emis.suche – Anwenderhandbuch

Programm: emis.suche Version: 2026.7.1 Stand: 10.08.2026

1. Überblick

emis.suche ist der Erinnerungs- und Anrufmelder von emis. Das Programm hat kein eigenes Hauptfenster, sondern läuft ständig im Hintergrund und zeigt sich nur als kleines Symbol im Infobereich der Taskleiste (rechts neben der Uhr).

emis.suche erledigt vier Aufgaben:

1. Wiedervorlagen überwachen. Das Programm prüft laufend, ob für Sie Wiedervorlagetermine fällig sind, öffnet die Erinnerungsfenster und stellt die Tabelle „Suche nach Wiedervorlagetermine …" mit allen offenen Aufgaben bereit. Dort können Sie Aufgaben erledigen, verschieben, bearbeiten, drucken und neue Wiedervorlagen anlegen.
2. Termine des Terminplaners melden. Termine mit gesetzter Erinnerung werden zur eingestellten Vorwarnzeit als Terminerinnerung eingeblendet.
3. Eingehende Anrufe anzeigen. Meldet emis.tapi einen ankommenden Anruf, öffnet emis.suche das große Anruferfenster mit Firma, Ansprechpartner, Kundenstatus und den letzten Telefonaten. Von dort aus legen Sie Gesprächsnotiz, Wiedervorlage oder Ticket an.
4. Hinweise einblenden. Neue E-Mails, neue Chat-Nachrichten, Notizzettel („PostIT") und nicht versendete E-Mails im Postausgang meldet emis.suche als Windows-Kurzinfo (emis.toasts).

Abgrenzung zu benachbarten Programmen

Programm	Aufgabe
emis.tapi	Verbindet emis mit der Telefonanlage, wählt Nummern und erkennt ankommende Anrufe. emis.tapi meldet den Anruf an emis.suche, das daraufhin das Anruferfenster öffnet
Anrufmonitor	Auswertung aller bereits geführten Telefonate mit Filtern, Druck und Export
emis.wiedervorlagen	Die große Wiedervorlagen-Übersicht im emis.crm mit Selektion, ToDo-Flächen und Auswertungen. emis.suche zeigt dagegen nur die fälligen Aufgaben des angemeldeten Anwenders
Quick-WV	Die Maske „Wiedervorlage setzen", mit der neue Wiedervorlagen erfasst werden

2. Programmstart

emis.suche wird automatisch gestartet und muss von Ihnen nicht aufgerufen werden:

• Beim Anmelden am emis.startmenü startet emis das Programm mit, sofern es noch nicht läuft.
• Auch das emis.auswahlmenü startet emis.suche beim Öffnen nach, falls es fehlt.
• Zusätzlich legt emis nach einem Update eine Verknüpfung im Windows-Autostart an, damit emis.suche schon beim Anmelden am PC bereitsteht.

Sie erkennen das laufende Programm am Symbol „i" im Infobereich der Taskleiste. Zeigen Sie mit der Maus darauf, erscheint der Hinweis „EMIS Wiedervorlage suche …".

Sind unerledigte Aufgaben vorhanden, wechselt das Symbol laufend die Farbe. Sobald alles erledigt ist, steht es wieder still.

Hinweis: Beenden Sie emis.suche nur, wenn Sie ausdrücklich dazu aufgefordert werden. Ohne das Programm erhalten Sie keine Wiedervorlage-Erinnerungen und kein Anruferfenster mehr.

3. Das Symbol im Infobereich

Das Symbol ist die einzige ständig sichtbare Oberfläche des Programms.

Bedienung	Wirkung
Doppelklick mit der linken Maustaste	Öffnet die Tabelle „Suche nach Wiedervorlagetermine …" (Abschnitt 5.2)
Klick mit der rechten Maustaste	Öffnet das Kontextmenü (Abschnitt 5.1)
Mauszeiger darauf stehen lassen	Zeigt den Hinweis „EMIS Wiedervorlage suche …"

4. Arbeitsabläufe

4.1 Fällige Aufgaben ansehen und erledigen

1. Doppelklicken Sie auf das Symbol im Infobereich. Die Tabelle „Suche nach Wiedervorlagetermine …" öffnet sich und zeigt alle Wiedervorlagen, die an Sie gerichtet, noch nicht erledigt und bereits fällig sind.
2. Markieren Sie eine Zeile. Unterhalb der Tabelle erscheinen Betreff und Bemerkung des Datensatzes.
3. Ist die Aufgabe abgearbeitet, klicken Sie auf Erledigt. Die Wiedervorlage verschwindet beim nächsten Aktualisieren aus der Liste.
4. Mit F4 oder der letzten Schaltfläche der Symbolleiste schließen Sie die Tabelle. Das Programm bleibt im Infobereich aktiv.

4.2 Eine Aufgabe auf später verschieben

1. Markieren Sie die Zeile in der Tabelle.
2. Klicken Sie unten rechts auf 5 Minuten – der Termin wird um fünf Minuten nach hinten gelegt.
3. Für einen anderen Zeitpunkt öffnen Sie mit dem kleinen Pfeil rechts daneben das Auswahlmenü (Abschnitt 5.4) und wählen z. B. „2 Stunden", „Morgen 8 Uhr" oder „3 Monate".

Uhrzeiten des heutigen Tages, die bereits vorbei sind, sind grau und nicht auswählbar.

4.3 Eine Wiedervorlage bearbeiten

1. Doppelklicken Sie in der Tabelle auf die gewünschte Zeile – oder markieren Sie die Zeile und drücken F3. Das Fenster „Wiedervorlage bearbeiten…" öffnet sich (Abschnitt 5.3).
2. Ändern Sie Betreff, Kategorie, Bemerkung, Erinnerungs- und Fälligkeitsdatum, Priorität oder den zuständigen Mitarbeiter.
3. F4 (Symbolleiste ganz rechts) speichert und schließt das Fenster.

Betreff und ein gültiges Erinnerungsdatum sind Pflicht. Ist in Ihrer emis-Umgebung die Kategorie als Pflichtfeld eingestellt, muss auch „Kategorie / Aufgabe" gefüllt sein.

4.4 Eine neue Wiedervorlage anlegen

1. Klicken Sie in der Symbolleiste der Tabelle auf Neue Wiedervorlage erstellen.
2. Suchen Sie im Fenster „Adresse suchen …" (Abschnitt 5.9) die Adresse, zu der die Wiedervorlage gehört, und bestätigen Sie mit F4 - Weiter.
3. Es öffnet sich die emis-Maske „Wiedervorlage setzen". Sie ist im Handbuch Quick-WV beschrieben.

4.5 Eine Wiedervorlage drucken

1. Markieren Sie die Zeile in der Tabelle und drücken F6 bzw. klicken Sie auf Aktuelle Wiedervorlage drucken.
2. Es erscheint die Druckvorschau „emis - CRViewer.NET" (Abschnitt 5.7).
3. Über die Drucker-Schaltfläche links oben geben Sie das Blatt aus.

Dieselbe Vorschau erhalten Sie im Fenster „Wiedervorlage bearbeiten…" über die Schaltfläche Druckt die aktuelle Wiedervorlage….

4.6 Auf eine Erinnerung reagieren

Wird ein Wiedervorlagetermin fällig, öffnet emis.suche von sich aus das Fenster „Wiedervorlage Termin!" (Abschnitt 5.19) und – falls eingeschaltet – zusätzlich eine Windows-Kurzinfo. Sie können die Aufgabe dort direkt als Erledigt kennzeichnen oder über Erneut erinnern in… verschieben.

4.7 Einen eingehenden Anruf bearbeiten

1. Klingelt das Telefon, öffnet emis.suche das Fenster „Anruf von…" (Abschnitt 5.11).
2. Oben sehen Sie Firmenbezeichnung, Ansprechpartner, Rufnummer, Datum/Uhrzeit und den Kundenstatus, unten die letzten 14 Telefonate mit diesem Kunden.
3. Mit F4 - Ja öffnen Sie die Kundenakte im emis.crm, mit F3 - Nein schließen Sie das Fenster.
4. Über die Symbolleiste legen Sie direkt eine Gesprächsnotiz, eine Wiedervorlage oder ein Ticket an.

Wird der Anrufer nicht gefunden, zeigt das Fenster „Anrufer nicht gefunden!" und bietet an, die Rufnummer einem Ansprechpartner zuzuordnen (Abschnitt 5.12). Ruft eine Kollegin oder ein Kollege intern an, erscheint statt der Firma der Eintrag „Intern" mit Namen und Foto aus dem Personalstamm (Abschnitt 5.13).

4.8 Eine Rufnummer von Hand wählen

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol im Infobereich.
2. Wählen Sie Von „Hand" wählen….
3. Geben Sie die Rufnummer ein und bestätigen Sie mit F4 - OK. emis.tapi baut die Verbindung auf.

Die zuletzt eingegebene Nummer wird beim nächsten Aufruf wieder vorgeschlagen.

4.9 Erinnerungen und Meldungen einstellen

1. Öffnen Sie die Tabelle „Suche nach Wiedervorlagetermine …".
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Konfiguration.
3. Stellen Sie im Fenster „Konfiguration…" (Abschnitt 5.8) den Suchabstand in Minuten sowie die gewünschten Meldungen ein.
4. F4 - Weiter übernimmt die Einstellungen, F3 - Abbruch verwirft sie.

Ob die Kurzinfos von emis.toasts überhaupt angezeigt werden, schalten Sie im Kontextmenü des Symbols mit emis.toasts Nachrichten anzeigen J/N ein und aus.

5. Masken-Referenz

5.1 Kontextmenü des Symbols im Infobereich

Das Menü erscheint beim Klick mit der rechten Maustaste auf das Symbol.

Menüpunkt	Bedeutung
emis.autostarter öffnen	Öffnet das Programm „emis.autostarter", mit dem festgelegt wird, welche emis-Programme beim Anmelden automatisch starten. Der Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn Sie im Personalstamm die Berechtigung „Vollzugriff" besitzen
emis.tapi öffnen	Startet die Anrufleiste emis.tapi, sofern sie noch nicht läuft
Anrufmonitor	Öffnet den Anrufmonitor; läuft er bereits, wird er in den Vordergrund geholt und aktualisiert
TAPI Konfiguration	Startet die Einrichtung der Telefonanbindung (beschrieben in emis.konfiguration). Nur sichtbar mit der Berechtigung „Vollzugriff"
emis.toasts Nachrichten anzeigen J/N	Schaltet die Windows-Kurzinfos für neue E-Mails, Termine und Wiedervorlagen ein und aus. Der Haken zeigt den aktuellen Zustand
emis.chat öffnen	Öffnet das Modul emis.chat
Wiedervorlage Erinnerung in Taskleiste anzeigen	Legt fest, ob das Erinnerungsfenster „Wiedervorlage Termin!" zusätzlich als eigener Eintrag in der Taskleiste erscheint. Der Haken zeigt den aktuellen Zustand
WV-Tabelle öffnen	Öffnet die Tabelle „Suche nach Wiedervorlagetermine …" (Abschnitt 5.2)
Von „Hand" wählen…	Öffnet die Abfrage für eine frei eingegebene Rufnummer (Abschnitt 5.10)
Beenden	Beendet emis.suche und entfernt das Symbol aus dem Infobereich

5.2 Suche nach Wiedervorlagetermine …

Die Tabelle zeigt alle Wiedervorlagen, die an Sie gerichtet, noch offen und bereits fällig sind. Das Fenster besitzt keine Windows-Titelleiste – verschieben lässt es sich, indem Sie die dunkle Kopfzeile mit gedrückter Maustaste ziehen.

Kopfzeile

Bereich	Bedeutung
Symbol und Name links oben	Angemeldeter emis-Anwender. Das Symbol dient nur der Anzeige und lässt sich nicht anklicken
Text in der Mitte	Anzahl der offenen Aufgaben, z. B. „Sie haben 10 unerledigte Aufgaben!". Sind keine offen, steht dort „Keine unerledigten Aufgaben!"
Version	Programmversion von emis.suche

Symbolleiste (rechts oben, von links nach rechts)

Schaltfläche	Wirkung
Öffnet ein zugeordnetes Objekt (Angebot, Auftrag, Bestellung, Email, Termin, Artikel und Ticket)	Springt zum Vorgang, auf den sich die markierte Wiedervorlage bezieht. Nur sichtbar, wenn ein solcher Vorgang zugeordnet ist
Belege zum Auftrag, Angebot oder Bestellung anzeigen…	Öffnet das Fenster „Belege" (Abschnitt 5.6). Nur sichtbar, wenn ein Angebot, Auftrag oder eine Bestellung zugeordnet ist
Tabelle aktualisieren	Liest die Liste neu ein und aktualisiert die Anzahl der offenen Aufgaben
Neue Wiedervorlage erstellen	Öffnet „Adresse suchen …" (Abschnitt 5.9) und anschließend die Maske „Wiedervorlage setzen"
Speichert die Fensterposition und das Tabellenlayout	Merkt sich Größe und Position des Fensters sowie Spaltenbreiten und -reihenfolge
Konfiguration	Öffnet das Fenster „Konfiguration…" (Abschnitt 5.8)
Dieses Fenster wird von emis in den Vordergrund gestellt! Mit dieser Funktion können Sie dieses Fenster wieder in den Hintergrund stellen!	Hebt die Einstellung „immer im Vordergrund" für dieses Fenster auf
F3 - Wiedervorlage ändern…	Öffnet „Wiedervorlage bearbeiten…" für die markierte Zeile (Abschnitt 5.3)
F6 - Aktuelle Wiedervorlage Drucken	Öffnet die Druckvorschau der markierten Wiedervorlage (Abschnitt 5.7)
F4 - Fenster schliessen	Schließt die Tabelle; emis.suche läuft weiter

Spalten der Tabelle

Spalte	Inhalt
P:	Priorität als farbiges Feld – rot = Hoch, orange = Normal, blau = Niedrig
Für den:	Datum und Uhrzeit, zu der erinnert wird
Betreff:	Kurztext der Wiedervorlage
Bemerkungen:	Ausführlicher Text
Kategorie / Aufgabe:	Zugeordnete Kategorie
Firmenbezeichnung:	Adresse, zu der die Wiedervorlage gehört. Über die „…"-Schaltfläche in der Zelle öffnen Sie die Kundenakte im emis.crm
Ansprechpartner:	Hinterlegter Ansprechpartner
Erl.:	Kennzeichen „erledigt"
Fällig bis:	Fälligkeitsdatum
EA:	Kennzeichen, ob die Wiedervorlage aus einem Auftrag stammt
M:	Mandantennummer des Auftrags
Projektnummer: / Projektbezeichnung:	Zugeordnetes Projekt. Über die „…"-Schaltfläche in der Zelle öffnen Sie die Projektverwaltung
P.Status:	Status des Projekts, farbig hinterlegt
EMISNummer	Interne Adressnummer

Fußzeile

Bereich / Schaltfläche	Bedeutung
Textfeld über der Bemerkung	Betreff der markierten Wiedervorlage
Großes Textfeld darunter	Bemerkung der markierten Wiedervorlage
5 Minuten	Verschiebt die markierte Wiedervorlage um fünf Minuten
Pfeil neben „5 Minuten"	Öffnet das Auswahlmenü mit weiteren Zeitspannen (Abschnitt 5.4)
Erledigt	Setzt die markierte Wiedervorlage auf „erledigt". Stammt sie von einer anderen Person, erhält diese eine Rückmeldung

Tastenkürzel und Mausbedienung

Eingabe	Wirkung
F3	Wiedervorlage ändern
F4	Fenster schließen
F6	Aktuelle Wiedervorlage drucken
Doppelklick auf eine Zeile	Öffnet „Wiedervorlage bearbeiten…". Ist in Ihrer emis-Umgebung die entsprechende Systemvariable gesetzt, wird stattdessen die Kundenakte im emis.crm geöffnet

5.3 Wiedervorlage bearbeiten…

Das Fenster zeigt eine einzelne Wiedervorlage vollständig. Pflichtfelder sind gelb hinterlegt.

Symbolleiste (rechts oben, von links nach rechts)

Schaltfläche	Wirkung
Anrufen…	Wählt die Telefonnummer des zugeordneten Kunden bzw. Ansprechpartners über emis.tapi. Nur sichtbar, wenn der Wiedervorlage ein Beleg zugeordnet ist
Nützen Sie Ihr Mobiltelefon als Mikrofon um die Bemerkung einzufügen.	Startet die emis.spracheingabe; der diktierte Text wird in das Feld „Bemerkung" übernommen
Auftrag / Angebot / Bestellung öffnen	Öffnet den Beleg, auf den sich die Wiedervorlage bezieht, und setzt sie dabei auf „erledigt". Nur sichtbar, wenn ein Beleg zugeordnet ist
Belege zum Auftrag, Angebot oder Bestellung anzeigen…	Öffnet das Fenster „Belege" (Abschnitt 5.6)
Druckt die aktuelle Wiedervorlage…	Öffnet die Druckvorschau (Abschnitt 5.7)
Dieses Fenster wird von emis in den Vordergrund gestellt! …	Stellt das Fenster wieder in den Hintergrund
Kundenakte öffnen und dieses Fenster schließen	Speichert, öffnet die Adresse im emis.crm und schließt das Fenster
Kundenakte öffnen und dieses Fenster in den Hintergrund setzen	Speichert, öffnet die Adresse im emis.crm, lässt das Fenster aber geöffnet
F4 - Speichern und Fenster schliessen	Speichert die Änderungen und schließt das Fenster

Felder

Feld / Schaltfläche	Bedeutung
Betreff:	Kurztext der Wiedervorlage – Pflichtfeld
Kategorie / Aufgabe:	Auswahlliste der Kategorien. In manchen emis-Umgebungen Pflichtfeld (dann gelb hinterlegt)
Bemerkung:	Ausführlicher Text. Beim Abschließen trägt emis hier automatisch „Wiedervorlage wurde abgeschlossen am … von …" nach
Firmenbezeichnung:	Adresse der Wiedervorlage; die „…"-Schaltfläche öffnet die Kundenakte im emis.crm
Ansprechpartner:	Hinterlegter Ansprechpartner
Gesendet am: / Gesendet um:	Zeitpunkt, zu dem die Wiedervorlage angelegt wurde
Projekt Nr.:	Projektnummer; die „…"-Schaltfläche öffnet „Bitte Projekt auswählen…" (Abschnitt 5.5)
Projekt Beschreibung:	Beschreibung des Projekts; die „…"-Schaltfläche öffnet das Projekt in der Projektverwaltung
Prio: Hoch / Normal / Niedrig	Priorität; bestimmt die Farbe in der Spalte „P:" der Tabelle
von Mitarbeiter:	Absender der Wiedervorlage
Schaltfläche zwischen den beiden Feldern	Tauscht „von Mitarbeiter" und „an Mitarbeiter"
an Mitarbeiter:	Zuständige Person
Erinnern am: / um:	Zeitpunkt der Erinnerung – Pflichtfeld. Über das Kalendersymbol wählen Sie das Datum, die Uhrzeit aus der Auswahlliste
Fällig am:	Fälligkeitsdatum. Bleibt es leer, übernimmt emis das Erinnerungsdatum
5 Minuten (mit Pfeil)	Verschiebt den Erinnerungszeitpunkt; das Auswahlmenü entspricht Abschnitt 5.4
Erledigt	Kennzeichnet die Wiedervorlage beim Speichern als erledigt

Tastenkürzel: F4 speichert und schließt das Fenster.

Hinweis: Wird die Wiedervorlage währenddessen an einem anderen Arbeitsplatz erledigt, meldet emis „Diese Wiedervorlage wurde erledigt!" und schließt das Fenster nach fünf Sekunden. Mit „Nein" bleibt es geöffnet.

5.4 Auswahlmenü „Erneut erinnern in…"

Das Menü öffnet sich über den Pfeil neben der Schaltfläche 5 Minuten und verschiebt den Erinnerungszeitpunkt der markierten Wiedervorlage.

Gruppe	Einträge
Minuten und Stunden	10 Minuten, 30 Minuten, 1 Stunde, 2 Stunden, 4 Stunden, 24 Stunden
Feste Uhrzeiten heute	Heute 8 Uhr, Heute 10 Uhr, Heute 12 Uhr, Heute 14 Uhr, Heute 16 Uhr
Feste Uhrzeiten morgen	Morgen 8 Uhr, Morgen 10 Uhr, Morgen 12 Uhr, Morgen 14 Uhr, Morgen 16 Uhr
Tage	2 Tage, 4 Tage, 8 Tage, 15 Tage, 30 Tage
Monate	3 Monate, 6 Monate, 9 Monate, 12 Monate

Bereits vergangene Uhrzeiten des heutigen Tages sind grau und nicht auswählbar. Die Schaltfläche selbst verschiebt um 5 Minuten.

5.5 Bitte Projekt auswählen…

Die Maske erscheint über die „…"-Schaltfläche neben „Projekt Nr.:" und dient dazu, der Wiedervorlage ein Projekt zuzuordnen.

Bereich / Schaltfläche	Bedeutung
Baumstruktur (links)	Projektordner; „Nicht zugeordnet" enthält Projekte ohne Ordner
Projektbeschreibung (links unten)	Beschreibungstext des markierten Projekts
Suchen nach Projektnr. / Projektbes. / Projektleiter / Such. EMIS# o. Firma	Filterfelder für die Liste
Nur offene	Blendet abgeschlossene Projekte aus
Symbole über der Liste	Liste drucken, nach Excel exportieren, Tabellenlayout löschen bzw. speichern
Liste (P. Nr., Projektbeschreibung, Projektleiter, EMISNummer, Firmenbezeichnung …)	Gefundene Projekte
Projektstart / Projektende / Projektleiter / Projektstatus / EMISNummer / Firmenbezeichnung / Sonstiges 1–6 / Projektverzeichnis	Angaben zum markierten Projekt
Ändern	Öffnet das markierte Projekt zur Bearbeitung
Hinzufügen	Legt ein neues Projekt an
Löschen	Löscht das markierte Projekt
Ordner-Schaltfläche	Öffnet das hinterlegte Projektverzeichnis
F3 - Abbruch	Schließt die Maske, ohne ein Projekt zu übernehmen
F4 - Weiter	Übernimmt das markierte Projekt in die Wiedervorlage

5.6 Belege

Die Schaltfläche Belege zum Auftrag, Angebot oder Bestellung anzeigen… öffnet das Fenster „Belege zum Auftrag: <Nr.>" (bzw. „Belege zum Angebot: …" / „Belege zur Bestellung: …"). Es zeigt alle zu diesem Vorgang archivierten Ausdrucke. Ist der Auftrag aus einem Angebot entstanden, lautet der Fenstertitel „Belege zum Angebot: … und zum Auftrag: …" und die Liste enthält die Belege beider Vorgänge. Das Fenster hat keine Menüleiste.

Bereich / Schaltfläche	Bedeutung
Liste „Belege:"	Alle archivierten Belege des Vorgangs, nach Zeitpunkt aufsteigend sortiert. K: Belegart (z. B. LI = Lieferschein, RE = Rechnung, AG = Angebot, BB = Bestellung), Datum: Tag der Ausgabe, A: Ausgabeart (D = Druck, E = E-Mail, F = Fax), Anwender: Person, die den Beleg erzeugt hat. Ein Klick auf einen Spaltenkopf sortiert die Liste nach dieser Spalte um, ein zweiter Klick kehrt die Reihenfolge um
Textfeld unter der Liste	Bemerkungen zum markierten Beleg: Auftragstext, Netto- und Bruttobetrag sowie Lieferanschrift
Vorschau „Beleg:"	Zeigt den markierten Beleg als PDF
Symbolleiste über der Vorschau (von links nach rechts)	PDF Drucken, PDF nach links drehen, PDF nach rechts drehen, Vergrößern, Verkleinern, Fit Height (Seitenhöhe einpassen), Fit Width (Seitenbreite einpassen), Zur Seite 1, Eine Seite zurück, Eine Seite vor, Zur letzten Seite
Doppelklick auf eine Zeile	Öffnet den markierten Beleg außerhalb von emis im zugehörigen Anzeigeprogramm (PDF-Betrachter, bei eingescannten Belegen das für den Dateityp eingetragene Programm, bei Faxen der Fax-Betrachter)
Worddokument öffnen	Erscheint nur bei Belegen, hinter denen ein Word-Dokument statt einer PDF steht, und öffnet dieses in Word

Fehlt die archivierte Datei zu einem Eintrag im Ablageverzeichnis, meldet emis „Kann Datei '…' nicht finden!" und die Vorschau bleibt leer. Der Eintrag in der Liste bleibt erhalten – wenden Sie sich in diesem Fall an Ihre Systembetreuung.

Dieselbe Maske wird auch von der Wiedervorlagen-Übersicht im emis.crm verwendet (emis.wiedervorlagen, Abschnitt 5.8).

5.7 Druckvorschau „Wiedervorlage"

Das Einzelblatt gibt die markierte Wiedervorlage vollständig aus: Firmenbezeichnung, Ansprechpartner, „EMIS Nr.", Von-/An-Mitarbeiter, Erstell-, Erinnerungs- und Fälligkeitstermin, Erledigt-Status, Projektnummer sowie die Mitteilung.

Bereich / Schaltfläche	Bedeutung
Drucker-Schaltfläche (links oben)	Gibt den Bericht über den Windows-Druckdialog aus
Disketten-Schaltfläche	Speichert den Bericht als Datei
Kopier- und Exportsymbole	Übernehmen den Bericht in andere Formate
Suchfeld „Geben Sie den zu suchen"	Sucht Text im Bericht
Pfeile und Seitenzahl „1 / 1"	Blättert zwischen den Berichtsseiten
100 % / 150 % / 200 % / Ganze Höhe / Ganze Breite	Zoomstufe der Vorschau
Reiter „Vorschau"	Zeigt den Bericht; unten stehen „Seite 1 von 1" und „Hauptbericht"
Zoom-Regler unten rechts	Freie Zoomstufe

5.8 Konfiguration…

Über die Schaltfläche Konfiguration der Wiedervorlagen-Tabelle stellen Sie ein, wie oft und wie auffällig emis.suche Sie erinnert.

Bedienelement	Bedeutung
Schieberegler „Suche nach Wiedervorlagetermine in Minuten"	Abstand, in dem emis.suche die Tabelle der fälligen Aufgaben von sich aus einblendet. Der Wert rechts zeigt die eingestellten Minuten; 0 schaltet das automatische Einblenden ab
Fenster mit Focus	Erinnerungsfenster erscheinen im Vordergrund und übernehmen die Tastatureingabe
Ballon-Info alle 30 Minuten	Zeigt in festen Abständen eine Kurzinfo mit der Anzahl der offenen Aufgaben
Sound	Spielt beim Erinnern einen Signalton ab
Wiedervorlagen-PopUps	Schaltet die Erinnerungsfenster für Ihren Benutzer ein und aus
Emailversand überprüfen	Meldet E-Mails, die zu lange im Postausgang, im Ordner „Wird gesendet" oder „Fehler" liegen
F3 - Abbruch	Schließt die Maske, ohne zu speichern
F4 - Weiter	Übernimmt alle Einstellungen

Menü „Datei"

Menüpunkt	Bedeutung
Abbruch (F3)	Wie die Schaltfläche „F3 - Abbruch"
Weiter (F4)	Wie die Schaltfläche „F4 - Weiter"

5.9 Adresse suchen …

Die Adresssuche ist eine programmübergreifende emis-Maske. Sie erscheint, wenn Sie in der Wiedervorlagen-Tabelle eine neue Wiedervorlage anlegen oder im Anruferfenster einen Anrufer einem Ansprechpartner zuordnen.

Bereich / Schaltfläche	Bedeutung
Menü „Datei"	Fensterposition speichern, Suche starten, Abbruch, Weiter
Menü „Datensatz"	Blättert zum ersten, vorherigen, nächsten bzw. letzten Datensatz
Trefferliste (EMIS Nr., Firmenbezeichnung 1/2, Straße, PLZ, Ort, Anrede, Vorname, Nachname, Kundennr., Lieferantennr., Matchcode …)	Gefundene Adressen und Ansprechpartner
Symbole über der Liste	Liste drucken, nach Excel exportieren, Tabellenlayout löschen bzw. speichern
Suchbegriffe (getrennt durch Leerzeichen)	Suchfeld. Gesucht wird u. a. in EMISNummer, Kunden- und Lieferantennummer, Firmenbezeichnung, Matchcode, PLZ, Ort, Straße, Adressgruppe, Anrede, Vor- und Nachname, Telefon, Telefax, Stamm-Rufnummer, Mobiltelefon, E-Mail und URL
Joker „*"	Stellen Sie dem Suchbegriff ein * voran, wenn er nicht am Anfang des Feldes steht; _ steht für ein Leerzeichen
Blätter-Schaltflächen rechts	Erster, vorheriger, nächster, letzter Datensatz
Firmenlogo / Ansprechpartner Bild	Bilder zum markierten Datensatz
F6 - Suche starten	Startet die Suche
neue Adresse anlegen / neuen Ansprechpartner anlegen	Legt eine Adresse bzw. einen Ansprechpartner an
F7 - Erweiterte Suche	Wechselt zur Suche über einzelne Felder
Hilfe	Öffnet die emis-Hilfe
F3 - Abbruch	Schließt die Maske ohne Übernahme
F4 - Weiter	Übernimmt die markierte Adresse

5.10 Von „Hand" wählen…

Bedienelement	Bedeutung
Eingabefeld „Bitte Telefonnummer eingeben!"	Rufnummer, die gewählt werden soll. Vorbelegt ist die zuletzt eingegebene Nummer
F3 - Abbrechen	Bricht ab, es wird nicht gewählt
F4 - OK	Übergibt die Nummer an emis.tapi und baut die Verbindung auf

5.11 Anruf von… (bekannter Anrufer)

Das Fenster erscheint automatisch, sobald emis.tapi einen ankommenden Anruf meldet.

Symbolleiste (rechts oben, von links nach rechts)

Schaltfläche	Wirkung
Servicefall anlegen / WK-Aufträge	Legt einen Servicefall an. Gibt es zum Anrufer offene Werkstattaufträge, heißt die Schaltfläche „WK-Aufträge" und öffnet die Liste aus Abschnitt 5.16
Zurückrufen…	Wählt die angezeigte Rufnummer über emis.tapi
Ticket erstellen…	Legt ein Ticket zum Anrufer an; zuvor wählen Sie den Ansprechpartner aus (Abschnitt 5.17). Anschließend öffnet emis das neue Ticket
Wiedervorlage erstellen…	Öffnet die Maske „Wiedervorlage setzen" mit Rufnummer und Zeitpunkt als Vorgabe
F5 - Gesprächsnotiz erstellen…	Öffnet die Maske „Gesprächsnotiz hinzufügen …" mit Anrufdatum, Anrufer und Rufnummer als Vorgabe (Abschnitt 5.20)
Anruferinformationen in die Zwischenablage kopieren…	Kopiert Firmenbezeichnung, Ansprechpartner, Rufnummer, Datum/Zeit und Kundenstatus als Text
Anrufmonitor öffnen…	Öffnet den Anrufmonitor
Speichert die Fensterposition, Rechtsklick löscht die Fensterposition	Merkt sich die Bildschirmposition des Anruferfensters; mit der rechten Maustaste wird sie wieder verworfen
Konfiguration	Legt fest, nach wie vielen Minuten sich das Anruferfenster von selbst schließt (Abschnitt 5.15)
F4 - Kunden öffnen und Fenster schliessen…	Öffnet die Kundenakte im emis.crm und schließt das Anruferfenster
F3 - Fenster schliessen	Schließt das Anruferfenster
Auftragsschnellerfassung…	Öffnet die Auftragsschnellerfassung mit dem Anrufer als Kunden. Nur in dafür eingerichteten emis-Umgebungen sichtbar
Bild aus dem Internet holen (Xing.de)	Sucht ein Bild zum Ansprechpartner im Internet

Felder und Schaltflächen

Bereich	Bedeutung
Anwendername links oben	Angemeldeter emis-Anwender
Firmenbezeichnung:	Adresse des Anrufers. Die „…"-Schaltfläche öffnet die Kundenakte im emis.crm. Bei Kunden, die als „End of Life" gekennzeichnet sind, ist das Feld rot hinterlegt
Ansprechpartner:	Erkannter Ansprechpartner. Steht dort „Zentrale" oder „Unbekannt", erscheint zusätzlich die Schaltfläche Ansprechpartner anlegen
EMIS #:	Interne Adressnummer
Telefonnummer:	Rufnummer des Anrufers. Ein Doppelklick öffnet die manuelle Nummernzuordnung (Abschnitt 5.14)
Datum / Zeit:	Zeitpunkt des Anrufs
Kundenstatus:	Status der Adresse, farbig hinterlegt
anzeigen?	Frage, ob die Kundenakte geöffnet werden soll
F3 - Nein	Schließt das Fenster, ohne die Kundenakte zu öffnen
F4 - Ja	Öffnet die Kundenakte im emis.crm und schließt das Fenster
Bildbereich links	Foto des Ansprechpartners bzw. Firmenlogo, sofern hinterlegt
Liste „Letzten 14 Anrufe von …"	Die letzten Telefonate mit dieser Adresse (Datum, Zeit, Anwender, Firma, ASP, AL = an-/abgehend, Rufnummer, Verb., Richtung, Erl., Dauer, Nstl.). Anrufe von heute, gestern und vorgestern sind farblich hervorgehoben

Tastenkürzel: F3 schließt das Fenster, F4 öffnet die Kundenakte, F5 legt eine Gesprächsnotiz an.

5.12 Anruf von… (Anrufer nicht gefunden)

Findet emis zu der Rufnummer keine Adresse, zeigt das Fenster „Anrufer nicht gefunden!". Statt des Ansprechpartners steht unter Anruf aus: der anhand der Vorwahl ermittelte Ort bzw. das Mobilfunknetz, als EMIS-Nummer erscheint die Sammelnummer 999999999.

Zusätzliche Schaltfläche	Wirkung
Ansprechpartner zuordnen	Öffnet „Adresse suchen …" (Abschnitt 5.9). Nach der Auswahl wird die Rufnummer dem gewählten Ansprechpartner dauerhaft zugeordnet, und das Fenster zeigt Firma und Ansprechpartner an
F3 - Schließen	Schließt das Fenster

Ist in Ihrer emis-Umgebung ein KlickTel-Server eingerichtet, sucht emis zusätzlich in der KlickTel-Datenbank. In diesem Fall erscheinen im Fenster die Liste „In KlickTel gefundene Einträge" sowie die Schaltflächen F6 - Suche erweitern (sucht mit einer schrittweise gekürzten Rufnummer weiter), F7 - Klickteladresse anlegen (übernimmt den markierten KlickTel-Eintrag als neue Adresse) und F2 - Adresse manuell anlegen.

5.13 Anruf von… (interner Anruf)

Ruft eine Kollegin oder ein Kollege aus dem eigenen Haus an, erkennt emis die Durchwahl aus dem Personalstamm. Als Firmenbezeichnung steht „Intern", das Feld daneben heißt Kollegin/Kollege und zeigt den Namen; darunter erscheint das im Personalstamm hinterlegte Foto. Die Liste zeigt die letzten 14 Anrufe dieser Person. Es gibt nur die Schaltfläche F3 - Schließen; Kundenstatus und Ticket-Schaltfläche entfallen.

5.14 Manuelle Telefonnummernzuordung

Die Maske erscheint beim Doppelklick auf das Feld „Telefonnummer:" im Anruferfenster. Damit ordnen Sie eine Rufnummer dauerhaft einem Ansprechpartner zu, sodass emis den Anrufer künftig sofort erkennt.

Bedienelement	Bedeutung
ASP Nr.:	Nummer des Ansprechpartners
Lupen-Schaltfläche	Öffnet „Adresse suchen …" (Abschnitt 5.9) zur Auswahl des Ansprechpartners
Telefonnummer:	Zuzuordnende Rufnummer, vorbelegt mit der Nummer des Anrufers
F3 - Abbruch	Schließt die Maske ohne Zuordnung
F4 - Weiter	Speichert die Zuordnung

Menü „Datei"

Menüpunkt	Bedeutung
Fensterposition speichern	Merkt sich Größe und Position der Maske
Abbruch (F3)	Wie die Schaltfläche „F3 - Abbruch"
Weiter (F4)	Wie die Schaltfläche „F4 - Weiter"

5.15 Anruferfenster – Konfiguration

Bedienelement	Bedeutung
Zahlenfeld „Nach wieviel Minuten soll das Anruferfenster automatisch geschlossen werden? 0 = Niemals"	Zeit in Minuten (0 bis 600), nach der sich das Anruferfenster von selbst schließt. Die Einstellung gilt für Ihren Benutzer
F3 - Abbrechen	Verwirft die Eingabe
F4 - OK	Übernimmt den Wert

5.16 Offene Werkstattaufträge zum Kunden…

Die Liste erscheint über die Schaltfläche WK-Aufträge des Anruferfensters, sofern zum Anrufer noch offene Werkstattaufträge vorhanden sind.

Bereich / Schaltfläche	Bedeutung
Liste (Nummer, Angelegt am, Fehlerbeschreibung, Status, Bearbeiter, Geräteart, Prio)	Alle nicht abgeschlossenen Werkstattaufträge des Anrufers
Doppelklick auf eine Zeile	Öffnet den Werkstattauftrag im Modul Werkstattauftrag
F4 - Weiter	Schließt die Liste

Mit F3 schließen Sie die Liste ebenfalls.

5.17 Ansprechpartner auswählen…

Die Maske erscheint, bevor aus dem Anruferfenster ein Ticket angelegt wird.

Bereich / Schaltfläche	Bedeutung
Firmenbezeichnung:	Adresse, zu der der Ansprechpartner gehört
Liste „Ansprechpartner:" (Anrede, Vorname, Nachname, Funktion, Abteilung)	Ansprechpartner der Adresse
Bildbereich rechts	Foto des markierten Ansprechpartners
Beide Schaltflächen unter dem Bild	Bild auswählen bzw. entfernen
Suchen nach Vorname / Suchen nach Nachname	Sprungfelder in die Liste
Plus-Schaltfläche	Legt einen neuen Ansprechpartner an
F3 - Abbruch	Übernimmt keinen Ansprechpartner; das Ticket wird trotzdem angelegt
F4 - Weiter	Übernimmt den markierten Ansprechpartner in das Ticket

Menü „Datei"

Menüpunkt	Bedeutung
Fensterposition speichern	Merkt sich Größe und Position der Maske
Sprungfeld ▸	Untermenü, siehe unten
Abbruch (F3)	Wie die Schaltfläche „F3 - Abbruch"
Weiter (F4)	Wie die Schaltfläche „F4 - Weiter"

Untermenü „Sprungfeld"

Menüpunkt	Bedeutung
Tabelle	Setzt den Eingabefokus in die Ansprechpartnerliste
Suchen nach Vorname	Setzt den Fokus in das Suchfeld „Vorname"
Suchen nach Nachname	Setzt den Fokus in das Suchfeld „Nachname"

Menü „Datensatz"

Menüpunkt	Bedeutung
erster Datensatz (Shift+F1)	Springt zum ersten Ansprechpartner
vorheriger Datensatz (Shift+F2)	Springt einen Eintrag zurück
nächster Datensatz (Shift+F3)	Springt einen Eintrag vor
letzter Datensatz (Shift+F4)	Springt zum letzten Ansprechpartner

Nach dem Anlegen meldet emis „Ticket Nr.: <Nr.> wurde angelegt!" und öffnet das neue Ticket im Modul Ticket.

5.18 Terminerinnerung

Ist im Terminplaner für einen Termin die Erinnerung mit Vorwarnzeit gesetzt, blendet emis.suche das Fenster „Terminerinnerung…" ein.

Bereich / Schaltfläche	Bedeutung
Anwendername links oben	Angemeldeter emis-Anwender
Betreff / Kunde:	Betreff des Termins
Ort:	Ort des Termins
Telefon:	Hinterlegte Telefonnummer
Telefon-Schaltfläche rechts daneben	Wählt die Nummer über emis.tapi
Ansprechpartner:	Ansprechpartner des Termins
Von: / Bis: / Am:	Beginn, Ende und Datum des Termins
Bemerkung:	Notiz zum Termin
F3 - Terminplaner öffnen (Symbolleiste)	Öffnet den Terminplaner
F2 - Adresse öffnen (Symbolleiste)	Öffnet die zugehörige Adresse im emis.crm
F4 - Fenster schliessen (Symbolleiste, rot)	Schließt die Erinnerung

5.19 Wiedervorlage Termin!

Wird ein Wiedervorlagetermin fällig, öffnet emis.suche dieses Erinnerungsfenster. Es zeigt die Wiedervorlage vollständig an und lässt sich sofort beantworten.

Bereich / Schaltfläche	Bedeutung
Erstellt am/um, von Mitarbeiter, an Mitarbeiter	Herkunft der Wiedervorlage
EMIS Nummer, Firmenbezeichnung, Ansprechpartner	Zugeordnete Adresse; die „…"-Schaltfläche öffnet die Kundenakte
Projekt Nr., Projekt Beschreibung	Zugeordnetes Projekt
Betreff, Bemerkung	Text der Wiedervorlage
Erinnern am / um	Nächster Erinnerungszeitpunkt
Erledigt	Kennzeichnet die Wiedervorlage beim Speichern als erledigt
Prio	Priorität als Farbpunkt
Erneut erinnern in… (5 Minuten mit Auswahlmenü)	Verschiebt den Termin; Zeitspannen wie in Abschnitt 5.4, aufgerundet auf 5 Minuten
Symbolleiste oben	Anrufen, Bild anzeigen bzw. aus dem Internet holen, Auftrag/Angebot/Bestellung öffnen, Belege anzeigen, Serviceplan öffnen, Kundenakte öffnen (im Hintergrund bzw. mit Schließen), Fensterposition speichern, Wiedervorlage drucken und F4 - Speichern und Fenster schliessen

Ob das Fenster zusätzlich in der Taskleiste erscheint, steuern Sie im Kontextmenü des Symbols über Wiedervorlage Erinnerung in Taskleiste anzeigen.

5.20 Gesprächsnotiz hinzufügen …

Die Maske erscheint über F5 - Gesprächsnotiz erstellen… im Anruferfenster. Anrufdatum, Anrufer und Rufnummer sind bereits im Text eingetragen, der Betreff steht auf „Telefonanruf", Ansprechpartner, EMIS-Nummer, Mitarbeiter, Datum und Uhrzeit sind vorbelegt. Der Fenstertitel nennt die Firma.

Bereich / Schaltfläche	Bedeutung
Menü „Datei"	Fensterposition speichern, Abbruch, Weiter
Symbolleiste links oben	Ausschneiden, Kopieren, Einfügen
Symbolleiste daneben (drei runde Symbole und rotes X)	Sprachnachricht aufnehmen, Aufzeichnung stoppen, Sprachnachricht wiedergeben, Sprachnachricht löschen
Grund des Gesprächs:	Auswahlliste der hinterlegten Gesprächsgründe
Gesprächsnotiz zusätzlich in folgende Kundenakten ablegen	Bis zu sieben weitere Adressen, in deren Akte die Notiz zusätzlich abgelegt wird
Betreff:	Kurztext – Pflichtfeld (gelb hinterlegt). Die beiden Schaltflächen rechts fügen den Betreff per Spracheingabe ein bzw. starten die Rechtschreibprüfung
Gesprächsnotiz:	Text der Notiz. Die Schaltflächen rechts daneben: Autotext einfügen, Rechtschreibprüfung, Notiz vorlesen lassen, Ticket anlegen, Text per Spracheingabe einfügen
Ansprechpartner:	Ansprechpartner des Gesprächs
Nächste Aktion durch:	Zuständige Person für die Folgeaktion
Projektstatus:	Status des zugeordneten Projekts
EMIS #:	Adressnummer; die „…"-Schaltfläche öffnet die Adresssuche
Mitarbeiter:	Verfasser der Notiz
Datum: / Uhrzeit:	Zeitpunkt des Gesprächs
B.Stufe:	Berechtigungsstufe der Notiz (1 = niedrig, 9 = hoch)
Projekt Nr.: / Projekt Beschreibung:	Zugeordnetes Projekt
Bewertung:	Einschätzung des Gesprächs (z. B. „neutral")
Terminplaner öffnen	Öffnet den Terminplaner
Dokumente	Hängt Dokumente an die Gesprächsnotiz
Wiedervorlage setzen	Öffnet die Maske „Wiedervorlage setzen" (Quick-WV)
Scannen	Startet den Scanvorgang und hängt das Ergebnis an
F3 - Abbruch	Verwirft die Notiz
F4 - Weiter	Speichert die Gesprächsnotiz in der Kundenakte

6. Häufige Fragen / Hinweise

Ich bekomme keine Erinnerungen mehr. Prüfen Sie, ob das Symbol „i" im Infobereich vorhanden ist. Fehlt es, melden Sie sich in emis neu an – emis.suche wird dann automatisch mitgestartet. Prüfen Sie außerdem im Fenster „Konfiguration…", ob Wiedervorlagen-PopUps eingeschaltet ist.

Die Tabelle mit den Aufgaben erscheint immer wieder von selbst. Das ist der eingestellte Suchabstand. Über Konfiguration verlängern Sie den Abstand oder schalten das automatische Einblenden mit dem Wert 0 ganz ab.

Das Anruferfenster bleibt zu lange stehen. Über die Schaltfläche Konfiguration im Anruferfenster legen Sie fest, nach wie vielen Minuten es sich selbst schließt. 0 bedeutet „niemals".

Der Anrufer wird nicht erkannt, obwohl die Adresse in emis steht. emis vergleicht die übermittelte Rufnummer mit den Feldern „Telefon" und „Mobiltelefon" der Ansprechpartner sowie mit „Telefon", „Telefon2", „Telefon3" und der Stammrufnummer der Adresse. Weicht die Schreibweise ab, ordnen Sie die Nummer über den Doppelklick auf das Feld „Telefonnummer:" dauerhaft einem Ansprechpartner zu (Abschnitt 5.14).

Was bedeuten die Farben in der Spalte „P:"? Rot = Priorität Hoch, Orange = Normal, Blau = Niedrig.

emis meldet „In Ihrem Postausgang befinden sich Emails die noch nicht versendet worden sind." emis.suche überwacht den E-Mail-Versand. Die Meldung weist darauf hin, dass der Dienst emis.smtp_mailer nicht läuft. Wenden Sie sich an Ihre Systembetreuung; die Überwachung selbst schalten Sie im Fenster „Konfiguration…" mit Emailversand überprüfen ab.

Meldung „Dieses Modul kann aus Sicherheitsgründen nicht geöffnet werden! Bitte melden Sie sich in emis an!" Ist Ihre emis-Umgebung so eingestellt, dass Wiedervorlage- und Anruferfenster nur bei angemeldetem emis arbeiten, müssen Sie sich zuerst am emis.startmenü anmelden.