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emisExchangeSync
emisExchangeSync ist ein kostenpflichtiger Dienst, welcher ab emis-Version 2018.1.1 verfügbar ist und die Synchronisation zwischen der Exchange-(Outlook)-Datenbank und der emis.datenbank erlaubt.
Wie andere Dienste wird er über den emis.dienstemanager verwaltet.
Im Bereich Exchange Sync können die Synchronisationen erstellt und bearbeitet werden.
Es können alle atuellen Exchange-Server verwendet werden, da die Exchange-Datenbank über den Microsoft-Exchange-WEB-Service (EWS) verbunden wird.
Dies funktioniert auch über das Internet und mit Exchange-Konten, welche bei einem Provider gehostet werden.
Die Nutzung dieser Schnittstelle mit lokalen Outlook-Profilen (PST) ist NICHT möglich! Sie benötigen definitiv einen Exchangeserver!
Allgemeine Hinweise
Folgende Tabellen müssen in der emis-Datenbank vorhanden sein:
s_exchange_sync
s_exchange_sync_spooler
Diese werden mit dem emis-Update eingerichtet.
Die Geschwindigkeit der Synchronisation ist von verschiedenen Faktoren abhängig.
Eine lokale Synchronisation erfolgt deutlich schneller als eine Übertragung über das Internet. Hier kommt es vor allem auf die Übertragungsgeschwindigkeit der Internetverbindung an.
Ersteinrichtung
Vor der Ersteinrichtung der Schnittstelle sollten Sie das Programm emisExchangeSync.net.exe mit folgendem Parameter einmalig pro Benutzer starten:
emisExchangeSync.net -T=Anwendername
Beispiel: emisExchangeSync.net -T=Willy_Testermann
Leerzeichen in Anwendernamen müssen durch einen Unterstrich (_) ersetzt werden.
Sie finden das Programm im WAV-Verzeichnis von emis auf Ihrem Server!
Dies ist notwendig, damit alle Termine ab dem aktuellen Datum für den angegebenen emis.Anwender zur Übermittlung nach emis vorgemerkt und bei der nächsten Synchronisation übertragen werden.
Zu übertragende Daten
Zur Zeit werden folgende Daten in mindestens eine Richtung übertragen:
Posteingang:
- Synchronisationsrichtung:
VON Outlook/Exchange NACH emis
Es findet keine Übertragung der Mails von emis nach Outlook/Exchange statt!
- Datenfelder, die übertragen werden:
To
Cc
From
Betreff
Nachricht
Empfangsdatum/Uhrzeit
Prio
EMISNummer
ASPNummer
Ansprechpartnername
Die übertragenen Emails befinden sich immer im Ordner Posteingang, mit dem Status empfangen.
Das Kennzeichen ist dabei immer 'EE' (Emaileingang).
Gesendete Elemente
Hierbei werden alle Emails aus dem Outlook-Ordner Gesendete Emails einmalig nach emis übertragen.
Emails von emis werden nicht nach Outlook übermittelt.
Es werden die gleichen Datenfelder übertragen, wie beim Posteingang. Die übertragenen Emails befinden sich immer im Ordner Gesendete Objekte, mit dem Status Gesendet!
Das Kennzeichen ist dabei immer 'EA' (Emailausgang).
Adressen / Ansprechpartner:
Hierbei werden nur die Adressen, welche Sie für die ActiveSync-Liste ausgewählt haben, nach Outlook übertragen.
Änderungen bei Adressen oder Ansprechpartnern werden NICHT nach emis übermittelt.
Ansprechpartner können Sie im Programm emis.crm unter dem Menüpunkt Datei -> ActiveSync-Liste aufrufen.
Die Übermittlung der Daten findet einmal pro Tag (um 23:00) statt.
Es werden ausschließlich folgende Datenfelder von emis nach Outlook übertragen:
| adressen.Firmenbezeichnung 1 | adressen.Firmenbezeichnung 2 |
| adressen.Firmenbezeichnung 3 | adressen.MatchCode |
| adressen.Bemerkung | adressen.Strasse |
| adressen.Land | adressen.PLZ |
| adressen.Ort | adressen.Bundesland |
| adressen.Telefon | adressen.Telefax |
| adressen.Internet | ansprechpartner.Bild |
| ansprechpartner.Vorname | ansprechpartner.Nachname |
| ansprechpartner.Telefon | ansprechpartner.Telefax |
| ansprechpartner.Mobiltelefon | ansprechpartner.EMail |
| ansprechpartner.Funktion | ansprechpartner.Abteilung |
| ansprechpartner.Bemerkung | ansprechpartner.Geburtstag |
| ansprechpartner.ASPASPNummer | ansprechpartner.SkypeAdresse |
| ansprechpartner.Strasse (Privat) | ansprechpartner.Land (Privat) |
| ansprechpartner.PLZ (Privat) | ansprechpartner.Ort (Privat) |
| ansprechpartner.Bundesland (Privat) | ansprechpartner.Telefon (Privat) |
| ansprechpartner.Telefax (Privat) | ansprechpartner.EMail (Privat) |
Termine
Termine, welche in Outlook gelöscht wurden, werden aus emis gelöscht, wenn diese nicht zuvor manuell aus dem Outlook-Ordner Gelöschte Elemente entfernt wurden.
Der gelöschte Termin wird anschließend aus dem Gelöschte Elemente-Ordner in Outlook gelöscht.
Wird ein Termin zeitgleich in emis und Outlook geändert, gilt der Outlook-Termin als vorrangiger Termin.
Serientermine, MS Teams und Urlaub werden z.Z. nicht unterstützt.
Übertragung von Terminen im Detail
Alle Termine im Ordner Gelöschte Elemente werden in emis, sofern sie noch vorhanden sind, gelöscht und anschließend aus Gelöschte Elemente entfernt.
Alle Termine in Outlook werden in emis angelegt, wenn diese noch nicht vorhanden sind.
Ist ein Termin bereits in emis vorhanden, wird überprüft, ob dieser verändert wurde.
-> Wenn ja, wird der Termin in emis aktualisiert, andernfalls bleibt er unverändert.
In emis gelöschte Termine werden in Outlook gelöscht.
Neue emis-Termine werden nach Outlook übertragen.
Geänderte emis-Termine werden nach Outlook übertragen.
Übertragen werden ausschließlich die folgenden Felder:
Betreff
Bemerkung
Datum Uhrzeit Von - Bis
Ort
Hervorheben
Erinnern
Vorwarnzeit
Privat Ja/Nein
Alle anderen Felder, wie z.B. EMISNummer, Telefonnummer, etc werden NICHT synchronisiert!
Folgende Trigger müssen in der emis-Datenbank vorhanden sein:
zzz_changesTP_D
zzz_changesTP_U
zzz_changesTP_I
Diese werden mit dem emis-Update eingerichtet.
Wiedervorlagen / Aufgaben
Aufgaben, welche in Outlook gelöscht wurden, werden aus emis gelöscht, wenn diese nicht zuvor manuell aus dem Outlook-Ordner Gelöschte Elemente entfernt wurden.
Die gelöschte Aufgabe wird anschließend aus dem Gelöschte Elemente-Ordner in Outlook gelöscht.
Wird eine Aufgabe zeitgleich in emis und Outlook geändert, gilt der Outlook-Aufgabe als vorrangige Aufgabe.
Übertragung von Wiedervorlagen / Aufgaben im Detail
Alle Aufgaben im Ordner Gelöschte Elemente werden in emis, sofern sie noch vorhanden sind, gelöscht und anschließend aus Gelöschte Elemente entfernt.
Alle Aufgaben in Outlook werden in emis angelegt, wenn diese noch nicht vorhanden sind.
Ist eine Aufgabe bereits in emis vorhanden, wird überprüft, ob diese verändert wurde. -> Wenn ja, wird die Wiedervorlage in emis aktualisiert, andernfalls bleibt sie unverändert.
In emis gelöschte Wiedervorlagen werden in Outlook gelöscht.
Neue emis-Wiedervorlagen werden nach Outlook übertragen.
Geänderte emis-Wiedervorlagen werden nach Outlook übertragen.
Übertragen werden die folgenden Felder:
Betreff
Bemerkung
Prio bzw. Wichtigkeit Fällig am (wenn vorhanden, sonst aktuelles Datum)
Erinnern am --> "Erinnerung am/um" (wenn vorhanden), sonst "Beginnt am" (wenn vorhanden), sonst aktuelles Datum.
Alle anderen Felder, wie z.B. EMISNummer, Telefonnummer,etc werden NICHT synchronisiert!
Folgende Trigger müssen in der emis-Datenbank vorhanden sein:
zzz_changes_WV_D
zzz_changes_WV_U
zzz_changes_WV_I
Diese werden mit dem emis-Update eingerichtet.
Änderung der Synchronisationsintervalle
Sie können über die folgenden Systemvariablen einstellen, wann welche Daten zwischen emis und Outlook snychronisiert werden sollen: emis_exchangesync_zeitplan_termine
emis_exchangesync_zeitplan_wiedervorlagen
emis_exchangesync_zeitplan_posteingang
emis_exchangesync_zeitplan_gesendeteelemente
emis_exchangesync_zeitplan_ansprechpartner
Wenn Sie eine oder mehrere Systemvariablen leer lassen, wird diese Abgleich nicht ausgeführt.
Konsolenanwendung
Die Konsolenanwendung wird mit "emisExchangeSync.net.exe Parameter" aufgerufen.
Dabei sind folgende Parameter verfügbar:
| ?1 | Ruft die Hilfe zu emisExchangeSync auf. |
| ?2 | Ruft die Hilfe zu emisExchangeSync auf. |
| Posteingang | Synchronisation für den Posteingang |
| Gesendete | Synchronisation für Gesendete Elemente |
| Adressen | Synchronisation für Kontakte |
| Termine | Synchronisation für Termine |
| Wiedervorlagen | Synchronisation für Wiedervorlagen |
weitere Hinweise
In Ausnahmefällen kann das Intervall einer Synchronisation auch über den Aufgabenplaner von Windows festgelegt werden.
Setzen Sie dafür den Start der Konsolenanwendung mit entsprechendem Parameter auf die gewünschten Zeiten.
