger Datensatz (Shift+F2) · nächster Datensatz (Shift+F3) · letzter Datensatz (Shift+F4)

Element	Bedeutung
Firmenbezeichnung	Firma, deren Ansprechpartner angezeigt werden
Liste	Anrede, Vorname, Nachname, Funktion, Abteilung, Email
Bild rechts	Foto des markierten Ansprechpartners
Suchen nach Vorname / Nachname	Einschränkung der Liste
Symbol „+"	Legt einen neuen Ansprechpartner an
F3 – Abbruch	Bricht die Weiterleitung ab
F4 – Weiter	Übernimmt den Ansprechpartner und öffnet das E-Mail-Fenster

6.16 Email versenden

Das E-Mail-Fenster öffnet sich bei der Weiterleitung sowie über die E-Mail-Symbole neben den Adressblöcken. Betreff und Text sind mit den Daten des Servicefalls vorbelegt (Rechnungs- und Lieferadresse, Artikel- und Seriennummer, Betreff, Problem- und Lösungsbeschreibung).

Element	Bedeutung
Senden	Versendet die E-Mail
Entwurf	Speichert die E-Mail als Entwurf
Priorität	Legt die Priorität fest
Scannen	Scannt ein Dokument als Anhang ein
Anhänge	Fügt Anhänge hinzu
Weiteres	Weitere Funktionen des Mailfensters
An… / CC… / BCC…	Empfängerauswahl
Betreff	Vorbelegt mit „Servicefallnummer Nr.: "
Firma / 2. Firma / 2. EMISNummer	Zuordnung der E-Mail zu Adressen
Versenden am / Um	Verzögerter Versand
Bemerkungen / B.Stufe	Interne Notiz und Berechtigungsstufe
Anhänge (Feld)	Liste der angehängten Dateien
Textbereich mit Formatleiste	HTML-Text der E-Mail
Reiter „Rechtschreibung"	Rechtschreibprüfung des Textes

Die weiteren Funktionen dieses Fensters sind in der Dokumentation von emis.comcenter beschrieben.

6.17 Kurzmitteilung via SMS versenden

Die Schaltfläche SMS an Techniker fragt zuerst den Techniker ab:

Element	Bedeutung
Auswahlliste	Techniker, an den die SMS gehen soll
F3 – Abbrechen	Bricht ab
F4 – OK	Übernimmt den Techniker

Ist beim gewählten Anwender im Personalstamm eine Mobilnummer hinterlegt, öffnet sich das SMS-Fenster; andernfalls erscheint ein Hinweis.

Menü „Datei": Fensterposition speichern · Senden (F2) · Abbruch (F3) · Weiter (F4)

Element	Bedeutung
Betreff / Mitteilung	Vorbelegter Text mit Servicefallnummer, Termin, Ort und Artikel; darüber steht die Zeichenzahl (maximal 160)
Symbole rechts	Autotext einfügen und Rechtschreibprüfung
Firmenbezeichnung / Ansprechpartner	Empfängerdaten
Mobil - Nummer	Zielrufnummer
SMS Antwortadresse	Rufnummer für die Antwort
B.Stufe	Berechtigungsstufe
EMIS # / Mitarbeiter / Datum Uhrzeit	Zuordnung und Zeitpunkt
Terminversand + Senden am / um	Zeitversetzter Versand
Hilfe	Öffnet die Hilfe
F2 – Senden	Versendet die Kurzmitteilung
F3 – Abbruch	Bricht ab
F4 – Weiter	Übernimmt die Eingaben

6.18 Serviceportal Pool

Element	Bedeutung
Servicefälle aus dem Portal (Liste)	Nummer, Firmenbezeichnung, Seriennummer, Artikelnummer, Angelegt am, Offen seit, Priorität, Betreff
F6 – Übernehmen	Legt aus der markierten Meldung einen Servicefall an
Problem gemeldet durch	Anrede, Vorname, Nachname, Telefon, Mobil, Email, Telefax des Melders
Problem: Betreff / Kommentar, Problembeschreibung	Meldungstext aus dem Portal
Auftrags-/Servicerechnungsanschrift	Adressdaten aus der Meldung; die Lupe öffnet die Adresssuche, das Disketten-Symbol speichert die Adresse
Pfeile ◄ / ◄► / ►	Kopieren bzw. vertauschen Auftrags- und Lieferadresse
Lieferadresse	Adressdaten aus der Meldung
F4 – Weiter	Schließt das Fenster

6.19 Serviceverwaltung Routenplanung

Element	Bedeutung
Selektion offene Servicetermine: Status	Einschränkung auf einen Status
Priorität	Einschränkung auf eine Priorität
PLZ Gebiet	Einschränkung auf ein Postleitzahlgebiet
Umkreissuche: PLZ / Radius + Schaltfläche	Sucht offene Servicetermine im Umkreis der angegebenen Postleitzahl
F8 – PLZ-Gebiete	Öffnet die Pflege der Postleitzahlgebiete
Offene Servicetermine (Liste)	Servicefall Nr., Prio, PLZ Gebiet, PLZ, Angelegt am, Offen seit, Bearbeiten, Bearb. Zeit, Lieferadr., Lief. FB1, Lief. Straße, Lief. PLZ, Lief. Ort
F5 – Neue Route	Legt aus den markierten Servicefällen eine neue Route an (Benutzer- und Datumsabfrage)
F6 – Einer Route hinzufügen	Fügt die markierten Servicefälle einer bestehenden Route hinzu
Geplante Routen	Route, Bearbeiter, Datum
Termine auf Route	Sort., Servicefall Nr., Prio, PLZ Gebiet, PLZ, Bearbeiten, Bearb. Zeit, Lieferadr., FB1, Straße, PLZ, Ort
F7 – Route planen	Optimiert die Reihenfolge der Termine auf der Route
F4 – Weiter	Schließt das Fenster
Symbole rechts oben	Grid-Layout zurücksetzen bzw. speichern

6.20 Adresse auswählen

Diese Maske öffnet sich über die Lupen-Symbole der Adressblöcke. Der Fenstertitel nennt die gesuchte Anschrift (z. B. „Bitte Rechnungsadresse auswählen…").

Menü „Datei"

Menüpunkt	Bedeutung
Fensterposition speichern	Merkt sich Größe und Position des Fensters
Suchfelder speichern	Merkt sich die zuletzt verwendeten Suchfelder
Sprungfeld bei erweiterte Suche ▸	Untermenü: Firmenbezeichnung 1, Firmenbezeichnung 2, Ort, Strasse, PLZ, Match-Code, EMIS-Nummer, Branche, Ansprechpartner, Kundennummer, Lieferantennummer
Abbruch (F3)	Schließt ohne Übernahme
Weiter (F4)	Übernimmt die markierte Adresse
Suche starten… (F6)	Führt die Suche aus
KI-Suche beim Start	Öffnet die Maske direkt mit der KI-Suche
KI-Suche (An/Aus)	Schaltet zwischen KI-Suche und erweiterter Suche um

Menü „Datensatz": erster Datensatz (Shift+F1) · vorheriger Datensatz (Shift+F2) · nächster Datensatz (Shift+F3) · letzter Datensatz (Shift+F4)

Element	Bedeutung
Trefferliste	EMIS Nr., Firmenbezeichnung 1 und 2, Straße, PLZ, Ort, Land, Branche, Kontakt, Kundennr., Lieferantennr., Matchcode
KI Suche: Suchbegriffe	Volltextsuche über EMISNummer, Kundennummer, Lieferantennummer, Firmenbezeichnung 1–3, Matchcode, PLZ, Ort, Straße, Adressgruppe, Anrede, Vorname, Nachname, Telefon, Telefax, Stamm-Rufnr., Mobiltelefon, Email und URL. Der Joker * steht für beliebige Zeichen, _ für ein Leerzeichen.
Firmenlogo / Ansprechpartner Bild	Bilder zum markierten Treffer
Navigationspfeile	Blättern in der Trefferliste
F6 – Suche starten	Führt die Suche aus
neue Adresse anlegen	Legt eine neue Adresse an
neuen Ansprechpartner anlegen	Legt zum markierten Kunden einen Ansprechpartner an
F7 – Erweiterte Suche	Öffnet die erweiterte Suche mit zusätzlichen Kriterien
Hilfe	Öffnet die Hilfe
F3 – Abbruch	Schließt ohne Übernahme
F4 – Weiter	Übernimmt die markierte Adresse

6.21 Gewicht / Paket (GLS-Versand)

Element	Bedeutung
Paket	Laufende Nummer des Pakets
Gramm / KG	Gewicht der Sendung
F3 – Abbruch	Bricht den Versandauftrag ab
F4 – Weiter	Übergibt die Sendung an GLS

6.22 Paketaufkleber

F6 Paketaufk. bzw. Paketaufkleber drucken erzeugt den Paketaufkleber zum Servicefall. Ist im Druckerprofil die Vorschau eingestellt, erscheint zunächst die Druckvorschau; von dort drucken Sie den Aufkleber über das Drucker-Symbol.

6.23 Versandarten (DPD-Leerkarton)

Element	Bedeutung
Versandart	Art der Sendung (z. B. Normalpaket)
Service / Servicezusatz	Zusatzleistungen des Dienstleisters
Drucker	Drucker für das Versandetikett; das Ausrufezeichen daneben zeigt Hinweise zum Drucker
Email-Benachrichtigung von DPD an Empfänger	Der Empfänger wird von DPD per E-Mail informiert
Retourenlabel	Ein Retourenlabel wird miterzeugt
F4 – Weiter	Übernimmt die Angaben und stößt den Versand an

6.24 Termin hinzufügen / ändern

Menü „Datei": Fensterposition speichern · Abbruch (F3) · Zurück (F4) · Wiedervorlage (F5) · Speichern (F7)

Element	Bedeutung
Anwender	Mitarbeiter, für den der Termin gilt
Datum / Von / Bis	Zeitpunkt des Termins
Kategorie	Terminkategorie
Kunde / Betreff	Betreff des Termins
Ansprechpartner	Ansprechpartner beim Kunden
Ort / Telefon	Einsatzort und Rufnummer
Erinnern	Erinnerung aktivieren
Hervorheben	Termin farblich hervorheben
Vorwarnzeit	Vorlaufzeit der Erinnerung
Bemerkung	Notiz zum Termin; vorbelegt mit Servicefallnummer und Ersteller
F5 – Wiedervorlage	Legt zum Termin eine Wiedervorlage an
F7 – Speichern	Speichert den Termin und bleibt in der Maske
F4 – Weiter	Speichert den Termin und schließt die Maske

6.25 Seriennummer-Abfrage bei „Neu"

Element	Bedeutung
Eingabefeld	Seriennummer des betroffenen Geräts
F3 – Abbrechen	Bricht die Anlage ab
F4 – OK	Übernimmt die Eingabe; ohne Eingabe wird ein leerer Servicefall angelegt

6.26 Offene Servicefälle zur Seriennummer

Element	Bedeutung
Liste	Nummer, Betreff, Problembeschreibung, Bearbeiter, Artikelnummer, Status, EMISNummer, Firmenbezeichnung 1 und 2
F3 – Abbruch	Bricht die Anlage ab; es wird kein Servicefall angelegt
F4 – Servicefall öffnen	Öffnet den markierten vorhandenen Servicefall
F5 – Neuer Servicefall anlegen	Legt trotz vorhandener Fälle einen neuen Servicefall an

6.27 Benutzer wählen (Routenplanung)

Auswahlliste der Servicetechniker für die neue Route. F3 – Abbrechen bricht ab, F4 – OK übernimmt den Benutzer.

6.28 Datum auswählen (Routenplanung)

Eingabefeld für den Tag der Route. F3 – Abbrechen bricht ab, F4 – OK legt die Route an.

6.29 Druckvorschau

Die Druckvorschau zeigt den gewählten Report. Über die Symbolleiste drucken oder exportieren Sie das Dokument, suchen im Text, blättern zwischen den Seiten und stellen den Zoom ein (100 %, 150 %, 200 %, Ganze Höhe, Ganze Breite).

6.30 PDF-Datei speichern

Standard-Windows-Dialog zur Auswahl von Ablageort und Dateiname für die erzeugte PDF-Datei.

7. Häufige Fragen / Hinweise

• Warum sehe ich nicht alle Servicefälle? Standardmäßig zeigt das Programm nur die nicht abgeschlossenen Fälle. Über F3 Select, die rechte Maustaste auf F3 Select oder die Filter der Übersichtstabelle (F8 Tabelle) sehen Sie den gewünschten Ausschnitt bzw. alle Fälle.
• Ein Servicefall lässt sich nicht löschen. Solange zu einem Servicefall noch Positionen (Zeiten/Material) erfasst sind, meldet das Programm, dass zunächst die Positionen zu löschen sind. Entfernen Sie zuerst auf dem Reiter Zeiten / Material alle Positionen, danach lässt sich der Servicefall löschen.
• Löschen ist endgültig. Gelöschte Datensätze gehen unwiederbringlich verloren. Das Programm fragt vor dem Löschen sicherheitshalber nach.
• Servicebericht wird nicht sofort versendet. Nach dem Abschließen wird der Servicereport in den folgenden Minuten verarbeitet und dann per E-Mail an den Kunden versendet.
• Die Symbolleiste ändert sich beim Reiterwechsel. Das ist beabsichtigt: F6 heißt je nach Reiter Drucken, Maschinen, Paketaufk. oder Terminp.; auf den Reitern Zeiten / Material und Termine heißt F3 Ändern, auf Zeiten / Material heißen F7 und F8 zusätzlich Angebot Add und Auftrag Add.
• Es lässt sich nur ein Angebot je Servicefall erzeugen. Ist im Feld Angebotsnr. bereits eine Nummer eingetragen, meldet das Programm „Angebot wurde schon angelegt!".
• Das Fenster „Serviceverwaltung" hat keine Menüleiste. Alle Funktionen liegen auf der Symbolleiste, im Statusbereich, auf den Reitern und in der Fußzeile. Die Untermasken haben dagegen meist die Menüs „Datei" und „Datensatz".
• Weiterleitung. Mit den Schaltflächen Weiterleitung (Vertrieb, Innendienst, Techniker) geben Sie den Fall an die zuständige Stelle weiter; die Weiterleitung wird im Logbuch dokumentiert und das jeweilige Kennzeichen gesetzt.