Aus Emis.wiki
ComCenter
Das emis.ComCenter ist ein voll funktionsfähiger Emailclient wie z.B Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird. Das emis.ComCenter bietet aber viele Vorteile gegenüber anderen Mailprogrammen. Wenn Sie z.B eine Email, Fax oder SMS verschicken, wird diese direkt dem Kunden im emis.CRM zugeordnet. Sie können diese dann im emis.CRM unter Korrespondenz einsehen. BILD
Alle Emails, die Sie im ComCenter sehen, sind auch in der Korrespondenz in emis.CRM vorhanden und umgekehrt. Es wird also immer auf denselben Datenbestand zugegriffen. So ist kein lästiges Importieren von Emails aus anderen Programmen mehr nötig. Die Emails werden abgerufen und sind gleich in der Korrespondenz vorhanden.
Starten Sie das ComCenter über das emis-Auswahlmenü „emis-CRM => ComCenter“. Die Benutzeroberfläche unterscheidet sich nicht wesentlich von anderen Emailclients. Auf der linken Seite befinden sich die Ordner der emis Benutzer, angeführt vom Standardbenutzer des PCs. Auf der rechten Seite werden alle Emails des gerade gewählten Ordners angezeigt.
Die Leiste oben beinhaltet verschiedene Funktionen zum Erstellen und Bearbeiten von Emails.
Die Symbolleiste
Neu (F4)
– Durch Klicken auf diese Schaltfläche wird eine neue Email erstellt. Zunächst geht das aus emis bekannte "Adressen Suche" Fenster auf. Hier können Sie anhand verschiedener Kriterien nach einer Adresse in emis suchen. Diese wird dann mit dem Ansprechpartner als Empfänger eingetragen. Als nächstes öffnet sich das "Email versenden" Fenster, in dem Sie Ihren Text eingeben können.
Antworten
- Antworten Sie auf die gerade angewählte Email. Es wird die Adresse des Versenders gewählt.
Allen Antworten
- Gleiche Funktion wie "Antworten", hierbei wird aber allen geantwortet, die als Empfänger in der angewählten Email stehen.
Weiterleiten
- Die gerade angewählte Email wird an einen Empfänger weitergeleitet. Auch hier geht das "Adressen Suche" Fenster auf, in dem man nach einem Empfänger suchen kann.
Löschen (F5 oder Entf)
- Löscht eine oder mehrere markierte Emails.
Drucken(F6)
- Die markierte Email wird gedruckt.
Verschieben
- Eine oder mehrere Emails können in einen anderen Ordner verschoben werden.
Aktualisieren
- Aktualisiert die Emailtabelle, so dass inzwischen empfangene Emails ebenfalls angezeigt werden.
Regeln
- Öffnet den Regelassistenten mit den Angaben zur ausgewählten Email.
WV erstellen (F9)
- Erstellt eine Wiedervorlage zur markierten Email
Beenden
- Beendet das ComCenter
Emails öffnen
Mit einem Doppelklick wird die entsprechende Email geöffnet.
Hier können auch die Dateianhänge gespeichert werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das rechte obere Feld, in dem die Dateinamen der Anhänge aufgelistet sind.
Hier können Sie entweder eine Datei oder alle speichern. Zudem können die einzelnen Dateien mit dem dafür vorgesehenen Programm geöffnet werden (falls diese Programme auf dem PC installiert sind). BILD
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ComCenter als Standard Mailclient einrichten
Um den emis Email-Client nutzen zu können, muss unter „Emis-Tools => Konfiguration => Seite 5“ der emis Email-Client ausgewählt werden. Hier können Sie das ComCenter auch als Standard-Email-Programm einrichten.
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1. Gehen Sie auf folgende Menüpunkte: „Emis Tools => Konfiguration => Seite 5“
2. Klicken Sie auf den Button „EMIS Mail als Standard Mailprogramm“
3. Danach erscheint folgende Meldung:
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Wenn Sie „Ja“ klicken wird emis.Mail als Standard Emailclient auf dem kompletten PC benutzt. Immer wenn Sie eine E-Mail schreiben wird dies über emis.Mail gemacht. Klicken Sie auf „Nein“ dann benutzt emis das emis.Mail Modul und andere Anwendungen wie Internet Explorer, Word etc. dann den Standardclient z.B Outlook.
ComCenter und emis.CRM
Es ist möglich, Emails einer Adresse aus emis zuzuordnen. Markieren Sie dazu eine Email und klicken Sie diese mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie dann den Menüeintrag "Einer Kundenakte hinzufügen". Anschließend öffnet sich das "Adresse suchen... " Fenster, in dem Sie die Adresse auswählen können. Klicken Sie auf "Weiter" und alle Emails mit diesem Absender werden jetzt der gewünschten EmisNummer zugeordnet, auch alle künftig ankommenden.
Ist eine Email bereits einer Kundenakte zugeordnet, können Sie direkt aus dem ComCenter in die Kundenakte springen. Markieren Sie die betreffende Email und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie im Menü "In Kundenakte springen". Jetzt wird in emis.CRM die Adresse mit der EmisNummer aufgerufen.
Dateianhänge
Wenn Sie einer E-Mail eine Datei anhängen möchten, so können Sie dieses ganz einfach über das „Plus“ Symbol tätigen. BILD
Wenn Sie direkt auf das „Plus“ klicken wird Standardmäßig Laufwerk „C:\“ geöffnet.
Wenn sie auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Plus drücken, so erscheint ein Menü mit verschiedenen Möglichkeiten.
1. Verzeichnis C:\ hat die gleiche Funktion wie wenn man direkt auf den Button drückt.
2. Kundenverzeichnis öffnet Ihnen das Kundenverzeichnis der Adresse
3. Favoritenverzeichnis öffnet eine Tabelle mit Ordnern die Sie häufig verwenden.
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In diesem können Sie häufig benutzte Ordner und die zugehörigen Pfade eintragen, mit denen Sie mit einem Klick ins Datei-Auswahl Fenster gelangen. Sollten Sie jedoch eine Datei in ein anderes Verzeichnis verschieben, so müssen Sie auch hier den Pfad ändern.
Um einen neuen Pfad (Favorit) anzulegen, klicken Sie einfach in die unterste (leere) Zeile der Tabelle. Mit dem Feld "Sort." können Sie mit beliebigen Zahlen die Sortierreihenfolge der Tabelle beeinflussen.
In der Spalte "Bezeichnung" geben Sie bitte eine Bezeichnung ein. Mit einem Doppelklick auf die Spalte "Pfad" können Sie den Pfad auswählen.
Mit der Schaltfläche "F4" gelangen Sie in den ausgewählten Ordner, indem Sie Ihre Dateien auswählen können.
4. Druckkopienverzeichnis öffnet Ihnen eine kleine Maske in der Sie bereits gedruckte Dokumente anhängen können.
5. Hier sehen Sie dann Ihre Dateien die Sie in den Einstellungen unter Favoriten hinterlegt haben. Im Dropdownmenü können Sie auswählen zw. Mahnungen, Rechnungen, Lieferscheinen etc.
Unten werden Ihnen alle Belege zu diesem Kunden angezeigt die sie mit „F3 – Hinzufügen“ oder der Taste „F3“ als Anhang hinzufügen können. BILD
Der Regelassistent
Den Regelassistenten erreichen Sie im ComCenter auch über das „Menü => Extras => Regelassistent“.Mit dem Regelassistenten können ankommende Emails gleich in bestimmte Ordner verschoben werden.
Es kann entweder anhand einer bestehenden Email eine Regel erstellt werden oder durch freie Eingabe verschiedener Kriterien.
Markieren Sie die Email, für die Sie eine Regel erstellen wollen und klicken Sie in der Symbolleiste auf "Regeln". Der Regelassistent wird geöffnet. Wählen Sie zunächst, ob Sie über den Betreff, die Absender-Emailadresse, die Empfänger-Emailadresse oder den Emailtext filtern lassen wollen. Klicken Sie dann auf den Pfeil, der nach rechts zeigt.
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In Schritt 2 muss der Text gewählt werden, nach dem gesucht werden soll. Wenn Sie eine Email markiert hatten, wird hier bereits ein Vorschlagstext eingetragen. Klicken Sie dann auf den Pfeil, der nach rechts zeigt.
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Im dritten Schritt wählen Sie den Ordner und den Anwender, in den die Email verschoben werden soll, wenn sie empfangen wird. Klicken Sie abschließend auf "Regel speichern". Möchten Sie alle gespeicherten Regeln betrachten, dann klicken Sie auf "Gespeicherte Regeln".
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Kontenverwaltung
Im Menü unter "Extras => Konten Verwaltung" können die Benutzerkonten konfiguriert werden. BILD
Hier wird eingestellt, welche Benutzer auf das eigene Konto Zugriff haben und welche anderen Konten angezeigt werden. Wenn Sie in emis Administrator Status haben, dann können Sie die Konten aller Benutzer verwalten, ansonsten nur Ihr eigenes.
Setzen Sie ein Häkchen bei "SperrenJN", damit die betreffenden Anwender kein Einblick in Ihr Konto haben. Ein Häkchen bei "Nicht Anzeigen JN" bedeutet, dass das Konto des jeweiligen Anwenders bei Ihnen nicht Angezeigt wird.
Im ComCenter gibt es die Möglichkeit, Emails über das PopUp-Menü, das mit der rechten Maustaste aufgerufen wird, direkt in den Posteingang eines anderen Emis Benutzers zu verschieben. In der Kontenverwaltung kann auch hier durch Setzen der Häkchen bestimmt werden, welche emis Benutzer in diesem PopUp-Menü aufgelistet werden sollen.
Nachdem die Häkchen gesetzt wurden, muss das ComCenter beendet und neu gestartet werden.
Abwesenheits-Assistent Sie können auch Abwesenheitsnachrichten hinterlassen. Es wird dann automatisch an den Sender eine Email geschickt, von dem Sie eine Mail erhalten haben. Gehen Sie dazu in das „Menü => Extras => Benachrichtigung“ bei Abwesenheit.
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Hier können Sie eine Emailadresse auswählen, für die Sie die Abwesenheitsnachricht setzen möchten. Sie können hier auch Texte standardmäßig hinterlegen und die Abwesenheit dann aktivieren, wenn es tatsächlich nötig ist. Wählen Sie zunächst eine Emailadresse und klicken Sie dann auf den Pfeil, der nach rechts zeigt. Es öffnet sich folgendes Fenster:
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Es können hier zwei verschiedene Texte eingetragen werden. Z.B einen für eine kurze Abwesenheit und einen für eine längere (Geschäftsreise / Urlaub). Haben Sie den Text eingetragen, klicken Sie anschließend auf den Pfeil, der nach rechts zeigt.
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Wählen Sie nun noch, ob Emails an einen Kollegen oder eine andere Emailadresse weitergeleitet werden sollen.
Einstellungen
Um in die „Einstellungen“ zu gelangen klicken Sie im Menü auf „Extras => Einstellungen“ BILD
Nun sollte folgende Maske erscheinen: BILD
Im Menü unter Extras / Einstellungen kann der Favoritenordner festgelegt werden (oder mit der rechten Maustaste auf die Ordnerstruktur, s.o.).
Außerdem kann eingestellt werden, ob Emails im Ordner "Gelöschte Objekte" beim Beenden vom ComCenter endgültig gelöscht werden sollen. Bitte beachten Sie, dass diese nicht wiederherzustellen sind, also auch nie wieder in der Korrespondenz auftauchen.
Das gleiche gilt für den Ordner "Spam". Wenn Sie den Haken setzen, so werden darin enthaltene Emails endgültig gelöscht, wenn Sie das ComCenter beenden.
"Senden An" Menü
Vielleicht kennen Sie die Funktion "Senden an" von anderen Email-Programmen. Sie können auf dem Desktop oder im Explorer eine Datei mit der rechten Maustaste anklicken. Jetzt erscheint ein Menü, in dem ein Untermenü "Senden an" vorhanden ist. Wenn Sie mit der Maus auf diesen Menüpunkt fahren, so öffnet sich ein weiteres Untermenü mit den Optionen. BILD
Für emis gibt es hier die Option „EmisMail Empfänger". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt. Anschließend öffnet sich das gewohnte "Email Senden"-Fenster. An die Email wird automatisch die ausgewählte Datei, sodass Sie diese schnell und mit wenigen Klicks versenden können.
Hinweis: Dies funktioniert nur mit Dateien und nicht mit ganzen Verzeichnissen.
ReOrg der verwaisten Email Ordner:
Emis speichert Anhänge von Emails in separaten Ordnern. Mit der Zeit kann es passieren, dass manche Ordner nicht gelöscht werden, obwohl die zugehörige Email gelöscht wurde. Es gibt jedoch ein Modul, das solche Verzeichnisse entfernt. Dieses finden Sie in der emis Konfiguration im Menü "Datei / ReORG / Verwaiste Emailordner löschen.
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Hier können Sie ihre eigene „vCard“ speichern und auswählen ob diese beim Versenden einer Mail angehängt werden soll. Hat der Empfänger auch emis kann diese im [[emis.CRM]] unter „Datei => Import => vCard“ in emis eingepflegt werden. Dies funktioniert auch mit anderen Programmen die vCard’s unterstützen.
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Hier können Sie bis zu 10 Dateien als Favoriten markieren. Diese Dateien können Sie später beim Email versenden dann schneller als Anhang hinzufügen z.B AGB’s.
