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emis.Zeiterfassung und Stempeluhr
Hinweis: Das emis-Zeiterfassungsmodul ist kostenpflichtig und muss daher separat erworben werden.
Dieser Hilfeabschnitt beinhaltet:
1. Elektronische Stempeluhr
2. "Digitale" Stempeluhr
3. Verwaltung der Personalzeiterfassung
1. Elektronische Stempeluhr
Um die Arbeitszeit der Mitarbeiter leicht und schnell zu erfassen, kann eine elektronische Stempeluhr verwendet werden. Diese wird an den PC des Benutzers angeschlossen, der die Personalzeiterfassung verwaltet. Die Stempeluhr kann bei Karg-EDV Dienstleistungen GmbH erworben werden. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Installation der Stempeluhr:
Die Stempeluhr besteht aus zwei Teilen, der Stempeluhr selbst und einem Adapter, der an den PC angeschlossen wird.
Verbinden Sie als erstes die Uhr mit dem Adapter und diesen dann mit dem PC an der Seriellen Schnittstelle ("COM-Port"). Legen Sie jetzt die mitgelieferte CD "ELV TimeMaster“ ein. Sollte sich die Installation nicht von selbst starten, dann wählen Sie in Windows unter "Arbeitsplatz" ihr CD/DVD-Laufwerk aus und starten die Datei "Start32.exe".
Es öffnet sich folgendes Fenster:
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Wählen Sie hier die Option 1 "ELV-TimeMaster 4.x installieren/updaten", um die Installation zu starten. Daraufhin öffnet sich die Auswahl des Installationsordners. Lassen Sie den vorgeschlagenen Pfad stehen und klicken auf weiter.
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Nachdem die Installation abgeschlossen ist, starten Sie das Programm einmal, damit die Systemregistrierungseinträge durchgeführt werden und beenden das Programm anschließend wieder.
Starten Sie die "ELV-TimeMaster Erfassung" aus dem Windows-Autostart-Ordner ("Erfassung") und stellen Sie den richtigen "COM-Port" (serielle Schnittstelle) über die Schaltfläche "Einstellungen" ein.
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In der Regel ist es entweder COM1 oder COM2, je nachdem, an welchen Port Sie die Stempeluhr angeschlossen haben. Ein PC verfügt normalerweise nicht über mehr als zwei dieser Schnittstellen.
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Einrichtung des Personalstamms
Gehen Sie jetzt in den Personalstamm von emis. Öffnen Sie dazu zuerst das Modul „Konfiguration“ in der Kategorie „emis-Tools“. Auf der Registerkarte „Allgemeines“ klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Personalstamm“.
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Klicken Sie hier auf die Schaltfläche "TimeMaster Starten". Es öffnet sich nun die ELV-TimeMaster Software. Dabei werden alle im Personalstamm angelegten emis-Anwender an die Software übergeben.
Klicken Sie dort auf die Schaltfläche "Personal". Bei der Passwortabfrage geben Sie TM ein. Achten Sie darauf, dass beide Buchstaben großgeschrieben werden müssen.
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Nun öffnet sich die Personalübersicht.
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Wählen Sie einen Mitarbeiter aus und klicken Sie auf "OK".
Sie sehen jetzt die Daten zum ausgewählten Mitarbeiter. Sie müssen hier nur die 8-stellige Zeitausweis-Nummer, die auf den mitgelieferten Karten und Schlüsselanhängern zu finden ist, eintragen. Klicken Sie anschließend auf "OK".
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Bestätigen Sie die folgende Abfrage mit "Ja"
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Wurde für alle Mitarbeiter eine Kartennummer eingetragen, dann können Sie die Software wieder schließen. Das Personal wurde jetzt an die Stempeluhr übertragen und ist fertig eingerichtet.
Zeiterfassung
Nun können Sie bereits mit dem Stempeln und Erfassen der Arbeitszeit beginnen. Die Stempelzeiten werden zunächst in der Datenbank der Stempeluhr gespeichert.
Wollen Sie die Zeiten aus der Stempeluhr nach emis übertragen, öffnen Sie das Modul „Personalzeiterfassung“ (zu finden in der Kategorie „emis-CRM“ im emis-Auswahlmenü). Hier sehen Sie dieselbe Maske, wie im emis-Terminplaner. Hier werden alle Arbeitszeiten sowie Kundenbesuche, Urlaubs-, Sonderurlaubs- und Krankheitstage erfasst.
Klicken Sie in der Menüleiste auf die Schaltfläche "TimeM." Es öffnet sich wieder die "ELV-TimeMaster"-Software. Klicken Sie jetzt links oben auf die Schaltfläche "Übernahme". Das Passwort ist auch hier wieder TM.
Als nächstes können Sie auswählen, welche Daten über welchen Zeitraum übertragen werden sollen.
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Die Daten wurden jetzt an emis übertragen und können in der Personalzeiterfassung betrachtet und bei Bedarf angepasst werden.
2. Digitale Stempeluhr
Um diese Funktion zu verwenden muss in der emis Konfiguration auf der Registerkarte "Allgemeines" ein Häkchen bei der Option "emis-Stempeluhr" gesetzt sein. Damit wird das Stempeluhrprogramm mit dem Start von Windows geladen.
Der Anwender meldet sich durch das Drücken auf das Feld "F5-Kommen" an. Dadurch wird das aktuelle Datum und die aktuelle Zeit erfasst. Die Stempeluhr läuft jetzt im Hintergrund weiter.
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Ist die Arbeitszeit zu Ende, so ruft der Anwender die Stempeluhr aus dem Emis-Auswahlmenü wieder auf. Verlässt er den Arbeitsplatz meldet er sich an der Stempeluhr über die Schaltfläche "F5 – Gehen" wieder ab.
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Die Arbeitszeit wurde gespeichert und kann über die Zeiterfassung nachverfolgt werden. (emis Auswahlmenü => emis CRM => Zeiterfassung).Kursiver Text Hier sind die Arbeitszeiten eingetragen, die über die Stempeluhr erfasst wurden.
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3. Verwaltung der Personalzeiterfassung
Mit der Personalzeiterfassung in emis ist es ganz einfach Arbeitszeiten, Urlaubstage, Krankheitstage, Termine außer Haus, usw. zu verwalten.
Um Veränderungen in diesem Modul vornehmen zu können, müssen spezielle Berechtigungen für den einzelnen Anwender gesetzt werden.
Gehen Sie dazu in den Personalstamm von emis (emis-Tools => Konfiguration => Registerkarte "Allgemeines" => Personalstamm).Kursiver Text
Wählen Sie hier die Registerkarte "Berechtigungen" aus und anschließend den Anwender, der die Personalzeiterfassung verwalten soll.
Hier gibt es zwei Berechtigungen, die von Bedeutung sind:
1. "Personalzeiterfassung ausführen“ – Die Zeiterfassung kann geöffnet und betrachtet werden, es sind aber keine Änderungen möglich
2. "Personalzeiterfassung editieren" – wie 1., es sind aber auch Änderungen möglich.
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Wurden die Häkchen eingetragen, verfügt der ausgewählte Anwender über die nötigen Berechtigungen.
Öffnen Sie die Personalzeiterfassung (emis Auswahlmenü => emis-CRM => Zeiterfassung)
Wie im emis-Terminplaner kann hier zwischen den 3 verschiedenen Ansichten(Person, Selektion, Gruppe) frei gewählt werden.
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Arbeitszeiten, die über die elektronische oder die digitale Stempeluhr erfasst und übertragen wurden, werden hier eingetragen. Krankheitstage, Urlaubs- und Sonderurlaubstage müssen von Hand eingetragen werden und werden auch im emis-Terminplaner angezeigt. Arbeitszeiten werden dort nicht angezeigt.
Farben der Einträge:
Blau = Gestempelt (Kommen und Gehen)
Rosa = Gestempelt (nur Kommen)
Grün = Termin außer Haus
Lila = Urlaub
Gelb = Sonderurlaub
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Alle Zeiten können nachträglich über einen Doppelklick auf den entsprechenden Bereich nachträglich verändert werden. Dies sollte allerdings nur von der dazu berechtigten Person durchgeführt werden (siehe oben).
Natürlich kann die Zeiterfassung auch ausgedruckt werden. Über "F6 – Drucken" gelangen Sie in das Druckauswahlfenster. Hier kann ein Zeitraum und der Anwender ausgewählt werden, für welchen die Zeiterfassung ausgedruckt werden soll.
Hinweis: emis trägt automatisch das Datum des letzten Monats ein, dies kann aber manuell geändert werden.
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